Cara meningkatkan komunikasi tim: 6 strategi dan kiat

Gaya komunikasi Anda banyak mengungkapkan tentang Anda sebagai pemimpin. Apakah Anda mendukung dan tenang saat memandu tim melalui proyek kreatif? Atau, apakah Anda lebih intens dalam penyampaian, mendorong anggota tim untuk bekerja secara efisien dan membuat hasil akhir yang unggul? Ada berbagai gaya komunikasi, dan kegagalan berkomunikasi secara efektif dapat menyebabkan kinerja dan semangat kerja yang rendah.

Komunikasi tim sangat penting—untungnya, mengembangkan praktik komunikasi tim yang baik itu mudah. Sebagai manajer proyek, Anda dapat menetapkan gaya cara anggota tim berkomunikasi satu sama lain. Jika saat ini Anda mengalami kesulitan terkait komunikasi, jangan khawatir. Gaya komunikasi tidak selalu sama dan dalam artikel ini, kami akan membahas dasar-dasar tentang cara tim dapat menerapkan praktik terbaik komunikasi. Berikut caranya.

Mengapa komunikasi tim itu penting?

Komunikasi yang baik adalah kekuatan pendorong untuk semua yang Anda lakukan di tempat kerja. Anda dapat melacak kualitas proyek, hubungan pemangku kepentingan, dan kepuasan pelanggan kembali ke seberapa baik tim Anda berkomunikasi satu sama lain. 

Komunikasi yang baik menghasilkan pengambilan keputusan yang efektif, keterlibatan anggota tim, dan keberhasilan proyek. Di sisi lain, komunikasi yang buruk dalam tim dapat menyebabkan:

• Pekerjaan yang tidak seimbang atau berulang 

• Scope creep

• Hasil proyek yang mengecewakan

• Klien yang tidak puas

• Umpan balik pelanggan yang buruk

• Tingginya peralihan anggota tim

• Lingkungan yang sangat menegangkan

• Keterlibatan anggota tim yang rendah

Untuk meningkatkan komunikasi tim, Anda harus memimpin dengan memberi contoh. Praktikkan kesadaran penuh dan ambil tindakan agar bersikap transparan dengan anggota tim. Jawab pertanyaan mereka secara proaktif, dan beri mereka konteks tentang alasan Anda membuat keputusan. Komunikasi yang efektif tidaklah mudah—tetapi dengan menciptakan budaya dialog terbuka, Anda dapat menciptakan lingkungan kerja yang sehat. 

Apa saja 5 jenis komunikasi tim?

Ada lebih dari satu cara tim Anda berkomunikasi. Anda harus mengetahui kelima formulir komunikasi jika ingin membangun tim berkinerja tinggi. Gunakan bagan ini untuk mengidentifikasi area komunikasi yang dapat ditingkatkan oleh tim Anda. 

1. Komunikasi verbal: Komunikasi verbal adalah titik interaksi terpenting antaranggota tim. Baik tim Anda berbicara secara tatap muka, melalui telepon, atau melalui konferensi video, percakapan ini dapat menjadi faktor penentu dalam cara satu orang memandang orang lain. Komunikasi verbal memberikan kesempatan terbaik bagi anggota tim untuk mengekspresikan pikiran mereka. 

2. Komunikasi nonverbal: Komunikasi nonverbal mencakup hal-hal seperti bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan nada bicara. Banyak orang tidak menyadari bagaimana komunikasi nonverbal memengaruhi hubungan mereka. Namun, faktanya, lebih dari separuh komunikasi adalah nonverbal. Itulah sebabnya, memperhatikan isyarat nonverbal itu penting.

3. Komunikasi tertulis: Anda dapat dengan mudah mengontrol cara berkomunikasi melalui tulisan. Tim Anda harus memiliki gol bersama untuk berkomunikasi secara efektif melalui setiap saluran komunikasi tertulis, termasuk email, alat manajemen proyek, perpesanan, survei, atau tinjauan. Mengetahui cara mengekspresikan diri melalui tulisan dapat bermanfaat bagi tim dan audiens Anda. 

4. Komunikasi visual: Komunikasi visual penting dalam rapat atau pelatihan tim saat Anda membagikan informasi melalui slide atau video. Manfaat visual adalah Anda memiliki waktu untuk berpikir sebelum menyampaikan pesan kepada orang lain. Sebelum membagikan, pertimbangkan apakah visual yang Anda pilih akan membantu tim memahami hal yang ingin Anda komunikasikan. 

