Cara mengadakan rapat stand-up yang lebih efektif

Jika Anda berada di tim pengembangan perangkat lunak, kemungkinan besar Anda pernah menghadiri rapat stand-up. Rapat stand-up, yang umum dalam metodologi Agile, adalah cara cepat bagi anggota tim untuk membagikan pembaruan atau berkomunikasi dengan anggota tim lainnya.

Namun, rapat stand-up tidak terbatas pada tim pengembangan perangkat lunak. Rapat ini dapat bermanfaat bagi tim yang ingin membagikan pembaruan dengan cepat untuk memastikan anggota tim memiliki pemahaman yang sama. Baik Anda mengadakan rapat di ruang konferensi atau memiliki anggota tim yang tersebar di berbagai zona waktu, pelajari cara menjalankan rapat stand-up yang efektif dengan mudah.

Apa itu rapat stand-up?

Rapat stand-up adalah rapat singkat yang umum digunakan oleh tim yang menjalankan Agile atau Scrum—meskipun tim mana pun dapat menerapkan jenis rapat ini. Selama rapat stand-up, anggota tim bergantian membahas tiga pertanyaan utama:

• Apa yang Anda capai kemarin?

• Apa yang akan Anda kerjakan hari ini?

• Adakah hal yang menghalangi Anda dari pekerjaan yang sedang Anda kerjakan?

Bergantung pada jenis metodologi yang digunakan tim, rapat stand-up ini dapat berlangsung dari lima menit hingga 15 menit. Praktik terbaik Agile menyatakan bahwa rapat ini tidak boleh memakan waktu lebih dari 15 menit. Alasan batas waktu yang ketat adalah agar semua orang dapat menyampaikan pembaruan dengan cepat tanpa menghabiskan terlalu banyak waktu. 

Manfaat rapat stand-up

Rapat stand-up membantu tim pengembangan menghilangkan penghambat dan mengungkap hal yang perlu dilakukan setiap hari. Rapat ini juga dapat memberikan indikator yang jelas tentang progres proyek. Misalnya, jika tim Anda menggunakan alat manajemen proyek Kanban, anggota tim memindahkan kartu di Papan Kanban untuk menunjukkan di tahap mana tugas berada. Selama rapat stand-up harian, Anda dapat dengan mudah melihat progres yang terjadi saat kartu berpindah dari satu tahap ke tahap berikutnya. 

Meskipun metodologi Agile lebih menyukai rapat tatap muka, Anda tidak perlu mengadakan rapat stand-up harian secara tatap muka. Dengan perangkat lunak konferensi video seperti Zoom, pegawai jarak jauh dapat dengan mudah menghadiri rapat stand-up secara virtual.

6 langkah untuk rapat stand-up yang lebih efektif

Ada enam langkah mudah untuk menjalankan rapat stand-up yang lancar. Terlepas dari frekuensi pertemuan tim atau metodologi manajemen proyek yang digunakan tim, berikut beberapa kiat untuk membuat rapat stand-up menjadi cepat dan efektif.

1. Tentukan waktu dan selalu patuhi waktu tersebut

Komitmen dan konsistensi adalah komponen utama dari metodologi Agile. Nilai-nilai ini juga berlaku untuk rapat stand-up harian. Rapat stand-up harus dilakukan pada waktu yang sama setiap hari di tempat yang sama dan harus diprioritaskan dibandingkan rapat lainnya. Menjaga konsistensi rapat memudahkan semua orang untuk hadir, dan penting bagi semua orang untuk hadir sehingga seluruh tim memiliki pemahaman yang sama.

2. Pastikan semua anggota tim berpartisipasi

Rapat stand-up hanya efektif jika seluruh tim hadir. Itu berarti seluruh tim harus hadir di setiap rapat stand-up. Jika anggota tim membagikan pembaruan dan meninggalkan rapat, rapat tidak akan efektif karena orang tersebut tidak akan mendengar jika ia dapat membantu rekan tim lain dengan apa yang mereka lakukan hari itu. 

Golnya di sini adalah untuk tetap terhubung dengan tim Anda, baik secara fisik maupun mental. Karena metodologi Agile menghargai percakapan dan komunikasi tatap muka, stand-up harian ini adalah cara penting untuk terhubung dengan anggota tim lainnya. Praktik terbaik yang harus diikuti adalah memulai dan mengakhiri rapat bersama-sama.

3. Tetapkan pemimpin yang jelas

Pemimpin rapat stand-up bertanggung jawab memoderasi rapat dan memastikan bahwa rapat stand-up berjalan sesuai harapan—singkat dan efektif. Ini bisa berarti apa saja, mulai dari pembaruan status pengotakan waktu sehingga tetap singkat, mengelola rapat gaya round robin, atau melakukan roll call untuk stand-up konferensi video, bukan rapat tatap muka.

