Manajemen pengetahuan

Pengetahuan institusional sangat berharga—tetapi kita tidak selalu memperlakukannya seperti itu. Biasanya lebih mudah untuk sekadar melakukan pekerjaan tanpa menuliskan cara kita melakukannya. Selain itu, siapa yang benar-benar membaca dokumen proses? 

Anggota tim tidak akan menggunakan dokumen proses setiap hari. Namun, saat membutuhkannya, dokumen itu sangat penting—dan tidak memilikinya benar-benar dapat membahayakan tim. Mengumpulkan pengetahuan secara proaktif mencegah terjadinya kesenjangan pengetahuan di masa mendatang. Faktanya, tanpa sumber informasi, proses, dan panduan bersama, rekan kerja kita akan lebih sulit menyelesaikan pekerjaannya. 

Manajemen pengetahuan membantu Anda mengatur pengetahuan untuk tim, bagian, dan tugas tertentu. Agar ini berfungsi, setiap orang perlu mengelola pengetahuan dengan cara yang sama. Hal ini memudahkan semua tim, terutama tim lintas fungsi, untuk menemukan hal yang dibutuhkan—di sinilah templat manajemen pengetahuan berperan.

Apa itu manajemen pengetahuan?

Manajemen pengetahuan adalah proses mencari sumber, menata, menyimpan, dan mendistribusikan informasi. Sistem manajemen pengetahuan menawarkan cara untuk memanfaatkan sepenuhnya semua pengetahuan individu yang digunakan perusahaan Anda. Ini mempermudah berbagi pengetahuan, sehingga Anda dapat mengidentifikasi kesalahan berulang dan mencari solusi yang telah dikembangkan.

Setelah diatur ke dalam basis pengetahuan, Anda dapat dengan mudah melihat cara Anda melakukan berbagai hal di masa lalu, hal yang berhasil, yang tidak, dan metrik terkait. Ini berguna untuk perencanaan strategis —menggunakan hal yang sudah Anda ketahui untuk merencanakan masa depan. Misalnya, Anda dapat menggunakan data historis di basis pengetahuan untuk memengaruhi cara Anda membuat peta jalan mendatang. 

Proses manajemen pengetahuan harus terstruktur dan terkoordinasi dengan baik agar berfungsi, yang jauh lebih mudah dilakukan saat Anda membuat templatnya.

Templat manajemen pengetahuan

Templat manajemen pengetahuan memungkinkan Anda untuk menyimpan dan meninjau informasi penting. Dengan membuat templat dan memformat proses manajemen pengetahuan, Anda dapat memastikan bahwa siapa pun yang mengawasinya, informasi diatur dengan cara yang sama. Ini mengurangi risiko anggota tim meninggalkan bagian penting dari pengetahuan yang ingin Anda sertakan, dan memastikan tim Anda mempertahankan Alur Kerja yang konsisten.

Misalnya, jika Anda memiliki proses manajemen pengetahuan untuk anggaran dan perencanaan perusahaan, Anda dapat menyimpannya sebagai templat. Dengan cara ini, saat anggota tim menggunakan templat manajemen pengetahuan untuk kuartal mendatang, mereka tidak lupa untuk menyertakan informasi atau langkah-langkah penting. Pendidik dan pelatih dapat mengambil pendekatan serupa dengan menggunakan templat rencana pelajaran yang sudah jadi untuk menata tujuan, linimasa, dan materi dalam format yang konsisten dan berulang.

Ingatlah untuk menyertakan item di luar anggaran itu sendiri, seperti proses manajemen perubahan jika Anda melampaui anggaran atau artikel petunjuk untuk memecahkan masalah sistem manajemen anggaran Anda.

Apakah Anda membutuhkan templat manajemen pengetahuan?

Hampir setiap tim dapat memperoleh manfaat dari templat manajemen pengetahuan, tetapi ini terutama berlaku di organisasi dan tim yang lebih besar. Itu karena, di perusahaan besar, Anda sering kali memiliki banyak orang dan tim berbeda yang bertanggung jawab atas berbagai proses. Membuat templat untuk proses ini memastikan bahwa semua individu yang berbeda ini beroperasi dengan cara yang sama, memberikan hasil yang konsisten. 

Templat manajemen pengetahuan memformat proses Anda. Dengan cara ini, siapa pun yang mengawasinya, Anda dapat dengan ringkas menyimpan dan menyimpan informasi dengan cara yang sama persis di seluruh bagian, atau bahkan di seluruh perusahaan. Templat manajemen pengetahuan berfungsi sebagai panduan langkah demi langkah, yang menguraikan item-item yang perlu disertakan untuk keberhasilan suatu proses. Misalnya, jika Anda memerlukan artikel basis pengetahuan tertentu yang disertakan dalam setiap Bagian FAQ TI, Anda dapat memasukkannya ke dalam templat. 

Secara keseluruhan, membuat templat menyederhanakan berbagi pengetahuan sehingga Anda dapat melihat cara pekerjaan diselesaikan, hal yang berfungsi (jadi Anda dapat meminjam atau menyalin metode tersebut), dan hal yang dapat ditingkatkan. Selain itu, manajemen pengetahuan pada dasarnya bersifat lintas fungsi—Andasering membangun basis pengetahuan untuk membantu tim dan individu lain mengakses informasi Anda. Templat manajemen pengetahuan digital yang dibuat dalam perangkat lunak manajemen proyek memiliki manfaat tambahan karena lebih mudah dibagikan, digunakan, dan diakses di seluruh tim.

