Templat piagam tim: Peta jalan untuk kesuksesan tim (beserta contoh)

Tim Anda seperti domino yang ditempatkan dengan cermat. Anda dapat menggabungkan dan mencocokkan serangkaian keterampilan untuk membangun sesuatu yang istimewa, tetapi ketika satu orang goyah, semua orang akan merasakannya. Tim membutuhkan sinergi positif untuk menghadapi tantangan dan menghasilkan hasil yang luar biasa. Salah satu cara untuk memicu sinergi adalah dengan piagam tim.

Piagam tim adalah referensi bersama yang menunjukkan kepada tim bahwa satu kesatuan lebih besar daripada individu. Dalam artikel ini, pelajari cara membuat piagam tim sehingga Anda dapat menetapkan visi bersama dan sumber kebenaran untuk tim.

Apa itu piagam tim?

Piagam tim adalah garis besar visual tentang prinsip dan cara kerja tim Anda. Dengan membuat dokumen gol, strategi, dan proses bersama, tim dapat memulai setiap proyek dengan satu suara. Piagam tim adalah proses kolaboratif dan dapat berfungsi sebagai sumber informasi terpusat. Piagam tim:

• Memberikan akuntabilitas untuk anggota tim

• Memberikan dokumen proses tim yang disesuaikan

• Menetapkan visi bersama untuk keberhasilan proyek

• Meningkatkan komunikasi antar anggota tim

• Memastikan semua anggota tim memahami cita-cita tim

Selain manfaat internal, piagam tim dapat menunjukkan tujuan tim Anda kepada seluruh perusahaan. Anda tidak hanya akan menyatakan tujuan Anda secara eksplisit di bagian dokumen, tetapi saat orang lain membaca dokumen secara keseluruhan, mereka akan memahami cara kerja tim secara kolektif. 

Apa yang termasuk dalam piagam tim?

​​Sebelum mempelajari cara membuat piagam tim, lihat elemen dasar templat piagam tim. Anda dapat memformat templat piagam tim dengan berbagai cara, mulai dari peta konsep hingga diagram alir.

• Misi dan tujuan: Nyatakan tujuan tim dan hal yang ingin dicapai secara kolektif. 

• Peran dan tanggung jawab: Buat daftar peran dan tanggung jawab anggota tim sehingga setiap orang dapat meninjau ekspektasi dari mereka dan orang lain.

• Anggaran dan sumber daya: Jelaskan cara tim menentukan anggaran proyek dan mengalokasikan sumber daya proyek. Buat daftar aturan universal untuk mengelola keuangan proyek.

• Proses kerja: Berikan ikhtisar langkah demi langkah tentang alur kerja proyek tim, dan pastikan semua orang di tim memahami proses ini.

• Penilaian kinerja: Jelaskan cara tim akan mengukur keberhasilan proyek secara objektif dan subjektif.

• Norma komunikasi: Identifikasi cara dan tempat anggota tim harus berkomunikasi satu sama lain dan apakah komunikasi harus berubah berdasarkan diskusi Anda.

• Aturan dan penyelesaian konflik: Buat daftar aturan dasar tentang cara anggota tim bekerja sama dan tawarkan strategi untuk menyelesaikan konflik saat terjadi.

• Tanda tangan: Sediakan area bagi anggota tim untuk menandatangani dokumen dan menetapkan akuntabilitas untuk informasi yang disajikan dan disepakati.

Cara membuat piagam tim

Sebagai manajer, Anda mungkin akan tahu informasi yang ingin disertakan dalam setiap bagian piagam tim, tetapi kolaborasi tim juga penting saat Anda menulis dokumen. Dengan melibatkan anggota tim selama prosesnya, Anda dapat membuat piagam tim yang akan digunakan bersama dengan bangga. Coba langkah-langkah di bawah ini untuk memandu Anda di sepanjang prosesnya.

1. Nyatakan tujuan tim Anda

Meskipun tim Anda mungkin mengerjakan beberapa proyek, kemungkinan ada program yang lebih besar yang menjelaskan pekerjaan Anda. Pertimbangkan pertanyaan ini untuk memulai piagam tim Anda: Bagaimana tim kita bekerja di dalam perusahaan? Ini akan membantu Anda menyatakan tujuan tim. 

Kiat: Tempatkan tujuan tim di bagian piagam tim yang didedikasikan untuk misi dan tujuan. Menemukan cara kreatif untuk menyatakan tujuan Anda dapat menjadi kesempatan untuk menjalin keakraban dalam tim. Minta tim Anda untuk melakukan curah pendapat terkait tujuan tim, dan tulis semua ide mereka. Kemudian, coba persempit tujuan tim menjadi satu kalimat—seperti pernyataan misi resmi untuk tim Anda. Beberapa tim juga menyebutnya "North Star".

2. Uraikan struktur tim

Mulai dengan peran pekerjaan peringkat tertinggi di tim Anda, uraikan struktur tim dan buat daftar tanggung jawab yang terkait dengan setiap peran. Bagian ini akan membantu memperkuat peran setiap anggota tim, sekaligus berfungsi sebagai referensi untuk membantu anggota tim memahami pekerjaan rekan kerja mereka. 