Orang yang menjalankan rapat stand-up akan bergantung pada jenis metodologi Agile yang Anda gunakan. Jika tim Anda menggunakan Scrum, master Scrum memimpin rapat scrum harian. Dalam formulir manajemen proyek lainnya, manajer produk atau manajer proyek lainnya akan memfasilitasi rapat stand-up.

4. Buat tetap singkat

Seperti yang disebutkan sebelumnya, rapat stand-up tidak boleh memakan waktu lebih dari 15 menit. Jika tim Anda besar, Anda mungkin menggunakan seluruh 15 menit. Jika Anda membutuhkan lebih dari 15 menit untuk membahas pembaruan status harian semua orang, tim Anda mungkin terlalu besar.

5. Tentukan tujuan dengan jelas

Setiap anggota tim harus tahu persis untuk apa stand-up, dan bagaimana mereka harus menyusun pembaruan tim mereka. Jika ada anggota tim baru, tidak apa-apa untuk mengizinkannya mengamati sejak awal. Akhirnya, mereka akan terbiasa dan membagikan pembaruan dengan semua orang. 

Setiap orang harus membagikan tiga hal yang sama. Hal lain dapat menjadi informasi yang tidak relevan. Pemimpin stand-up Anda bertanggung jawab memoderasi percakapan dan memajukan pembicaraan jika perlu.

6. Percakapan sampingan

Anggota tim kerap mencoba menyelesaikan beberapa masalah selama rapat stand-up. Sebaliknya, diskusikan percakapan seperti ini setelah rapat. Buat catatan tentang masalah tersebut, lalu biarkan orang berikutnya membagikan pembaruan statusnya. 

Setelah rapat stand-up selesai, individu-individu yang ingin menyelesaikan masalah dapat bertemu untuk mencoba menyelesaikan masalah tersebut.

Kesalahan umum rapat stand-up

Jika anggota tim sudah bekerja sama dalam waktu yang lama, rapat stand-up dapat mulai terasa monoton. Berikut beberapa kesalahan umum yang terjadi dalam rapat stand-up dan cara mencegahnya agar tidak terasa (dan menjadi) terlalu berulang. 

Rapat berubah menjadi rapat status umum

Semua orang yang berada dalam rapat stand-up tim harus bekerja sama secara erat. Jika anggota tim Anda memberikan pembaruan status yang tidak relevan dengan pekerjaan yang sudah mereka lakukan, itu menjadi rapat pembaruan status umum. Ini bukan penggunaan waktu yang efektif untuk semua orang. 

Jika ini terjadi, manajer proyek harus membagi tim menjadi beberapa huddle. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan memisahkan tim berdasarkan pekerjaan yang sedang mereka kerjakan. Mereka yang bekerja sama lebih erat harus berada dalam huddle yang sama. Dengan begitu, semua informasi yang dibagikan relevan untuk semua orang. 

Rapat menjadi terlalu panjang

Ingatlah untuk membuat rapat stand-up tetap singkat. Intinya, rapat harus cepat dan mudah. Jika rapat Anda berlangsung lebih dari 15 menit, itu tandanya Anda perlu mengubah beberapa hal. Fasilitator tim harus membantu anggota tim fokus pada tiga poin utama, dan jika mereka mulai membahas hal lain, mintalah mereka secara sopan untuk membahasnya di percakapan lain.

Anggota tim tidak mengidentifikasi hambatan

Salah satu alasan utama tim pengembangan mengadakan rapat stand-up adalah untuk mengidentifikasi pemblokir yang menghambat pekerjaan. Jika anggota tim tidak mengungkapkan masalah apa pun, masalah ini dapat menyebar ke anggota tim lainnya. Sering kali, pekerjaan satu anggota tim akan bergantung pada pekerjaan anggota tim lainnya. Jika satu orang tidak menyampaikan masalahnya, itu dapat menjadi penghambat bagi semua orang. Inilah alasan pentingnya membahas masalah apa pun selama rapat stand-up, jadi masalah tersebut tidak menjadi penghambat bagi seluruh Tim.

Gunakan manajemen kerja untuk tim Agile

Jika ingin menerapkan Agile di tim Anda, Anda memerlukan alat yang tepat untuk menjaga semuanya tetap tertata. Pastikan Anda memiliki akses ke alat dinamis untuk menata dan mengelola pekerjaan tim di satu tempat. Kelola agenda rapat stand-up dan banyak lagi di alat manajemen kerja seperti Asana.