Metodologi manajemen proyek: 12 kerangka kerja populer

Manajemen proyek adalah bidang yang terus berkembang dan membutuhkan sejumlah pendekatan untuk mencapai kesuksesan. Mempelajari metodologi manajemen proyek paling populer dapat membantu Anda menjadi ahli industri. 

Metodologi manajemen proyek adalah sistem prinsip, teknik, dan prosedur yang digunakan oleh mereka yang bekerja dalam suatu disiplin ilmu. Metodologi terbaik tidak hanya berbeda dalam hal struktur, tetapi juga membutuhkan hasil akhir, Alur Kerja, dan bahkan pengembangan perangkat lunak manajemen proyek yang berbeda. 

Untuk menjadi manajer proyek terbaik, pelajari ke-12 Kerangka Kerja ini untuk menemukan yang paling sesuai dengan kebutuhan tim Anda. 

12 Kerangka Kerja Manajemen Proyek

1. Agile

Deskripsi: Metodologi manajemen proyek Agile adalah salah satu proses manajemen proyek yang paling umum. Namun, kenyataannya Agile bukanlah metodologi secara teknis. Sebaliknya, lebih tepat didefinisikan sebagai prinsip manajemen proyek. 

Dasar pendekatan Agile adalah:

• Kolaboratif

• Cepat dan efektif

• Iteratif dan didukung data

• Mengutamakan individu daripada proses

Dalam menerapkan manifesto Agile, tim sering memilih metodologi tertentu untuk digunakan bersama Agile. Ini dapat mencakup Scrum, Kanban, extreme programming, crystal, atau bahkan Scrumban. Itu karena menghubungkan metodologi Agile dengan pendekatan yang lebih terperinci menghasilkan filosofi manajemen proyek yang lengkap dan rencana nyata untuk memberikan pekerjaan yang luar biasa. 

Siapa yang sebaiknya menggunakannya: Kerangka Kerja Agile dapat digunakan untuk hampir semua tim. Hal ini karena prinsip di baliknya agak universal. Trik sebenarnya adalah menentukan metodologi yang akan digunakan bersamanya.

2. Waterfall

Apa itu: Model waterfall juga merupakan kerangka kerja yang sangat populer. Namun, tidak seperti Agile, Waterfall adalah metodologi aktual yang cukup mudah. Metodologi waterfall, juga dikenal sebagai siklus hidup pengembangan perangkat lunak (SDLC), adalah proses linier di mana pekerjaan mengalir ke bawah (mirip dengan air terjun) dan diatur secara berurutan. 

Untuk mencapai pendekatan ini, setiap tugas dihubungkan dengan dependensi. Artinya, setiap tugas harus selesai sebelum tugas berikutnya dapat dimulai. Ini tidak hanya memastikan pekerjaan tetap sesuai rencana, tetapi juga mendorong komunikasi yang jelas selama proses. 

Meskipun dianggap sebagai pendekatan tradisional oleh beberapa organisasi modern, metode ini cocok untuk membuat rencana proyek yang dapat diprediksi dan direncanakan secara menyeluruh. 

Siapa yang sebaiknya menggunakannya: Karena metodologi manajemen proyek waterfall sangat mendetail, metode ini sangat cocok untuk mengerjakan proyek besar dengan banyak pemangku kepentingan yang berbeda. Hal ini karena ada langkah-langkah yang jelas di seluruh proyek dan dependensi yang membantu melacak pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai gol. 

3. Scrum

Deskripsi: Metodologi Scrum melibatkan "sprint" singkat yang digunakan untuk membuat siklus proyek. Siklus ini berlangsung selama satu hingga dua minggu dan diatur dengan tim yang beranggotakan 10 orang atau kurang. Ini berbeda dengan pendekatan waterfall di mana tugas individu dipecah menjadi dependensi.

Scum unik karena berbagai alasan, salah satunya adalah penggunaan master Scrum. Atau, dengan kata lain, manajer proyek yang memimpin rapat Scrum harian, demo, sprint, dan retrospektif sprint setelah setiap sprint selesai. Rapat ini bertujuan untuk menghubungkan pemangku kepentingan proyek dan memastikan tugas selesai tepat waktu. 

Meskipun secara teknis Scrum adalah metodologi manajemen proyek, Scrum paling sering dikaitkan dengan Kerangka Kerja Agile. Ini karena keduanya memiliki prinsip yang sama, seperti kolaborasi dan lebih menghargai individu daripada proses. 

Cocok untuk: Tim yang menggunakan pendekatan Agile juga harus menggunakan, atau setidaknya mencoba, metodologi Scrum. Karena sprint dibagi menjadi tim-tim kecil, pendekatan ini dapat berfungsi untuk tim kecil maupun besar. 

