Silo organisasi: 4 masalah umum dan cara mencegahnya

Perusahaan sering kali diatur menurut fungsi tim tertentu. Ini dikenal sebagai struktur organisasi, dan tidak selalu berarti buruk. Tanpa alat dan integrasi yang tepat, menyegmentasikan perusahaan Anda berdasarkan fungsi dapat menciptakan sekat pemisah organisasi. Meskipun silo organisasi yang kuat dapat menyebabkan masalah komunikasi, silo tidak selalu merupakan bagian yang buruk dari business. 

Apa itu sekat organisasi?

Sekat organisasi adalah tim, bagian, atau sekelompok orang yang tersegmentasi dari alur informasi dari bagian lain dalam bisnis Anda. Hal ini dapat terjadi baik secara sengaja maupun tidak sengaja. Silo organisasi biasanya terjadi karena berbagai tim membuat proses unik dan menggunakan alat khusus mereka sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan. Ini berarti bahwa Alur Kerja tim teknik akan terlihat berbeda dari pekerjaan tim pemasaran. Tanpa disadari, tim-tim ini akhirnya terisolasi satu sama lain.

Silo juga dapat terjadi pada individu tertentu. Ketika anggota individu organisasi menyimpan informasi penting tentang tim atau organisasi, ini dapat berkontribusi pada mentalitas sekat. Mentalitas sekat adalah pola pikir di mana individu atau tim tidak saling berbagi pengetahuan, yang dapat menyebabkan masalah komunikasi dan mempersulit kolaborasi. Sering kali, individu tidak sengaja menjadi silo. Hal ini sering terjadi saat tim kecil mulai berkembang—individu paling berpengalaman dalam tim dapat menjadi sekat informasi jika tim tidak menstandarkan dan mendokumentasikan proses.

Ada beberapa cara silo organisasi dapat terbentuk, beberapa di antaranya disengaja, dan beberapa tidak. Berikut beberapa contoh silo organisasi umum:

• Sekat bagian: Ini adalah saat satu bagian dipisahkan dari satu sama lain. Karena perusahaan biasanya perusahaan diatur menurut fungsi pekerjaan, ini adalah sekat organisasi yang paling umum. 

• Sekat peringkat atau level: Jenis sekat ini terjadi saat individu atau tim menahan strategi, gol, atau informasi penting lainnya dari anggota tim di level yang lebih tinggi atau lebih rendah.

• Sekat lokasi: Sekat ini dibuat saat tim dikelompokkan berdasarkan lokasi kantor yang berbeda. Individu yang bekerja sama di kantor yang sama dapat membagikan informasi secara langsung atau ad hoc, dan lupa membagikannya kepada orang lain di lokasi berbeda. 

• Sekat jadwal: Untuk tim yang bekerja di sif atau jam yang berbeda, Sekat Informasi dapat terjadi berdasarkan sif anggota tim. Informasi baru dapat disampaikan kepada mereka yang bekerja pada shift siang, tetapi tidak kepada anggota yang bekerja pada shift malam.

Bisakah silo bermanfaat untuk bisnis?

Silo pada dasarnya tidak buruk untuk bisnis—penting untuk menyediakan struktur organisasi bagi berbagai Bagian. Silo yang baik dapat membantu berkontribusi pada budaya perusahaan yang positif, komunikasi yang efektif, dan praktik kerja yang lebih efisien. 

Namun, silo dapat diperkuat secara negatif melalui persaingan antarkepentingan, visi yang tidak jelas, dan kurangnya komunikasi. Hal ini dapat menyebabkan penurunan interaksi dengan tim yang diperlukan, pekerjaan yang berulang, dan penolakan terhadap perubahan. Jika ini masalahnya, Anda harus memecah sekat dan menjembatani hubungan antara kedua tim.

Tidak ada lagi sekat: Mengoptimalkan struktur organisasi Anda untuk kolaborasi lintas tim yang lebih kuat

Dalam ebook ini, pelajari cara menyusun organisasi Anda untuk mencegah sekat, bekerja lebih cepat, dan tetap selaras dalam menghadapi perubahan.

Dapatkan wawasan

Apa yang menyebabkan silo organisasi?

Silo organisasi dapat terbentuk dengan berbagai cara. Berikut beberapa cara formulir dan solusi tentang cara memecah silo untuk mendorong lebih banyak kolaborasi di Tempat Kerja.

