16 kiat etiket bisnis untuk setiap profesional yang bekerja

Orang-orang di dunia bisnis memiliki ekspektasi yang berbeda tentang kontak mata, bahasa tubuh, aturan berpakaian, dan etiket makan, dan lain-lain. Meskipun banyak perusahaan telah beralih ke budaya yang lebih santai, memahami etiket bisnis yang tepat dapat sangat membantu. Dalam bagian ini, kami akan menjelaskan apa itu etiket bisnis dan beberapa aturan dasar yang perlu Anda ketahui. 

Apa itu etiket bisnis?

Etiket bisnis adalah jenis perilaku yang diharapkan untuk diikuti anggota tim guna menegakkan citra perusahaan dan saling menghormati. Etiket bisnis dapat bervariasi dari satu budaya ke budaya lainnya, tetapi ketika semua orang memahami dan mengikuti serangkaian standar tertentu, hal ini dapat menciptakan rasa kebersamaan. 

Etiket bisnis terkadang tidak diungkapkan, tetapi sering kali, anggota tim akan menyepakati aturan dasar sehingga semua orang menunjukkan citra yang sama. Ketika anggota tim mengikuti etiket bisnis, ini akan membangun komunikasi yang efektif di tempat kerja. 

Tidak ada lagi sekat: Mengoptimalkan struktur organisasi Anda untuk kolaborasi lintas tim yang lebih kuat

Dalam ebook ini, pelajari cara menyusun organisasi Anda untuk mencegah sekat, bekerja lebih cepat, dan tetap selaras dalam menghadapi perubahan.

Dapatkan wawasan

5 dasar etiket bisnis

Dasar-dasar etiket bisnis bervariasi dari satu budaya ke budaya lainnya, dan memahami etiket bisnis mungkin terasa menakutkan jika Anda bekerja untuk perusahaan dengan budaya yang berbeda dari budaya tempat Anda dibesarkan. Namun, ada beberapa konstanta universal yang dapat membantu Anda mematuhi status quo saat mempelajari dinamika grup dan norma tim tertentu di perusahaan Anda. 

Lima etiket bisnis penting ini dapat membantu Anda membuat kesan pertama yang baik dan menunjukkan rasa hormat kepada anggota tim Anda. 

1. Tepat waktu

Baik menghadiri wawancara atau rapat standup harian, datang tepat waktu di lingkungan kerja menunjukkan bahwa Anda menghormati jadwal semua orang. Jika ketepatan waktu bukanlah sesuatu yang Anda prioritaskan sebelumnya, pelajari kembali beberapa kiat manajemen waktu untuk menjaga agar Anda tetap tertata dan mengetahui daftar tugas Anda. 

Ada nuansa untuk menepati waktu—beberapa budaya beroperasi pada sistem yang sedikit terlambat untuk segala hal. Namun, jika ragu, hadir tepat waktu dan sesuaikan dari sana jika perlu.

2. Kenali tim Anda

Mengakui orang lain adalah etiket bisnis yang tepat untuk lingkungan kerja kasual dan formal. Ketika seseorang masuk ke ruangan saat makan malam atau rapat bisnis, sapa dan ucapkan halo dengan tepat—baik dengan berjabat tangan atau mengikuti adat budaya lainnya. 

Aturan yang sama berlaku jika Anda bekerja dari Beranda dan menghadiri rapat Zoom harian. Anda mungkin tidak diharuskan tampil di depan kamera di setiap rapat bisnis, tetapi berbicara dan meluangkan waktu untuk mengapresiasi anggota tim Anda dapat memberi tahu semua orang bahwa Anda mendengarkan dan membuat orang lain merasa diperhatikan. 

3. Berpakaian dengan sopan

Berpakaian dengan tepat bersifat subjektif dan akan bergantung pada apakah Anda bekerja di kantor atau dari Beranda. Beberapa perusahaan yang bekerja di kantor setiap hari akan mengharapkan semua orang mengenakan pakaian kasual bisnis karena sebagian besar pekerjaan melibatkan pertemuan langsung dengan pemangku kepentingan atau klien. Perusahaan lain yang bekerja di lingkungan hybrid mungkin mendorong anggota tim untuk berpakaian kasual agar merasa nyaman dan produktif. 

Jika Anda tidak yakin tentang pakaian business yang sesuai, mintalah kiat kepada manajer atau atasan Anda. Merasa tidak yakin adalah hal yang lumrah jika Anda baru saja memulai pekerjaan baru, tetapi jangan takut untuk mengirim email singkat sebelum hari pertama Anda untuk mengetahui kebijakan kantor. Atau, pikirkan kembali wawancara Anda dan cobalah mengingat apa yang dikenakan semua orang sehingga Anda dapat berpakaian sesuai dengan itu. 

4. Hargai ruang bersama

Meskipun bekerja dari jarak jauh, Anda mungkin sesekali pergi ke kantor atau berbagi ruang virtual dengan anggota tim. Ruang kantor yang mungkin Anda gunakan bersama anggota tim meliputi dapur, kamar mandi, ruang printer dan fotokopi, serta area lounge. Ruang virtual yang mungkin Anda gunakan bersama mencakup folder Google Drive dan perangkat lunak manajemen proyek. 