5. Mendengarkan: Anda mungkin tidak menganggap mendengarkan sebagai komunikasi, tetapi komunikasi yang efektif tidak dapat terjadi tanpanya. Mendengarkan adalah cara Anda menerima informasi saat orang lain berbicara kepada Anda. Mendengarkan secara aktif, khususnya, menciptakan lingkungan kerja yang sehat karena menunjukkan kepada komunikator bahwa Anda terlibat dan memperhatikan apa yang mereka katakan.

6 strategi membangun keterampilan komunikasi tim

Ada berbagai strategi yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan komunikasi tim di Tempat Kerja. Baik tim Anda bekerja dari jarak jauh atau di kantor, langkah-langkah tindakan ini akan mendorong kolaborasi tim dan menumbuhkan hubungan yang sehat, terlepas dari jabatan atau peringkat. 

1. Selesaikan konflik dengan cepat

Konflik di tempat kerja dapat dimulai dari hal kecil dan tampak tidak berdampak. Misalnya, salah satu anggota tim mungkin mengubah batas waktu, yang berarti anggota tim lain memiliki lebih sedikit waktu untuk bagian proyek mereka. Anggota tim pertama meminta maaf kepada anggota tim lainnya, dan semuanya tampak baik-baik saja. Namun, jika anggota tim pertama terus mengubah tenggat—dan anggota tim kedua belum menyampaikan bagaimana hal itu memengaruhi pekerjaannya—anggota tim kedua dapat menjadi kesal dan frustrasi. Saat anggota tim tidak menyelesaikan konflik dengan cepat, ketegangan akan meningkat dan kinerja kerja akan menurun.

Kiat: Ajarkan strategi penyelesaian konflik kepada anggota tim agar mereka dapat mengatasi masalah dengan cepat, langsung, dan penuh hormat. Dengan begitu, masalah kecil tidak berubah menjadi masalah besar. 

2. Dorong keterlibatan

Tidak ada yang suka merasa terlalu diawasi, tetapi tanpa panduan atau kolaborasi tim, anggota tim dapat mengalami kurangnya keterlibatan. Sebagai manajer, Anda harus mendorong anggota tim sambil tetap memberi mereka kebebasan untuk berkreasi. 

Coba bertukar informasi dan ide dengan tim Anda melalui sesi curah pendapat dan lokakarya mingguan. Ingatlah untuk tidak hanya meminta ide dari tim, tetapi juga menunjukkan bahwa Anda menghargai setiap ide. Ini meyakinkan anggota tim bahwa Anda mendukung mereka. 

Kiat: Jadwalkan rapat mingguan agar semua orang dapat membagikan pekerjaan yang sedang dikerjakan dan mengajukan pertanyaan jika perlu. Rapat adalah cara terbaik untuk melibatkan tim tanpa mengganggu waktu fokus penting.

3. Promosikan komunikasi dari bawah ke atas

Anggota tim di bagian bawah struktur tim mungkin merasa tidak nyaman untuk berbicara dan berbagi ide. Saat Anda mendorong komunikasi dari bawah ke atas, Anda mendorong anggota tim di setiap posisi untuk melakukan curah pendapat dan menyampaikan pendapat mereka. Anda dapat mendorong jenis komunikasi ini dengan membangun kepercayaan dan semangat kerja bersama tim dan memberi mereka rasa kepemilikan dalam proyek.

Kiat: Anggota tim mungkin memerlukan dorongan jika Anda ingin mereka merasa nyaman untuk berbicara. Mintalah ide, pendapat, dan umpan balik mereka agar mereka terbiasa berbagi. Dorong anggota tim di lingkungan yang berbeda, seperti rapat tim, survei, interaksi satu lawan satu, dan format kotak saran.

4. Berusaha mencapai transparansi

Tempat Kerja yang komunikatif adalah tempat anggota tim memprioritaskan transparansi. Jika Anda dan anggota tim dapat bersikap jujur satu sama lain, Anda akan mengurangi kemungkinan terjadinya miskomunikasi dan risiko yang menyertainya. 