Cara membuat templat manajemen pengetahuan

Templat manajemen pengetahuan memandu pengguna melalui proses manajemen pengetahuan Anda. Ini menjadikannya proses layanan mandiri—jika mereka ingin tahu cara membuat basis pengetahuan, mereka memiliki semua instruksi dan langkah-langkah dalam templat. 

Untuk membuat templat, buat bagian untuk setiap area pengetahuan yang ingin Anda sertakan. Misalnya, Anda dapat membuat bagian untuk:

• Dokumen sumber daya yang relevan: Jika menggunakan platform manajemen proyek, Anda dapat membuat tugas untuk setiap sumber daya dan melampirkan dokumen langsung ke setiap tugas. Ini mengurangi waktu dan upaya yang harus dihabiskan orang untuk mencari informasi yang relevan.

• Proses khusus tim: Misalnya, Anda dapat menautkan ke atau mencantumkan proses umpan balik pelanggan untuk tim dukungan pelanggan. Ini dapat berfungsi sebagai sumber informasi terpusat untuk semua proses tim Anda.

• Bagian pertanyaan umum: FAQ dapat membantu menjawab pertanyaan umum, jadi tim Anda tidak menjawab hal yang sama berulang kali. Ini sangat berguna untuk TI atau tim lain yang sering bekerja dengan tim dan bagian lain.

• Bagian kontak: Sertakan anggota tim yang bertanggung jawab atas tugas tertentu, jadi Anda tahu siapa yang harus dihubungi untuk pertanyaan terkait.

Mengelola pengetahuan dengan Asana

Manajemen pengetahuan membutuhkan koordinasi. Itu sebabnya banyak orang menggunakan alat manajemen proyek untuk menata informasi mereka—sehingga mereka dapat dengan cepat dan mudah membagikan semuanya, kepada siapa saja, kapan saja mereka butuhkan.

Dengan Asana, Anda dapat:

• Memberikan tugas untuk setiap bagian kepada orang yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan. Misalnya, jika templat manajemen pengetahuan ditujukan untuk tim teknik, Anda dapat membuat bagian untuk onboarding pegawai baru ke tim, dan memberikan tugas tersebut kepada anggota tim SDM, manajer personalia, dan mentor onboarding yang relevan.

• Berkoordinasi di seluruh tim dengan menambahkan berbagai anggota ke proyek dan portofolio bersama dengan mudah.

• Setelah Anda menguraikan bagian, Anda dapat membuat tugas dan subtugas terkait dengan pedoman dan proses.

• Buat templat sekali, dan gunakan selamanya dengan klik cepat pada tombol "duplikat".

Fitur terintegrasi

• Tampilan daftar. Tampilan daftar merupakan tampilan berbentuk kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara cepat. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh tim Anda.

• Automasi. Otomatiskan pekerjaan manual agar tim Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengerjakan pekerjaan remeh dan lebih banyak waktu untuk tugas yang sesuai dengan peran mereka. Di Asana, aturan berjalan berdasarkan pemicu dan tindakan—pada dasarnya, "ketika X terjadi, lakukan Y." Gunakan Aturan untuk otomatis memberikan pekerjaan, menyesuaikan tenggat, mengatur bidang kustom, memberi tahu pemangku kepentingan, dan banyak lagi. Mulai dari automasi ad hoc hingga seluruh alur kerja, Aturan memberi tim Anda lebih banyak waktu untuk pekerjaan terampil dan strategis.

• Subtugas. Terkadang, hal-hal yang harus dilakukan terlalu banyak jika dicantumkan dalam satu tugas. Jika tugas memiliki lebih dari satu kontributor, tenggat yang panjang, atau pemangku kepentingan yang perlu meninjau dan menyetujui sebelum tugas itu tayang, subtugas bisa membantu. Subtugas adalah cara ampuh mendistribusikan pekerjaan dan membagi tugas menjadi beberapa bagian terpisah—sekaligus membuat daftar tugas kecil selalu terhubung dengan konteks umum dari tugas induk. Bagi tugas menjadi beberapa bagian yang lebih kecil atau catat setiap bagian dari proses multilangkah dengan subtugas. 

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak—mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Dropbox. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Dropbox yang terpasang pada panel tugas Asana.

• Vimeo. Teks mungkin dapat menyampaikan maksud, tetapi kalimat tertulis kurang memiliki nada, emosi, dan ekspresi. Dengan pesan video di Asana, yang didukung oleh Vimeo, Anda dapat memberi Tim semua konteks yang dibutuhkan tanpa harus menjadwalkan rapat lain. Rekam pesan video singkat diri Anda, layar Anda, atau keduanya, lalu sematkan video tersebut dalam Tugas, proyek, pesan, dan komentar untuk memberikan kejelasan dan konteks tambahan. Transkripsi rekaman otomatis dibuat oleh Asana sehingga dapat dibaca dan dicari. Berikan umpan balik, ajukan pertanyaan, dan berikan tugas—semuanya tanpa keluar dari Asana.

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• OneDrive. Lampirkan file langsung ke Tugas di Asana dengan pemilih file Microsoft OneDrive yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file dari Word, Excel, PowerPoint, dan lainnya dengan mudah.

Pertanyaan Umum