Cara Anda memperlakukan ruang bersama akan mencerminkan Anda sebagai seorang profesional. Jadi, Anda harus memberi label dengan benar, tetap tertata, dan menghormati orang lain yang juga menggunakan ruang ini. Etiket Business berlaku untuk ruang bersama, baik saat Anda membersihkan sendiri secara fisik atau mengikuti proses perusahaan secara online.

5. Bangun kecerdasan emosional

Kecerdasan emosional adalah kemampuan untuk mengenali, mengatur, dan memahami emosi dalam diri sendiri dan orang lain. Keterampilan kecerdasan emosional yang efektif dapat membantu Anda berempati dengan anggota tim dan mengatasi tantangan. Meskipun kecerdasan emosional bukanlah aturan langsung dari etiket bisnis, hal ini akan membantu Anda di tempat kerja, apa pun konflik yang muncul. 

Misalnya, bayangkan Anda terlambat mengerjakan pekerjaan dan atasan Anda tiba-tiba menambahkan proyek besar yang sensitif terhadap waktu ke daftar tugas Anda. Dengan keterampilan kecerdasan emosional, Anda dapat berbicara dengan manajer untuk memahami prioritas relatif pekerjaan tersebut. Karena Anda sudah terlambat, Anda dapat mengungkapkan kekhawatiran terkait pekerjaan berlebihan dan bekerja sama dengan manajer untuk menemukan solusi terkait pekerjaan yang dapat Anda deprioritaskan atau Tugas yang kurang penting yang dapat Anda delegasikan.

Tidak ada lagi sekat: Mengoptimalkan struktur organisasi Anda untuk kolaborasi lintas tim yang lebih kuat

Dalam ebook ini, pelajari cara menyusun organisasi Anda untuk mencegah sekat, bekerja lebih cepat, dan tetap selaras dalam menghadapi perubahan.

Dapatkan wawasan

Etiket bisnis untuk pekerja jarak jauh

Dengan transisi ke tim yang makin virtual, definisi dan praktik etiket bisnis telah berubah. Secara langsung, Anda mungkin perlu menjabat tangan dengan sopan dan mengenakan pakaian yang sesuai, tetapi saat bekerja dari jarak jauh, Anda harus mengetahui dasar-dasar etiket email, telepon, dan video.

Etika komunikasi tim dan email

Menulis email atau berkomunikasi dengan tim melalui alat seperti Slack atau  Asana tampaknya cukup sederhana, tetapi komunikasi profesional online berbeda dengan komunikasi pribadi. Pertimbangkan kiat di bawah ini untuk email dan etiket online yang tepat.

• Koreksi: Mengoreksi email Anda adalah aturan praktis yang tidak boleh Anda abaikan. Meskipun email atau platform manajemen proyek Anda mungkin memiliki alat bawaan untuk memeriksa ulang, Anda juga harus memeriksa email sebelum mengirimkannya, untuk berjaga-jaga.

• Bersikap sopan dan profesional: Meskipun Anda tidak berbicara secara langsung dengan penerima email, nada suara Anda akan terlihat dalam kata-kata Anda. Anda harus bersikap sopan dan profesional dalam salinan Anda. Misalnya, Anda dapat menggunakan frasa optimis seperti: "Saya harap Anda... terima kasih atas... sekadar pengingat ramah... mohon beri tahu saya... menantikan kabar dari Anda."

• Tanggapi tepat waktu: Setiap kali anggota tim atau klien lain menghubungi Anda, mereka melakukannya karena suatu alasan. Etika komunikasi tim dan email yang tepat berarti menanggapi orang secara tepat waktu, bahkan jika itu berarti menyiapkan tanggapan otomatis saat Anda tidak di kantor. Meskipun Anda tidak perlu menanggapi dalam hitungan menit, usahakan untuk menanggapi dalam satu atau dua hari kerja.

• Sampaikan dengan singkat: Menulis email yang singkat dapat menyampaikan maksud Anda dengan cepat dan menghemat waktu pembaca. Jika Anda menyembunyikan tujuan utama pesan dalam email yang panjang, pembaca mungkin tidak akan merespons seperti yang Anda harapkan. 

Ingatlah bahwa penerima email atau konten online Anda mungkin berbeda. Misalnya, jika Anda berkomunikasi dengan anggota tim lainnya melalui Asana dan Slack, Anda dapat menulis dengan nada yang lebih santai, sedangkan email klien harus lebih formal.

Etiket telepon

Komunikasi bisnis sering kali dilakukan melalui panggilan telepon. Saat berbicara dengan klien atau mitra bisnis di telepon, pertimbangkan cara berikut untuk menjunjung etiket bisnis. 

• Jangan menelepon tanpa pemberitahuan: Setiap orang di dunia bisnis memiliki jadwal yang harus diikuti, baik mereka bekerja dengan jadwal proyek yang ketat atau mencoba memprioritaskan beban kerja yang berat. Saat Anda perlu berbicara dengan seseorang melalui telepon, kirimkan email terlebih dahulu untuk menjadwalkan panggilan Anda. Menelepon tanpa pemberitahuan dapat dianggap sebagai perilaku buruk karena penerima panggilan mungkin tidak siap berbicara dengan Anda. 