Salah satu cara untuk bersikap transparan sebagai pemimpin adalah dengan jujur tentang kinerja bisnis dan mengungkapkan informasi saat hal itu terjadi. Anda juga harus memberikan kritik yang membangun saat merasa perlu agar anggota tim dapat meningkatkan keterampilan mereka. Yang terpenting, sangatlah penting untuk menghubungkan pekerjaan harian mereka dengan gol umum. Memberi konteks kepada anggota tim dan menunjukkan kepada mereka alasan pentingnya pekerjaan mereka dapat meningkatkan motivasi dan membuat mereka merasa seperti anggota tim yang berharga.

Kiat: Ada perbedaan antara transparansi dan berbagi berlebihan. Misalnya, ada baiknya anggota tim Anda mengetahui apakah perusahaan telah memenuhi gol pendapatan tahunan, tetapi Anda tidak perlu membagikan masalah pribadi Anda dengan CEO yang terjadi minggu ini. Templat piagam tim dapat membantu Anda mendokumentasikan gol tersebut, menguraikan tanggung jawab, dan memudahkan semua orang untuk tetap memiliki pemahaman yang sama seiring perkembangan proyek.

5. Jadwalkan rapat one-on-one

Komunikasi tim terjadi dalam pengaturan grup dan dalam interaksi individu. Saat anggota tim berinteraksi, mereka membawa energi dari setiap pengalaman kembali ke grup. 

Rapat one-on-one rutin adalah kesempatan Anda untuk mengatasi masalah dan memeriksa kesejahteraan anggota tim. Tim akan lebih percaya diri saat Anda memberi mereka ruang untuk berbicara dengan bebas. Anda juga dapat mendorong anggota tim untuk menjadwalkan pertemuan empat mata satu sama lain, sehingga mereka dapat saling mengenal dan membangun hubungan kolaboratif.

Kiat: Anda tidak perlu mengambil peran terapis sebagai manajer, tetapi Anda harus peduli dengan kondisi anggota tim. Jika anggota tim mengalami kesulitan emosional, pertimbangkan untuk memberi mereka waktu istirahat agar mereka dapat kembali bekerja dalam kondisi yang lebih sehat. 

6. Berikan umpan balik yang konsisten

Bagian penting dari komunikasi tim adalah umpan balik kinerja. Anggota tim perlu kepastian tentang kinerja mereka agar tetap termotivasi dan terlibat. Selama pertemuan one-on-one, berikan umpan balik kepada anggota tim dan diskusikan ruang untuk pertumbuhan. Anda juga dapat bertanya kepada anggota tim apakah mereka memiliki umpan balik untuk Anda.

Kiat: Anggota tim mungkin tidak selalu merasa nyaman memberi umpan balik langsung kepada Anda. Pertimbangkan untuk membagikan survei anonim sehingga Anda bisa mendapatkan pendapat jujur dari tim tentang kinerja Anda sebagai pemimpin tim.

4 gaya komunikasi tim

Mengetahui cara anggota tim berkomunikasi dapat membantu Anda mengelola tim secara keseluruhan. Profil DiSC adalah penilaian kepribadian dan perilaku yang mengategorikan gaya komunikasi utama seseorang sebagai dominan, influencer, teliti, atau stabil.

Gaya komunikasi itu kompleks, dan anggota tim Anda mungkin memiliki karakteristik dari lebih dari satu dari empat gaya tersebut. Namun, memahami gaya utama setiap orang dan menyesuaikan komunikasi Anda dengan gaya tersebut dapat sangat membantu dalam membangun tim yang kuat. 

Dominan

Anggota tim dengan gaya komunikasi dominan bersemangat, efisien, dan berfokus pada hasil. Anda biasanya dapat mengenali orang-orang ini karena mereka kompetitif dan didorong untuk sukses. Meskipun orang-orang ini adalah pemimpin tim alami, kelemahan mereka adalah ketidaksabaran dan terlalu percaya diri.

Kiat: Tantang anggota tim yang dominan agar mereka merasa termotivasi di tempat kerja, tetapi ingatkan mereka untuk selalu fokus pada misi tim dan perusahaan. 

Influencer

Anggota tim dengan gaya komunikasi influencer adalah sosok yang gemar bersosialisasi dalam grup Anda. Orang-orang ini tahu cara memikat orang lain dan menciptakan lingkungan yang energik dan menarik. Influencer akan berhasil dalam hubungan pelanggan dan klien karena mereka senang berbicara dengan orang lain. 

