Team charter template: A roadmap for team success (with examples)

Tim Anda seperti domino yang ditempatkan dengan cermat. Anda dapat mencampur dan mencocokkan keahlian untuk membangun sesuatu yang istimewa, tetapi ketika satu orang goyang, semua orang merasakannya. Tim membutuhkan sinergi positif untuk menghadapi tantangan dan menciptakan hasil terbaik. Salah satu cara untuk memicu sinergi adalah dengan piagam tim.

Piagam tim adalah referensi bersama yang menunjukkan kepada tim Anda bahwa satu keseluruhan lebih besar daripada individu. Dalam artikel ini, pelajari cara membuat piagam tim sehingga Anda dapat menetapkan visi bersama dan sumber kebenaran untuk tim.

Apa itu piagam tim?

Piagam tim adalah garis besar visual tentang apa yang dipegang teguh oleh tim Anda dan cara kerjanya. Dengan membuat dokumen gol, strategi, dan proses bersama, tim Anda dapat memulai setiap proyek dengan satu kesatuan. Piagam tim adalah proses kolaboratif dan dapat berfungsi sebagai sumber informasi terpusat. Piagam tim:

• Memberikan akuntabilitas untuk anggota tim

• Memberikan dokumen proses tim yang disesuaikan

• Menetapkan visi bersama untuk keberhasilan proyek

• Meningkatkan komunikasi di antara anggota tim

• Memastikan semua anggota tim memahami cita-cita tim

Selain manfaat internal, piagam tim dapat menunjukkan tujuan tim Anda kepada seluruh perusahaan. Anda tidak hanya akan secara eksplisit menyatakan tujuan Anda di satu bagian dokumen, tetapi saat orang lain membaca dokumen secara keseluruhan, mereka akan memahami cara kerja tim Anda secara kolektif. 

Apa itu yang termasuk dalam piagam tim?

​​Sebelum mempelajari cara membuat piagam tim, lihat elemen dasar dari templat piagam tim. Anda dapat memformat templat piagam tim dengan berbagai cara, mulai dari peta konsep hingga diagram alir.

• Misi dan tujuan: Nyatakan tujuan tim dan apa yang ingin Anda capai bersama. 

• Peran dan tanggung jawab: Buat daftar peran dan tanggung jawab anggota tim sehingga semua orang dapat meninjau ekspektasi terhadap mereka dan orang lain.

• Anggaran dan sumber daya: Jelaskan cara tim Anda akan menentukan anggaran proyek dan mengalokasikan sumber daya proyek. Buat daftar aturan universal untuk mengelola keuangan proyek.

• Alur kerja: Berikan ikhtisar langkah demi langkah tentang alur kerja proyek tim Anda, dan pastikan semua orang di tim memahami proses ini.

• Penilaian kinerja: Jelaskan cara tim Anda akan mengukur keberhasilan proyek dalam hal objektif dan subjektif.

• Norma komunikasi: Tentukan cara dan tempat anggota tim berkomunikasi satu sama lain dan apakah komunikasi harus berubah berdasarkan diskusi Anda.

• Aturan dan penyelesaian konflik: Buat daftar aturan dasar tentang cara anggota tim akan bekerja sama dan tawarkan strategi untuk menyelesaikan konflik saat terjadi.

• Tanda tangan: Sediakan area bagi anggota tim untuk menandatangani dokumen dan menetapkan akuntabilitas untuk informasi yang disajikan dan disepakati.

Cara membuat piagam tim

Sebagai manajer, Anda mungkin tahu informasi yang ingin Anda sertakan dalam setiap bagian piagam tim, tetapi kolaborasi tim juga penting saat Anda menulis dokumen. Dengan melibatkan anggota tim di sepanjang proses, Anda dapat membuat piagam tim bersama yang Anda banggakan untuk digunakan. Coba langkah-langkah di bawah ini untuk memandu Anda di sepanjang prosesnya.

1. Nyatakan tujuan tim Anda

Meskipun tim Anda mungkin mengerjakan beberapa proyek, kemungkinan ada proyek yang lebih besar yang menjelaskan pekerjaan Anda. Pertimbangkan pertanyaan ini untuk memulai piagam tim Anda: Bagaimana cara kerja tim kita di dalam perusahaan? Ini akan membantu Anda menyatakan tujuan tim. 

Kiat: Tempatkan tujuan tim Anda di bagian piagam tim yang ditujukan untuk misi dan tujuan. Menemukan cara kreatif untuk menyatakan tujuan Anda dapat menjadi peluang untuk menjalin ikatan tim. Minta tim Anda untuk bertukar pikiran tentang tujuan tim, dan tulis semua ide mereka. Kemudian, coba persempit tujuan tim menjadi satu kalimat—seperti pernyataan misi resmi untuk tim Anda. Beberapa tim juga menyebutnya "North Star."