Mentalitas sekat dalam kepemimpinan

Ketika pemimpin tim memiliki mentalitas sekat, sikap ini dapat berpengaruh pada bawahan langsung mereka. Memimpin dengan memberi contoh bersifat menular, dan jika pemimpin memiliki penilaian negatif tentang tim tertentu, hal itu dapat dengan cepat memengaruhi bawahan langsung lainnya. Hal ini berkontribusi pada persaingan yang tidak perlu, miskomunikasi, dan lingkungan kerja yang lebih bermusuhan.

Cara memperbaikinya: Saat bekerja dengan tim kepemimpinan, pastikan untuk menetapkan gol yang jelas di tingkat perusahaan. Ini memberi pemimpin gambaran yang jelas tentang gol akhir—dan cara gol tim tertentu berkontribusi pada satu bagian dari gambaran yang lebih besar. Dalam desain ini, lebih mudah untuk memahami bagaimana setiap tim bertanggung jawab atas sebagian kecil dari gambaran yang lebih besar dan mengapa mereka perlu bekerja sama. Fokusnya adalah mencapai gol yang lebih besar, bukan saling bersaing.

Tidak ada proses yang ditetapkan untuk kolaborasi lintas tim

Tanpa alat terpusat, setiap tim akan menggunakan alat dan prosesnya sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan. Ini tidak masalah untuk bekerja secara internal di bagian tertentu, tetapi dapat menyebabkan tantangan saat bekerja secara lintas fungsi. Tim eksternal tidak selalu memiliki proses yang sama, jadi ini dapat menyebabkan sekat informasi.

Tanpa sistem pencatatan terpusat, tim lintas fungsi tidak akan dapat membagikan informasi atau berkomunikasi dengan tim lain. Tim kehilangan informasi di berbagai platform komunikasi dan miskomunikasi. Hal ini dapat menyebabkan terlewatnya batas waktu, hilangnya dokumentasi, dan pekerjaan duplikat.

Cara memperbaikinya: Buat sistem pencatatan terpusat melalui platform manajemen kerja. Jika tim Anda saat ini tidak memiliki proses yang ditetapkan untuk komunikasi, pastikan untuk menerapkan praktik terbaik manajemen perubahan untuk memastikan bahwa semua orang di organisasi Anda memahami cara menggunakan platform. Setelah platform manajemen kerja Anda diterapkan, pastikan untuk menyertakan pelatihan tentang cara menggunakan platform saat melakukan onboarding pegawai baru. Ini menetapkan ekspektasi tentang tujuan komunikasi dan cara tim berkolaborasi.

Insentif ekstrinsik eksklusif

Menetapkan insentif adalah cara umum untuk mendorong anggota tim mencapai gol bersama. Namun, jika pekerjaan yang didorong insentif tidak selaras dengan gol perusahaan, anggota tim mungkin berkontribusi hanya untuk mendapatkan insentif. 

Contohnya, bayangkan seorang pemimpin menetapkan insentif untuk tim pemasaran. Pemimpin tim memberi tahu anggota tim bahwa mereka akan menerima bonus kecil untuk setiap pendaftaran yang mereka terima di webinar tertentu. Meskipun ini terdengar seperti cara yang baik untuk mendorong pendaftaran baru, anggota tim dapat memanfaatkan sistem dengan mendorong sebanyak mungkin orang untuk mendaftar ke webinar, terlepas dari seberapa memenuhi syarat mereka. Formulir motivasi ekstrinsik ini tidak selalu buruk, tetapi seharusnya bukan satu-satunya motivasi yang dimiliki tim Anda. 

Cara memperbaikinya: Jika menerapkan formulir motivasi ekstrinsik seperti insentif, pastikan formulir tersebut cukup spesifik untuk terhubung ke gol perusahaan yang lebih besar. Penting juga untuk mendorong motivasi intrinsik individu tim Anda—jika Anda melihat anggota tim menunjukkan minat pada proyek atau pekerjaan tertentu, pastikan untuk menumbuhkan rasa ingin tahu dan mendorong minat mereka.

Gol yang terpisah

Tim yang tidak memiliki gol bersama seperti perahu di laut lepas tanpa peralatan navigasi. Tanpa gol bersama, setiap bagian mengembangkan strategi sendiri tanpa berkolaborasi dengan tim lain. Kurangnya pemikiran gambaran besar ini menyebabkan pekerjaan duplikat, proses yang tidak efisien, dan lingkungan kerja yang tidak tertata.

Cara memperbaikinya: Tetapkan gol tim dan tunjukkan dengan jelas keterkaitannya dengan gol perusahaan yang lebih besar. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menggunakan alat kolaborasi yang menghubungkan pekerjaan yang diselesaikan tim dengan gol perusahaan. 