Kiat: Jangan biarkan anggota tim yang merupakan influencer kehilangan fokus dengan memberi mereka tugas yang sesuai dengan keahlian mereka. Biarkan mereka mengekspresikan diri dalam peran mereka sambil memastikan mereka tidak mengalihkan perhatian orang lain. 

Conscientious (Berhati-hati)

Anggota tim dengan gaya komunikasi yang teliti adalah mereka yang berprestasi tinggi. Anggota tim ini bekerja keras untuk menghasilkan pekerjaan yang bebas dari kesalahan dan akan berusaha sebaik mungkin untuk mengembangkan pengetahuan mereka. Anggota tim yang teliti mungkin lebih suka bekerja secara mandiri agar dapat mengontrol kinerjanya.

Kiat: Anggota tim ini cenderung lebih memilih kepemimpinan yang objektif, jadi tidak ada ruang untuk miskomunikasi. Izinkan anggota tim yang teliti untuk mengerjakan proyek yang bisa mereka kuasai. Beri mereka pedoman yang jelas dan umpan balik yang terukur. 

Stabil

Anggota tim dengan gaya komunikasi yang stabil menghargai konsistensi dan stabilitas dalam lingkungan kerja mereka. Tidak seperti anggota tim dominan yang menyukai tantangan, anggota tim yang stabil mungkin lebih memilih peran yang lebih mudah diprediksi dalam layanan pelanggan atau TI. Lingkungan kerja yang santai memungkinkan anggota tim dengan gaya komunikasi yang stabil untuk merasa nyaman dan tenang.

Kiat: Sediakan lingkungan kerja yang stabil bagi anggota tim yang memiliki gaya komunikasi yang stabil. Jika terjadi perubahan, sampaikan secara bertahap bila memungkinkan. Dengarkan anggota tim ini secara aktif sehingga mereka merasa didengar dan beri mereka arahan yang jelas tentang tugas yang kompleks, jadi tidak ada pertanyaan yang belum terjawab.

Alat komunikasi tim yang mendorong kerja tim

Kerja jarak jauh makin umum di seluruh dunia, yang berarti banyak komunikasi tim terjadi secara online. Namun, meskipun Anda bekerja di kantor, Anda mungkin menggunakan alat komunikasi tim untuk membagikan informasi dan menyederhanakan alur kerja.

Ada alat komunikasi tim yang tersedia untuk segala hal, termasuk: 

• Perpesanan dan obrolan: Gunakan perpesanan instan dan aplikasi obrolan untuk membahas proyek dan mengajukan pertanyaan secara real time.

• Berbagi file: App berbagi file memungkinkan Anda membagikan dokumen tanpa perlu mentransfernya antaranggota tim.

• Konferensi video: Konferensi video adalah cara terbaik untuk bertemu langsung dengan anggota tim jika Anda bekerja dari lokasi atau zona waktu yang berbeda. 

• Pengeditan dokumen: Pengeditan dokumen online memungkinkan Anda membagikan dan menyimpan dokumen secara otomatis. Tim Anda dapat berkolaborasi dalam dokumen karena dokumen akan tetap dapat dilihat dan diedit oleh anggota tim lainnya.

• Manajemen proyek: Anda tidak dapat menjaga komunikasi yang baik dengan tim tanpa alat manajemen proyek. Alat manajemen proyek seperti Asana menawarkan manajemen tugas, penetapan gol, umpan balik, berbagi file, dan banyak lagi.

Saat Anda dapat menyimpan, membagikan, dan merujuk ke pekerjaan, tim akan memiliki lebih banyak kejelasan di tempat kerja, dan komunikasi akan menjadi lebih mudah. 

Tingkatkan keterlibatan pegawai dengan komunikasi tim

Komunikasi yang lebih baik antaranggota tim mengharuskan Anda memimpin dengan memberi contoh. Anggota tim akan angkat bicara dan menjadi lebih terlibat saat Anda mendorong mereka untuk melakukannya. Alat komunikasi tim seperti Asana dirancang untuk kolaborasi, dan alat ini dapat membantu Anda membangun kebiasaan sehat yang mengarah pada kesuksesan.