Matriks Eisenhower: Cara memprioritaskan daftar tugas

Membuat daftar tugas merupakan langkah pertama untuk menyelesaikan pekerjaan. Tetapi, bagaimana Anda menentukan tugas yang harus ditangani dahulu jika tidak memiliki cukup waktu untuk melakukan semuanya dalam satu hari? Dengan prioritisasi yang efektif, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan memastikan tugas yang paling mendesak segera diperhatikan.

Matriks Eisenhower merupakan alat manajemen tugas yang membantu Anda membedakan antara tugas mendesak dan penting sehingga Anda dapat membuat alur kerja yang efisien. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara menyiapkan Matriks Eisenhower dan memberikan kiat untuk prioritisasi tugas.

Apa itu Matriks Eisenhower?

Matriks Eisenhower adalah cara mengatur tugas berdasarkan urgensi dan kepentingan sehingga Anda dapat secara efektif memprioritaskan pekerjaan yang paling penting. 

Dwight D. Eisenhower, Presiden Amerika Serikat ke-34 dan jenderal bintang lima selama Perang Dunia II, mengajukan gagasan yang kemudian berkembang menjadi Matriks Eisenhower. Dalam pidatonya pada 1954, Eisenhower tanpa menyebutkan nama mengutip seorang rektor universitas, yang mengatakan, “Saya punya dua jenis masalah, yang mendesak dan yang penting. Yang mendesak itu tidak penting, dan yang penting itu tidak pernah mendesak.”

Stephen Covey, penulis buku The 7 Habits of Highly Effective People, mengutip kata-kata Eisenhower dan menggunakannya untuk mengembangkan alat manajemen tugas yang sekarang populer dikenal sebagai Matriks Eisenhower. 

Matriks Eisenhower juga dikenal sebagai matriks manajemen waktu, Kotak Eisenhower, dan matriks penting-mendesak. Alat ini membantu Anda membagi tugas ke dalam empat kategori: tugas yang akan dikerjakan dahulu, tugas yang akan dijadwalkan untuk nanti, tugas yang akan didelegasikan, dan tugas yang akan dihapus.

Cara membedakan tugas mendesak dari tugas penting

Mendesak dan penting mungkin tampak seperti kata yang mirip, tetapi ketika menganalisisnya dalam kaitannya dengan prinsip Eisenhower, perbedaan antara keduanya sangat signifikan. Membedakan antara mendesak dan penting dalam Matriks Eisenhower dapat membantu Anda mengidentifikasi tugas yang harus dilakukan dan tugas yang mungkin lebih baik ditangani oleh anggota tim lainnya. 

Tugas mendesak perlu segera diperhatikan. Ketika ada sesuatu yang mendesak, itu harus dilakukan sekarang, dan ada konsekuensi yang jelas jika Anda tidak menyelesaikan tugas-tugas ini dalam rentang waktu tertentu. Ini tugas yang tidak dapat Anda hindari, dan semakin lama menunda tugas ini, semakin banyak tekanan yang mungkin dialami, yang dapat menyebabkan burnout.

Contoh tugas mendesak dapat mencakup:

• Menyelesaikan proyek dengan tenggat mepet

• Menangani permintaan mendesak dari klien

• Memperbaiki pipa rusak di apartemen Anda

Tugas penting mungkin tidak perlu segera diperhatikan, tetapi tugas ini membantu Anda mencapai gol jangka panjang. Hanya karena tugas ini kurang mendesak, bukan berarti tugas ini tidak penting. Anda harus merencanakan tugas ini dengan cermat sehingga dapat menggunakan sumber daya secara efisien. 

Contoh tugas penting dapat mencakup:

• Merencanakan proyek jangka panjang

• Membangun jaringan relasi profesional untuk membangun basis klien

• Tugas rutin dan proyek pemeliharaan

Setelah mengetahui cara membedakan tugas mendesak dari tugas penting, Anda dapat mulai memisahkan tugas-tugas ke dalam empat kuadran Matriks Eisenhower. 