2. Uraikan struktur tim

Mulai dari peran pekerjaan dengan peringkat tertinggi di tim, uraikan struktur tim dan buat daftar tanggung jawab yang terkait dengan setiap peran. Bagian ini akan membantu memperkuat peran setiap anggota tim, sekaligus berfungsi sebagai referensi untuk membantu anggota tim memahami pekerjaan rekan kerja mereka. 

Bagian ini juga sangat berguna untuk kolaborasi lintas tim. Berdasarkan ukuran tim dan seberapa baru anggota tim, semua orang mungkin tidak terbiasa dengan tugas pekerjaan orang lain. Saat Anda membagikan peran dan tanggung jawab setiap orang dalam piagam tim, Anda membuat sumber informasi terpusat yang dapat diakses oleh anggota tim jika mereka memiliki pertanyaan. Kemudian, saat perubahan terjadi, Anda dapat dengan mudah memperbarui bagian ini jika peran berubah atau anggota tim baru bergabung.

Kiat: Untuk menguraikan struktur tim Anda secara kolaboratif, pertimbangkan untuk mengubah bagian piagam tim Anda ini menjadi aktivitas pembangunan tim. Kumpulkan anggota tim—secara virtual atau tatap muka—dan tantang semua orang untuk mempelajari nama, peran pekerjaan, dan tanggung jawab terkait satu sama lain.

3. Diskusikan penganggaran dan strategi sumber daya

Anggaran dan sumber daya proyek mungkin sulit untuk dijamin, dikelola, dan dialokasikan. Memiliki bagian khusus untuk strategi manajemen biaya dapat membantu anggota tim selama perencanaan proyek dan dalam situasi kontrol perubahan. 

Beberapa strategi yang mungkin Anda gunakan meliputi:

• Buat proposal anggaran terperinci selama perencanaan proyek

• Alokasikan sumber daya segera setelah Anda mengetahui apa yang harus Anda kerjakan

• Kurangi biaya kapan pun dan di mana pun memungkinkan

• Antisipasi perubahan proyek sebelum terjadi

Jika anggota tim tahu cara memprediksi biaya dan menahannya, mereka akan memiliki peluang lebih baik untuk membuat pemangku kepentingan senang.

Kiat: Gol utama dari bagian ini adalah untuk mendokumentasikan proses umum untuk menangani anggaran proyek dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. Saat Anda memimpin diskusi ini dengan tim, pastikan untuk memberi kesempatan kepada anggota tim untuk memberikan masukan.

4. Jelaskan alur kerja proyek

​​Alur Kerja adalah proses end-to-end yang membantu tim mencapai gol dengan menghubungkan orang yang tepat ke data yang tepat pada waktu yang tepat. Setelah disiapkan, alur kerja akan membantu mengatur informasi dengan cara yang tidak hanya dapat dipahami, tetapi juga dapat diulang.

Setiap alur kerja proyek dimulai dengan fase perencanaan proyek standar, yang mencakup tujuh langkah berikut:

1. Menentukan gol dan tujuan proyek

2. Tetapkan metrik keberhasilan

3. Perjelas pemangku kepentingan dan peran

4. Menetapkan anggaran

5. Selaraskan milestone dan hasil akhir

6. Buat linimasa dan jadwal

7. Bagikan rencana komunikasi

Meskipun setiap proyek mungkin sedikit berbeda berdasarkan fitur unik, Anda harus memiliki proses umum untuk membuat hasil akhir dan mencapai keberhasilan proyek. 

Kiat: Tim Anda mungkin memiliki lebih dari satu alur kerja, tergantung jumlah program atau aliran kerja yang Anda kelola. Untuk setiap alur kerja utama, pastikan anggota tim memahami proses yang luas—serta siapa yang harus didekati untuk pertanyaan spesifik. 

5. Tentukan versi kesuksesan Anda

Tim Anda harus memiliki cara umum untuk mengukur seperti apa kesuksesan proyek. Sebaiknya gunakan perpaduan cara objektif dan subjektif untuk mendefinisikan keberhasilan. Dengan begini, tim Anda tidak akan terjebak dalam rutinitas mengembangkan proyek tanpa mempertimbangkan semua perspektif terlebih dahulu. 

Untuk mengembangkan definisi kesuksesan spesifik tim, pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah Anda mendefinisikan keberhasilan proyek dengan membandingkan hasil proyek dengan tujuan proyek awal? 

• Apakah Anda menggunakan umpan balik dari pemangku kepentingan atau pelanggan untuk mengukur kesuksesan? 

• Apakah Anda memiliki pandangan yang lebih luas tentang keberhasilan berdasarkan tujuan tim?

Kiat: Pastikan gol Anda—bahkan gol subjektif Anda—mengikuti metodologi SMART. SMART adalah singkatan dari spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu. 

5. Tetapkan formulir komunikasi standar

Komunikasi tim sangat penting untuk keberhasilan proyek, tetapi tidak ada pendekatan yang cocok untuk semua orang dalam berkomunikasi dengan anggota tim. Meskipun rapat tatap muka atau virtual mungkin cocok untuk jenis komunikasi tim tertentu, membuat catatan tertulis juga dapat bermanfaat untuk diskusi proyek, yang memungkinkan detail mudah diingat dan ditinjau kembali saat diperlukan.

