Templat piagam tim

Memulai proyek baru tanpa terlebih dahulu mengoordinasikan tim seputar gol, proses, dan hasil akhir sering kali merupakan resep bencana. Tanpa persetujuan dari pemangku kepentingan utama, anggota tim mungkin tidak sependapat tentang tanggung jawab, wewenang pengambilan keputusan, atau bahkan misi tim. Templat piagam tim mengatasi hal ini dengan membuat Sumber kebenaran tunggal. Templat ini menguraikan gol tim, menentukan peran setiap anggota, dan menetapkan aturan dasar untuk kolaborasi. Baik Anda membentuk tim baru atau menyusun ulang tim yang sudah ada, templat piagam tim sederhana ini membantu Anda menentukan kesuksesan dan bekerja sama untuk mencapainya.

Siapa yang mendapat manfaat dari templat piagam tim?

Membuat templat piagam tim membantu Anda menentukan struktur tim, hasil akhir proyek, dan nilai-nilai inti sebelum pekerjaan dimulai. Dengan mendokumentasikan ekspektasi dan Alur Kerja sejak dini, Anda dapat berkonsentrasi pada implementasi rencana dan menjaga proyek tetap sesuai rencana.

Pemimpin tim

Pemimpin menggunakan piagam tim untuk menyatukan orang-orang seputar misi, tanggung jawab, dan nilai-nilai mereka. Templat ini mempermudah onboarding, menyoroti gol bersama, dan mengatasi konflik sebelum semakin parah. 

Tim lintas fungsi

Saat bagian-bagian berkolaborasi, templat piagam tim berfungsi sebagai pedoman tentang cara melakukan pekerjaan. Templat ini mendefinisikan kepemilikan, menguraikan strategi komunikasi, dan menetapkan aturan pengambilan keputusan, yang mendorong kerja sama yang lebih baik di seluruh bagian.

Anggota baru

Piagam tim menunjukkan kepada pegawai baru cara kerja grup. Alih-alih belajar melalui coba-coba, mereka dapat merujuk ke panduan yang menjelaskan ekspektasi dan Alur Kerja. 

Pemangku kepentingan dan sponsor

Demikian pula, piagam tim memberikan visibilitas kepada sponsor dan pemangku kepentingan ke dalam tujuan, milestone, dan tanggung jawab grup. Piagam ini merangkum prioritas, pengambil keputusan, dan progres proyek di satu tempat yang dapat diakses. 

Alasan menggunakan templat piagam tim Asana

Templat piagam tim di Asana lebih dari sekadar dokumen; ini adalah ruang kerja kolaboratif yang dapat Anda perbarui secara real time. Gunakan untuk mengurangi miskomunikasi, membangun kepercayaan, dan mengoordinasikan setiap anggota tim.

Gunakan templat piagam tim Asana untuk:

• Mengatur gol, nilai, dan misi tim

• Menentukan peran anggota tim, keahlian, dan proses pengambilan keputusan

• Menetapkan norma tim, alur kerja, dan pedoman komunikasi

• Mendokumentasikan cara Anda menangani resolusi konflik dan peningkatan berkelanjutan

Cara menggunakan templat piagam tim ini

Templat piagam tim di Asana ini diatur ke dalam bagian yang telah ditentukan dan baris tugas yang dapat disesuaikan. Setiap bagian mewakili komponen organisasi inti, sementara setiap tugas memungkinkan Anda untuk memberikan tanggung jawab, menetapkan batas waktu, dan menyimpan informasi spesifik proyek. 

Langkah 1: Isi informasi tim

Mulailah dengan membuat daftar anggota tim proyek inti Anda. Untuk setiap anggota, buat tugas dengan nama dan perannya (misalnya, "Jordan — Pemimpin Tim") di kolom Penerima tugas. Gunakan bidang Tenggat untuk batas waktu, linimasa, atau tanggal mulai yang diharapkan. Jika Anda berencana untuk meninjau kembali tanggung jawab secara berkala, catat di kolom Frekuensi Tinjauan. 

Langkah 2: Tulis misi dan tujuan Anda

Gunakan bagian ini untuk menentukan tujuan tim Anda. Buat pernyataan misi yang menginspirasi, memberikan panduan, dan menyatukan tim Anda pada tujuan bersama.

Bagilah bagian menjadi beberapa tugas, seperti "Tujuan Tim", "Panduan", dan "Pemangku Kepentingan" untuk membagi kepemilikan. Tugaskan penulis atau peninjau, lalu prioritaskan item mendesak menggunakan bidang Prioritas.

