Apa itu offboarding pegawai? 6 praktik terbaik untuk memulai

Orientasi yang efektif membantu pegawai baru menemukan tempat mereka di perusahaan dan mengurangi rasa stres yang muncul saat memulai pekerjaan baru. Namun, meninggalkan pekerjaan juga sama membingungkannya. Dan, meskipun banyak perusahaan menerapkan proses onboarding yang solid untuk pegawai baru, beberapa perusahaan mengabaikan pentingnya offboarding pegawai saat individu yang sama memutuskan untuk keluar.

Offboarding pegawai lebih dari sekadar kue perpisahan dan penawaran referensi. Jika dilakukan dengan baik, offboarding pegawai dapat membangun merek perusahaan Anda, meningkatkan moral, dan memberikan umpan balik berharga yang tidak akan Anda dapatkan di tempat lain.

Apa itu offboarding pegawai?

Offboarding pegawai adalah proses transisi pegawai yang keluar saat meninggalkan perusahaan. Melalui proses ini, pegawai yang keluar dan manajernya melalui serangkaian langkah untuk memastikan bahwa mereka keluar dengan hubungan yang baik dan semua masalah yang belum terselesaikan telah diselesaikan. Ini dapat mencakup pencatatan pengetahuan institusional, melakukan wawancara akhir, dan memenuhi persyaratan SDM. Offboarding memiliki manfaat tambahan yaitu mempersiapkan tim Anda untuk bekerja dengan satu anggota tim yang lebih sedikit, yang mungkin mencakup mendistribusikan tanggung jawab yang sebelumnya ditangani atau melatih orang baru. 

Onboarding vs. offboarding

Proses onboarding membantu pegawai baru menyesuaikan diri dengan peran barunya dan perusahaan secara keseluruhan saat mereka bergabung. Onboarding bisa menyenangkan, dengan tas swag dan pesta sambutan, tetapi juga mencakup pelatihan praktis, daftar periksa pegawai baru, dan distribusi aset perusahaan seperti laptop atau kartu kredit perusahaan.

Offboarding membalikkan proses ini untuk menyelesaikan siklus pegawai. Proses offboarding Anda harus mencakup banyak elemen yang sama dari onboarding, termasuk mengembalikan aset yang sama dan terhubung dengan tim SDM dan TI untuk memastikan kelancaran transisi. Misalnya, Anda dapat mengatur waktu dengan tim SDM untuk memilah gaji terakhir pegawai dan berkolaborasi dengan bagian TI untuk memastikan pegawai mengembalikan semua peralatan perusahaan.

7 praktik terbaik untuk offboarding pegawai

Offboarding pegawai adalah tanggung jawab bersama antara manajer dan tim SDM. Tim SDM Anda harus memandu pegawai yang offboarding melalui semua proses hukum dan dokumen penting yang harus diisi untuk melakukan transisi keluar dari perusahaan. Namun, sebagai manajer, Anda berada dalam posisi untuk mendukungnya selama proses saat ia keluar dari tim. Meluangkan waktu untuk mengoordinasikan proses offboarding sebelumnya memastikan pegawai yang keluar meninggalkan perusahaan dengan cara terbaik. Buat proses offboarding Anda dapat ditindaklanjuti dan berulang, dengan memasukkan praktik terbaik yang tercantum di bawah ini.

1. Manajer, pimpin offboarding pegawai Anda

Sebagai manajer pegawai, Anda harus hadir selama proses offboarding seperti saat proses onboarding. Seringkali, manajer adalah orang yang paling mengenal pegawai yang offboarding. Anda tidak ingin mereka merasa ditinggalkan hanya karena mereka akan pergi. Pastikan untuk mengikuti proses offboarding anggota tim Anda dengan cermat, terus mendukung hari-hari terakhir pegawai dengan cara yang sama seperti yang Anda lakukan pada hari pertamanya.

2. Catat pengetahuan institusional

Sebelum pegawai tersebut pergi, kerjakan bersama pegawai untuk menelusuri alur kerjanya. Apa tanggung jawabnya saat ini? Proses apa yang dia kelola? Pastikan semuanya didokumentasikan dan dibagikan dengan benar, termasuk:

• Mentransfer kepemilikan informasi digital apa pun, seperti Google Dokumen atau spreadsheet.