Untuk menetapkan formulir komunikasi standar tim, ajukan pertanyaan seperti:

• Bagaimana seharusnya anggota tim berkomunikasi saat mendiskusikan proyek? 

• Bagaimana seharusnya anggota tim berkomunikasi tentang masalah internal? 

• Di mana anggota tim harus berkomunikasi dengan klien, atau haruskah mereka menyampaikan informasi kepada Anda sehingga Anda dapat menangani komunikasi klien?

Kiat: Saat Anda menstandarkan komunikasi tim, luangkan waktu untuk membahas cara tim Anda berkomunikasi saat ini. Coba identifikasi area yang ingin Anda tingkatkan dan gunakan area ini sebagai titik awal untuk piagam tim.

6. Tetapkan aturan dasar dan langkah-langkah penyelesaian konflik

Tim Anda pasti akan berbeda pendapat. Faktanya, ketidaksepakatan adalah tanda kolaborasi yang kuat—karena ini berarti anggota tim Anda nyaman berbagi pendapat jujur dan menjadi diri mereka sendiri. Namun, meskipun perbedaan pendapat itu sendiri bukanlah hal yang buruk, penting untuk menetapkan serangkaian nilai dasar dan aturan dasar tim untuk mencegah perbedaan pendapat meningkat. 

Aturan tim tidak perlu panjang lebar; aturan hanya perlu menjadi hal yang dihargai tim Anda. Bekerja sama dengan anggota tim untuk bertukar pikiran tentang nilai-nilai tim terpenting dan membuat serangkaian aturan dasar. 

Contoh aturan dasar dalam piagam tim meliputi:

• Perlakukan semua orang dengan hormat.

• Selalu berasumsi bahwa niat orang lain positif.

• Perlakukan pelanggan, rekan kerja, dan manajer secara setara.

• Rayakan pencapaian satu sama lain.

• Hanya kritik yang membangun.

• Berlatihlah mendengarkan secara aktif.

Dengan serangkaian aturan dasar yang sederhana, Anda dapat mencegah konflik dan miskomunikasi. Jika terjadi konflik, memiliki strategi penyelesaian konflik dalam piagam tim dapat membantu anggota tim bergerak maju.

Contoh strategi penyelesaian konflik dalam piagam tim meliputi:

• Jangan biarkan masalah memburuk.

• Bedakan antara niat dan dampak

• Diskusikan konflik secara terbuka.

• Temukan solusi bersama.

Kiat: Ubah bagian piagam tim ini menjadi aktivitas kolaboratif dengan bertindak dalam situasi menantang di mana aturan dasar mungkin dilanggar. Latih strategi penyelesaian konflik untuk menemukan kesamaan dan pertimbangkan untuk menggunakan templat perjanjian kemitraan untuk meresmikan cara tim menangani perselisihan dan tanggung jawab. Seperti kebanyakan keterampilan lunak, penyelesaian konflik membutuhkan waktu, tetapi berlatih bersama membantu semua orang menjadi lebih baik.

7. Tinjau dan beri tanda tangan

Semua orang di tim harus memiliki pemahaman yang sama tentang hal yang harus dimasukkan dalam piagam tim. Bagikan dokumen secara digital dengan perangkat lunak manajemen kerja seperti Asana untuk memungkinkan orang lain mengakses dokumen dan melihat saat Anda membuat perubahan.

Kiat: Untuk menjaga persatuan tim dan memastikan semua orang tetap sepemahaman, distribusikan kembali piagam tim setiap kuartal dan minta anggota tim meninjaunya. Anda kemudian dapat mengadakan rapat dan mengundang semua orang untuk memberi saran atau mengusulkan perbaikan, memastikan dokumen tetap mutakhir.

Templat piagam tim (dan contoh)

Di sini, Anda akan melihat contoh piagam tim untuk tim pemasaran. Ini memungkinkan anggota tim untuk memvisualisasikan setiap bagian tanpa perlu menggulir teks panjang. Format ini juga memudahkan Anda menemukan dan memperbarui informasi sesuai kebutuhan. 

Piagam tim Anda kemungkinan akan memiliki lebih banyak detail daripada contoh ini, tetapi tetap dapat mudah dipahami dan diakses. Coba templat piagam tim gratis kami di bawah ini untuk memulai.

Jelaskan gol Anda dengan piagam tim

Dibutuhkan lebih dari kemampuan alami untuk menciptakan sinergi tim. Tim yang efektif mempertahankan nilai-nilai intinya dan berkolaborasi saat mengambil keputusan. Piagam tim dapat memastikan semua orang tetap terhubung dengan proses dan tujuan tim. 

Saat Anda mengintegrasikan piagam tim dengan perangkat lunak manajemen kerja seperti Asana, tim Anda dapat menunjukkan seberapa banyak yang dapat mereka capai bersama.