Bagian ini juga sangat membantu untuk kolaborasi lintas tim. Berdasarkan ukuran tim Anda dan seberapa baru anggota tim, semua orang mungkin tidak terbiasa dengan tugas pekerjaan orang lain. Saat Anda membagikan peran dan tanggung jawab setiap orang dalam piagam tim, Anda menciptakan sumber informasi terpusat yang dapat diakses anggota tim jika mereka memiliki pertanyaan. Kemudian, saat ada perubahan, Anda dapat dengan mudah memperbarui bagian ini jika peran beralih atau anggota tim baru bergabung.

Kiat: Untuk menguraikan struktur tim secara kolaboratif, pertimbangkan untuk mengubah bagian piagam tim ini menjadi aktivitas pembangunan tim. Kumpulkan anggota tim—secara virtual atau tatap muka—dan tantang semua orang untuk mempelajari nama, peran pekerjaan, dan tanggung jawab terkait satu sama lain.

3. Diskusikan strategi penganggaran dan sumber daya

Anggaran dan sumber daya proyek mungkin sulit untuk diamankan, dikelola, dan dialokasikan. Memiliki bagian khusus untuk strategi manajemen biaya dapat membantu anggota tim selama perencanaan proyek dan dalam situasi kontrol perubahan. 

Beberapa strategi yang dapat Anda gunakan meliputi:

• Buat proposal anggaran terperinci selama perencanaan proyek

• Alokasikan sumber daya segera setelah Anda mengetahui apa yang harus dikerjakan

• Mengurangi biaya kapan pun dan di mana pun memungkinkan

• Mengantisipasi perubahan proyek sebelum terjadi

Jika anggota tim tahu cara memprediksi biaya dan menekannya, mereka akan memiliki peluang lebih baik untuk membuat pemangku kepentingan senang.

Kiat: Gol utama dari Bagian ini adalah mendokumentasikan proses umum untuk menangani anggaran proyek dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. Saat Anda memimpin diskusi ini dengan tim, pastikan untuk memberi kesempatan kepada anggota tim untuk memberikan masukan.

4. Jelaskan alur kerja proyek

​​Alur Kerja adalah proses end-to-end yang membantu tim mencapai gol dengan menghubungkan orang yang tepat ke data yang tepat pada waktu yang tepat. Setelah disiapkan, **Alur Kerja** akan membantu mengatur informasi dengan cara yang tidak hanya dapat dipahami, tetapi juga dapat diulang.

Setiap alur kerja proyek dimulai dengan fase perencanaan proyek standar, yang mencakup tujuh langkah berikut:

1. Tentukan gol dan tujuan proyek

2. Tetapkan metrik keberhasilan

3. Perjelas pemangku kepentingan dan peran

4. Menetapkan anggaran

5. Menyelaraskan milestone dan hasil akhir

6. Menguraikan linimasa dan jadwal

7. Bagikan rencana komunikasi Anda

Meskipun setiap proyek mungkin sedikit berbeda berdasarkan fitur unik, Anda harus memiliki proses umum untuk membuat hasil akhir dan mencapai kesuksesan proyek. 

Kiat: Tim Anda mungkin memiliki lebih dari satu alur kerja, tergantung jumlah program atau aliran kerja yang Anda kelola. Untuk setiap alur kerja utama, pastikan anggota tim memahami proses yang luas—serta siapa yang harus didekati untuk pertanyaan tertentu. 

5. Tentukan versi kesuksesan Anda

Tim Anda harus memiliki cara umum untuk mengukur seperti apa kesuksesan proyek itu. Sebaiknya gunakan perpaduan cara objektif dan subjektif untuk menentukan kesuksesan. Dengan begitu, tim tidak akan terjebak dalam rutinitas mengembangkan proyek tanpa mempertimbangkan semua perspektif terlebih dahulu. 

Untuk mengembangkan definisi keberhasilan spesifik tim, pertimbangkan pertanyaan berikut:

• Apakah Anda mendefinisikan keberhasilan proyek dengan membandingkan hasil proyek dengan tujuan awal proyek? 

• Apakah Anda menggunakan umpan balik dari pemangku kepentingan atau pelanggan untuk mengukur kesuksesan? 

• Apakah Anda memiliki pandangan yang lebih luas tentang kesuksesan berdasarkan tujuan tim Anda?

Kiat: Pastikan gol Anda—bahkan gol subjektif—mengikuti metodologi SMART. SMART singkatan dari specific (spesifik), measurable (terukur), achievable (dapat dicapai), realistic (realistis), dan time-bound (terikat waktu). 

5. Tetapkan formulir standar komunikasi

Komunikasi tim sangat penting untuk keberhasilan proyek, tetapi tidak ada pendekatan satu ukuran untuk semua dalam berkomunikasi dengan anggota tim Anda. Meskipun rapat tatap muka atau virtual mungkin cocok untuk jenis komunikasi tim tertentu, menyimpan catatan tertulis juga dapat bermanfaat untuk diskusi proyek, memungkinkan detail mudah diingat dan ditinjau kembali saat diperlukan.