Empat kuadran Matriks Eisenhower

Daftar tugas yang panjang dapat terasa melelahkan, tetapi gol Matriks Eisenhower melihat satu per satu tugas dan memisahkannya menurut kuadran. Setelah Anda dapat melihat tugas dalam kategori yang ditentukan, Anda akan dapat menjadwalkannya  dan menyelesaikan pekerjaan yang paling penting. 

Kuadran 1: Do (Kerjakan)

Kuadran satu adalah kuadran “kerjakan”, dan di sinilah Anda akan menempatkan semua tugas yang mendesak dan penting. Ketika Anda melihat tugas di daftar tugas yang harus dikerjakan sekarang, memiliki konsekuensi yang jelas, dan memengaruhi gol jangka panjang, tempatkan di kuadran ini. 

Seharusnya tidak ada pertanyaan terkait tugas yang termasuk dalam kuadran ini, karena tugas ini yang pertama kali muncul di benak Anda dan kemungkinan paling membuat tertekan. 

Kuadran 2: Schedule (Jadwalkan)

Kuadran dua adalah kuadran “jadwalkan”, dan di sinilah Anda akan menempatkan semua tugas yang tidak mendesak tetapi tetap penting. Karena tugas-tugas ini memengaruhi gol jangka panjang tetapi tidak perlu segera dilakukan, Anda dapat menjadwalkan tugas-tugas ini untuk dikerjakan nanti. 

Anda dapat menangani tugas ini tepat setelah menangani tugas di kuadran satu. Anda dapat menggunakan berbagai kiat manajemen waktu untuk membantu menyelesaikan tugas di kuadran ini. Beberapa strategi yang berguna, yakni prinsip Pareto atau metode Pomodoro. 

Kuadran 3: Delegasikan

Kuadran tiga adalah kuadran “delegasikan”, dan di sinilah Anda akan menempatkan semua tugas yang mendesak tetapi tidak penting. Tugas-tugas ini harus diselesaikan sekarang, tetapi itu tidak memengaruhi gol jangka panjang. 

Karena tidak memiliki keterikatan pribadi dengan tugas-tugas ini dan mungkin tidak memerlukan keahlian khusus untuk menyelesaikannya, Anda dapat mendelegasikan tugas-tugas ini kepada anggota tim yang lain. Mendelegasikan tugas adalah salah satu cara paling efisien untuk mengelola beban kerja dan memberi tim kesempatan untuk mengembangkan keahlian mereka.

Kuadran 4: Delete (Hapus)

Setelah menyelesaikan daftar tugas dan menambahkan tugas ke tiga kuadran pertama, Anda akan melihat bahwa ada beberapa tugas yang tersisa. Tugas yang tersisa adalah tugas yang tidak mendesak atau penting. 

Gangguan yang tidak penting dan tidak mendesak ini hanya menghalangi Anda mencapai gol. Tempatkan item yang tersisa ini pada daftar tugas di kuadran keempat, yakni kuadran "hapus". 

4 kiat untuk memprioritaskan tugas Anda

Cara terbaik untuk memahami perbedaan antara urgensi dan kepentingan adalah dengan menggunakan Matriks Eisenhower, tetapi Anda mungkin masih kesulitan untuk memprioritaskan tugas. Berikut beberapa kiat yang dapat membantu menentukan prioritisasi saat Anda menyortir tugas di setiap kuadran.  

1. Beri kode warna tugas Anda

Beri kode warna tugas adalah taktik yang dapat membantu Anda memvisualisasikan item berprioritas tinggi. Ketika Anda melihat alat daftar tugas, coba beri tugas empat warna berdasarkan tingkat prioritas. Gunakan kode warna tersebut sebagai berikut:

• Hijau = Item berprioritas tertinggi

• Kuning = Prioritas tertinggi kedua

• Biru = Prioritas tertinggi ketiga

• Merah = Bukan prioritas

Setelah Anda memberi label tugas berdasarkan warna, warna-warna ini akan langsung diterjemahkan ke Matriks Eisenhower. Tugas hijau adalah tugas "dikerjakan" di kuadran satu. Tugas kuning adalah tugas "dijadwalkan" di kuadran dua. Tugas biru adalah tugas "didelegasikan" di kuadran tiga, dan tugas merah adalah tugas "dihapus" di kuadran empat.

