Cara manajemen pengetahuan membantu tim Anda tetap tertata

Setiap hari, Anda memproses informasi baru yang akhirnya berubah menjadi pengetahuan. Anda mungkin tidak memikirkan fakta bahwa Anda perlu "mengelola" pengetahuan ini—bagi sebagian besar dari kita, itu adalah hal yang biasa. Namun, otak Anda terus-menerus mengategorikan ulang semua pengetahuan yang Anda terima untuk memastikan Anda tidak melupakan apa pun. Cara umum untuk memastikan bahwa tidak ada informasi yang terlewat adalah dengan membuat daftar tugas atau pengingat. Ini adalah formulir manajemen pengetahuan. 

Mengelola pengetahuan seluruh perusahaan sedikit lebih rumit. Itu karena perusahaan terdiri dari ratusan, terkadang ribuan orang yang semuanya memiliki bidang pengetahuan dan keahlian yang berbeda. Dalam artikel ini, kita akan melihat berbagai formulir pengetahuan, cara mengaturnya agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan praktik terbaik untuk membagikan informasi kepada orang yang tepat. 

Apa itu manajemen pengetahuan?

Manajemen pengetahuan adalah tindakan mencari sumber, menata, menyimpan, dan mendistribusikan informasi agar mudah diakses oleh sekelompok orang tertentu. Manajemen pengetahuan adalah strategi proaktif untuk tempat kerja guna memastikan bahwa informasi yang perlu diketahui tim dibagikan ke seluruh orang dan tim yang tepat—bahkan jika seseorang meninggalkan organisasi. Karena ada begitu banyak informasi yang perlu diketahui tim Anda (dan hanya tim Anda), mengelola pengetahuan itu sangat penting untuk menjaga kelancaran proses Anda.

Manajemen pengetahuan tidak hanya digunakan di Tempat Kerja. Pustaka umum merupakan salah satu bentuk manajemen pengetahuan. Menyusun daftar tugas adalah salah satu formulir manajemen pengetahuan. Setiap kali Anda mengumpulkan informasi di satu tempat untuk mengaksesnya lagi nanti, Anda menggunakan manajemen pengetahuan. 

Tiga formulir pengetahuan

"Pengetahuan" adalah istilah yang sangat luas sehingga bisa terasa berlebihan. Namun, untuk mempermudah, Anda dapat membagi semua informasi ke dalam tiga kategori utama berikut:

• Pengetahuan eksplisit: Ini adalah formulir pengetahuan yang paling umum. Pengetahuan eksplisit adalah informasi yang tersedia, mudah dipahami, dan mudah dibagikan. Misalnya, peta kantor Anda dengan jelas menunjukkan lokasi ruangan tertentu dan tempat Anda dapat menemukan pintu, pintu keluar, dan ruang rapat. 

• Pengetahuan implisit: Pengetahuan implisit adalah pengetahuan yang Anda peroleh dari menerapkan pengetahuan eksplisit. Sederhananya, pengetahuan implisit adalah belajar dengan melakukan. Misalnya, Anda dapat membaca informasi eksplisit tentang cara mengadakan rapat yang luar biasa. Namun, Anda tidak akan benar-benar belajar cara mengadakan rapat kecuali Anda melakukannya sendiri terlebih dahulu. Bersepeda adalah contoh lain dari pengetahuan implisit—Anda dapat membaca semua yang Anda inginkan tentang bersepeda, tetapi Anda tidak akan pernah benar-benar belajar sampai Anda naik sepeda dan melakukannya. 