Tidak ada lagi sekat: Mengoptimalkan struktur organisasi Anda untuk kolaborasi lintas tim yang lebih kuat

Dalam ebook ini, pelajari cara menyusun organisasi Anda untuk mencegah sekat, bekerja lebih cepat, dan tetap selaras dalam menghadapi perubahan.

Dapatkan wawasan

5 kiat mengatur perusahaan untuk mencegah sekat

Berikut beberapa kiat yang dapat digunakan untuk membantu mengatur perusahaan dengan cara yang mencegah silo yang merugikan dan mendorong Komunikasi lintas kolaboratif. 

1. Tingkatkan komunikasi yang transparan

Salah satu cara termudah untuk memecah silo organisasi adalah dengan membangun jembatan dengan komunikasi yang jelas. Ketika ini dimulai dengan tim kepemimpinan, seluruh organisasi memiliki contoh yang baik tentang alur informasi yang seharusnya, cara kerja kolaborasi tim, dan cara budaya organisasi berkontribusi untuk mencapai gol. Ketika tim kepemimpinan memimpin dengan memberi contoh, bawahan langsung akan meniru perilaku mereka. Makin banyak orang yang berkomunikasi secara efektif dalam organisasi Anda, makin baik.

2. Dorong kolaborasi lintas fungsi secara rutin

Jika Anda ingin tim Anda merasa nyaman bekerja dan terhubung dengan tim di luar tim mereka sendiri, pastikan mereka memiliki kesempatan untuk melakukannya. Bentuk tim khusus lintas fungsi untuk proyek tertentu, atau terhubung secara rutin dengan mitra lintas fungsi untuk memastikan ikatan tetap kuat. Buat praktik terbaik tentang cara berkomunikasi dengan bagian lain dan tetapkan dasar untuk kemitraan jangka panjang. 

3. Tetapkan satu sistem pencatatan yang konsisten

Salah satu cara termudah untuk memastikan berbagai tim Anda berbagi informasi adalah dengan membangun satu sistem pencatatan terpusat. Ketika semua orang memiliki akses ke berbagai pekerjaan yang sedang dikerjakan tim lintas fungsi, silo akan jauh lebih sulit terbentuk. Transparansi semacam ini membantu tim kolaboratif lintas fungsi menyusun strategi pekerjaan bersama dengan lebih baik.

4. Hubungkan pekerjaan dengan gol yang terukur

Ini bukan hanya tentang menetapkan gol, tetapi tentang menetapkan gol yang benar-benar dapat dicapai tim Anda. Pastikan untuk menggunakan teknik penetapan gol yang terukur, seperti gol SMART atau OKR, sehingga pemimpin tim lintas kolaboratif dapat membuat strategi pelengkap dan mencegah pekerjaan duplikat. Setelah gol ditetapkan, hubungkan pekerjaan yang diselesaikan tim dengan hasil terukur tersebut. Dengan menghubungkan pekerjaan tim secara langsung ke gol terukur tersebut, Anda dapat membantu mereka memahami pentingnya pekerjaan mereka. 

5. Terapkan sistem pemeriksaan dan keseimbangan

Tidak ada satu tim pun yang harus memiliki kendali dalam pengambilan keputusan—tetapkan cara bagi tim yang biasa bekerja sama untuk memiliki beberapa pengawasan dan keseimbangan, jadi tidak ada monopoli dalam pengambilan keputusan. Meskipun jarang terjadi, ada kemungkinan satu tim mendominasi tim lain jika mereka memiliki lebih banyak sumber daya atau kepentingan yang lebih besar dalam hal ini. Salah satu cara untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki suara terlepas dari tim asalnya adalah dengan menggunakan teknik pengambilan keputusan kelompok.

Jembatani sekat-sekat organisasi untuk meningkatkan produktivitas

Tingkatkan kolaborasi lintas fungsi dan optimalkan struktur organisasi Anda untuk membantu tim tetap selaras. Dengan begitu, tim dapat lebih sedikit berfokus pada pekerjaan duplikat dan mengelola hubungan interpersonal antar-tim, dan lebih banyak pada pekerjaan intelektual yang diperlukan untuk mencapai gol Anda. 

Tidak ada lagi sekat: Mengoptimalkan struktur organisasi Anda untuk kolaborasi lintas tim yang lebih kuat

Dalam ebook ini, pelajari cara menyusun organisasi Anda untuk mencegah sekat, bekerja lebih cepat, dan tetap selaras dalam menghadapi perubahan.

Dapatkan wawasan