2. Batasi tugas menjadi 10 per kuadran

Bahkan jika Anda memiliki banyak tugas di daftar tugas, cobalah untuk membatasi tugas menjadi 10 item per kuadran. Ini akan menjaga Matriks Eisenhower agar tidak berantakan dan berlebihan. 

Anda dapat membuat banyak matriks, tetapi membatasi daftar tugas ke item tindakan yang diperlukan akan memastikan Anda memulai proses prioritisasi tanpa membuang waktu.

3. Buat daftar tugas pribadi dan profesional

Cara lain untuk membatasi jumlah item pada Matriks Eisenhower adalah dengan membuat matriks terpisah untuk daftar tugas pribadi dan profesional. 

Pekerjaan dan tugas pribadi memerlukan linimasa, sumber daya, dan metode yang berbeda, serta kemungkinan besar akan membutuhkan proses pemikiran yang berbeda juga. Untuk mengelola gol pribadi dan profesional secara efektif, Anda harus membagi dan menyelesaikannya. 

4. Eliminasi, lalu prioritaskan

Pertama-tama, hapus tugas yang tidak perlu untuk dapat memprioritaskan secara efektif. Dengan strategi ini, Anda akan menangani kuadran empat sebelum pindah ke kuadran satu, dua, dan tiga. 

Saat melihat sekilas daftar tugas, periksa item yang sudah Anda tulis yang seharusnya tidak ada di situ. 

Pada kenyataanya, 60% waktu kita di tempat kerja dihabiskan untuk kerja tentang kerja, seperti membagikan persetujuan status atau menindaklanjuti informasi. Jika Anda dapat dengan cepat menghapus item, lanjutkan dan lakukan itu. Ini akan mempercepat proses prioritisasi, dan kemungkinan besar akan kembali ke langkah ini di akhir proses.

Contoh Matriks Eisenhower

Untuk dapat lebih memahami tentang tugas yang harus ditempatkan di setiap kuadran Matriks Eisenhower, kami akan melanjutkan dengan memberikan beberapa contoh untuk Anda di sini.

Contoh tugas yang dapat Anda masukkan dalam kuadran 1:

• Menulis postingan blog dengan tenggat besok

• Menyelesaikan proposal proyek

• Membalas email klien

Contoh tugas yang dapat dimasukkan ke kuadran 2:

• Mendaftar kursus pengembangan profesional

• Menghadiri acara jaringan relasi

• Tambahkan peningkatan ke proyek pribadi

Contoh tugas yang dapat dimasukkan ke kuadran 3:

• Mengunggah postingan blog

• Mentranskripsikan catatan rapat

• Membalas email non-klien

Contoh tugas yang dapat dimasukkan ke kuadran 4:

• Kerja tentang kerja

• Menghadiri rapat status

• Membagikan persetujuan status

Ingat bahwa sebaiknya Anda memiliki matriks terpisah untuk pekerjaan dan kehidupan pribadi sehingga dapat menangani daftar tugas menggunakan metode yang paling sesuai dengan waktu dan tempatnya.

Buat Matriks Eisenhower Anda dengan alat manajemen tugas

Menyortir daftar tugas adalah bagian tersulit dari Matriks Eisenhower, tetapi dengan automasi, Anda tidak perlu lagi melakukan langkah ini secara manual.

Gunakan perangkat lunak manajemen tugas untuk menentukan tugas berprioritas tertinggi. Dengan manajemen tugas, Anda dapat mengategorikan, memberi kode warna, dan mendelegasikan tugas ke tim. Tingkatkan produktivitas dengan Matriks Eisenhower sehingga Anda dapat mencapai gol dalam waktu yang lebih singkat.