• Pengetahuan tersirat: Pengetahuan yang Anda peroleh dari pengalaman pribadi dikenal sebagai pengetahuan tersirat. Jenis pengetahuan ini sering bersifat sangat pribadi atau budaya. Pengetahuan tacit adalah jenis pengetahuan yang sulit ditransfer dari satu orang ke orang lain, karena sering kali melibatkan keterampilan yang perlu dipraktikkan dari waktu ke waktu. Meskipun sifatnya mirip dengan pengetahuan implisit, pengetahuan tersirat lebih tentang menerapkan informasi dan pengalaman masa lalu untuk menginformasikan perilaku Anda. Misalnya, menjadi pemimpin yang sukses adalah contoh yang baik dari pengetahuan tacit. Anda dapat membaca tentang kepemimpinan sebanyak yang Anda inginkan, tetapi itu tidak selalu menjadikan Anda seorang pemimpin. Anda dapat memiliki gelar pemimpin, tetapi itu saja tidak menjadikan Anda pemimpin. Menjadi pemimpin membutuhkan sifat dan kualitas tertentu, seperti keterampilan mendengarkan aktif dan empati yang kuat. Ini bukan keterampilan yang mudah ditransfer dari satu orang ke orang lain—ini adalah keterampilan yang harus dipelajari dan dipraktikkan sendiri oleh individu.

Manajemen pengetahuan vs. basis pengetahuan

Manajemen pengetahuan dan basis pengetahuan adalah dua ide yang terkait erat, tetapi tidak sama. Manajemen pengetahuan adalah tindakan mengatur informasi, sedangkan basis pengetahuan adalah basis data pengetahuan itu sendiri. Seseorang akan menggunakan manajemen pengetahuan untuk membuat basis pengetahuan.

Manfaat manajemen pengetahuan

Manajemen pengetahuan bermanfaat untuk semua formulir organisasi. Jika Anda ingin mengatur sekelompok orang di bawah tujuan bersama, manajemen pengetahuan membantu memastikan bahwa organisasi Anda memiliki informasi yang tepat untuk mencapai kesuksesan. Berikut caranya:

Mendemokratisasi berbagi informasi

Setiap anggota tim di perusahaan Anda memiliki sedikit bagian dari teka-teki pengetahuan. Dalam dunia yang ideal, setiap orang akan secara rutin menyatukan kepingan-kepingan tersebut untuk berbagi pengetahuan. Namun, ini belum tentu terukur, dan ada banyak ruang untuk kesalahan. Seiring pertumbuhan organisasi dari waktu ke waktu, potongan puzzle menjadi lebih kecil dan lebih bernuansa. Karena bagian-bagiannya menjadi sangat terperinci, informasi tersebut mungkin tidak dibagikan kepada orang lain di tim yang membutuhkannya.

Jenis informasi ini dikenal sebagai pengetahuan institusional. Pengetahuan institusional tidak secara eksplisit ditulis di mana pun, tetapi merupakan informasi penting yang dipelajari anggota tim Anda di tempat kerja. Hal ini menyulitkan pelatihan anggota tim baru atau transisi orang dari satu peran ke peran lainnya. 

Jika Anda mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan anggota tim di satu tempat, mereka tidak perlu mengandalkan orang lain untuk menyampaikan informasi itu kepada mereka. Ini melepaskan tanggung jawab mengetahui dari satu anggota tim dan memberi orang lain kemampuan untuk menemukannya sendiri saat mereka membutuhkannya.

Membuat standar proses

Ketika pengetahuan dibatasi dalam tim tertentu atau disimpan untuk satu anggota tim, pegawai lain tidak tahu cara kerja proses yang sebenarnya. Akibatnya, mereka mungkin mengembangkan proses mereka sendiri yang mungkin tidak seefektif, sesederhana, atau seterukur mungkin. Ketika anggota tim menggabungkan dan membagikan informasi melalui manajemen pengetahuan, semua orang mendapat manfaat dari keahlian, pengetahuan, dan pelajaran yang dipetik dari orang lain. Tim dapat mengambil pembelajaran tersebut dan menggunakannya untuk menstandarkan proses dan meningkatkan alur kerja mereka sendiri. Hasilnya, ini membantu perusahaan Anda mendapatkan hasil yang lebih konsisten.

Tetapkan ekspektasi komunikasi

Anda tidak hanya dapat menstandarkan proses untuk tim, tetapi juga dapat menstandarkan komunikasi. Ini membantu menetapkan ekspektasi tentang cara tim berkomunikasi. Misalnya, apakah tim Anda tahu ke mana harus pergi untuk menemukan pekerjaan yang sedang berlangsung? Bagaimana dengan draf akhir? Bagaimana saat mereka perlu mengajukan pertanyaan tentang proyek tertentu? Manajemen pengetahuan membantu mengatur semua informasi ini di satu tempat, jadi semua orang tahu tempat mencari komunikasi mengenai proyek tertentu.