• Mencatat semua tugas yang dia kerjakan setiap minggu.

• Menentukan dengan siapa mereka berkolaborasi untuk proyek yang mereka miliki.

• Menulis proses atau panduan yang tidak didokumentasikan yang mereka gunakan.

3. Terus pantau tugas administratif

Sama seperti perekrutan, proses pegawai keluar membutuhkan banyak dokumen dan tugas administratif. Bicarakan dengan tim SDM dan tim hukum untuk memastikan pegawai memiliki semua informasi yang dibutuhkan untuk proses offboarding. Bagian SDM Anda akan memandu anggota tim melalui tugas administratif akhir yang perlu diselesaikan. Ini mungkin termasuk:

• Memberi tahu TI tentang hari terakhir pegawai agar mereka dapat mengubah akses ke perangkat lunak tertentu.

• Memberi tahu divisi penggajian untuk gaji akhir.

• Terhubung dengan SDM untuk membahas penutupan manfaat.

• Meminta semua dokumen ditandatangani, termasuk surat pengunduran diri dan perjanjian kerahasiaan, jika diperlukan.

• Mengembalikan lencana ID, laptop, dan properti perusahaan lainnya.

• Menjadwalkan wawancara pengunduran diri.

4. Berkolaborasi dalam pengumuman staf

Tulis pernyataan terkoordinasi dari Anda dan pegawai untuk mengumumkan bahwa dia akan keluar. Penting untuk memberi pegawai kesempatan untuk menyampaikan kepergiannya kepada rekan-rekan kerjanya dengan cara yang menurutnya benar, alih-alih Anda yang melakukannya.

5. Mengatur wawancara akhir

Wawancara akhir kerja biasanya dilakukan oleh Bagian SDM. Wawancara ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan umpan balik yang berarti tentang tim, gaya manajerial Anda, dan perusahaan secara keseluruhan. Karena pegawai tersebut akan pergi, umpan baliknya cenderung lebih jujur. Survei keluar adalah salah satu dari sedikit kesempatan bagi perusahaan Anda untuk mendapatkan wawasan tentang cara meningkatkan retensi, proses, dan pengalaman pegawai secara keseluruhan.

Contoh pertanyaan wawancara keluar:

• Apa pendapat Anda tentang proses onboarding/offboarding?

• Bagaimana cara terbaik untuk mendukung pegawai baru?

• Peluang pertumbuhan apa yang ingin Anda kejar di sini?

• Apa yang membuat lingkungan kerja ini positif? Yang negatif?

• Apakah Anda merasa didukung oleh manajer Anda? Rekan kerja Anda?

• Apa yang memotivasi Anda untuk mencari peluang baru?

• Apa hari terbaik atau pencapaian terbaik Anda di sini? Bagaimana dengan yang terburuk?

6. Buat rencana sementara

Jika tidak ada pegawai baru untuk menggantikan pegawai tersebut dengan segera, Anda memerlukan rencana kerja sementara untuk memastikan tidak ada yang luput. Minta pegawai tersebut mendokumentasikan tugas harian mereka. Saat meninjaunya, evaluasi pekerjaan yang mereka lakukan dan pertimbangkan untuk menunda, mendelegasikan, atau menghapus **kerja tentang kerja** yang tidak perlu. Jika perlu, berikan sementara tugas yang tidak dapat diabaikan kepada anggota tim lainnya. 

Jika ini akan menjadi perubahan jangka panjang, Anda mungkin ingin menggunakan manajemen perubahan untuk membantu prosesnya. Misalnya, jika Anda tidak berencana mengisi kembali posisi ini, Anda dapat menggunakan strategi manajemen perubahan untuk membuat rencana restrukturisasi tim dan mendistribusikan ulang pekerjaan. 

7. Rekrut pegawai pengganti

Bekerja sama dengan tim SDM untuk memulai proses perekrutan pengganti sesegera mungkin. Untuk sementara, gunakan rencana transisi yang Anda buat agar pekerjaan tetap sesuai rencana. Dengan begitu, Anda tidak merasa tertekan untuk merekrut kandidat pertama yang Anda ajak bicara dan dapat berfokus sepenuhnya untuk menemukan orang terbaik untuk peran tersebut. Jika Anda memiliki waktu yang lebih lama sebelum pegawai yang keluar meninggalkan perusahaan, sebaiknya rekrut pegawai pengganti saat pegawai yang keluar masih bekerja untuk transisi yang lebih lancar. Tindakan ini memberi waktu bagi pegawai yang akan keluar untuk melakukan transfer pengetahuan kepada pegawai baru, melatih, dan mempersiapkan mereka untuk peran tersebut. 