Langkah 3: Uraikan gol dan metrik kesuksesan

Buat daftar gol tim yang terukur sebagai tugas, seperti "Luncurkan v1 sebelum 10 Des" atau "Tingkatkan retensi sebesar 5%". Tentukan KPI atau OKR dalam deskripsi tugas atau sebagai Bidang Kustom untuk menstandarkan cara Anda mengukur kesuksesan.

Gunakan kolom Prioritas untuk menandai gol yang berisiko tinggi dan Tingkat Risiko untuk menyoroti potensi penghambat. Anda juga dapat menggunakan milestone di Asana sebagai penanda yang terlihat untuk merayakan progres.

Langkah 4: Tetapkan peran dan tanggung jawab

Buat satu tugas per anggota tim untuk menjelaskan tanggung jawabnya. Gunakan deskripsi tugas untuk merangkum setiap peran. Tandai Penerima tugas agar semua orang tahu siapa yang bertanggung jawab atas apa. Untuk peran yang sensitif terhadap anggaran, isi kolom Alokasi Anggaran untuk mencatat tanggung jawab keuangan.

Jika tim Anda menggunakan model RACI atau DACI, tambahkan tag peran atau Bidang Kustom untuk menunjukkan siapa yang Responsible, Accountable, Consulted, atau Informed. 

Langkah 5: Tentukan prinsip operasi

Buat daftar norma tim, aturan pengambilan keputusan, dan preferensi komunikasi. Contoh, Anda dapat menyertakan "Rapat singkat harian pukul 09.00," atau "Keputusan memerlukan persetujuan dua orang." Setiap prinsip dapat menjadi tugas dengan pemilik yang ditugaskan. Gunakan kolom Status untuk menunjukkan tugas yang sedang dikerjakan atau masih dibahas oleh tim Anda.

Langkah 6: Identifikasi sumber daya dan kendala

Gunakan bagian ini untuk mendokumentasikan segala sesuatu yang dapat memengaruhi kemampuan tim untuk menyelesaikan pekerjaan. Tambahkan batasan seperti "Dukungan TI terbatas" atau "Persetujuan diperlukan untuk alat vendor" sebagai tugas individu.

Anda juga dapat mencantumkan sumber daya yang tersedia, seperti "Akses ke Salesforce" atau "Dukungan desain khusus". Gunakan Tingkat Risiko untuk menyoroti pemblokir, dan catat Alokasi Anggaran jika ada.

Fitur pembangunan tim Asana

Fitur Asana menjadikan piagam tim Anda dokumen kolaboratif yang dinamis. Gunakan fitur-fitur tersebut untuk menetapkan kepemilikan, melacak progres, dan meninjau kembali gol saat proyek Anda berkembang. Kami telah menyertakan beberapa favorit kami di bawah ini, tetapi Anda dapat meninjau daftar semua fitur untuk inspirasi lebih lanjut.

Bidang kustom 

Tambahkan bidang kustom untuk peran, nilai tim, alat komunikasi, atau proses persetujuan. Ini membantu menyortir dan memfilter tugas saat alur kerja Anda berkembang.

Tampilan proyek

Pilih antara tampilan daftar, papan, linimasa, dan kalender untuk menjadwalkan milestone dan checkpoint proyek utama. Semua orang dapat melihat kapan pekerjaan berakhir dan bagaimana tugas terhubung.

Penerima tugas 

Tugaskan anggota tim ke setiap bagian piagam, seperti menulis pernyataan misi atau menentukan alur kerja.

Dependensi 

Gunakan dependensi untuk menunjukkan tugas yang bergantung pada tugas lain, membantu tim merencanakan kemacetan.

Persetujuan 

Apakah Anda memerlukan persetujuan pemangku kepentingan pada piagam tim final? Tambahkan bidang persetujuan untuk menyederhanakan umpan balik dan konfirmasi.

Integrasi yang direkomendasikan untuk templat piagam tim

Integrasi menghubungkan templat piagam tim Anda dengan alat yang sudah digunakan grup Anda setiap hari. Integrasi membantu Anda membagikan pembaruan, mengelola file, dan membuat percakapan tetap terkait dengan tindakan tanpa beralih antar-aplikasi. Jelajahi daftar lengkapnya di hub app Asana.

Slack

Ubah pesan dan ide menjadi Tugas yang dapat ditindaklanjuti tanpa keluar dari Slack. 

Google Drive

Lampirkan dokumen, piagam, dan materi referensi agar semua orang memiliki versi terbaru di satu tempat.

Jira Cloud

Hubungkan Asana dengan Jira untuk menautkan perencanaan proyek dan tugas pengembangan.

Zoom

Jadwalkan panggilan Zoom, wawancara, dan standup langsung dari Asana.

Google Kalender 

Sinkronkan rapat, check-in, dan siklus tinjauan agar semua orang dapat melihat batas waktu dan diskusi.

Pertanyaan Umum tentang templat piagam tim