Manfaat besar lainnya adalah manajemen pengetahuan membantu membuat katalog gaya komunikasi individu tertentu. Salah satu anggota tim mungkin lebih suka diskusi email, sementara yang lain mungkin ingin Anda menghubungi mereka di Slack sebelum melakukan panggilan cepat untuk mengobrol secara langsung. Memahami cara terbaik berkomunikasi dengan setiap anggota tim berarti semua orang mendapatkan informasi penting dengan cara yang sesuai untuk mereka. Salah satu cara mudah untuk melakukannya adalah dengan membuat rencana komunikasi dan menyimpan rencana tersebut di platform manajemen pengetahuan tim Anda. 

Informasi dalam basis data manajemen pengetahuan

Memutuskan jenis informasi yang harus disertakan dalam basis pengetahuan Anda mungkin sulit. Meskipun akan bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya, lihat beberapa topik umum yang dibahas oleh berbagai bagian:

TI

• Pertanyaan Umum

• Waktu dan cara mengajukan permintaan TI

• Kebijakan dan prosedur untuk mengunduh perangkat lunak baru

SDM

• Buku panduan pegawai

• Cara mengakses slip gaji

• Cara mengajukan permintaan cuti

Pemasaran

• Panduan desain merek

• Praktik terbaik media sosial

• Kontak untuk pertanyaan pers

Penjualan

• Informasi kompetitor

• Aset penjualan seperti one-pager dan brosur

• Informasi komisi

Proses manajemen pengetahuan

Pusatkan pengetahuan itu penting untuk perusahaan dari semua ukuran. Namun, Anda harus mengatur informasi tersebut dengan cara yang paling bermanfaat bagi tim tertentu. Berikut empat langkah untuk memulai prosesnya:

1. Kumpulkan

Langkah pertama manajemen pengetahuan adalah mengumpulkan informasi relevan sebanyak mungkin. Anda dapat melakukan ini dengan mewawancarai anggota tim saat ini tentang peran dan tanggung jawab mereka dan struktur tim, atau dengan mengumpulkan dokumentasi yang ada.

Misalnya, mengetahui siapa anggota tim yang bertanggung jawab atas hal-hal tertentu akan sangat membantu. Di Asana, kami menggunakan sistem yang disebut Area of Responsibility (AOR). Jika seseorang memiliki pertanyaan mengenai Area Tanggung Jawab individu tersebut, mereka tahu harus berbicara dengan individu tertentu. Ini memberi orang kepemilikan atas sesuatu, tetapi juga menyediakan titik kontak bagi mereka yang membutuhkan lebih banyak informasi.

2. Mengatur dan menyimpan

Ini adalah sebagian besar pekerjaan. Tim Anda harus memutuskan jenis basis pengetahuan yang akan digunakan, cara menyimpan informasi, dan cara mengatur informasi. 

Cara terbaik untuk mengetahuinya adalah dengan mengajukan beberapa pertanyaan kepada diri sendiri:

• Bagaimana Anda ingin orang mengakses informasi yang Anda simpan? 

• Seberapa sering orang akan mengakses informasi ini? 

• Berapa banyak informasi yang perlu Anda simpan?

Pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu tim memutuskan cara terbaik untuk menata dan menyimpan informasi. Misalnya, organisasi besar perlu menyimpan sejumlah besar informasi, jadi menempatkan semuanya dalam satu Google Doc kolaboratif tidak berkelanjutan. Sebaliknya, menemukan alat manajemen pengetahuan yang memungkinkan Anda membuat katalog dan mencari halaman yang berbeda mungkin lebih bermanfaat bagi tim Anda dan tim. 

3. Distribusikan

Setelah memutuskan cara menyimpan informasi, Anda harus membuat pengetahuan dapat diakses oleh semua orang yang membutuhkannya. Latih tim Anda dengan benar dan komunikasikan secara berkala dengan mereka tentang waktu dan cara menggunakan basis pengetahuan baru.