Apa saja manfaat offboarding pegawai?

Offboarding pegawai membantu semua orang yang terkena dampak—pegawai, timnya, manajer, dan perusahaan secara keseluruhan. Berikut beberapa di antara banyak manfaatnya:

• Pengalaman pegawai: Berikan pengalaman yang baik untuk pegawai Anda dari hari pertama hingga hari terakhir. 

• Memperkuat merek pemberi kerja: Offboarding meninggalkan pengalaman akhir yang positif bagi pegawai, jadi mereka lebih mungkin untuk pergi dengan mempromosikan manfaat bekerja di perusahaan Anda.

• Mempekerjakan kembali pegawai bumerang: Pegawai yang keluar dan kembali ke perusahaan yang sama dikenal sebagai pegawai bumerang. Anda tidak pernah tahu mengapa pegawai keluar. Mereka mungkin mengalami burnout atau membutuhkan waktu istirahat, dan ingin kembali setelah mendapatkan waktu untuk diri sendiri. Proses offboarding membantu mereka merasa lebih nyaman kembali bekerja jika dan saat itu adalah waktu yang tepat.

• Mengurangi risiko keamanan: Mengembalikan komputer, mengubah kata sandi akun, dan mencabut akses ke perangkat lunak perusahaan untuk membantu mencegah pelanggaran keamanan.

• Mendapatkan umpan balik berharga: Pegawai cenderung lebih jujur saat mereka akan keluar. Ini saat yang tepat untuk mengidentifikasi peluang peningkatan dan mendengar umpan balik yang benar-benar dapat mengubah situasi pada tim, gaya kepemimpinan, dan organisasi Anda.

Apa yang harus disertakan dalam offboarding Anda? 

Proses offboarding adalah kesan terakhir yang akan dimiliki pegawai yang keluar dari perusahaan Anda. Proses ini harus bijaksana dan inklusif, dengan langkah-langkah jelas yang membantu semua orang merasa nyaman jauh sebelum hari terakhir.

Berikut beberapa hal yang harus Anda sertakan dalam proses offboarding agar sukses:

• Wawancara akhir

• Daftar periksa offboarding pegawai

• Rapat offboarding SDM untuk meninjau opsi tunjangan dan pertanyaan terkait penggajian

• Proses untuk mengumpulkan aset perusahaan, termasuk kartu kredit dan laptop

Proses offboarding terbaik? Yang otomatis

Lebih sedikit pekerjaan untuk Anda berarti lebih banyak waktu yang dihabiskan untuk mempererat hubungan antara Anda dan pegawai yang akan keluar serta berfokus pada hal yang dibutuhkan tim saat ia tidak ada. Automasi mengurangi pekerjaan ini, memungkinkan Anda membuat proses offboarding yang dapat digunakan kembali dengan pemicu dan dependensi yang menyederhanakan setiap langkah.

Dengan menggunakan alat manajemen proyek, Anda dapat membuat: 

• Templat offboarding untuk digunakan berulang kali setiap kali pegawai keluar.

• Alur Kerja offboarding agar setiap anggota tim mengetahui tanggung jawabnya dan ketersediaannya selama proses offboarding. 

Buat proses offboarding pegawai yang efektif

Offboarding pegawai dapat menjadi perbedaan antara pegawai yang pergi dengan perasaan nyaman meninggalkan perusahaan atau penuh harapan bahwa suatu hari nanti mereka dapat kembali. Bagaimanapun, mereka telah bekerja keras untuk Anda. Offboarding adalah langkah terakhir dalam hubungan kerja yang diharapkan panjang dan memuaskan—buatlah itu berharga.

Mengotomatiskan proses offboarding mengurangi waktu yang dihabiskan untuk Kerja tentang kerja. Dengan cara ini, Anda dapat tetap fokus pada hal terpenting—membuat pengalaman pegawai terbaik dari awal hingga akhir.