Untuk menetapkan formulir komunikasi standar tim, ajukan pertanyaan seperti:

• Bagaimana seharusnya anggota tim berkomunikasi saat membahas proyek? 

• Bagaimana seharusnya anggota tim berkomunikasi tentang hal-hal internal? 

• Di mana anggota tim harus berkomunikasi dengan klien, atau haruskah mereka menyampaikan informasi kepada Anda sehingga Anda dapat menangani komunikasi klien?

Kiat: Saat Anda menstandarkan komunikasi tim, luangkan waktu untuk membahas cara tim Anda berkomunikasi saat ini. Coba identifikasi area yang ingin Anda tingkatkan dan gunakan area ini sebagai titik awal untuk piagam tim Anda.

6. Tetapkan aturan dasar dan langkah-langkah penyelesaian konflik

Tim Anda pasti akan mengalami perbedaan pendapat. Faktanya, perbedaan pendapat adalah tanda kolaborasi yang kuat—karena ini berarti anggota tim Anda nyaman menyampaikan pendapat jujur dan menjadi diri mereka sendiri. Namun, meskipun perbedaan pendapat itu sendiri bukan hal buruk, sangat penting untuk menetapkan serangkaian nilai-nilai dasar tim dan aturan dasar guna mencegah perbedaan pendapat yang kian meningkat. 

Aturan tim tidak perlu panjang lebar; cukup hal-hal yang dihargai tim Anda. Bekerja sama dengan anggota tim untuk melakukan curah pendapat terkait nilai-nilai tim yang paling penting dan membuat serangkaian aturan dasar. 

Contoh aturan dasar dalam piagam tim meliputi:

• Perlakukan semua orang dengan hormat.

• Selalu berasumsi maksudnya positif.

• Perlakukan pelanggan, rekan kerja, dan manajer secara setara.

• Rayakan pencapaian satu sama lain.

• Hanya kritik yang membangun.

• Berlatih mendengarkan secara aktif.

Dengan serangkaian aturan dasar yang sederhana, Anda dapat mencegah konflik dan miskomunikasi. Jika terjadi konflik, memiliki strategi penyelesaian konflik dalam piagam tim dapat membantu anggota tim untuk bergerak maju.

Contoh strategi resolusi konflik dalam piagam tim meliputi:

• Jangan biarkan masalah memburuk.

• Bedakan antara maksud dan dampak

• Diskusikan konflik secara terbuka.

• Temukan solusi bersama.

Kiat: Ubah bagian piagam tim ini menjadi aktivitas kolaboratif dengan memeragakan situasi sulit yang mungkin melanggar aturan dasar. Praktikkan strategi penyelesaian konflik untuk menemukan kesamaan dan pertimbangkan untuk menggunakan templat perjanjian kemitraan untuk meresmikan cara tim menangani perselisihan dan tanggung jawab. Seperti kebanyakan keterampilan lunak, penyelesaian konflik membutuhkan waktu, tetapi berlatih bersama membantu semua orang untuk berkembang.

7. Tinjau dan setujui

Semua orang di tim harus memiliki pemahaman yang sama tentang hal yang harus disertakan dalam piagam tim. Bagikan dokumen secara digital dengan perangkat lunak manajemen kerja seperti Asana agar orang lain dapat mengakses dokumen dan melihat kapan Anda membuat perubahan.

Kiat: Untuk menjaga kesatuan tim dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama, distribusikan ulang piagam tim setiap kuartal dan minta anggota tim untuk meninjaunya. Kemudian, Anda dapat mengadakan rapat dan mengundang semua orang untuk menyarankan atau mengajukan peningkatan, memastikan dokumen selalu diperbarui.

Templat piagam tim (dan contoh)

Di sini, Anda akan melihat contoh piagam tim untuk tim pemasaran. Templat piagam tim kami membantu tim melihat setiap bagian tanpa harus menggulir blok teks yang panjang. Coba templat ini! Ini memudahkan Anda menemukan dan memperbarui informasi saat diperlukan.

Piagam tim Anda mungkin akan memiliki lebih banyak detail daripada contoh ini, tetapi tetap dapat dengan mudah dipahami dan diakses. Coba templat piagam tim gratis kami di bawah ini untuk memulai.

Perjelas gol Anda dengan piagam tim

Dibutuhkan lebih dari sekadar kecocokan alami untuk menciptakan sinergi tim. Tim yang efektif berpegang teguh pada nilai-nilai inti mereka dan berkolaborasi saat membuat keputusan. Piagam tim dapat memastikan semua orang tetap terhubung dengan proses dan tujuan tim. 

Saat mengintegrasikan piagam tim dengan perangkat lunak manajemen kerja seperti Asana, tim dapat menunjukkan seberapa banyak hal yang dapat mereka capai bersama.