Saat memperkenalkan basis pengetahuan kepada anggota tim, Anda tidak ingin membagikan informasi itu secara tiba-tiba—ini dapat menyebabkan kebingungan atau gesekan dengan proses yang sudah ada. Sebaliknya, gunakan praktik terbaik manajemen perubahan untuk membantu memastikan bahwa basis pengetahuan baru Anda berfungsi untuk tim dan dipadukan ke dalam Alur Kerja Anda selanjutnya.

4. Gunakan

Setelah menetapkan basis pengetahuan dan proses manajemen pengetahuan, Anda dapat mulai merasakan manfaatnya. Tim Anda sekarang harus dapat mengakses pengetahuan perusahaan kapan pun mereka membutuhkannya.

Pastikan tim Anda secara rutin memperbarui informasi untuk memastikan keakuratannya. Menugaskan satu orang dari setiap tim untuk memperbarui dan mengaudit informasi setiap tiga bulan adalah titik awal yang baik. Setelah tim Anda menjadi lebih terbiasa dengan proses manajemen pengetahuan, mereka dapat mulai memperbarui basis pengetahuan secara konsisten sebagai bagian dari alur kerja mereka. 

Kesalahan umum manajemen pengetahuan

Manajemen pengetahuan adalah alat yang ampuh, tetapi jika tidak dikelola dengan benar dapat menimbulkan masalah. Lihat beberapa kesalahan umum yang dapat terjadi selama proses manajemen pengetahuan—dan cara mencegahnya terjadi.

Anggota tim menahan informasi

Anggota tim mungkin sengaja menahan informasi untuk mempertahankan statusnya di perusahaan dan orang lain mungkin melakukan ini tanpa sadar. Terlepas dari niatnya, ketika informasi penting tidak dibagikan ke tim, hal itu dapat menyebabkan masalah bagi anggota tim lainnya. Ketika hanya satu orang yang tahu cara kerja suatu proses atau memiliki informasi penting, ini menjadi masalah bagi anggota tim lainnya. Jika orang itu pergi, anggota tim lainnya harus mencari tahu sendiri seluk-beluk proses tersebut. Hal ini membuat informasi penting lebih mungkin luput.

Untuk mencegah hal ini, dokumentasikan proses secara konsisten dan pastikan bahwa lebih dari satu orang dilatih dengan informasi ini. Ini mencegah satu orang menjadi satu titik kegagalan untuk Tim Anda.

Informasi yang tidak akurat atau usang dalam basis pengetahuan

Basis pengetahuan hanya bermanfaat jika informasi diperbarui secara konsisten. Jika basis pengetahuan tidak diperbarui, anggota tim akan mengakses informasi yang sudah usang—yang pada gilirannya dapat mengganggu proses baru. 

Untuk mencegah hal ini, dorong anggota tim untuk memperbarui informasi tentang proses yang menjadi tanggung jawab mereka. Berikut contohnya. Karena kami masing-masing memiliki Area Tanggung Jawab tertentu di Asana, memperbarui dokumentasi itu mudah. Semua orang tahu proses yang menjadi tanggung jawab mereka dan dokumentasi yang perlu mereka perbarui.

Basis pengetahuan Anda terlalu sulit digunakan

Jika audiens target basis pengetahuan Anda tidak dapat mengakses informasi yang dibutuhkan, basis data mungkin tidak akan ada. Hal ini dapat menyebabkan orang beralih dari proses yang ditetapkan atau menggunakan informasi yang sudah usang atau salah untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. 

Cara termudah untuk mencegah hal ini adalah memastikan basis pengetahuan Anda sangat ramah pengguna. Ini berlaku untuk kedua sisi: menemukan informasi dan menambahkan informasi baru. Anda tidak ingin prosesnya terlalu rumit sehingga merepotkan pengguna. Makin sedikit langkah yang harus diambil tim untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, makin baik.

Pertahankan strategi manajemen pengetahuan Anda dengan Asana

Saat tim Anda bekerja untuk mengembangkan strategi manajemen pengetahuan, Anda harus menetapkan formulir komunikasi terpusat—atau basis pengetahuan kerja. Menggunakan alat manajemen kerja seperti Asana memastikan seluruh tim memiliki pemahaman tertata tentang pekerjaan yang perlu diselesaikan dan tenggatnya.