• Gunakan nada bicara dan kejelasan yang wajar: Nada bicara Anda penting saat melakukan panggilan telepon kerja. Anda harus menjaga nada bicara yang sopan saat berbicara dengan anggota tim atau klien dan juga memperhatikan volume dan kejelasan Anda. Jika Anda berbicara terlalu keras atau bergumam saat melakukan panggilan profesional, penerima mungkin tidak menerima pesan Anda seperti yang Anda harapkan. Nada bicara dan komunikasi juga dapat bervariasi berdasarkan budaya, jadi pertimbangkan kecerdasan budaya saat berbicara di telepon.

• Sampaikan pesan dengan segera: Sama seperti email kerja, Anda harus segera menanggapi pesan suara kerja. Anda mungkin menerima email dari anggota tim atau klien yang meminta untuk menjadwalkan panggilan telepon. Tanggapi email ini dengan cepat dengan menyebutkan waktu terbaik yang tersedia untuk berbicara di telepon. 

• Buat pesan suara profesional: Membuat pesan suara profesional saat Anda tidak bisa dihubungi adalah etiket bisnis yang tepat karena memungkinkan orang mengetahui siapa Anda, apa yang Anda lakukan, dan bahwa Anda tidak bisa dihubungi. Mereka kemudian dapat meninggalkan pesan yang menjelaskan alasan mereka menelepon. 

Etiket video

Video adalah salah satu cara paling populer bagi pekerja jarak jauh untuk terhubung. Dengan metode komunikasi ini, Anda bisa berbicara dengan banyak anggota tim secara real-time. Artinya, ada beberapa dasar etiket video yang harus Anda ketahui. 

• Matikan suara Anda: Salah satu masalah terbesar yang dihadapi anggota tim dalam panggilan video adalah kebisingan latar belakang yang berasal dari mereka yang tidak berbicara. Masalah ini memiliki solusi sederhana: bisukan diri Anda saat Anda bukan pembicara. Mematikan mikrofon akan memastikan mikrofon Anda tidak mengeluarkan suara sehingga orang lain dapat memperoleh perhatian penuh dari ruang virtual. 

• Libatkan tubuh Anda: Saat melakukan panggilan video, orang lain dapat melihat cara Anda berinteraksi secara nonverbal dengan pembicara. Jika Anda melihat ke bawah atau terlalu santai di kursi, Anda dapat mengirim pesan bahwa Anda tidak tertarik dengan percakapan tersebut. Duduk tegak, tampak waspada, dan menggunakan komunikasi nonverbal untuk menunjukkan bahwa Anda terlibat akan memberi tahu pembicara bahwa Anda memperhatikan.

• Jangan menyela: Menginterupsi seseorang saat panggilan video dapat sangat mengganggu. Teknologi tidak selalu dapat mengikuti banyak orang yang mencoba berbicara dalam panggilan video, sehingga gangguan dapat menyebabkan kesalahan dan kebingungan bagi semua orang yang terlibat. 

• Berpakaian dengan sopan: Panggilan video mungkin hanya menampilkan pakaian Anda dari pinggang ke atas, tetapi tetap penting untuk berpakaian sopan. Pakaian Anda untuk panggilan video harus mengikuti aturan berpakaian perusahaan Anda. Pertimbangkan juga kebersihan pribadi Anda saat berada di depan kamera. 

Bekerja dari rumah membuat Anda lebih jarang berinteraksi dengan anggota tim dan klien secara langsung, tetapi jangan lupa bahwa interaksi virtual masih meninggalkan kesan yang berkesan. Jika ragu, lakukan interaksi ini dengan etiket dan kehati-hatian Business yang sama seperti yang Anda lakukan untuk percakapan tatap muka.

Tingkatkan komunikasi tim dengan etiket bisnis

Gol etiket bisnis adalah untuk menampilkan citra perusahaan yang bersatu, menumbuhkan rasa saling menghormati bagi anggota tim, dan meningkatkan komunikasi di tempat kerja. Saat tim berkomunikasi secara efektif, mereka melakukan pekerjaan yang lebih baik. 

Komunikasi yang efektif tidak berhenti di situ. Menggunakan perangkat lunak dapat membantu tim Anda bekerja sama untuk memenuhi batas waktu dan mencapai gol. Dengan perangkat lunak komunikasi tim, Anda dapat memfasilitasi komunikasi yang lebih baik antaranggota tim dengan memastikan semua orang menerima informasi yang tepat pada waktu yang tepat. 

Tidak ada lagi sekat: Mengoptimalkan struktur organisasi Anda untuk kolaborasi lintas tim yang lebih kuat

Dalam ebook ini, pelajari cara menyusun organisasi Anda untuk mencegah sekat, bekerja lebih cepat, dan tetap selaras dalam menghadapi perubahan.

Dapatkan wawasan