4. Kanban

Apa itu: Metodologi Kanban merepresentasikan backlog proyek menggunakan elemen visual, khususnya papan. Pendekatan ini digunakan oleh tim Agile untuk memvisualisasikan alur kerja dan progres proyek dengan lebih baik sekaligus mengurangi kemungkinan kemacetan. Ini juga biasanya dalam bentuk alat perangkat lunak yang memungkinkan Anda mengubah dan menarik papan dengan lancar dalam proyek, meskipun itu bukan persyaratan. 

Karena metode ini tidak memiliki proses yang pasti seperti yang lain, banyak tim menggunakannya secara berbeda. Konsep utama yang perlu diingat adalah bahwa Kanban bertujuan untuk berfokus pada tugas proyek terpenting, menjaga kerangka kerja keseluruhan tetap sederhana.

Siapa yang sebaiknya memakainya: Papan Kanban sangat cocok untuk tim dari semua ukuran dan khususnya tim jarak jauh. Ini karena kemampuan visual Papan Kanban membantu anggota tim tetap bekerja sesuai rencana di mana pun mereka berada. 

5. Scrumban

Deskripsi: Seperti yang mungkin sudah Anda duga, Scrumban adalah metodologi yang terinspirasi dari kerangka kerja Scrum dan Kanban. Beberapa orang menganggap ini sebagai pendekatan hybrid yang menggabungkan yang terbaik dari masing-masing kerangka kerja. 

Scrumban menggunakan siklus sprint yang mirip dengan Scrum, tetapi memungkinkan tugas individu ditarik ke dalam rencana seperti Kanban. Ini memungkinkan pekerjaan terpenting selesai dan membuat rencana proyek tetap sederhana. Scrumban juga menggunakan rapat Scrum untuk meningkatkan kolaborasi dan selalu mengutamakan gol. 

Siapa yang sebaiknya memakainya: Jika Anda menyukai gagasan untuk membagi proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, tetapi juga ingin membuatnya tetap sederhana secara visual, Scrumban mungkin cocok untuk Anda. Ini adalah perpaduan sempurna antara kesederhanaan dan kejelasan.  

6. PRINCE2

Apa itu: PRINCE2, yang dikenal juga sebagai PRojects IN Controlled Environments, menggunakan metodologi air terjun yang menyeluruh untuk menentukan tahapan dalam proyek. Awalnya, metode ini dibuat oleh pemerintah Inggris untuk proyek TI dan masih sangat cocok untuk inisiatif TI skala besar dibandingkan proyek tradisional yang berfokus pada produk atau pasar. 

Ada tujuh prinsip utama PRINCE2, yang meliputi:

1. Memulai proyek

2. Mengarahkan proyek

3. Memulai proyek

4. Mengontrol proyek

5. Mengelola penyerahan produk

6. Mengelola batas tahap

7. Mengakhiri proyek

Ketujuh prinsip ini menciptakan proses proyek yang menyeluruh dan menghasilkan metodologi proyek perusahaan yang efektif secara keseluruhan. Ini bertujuan untuk menentukan peran dan manajemen dukungan. Tidak hanya itu, PRINCE2 dapat digunakan untuk menyederhanakan banyak tugas manajemen proyek individu, seperti mengontrol tahap, mengelola pengiriman produk, serta memulai dan menutup proyek. 

Siapa yang sebaiknya menggunakannya: Karena sifat khusus metodologi manajemen proyek PRINCE2, metode ini paling cocok untuk proyek perusahaan besar dengan sejumlah pemangku kepentingan proyek. Menggunakannya untuk proyek kecil dapat menciptakan proses yang lebih panjang dan rumit dari yang seharusnya. 

7. Six Sigma

Deskripsi: Tidak seperti metodologi PM lainnya, Six Sigma digunakan untuk manajemen kualitas dan sering digambarkan sebagai filosofi, bukan metodologi tradisional. Metode ini sering dipasangkan dengan metodologi lean atau Kerangka Kerja Agile, atau dikenal sebagai Lean Six Sigma dan Agile Six Sigma. 

Tujuan utama Six Sigma adalah untuk terus meningkatkan proses dan menghilangkan cacat. Hal ini dicapai melalui peningkatan berkelanjutan oleh para ahli lapangan untuk mempertahankan, menentukan, dan mengontrol proses. 

Untuk mengembangkan metode ini, Anda dapat menggunakan proses Six Sigma DMAIC, yang menciptakan pendekatan bertahap. Fase-fase ini meliputi:

• Define (Tentukan): Buat ruang lingkup proyek, kasus bisnis, dan rapat stand-up awal.

• Mengukur: Mengumpulkan data yang membantu menginformasikan kebutuhan peningkatan.

• Menganalisis: Mengidentifikasi akar penyebab masalah. 

• Meningkatkan: Mengatasi akar penyebab yang ditemukan.

• Kontrol: Bekerja untuk mempertahankan solusi untuk proyek mendatang. 

Siapa yang sebaiknya menggunakannya: Six Sigma paling cocok untuk organisasi besar, biasanya yang memiliki beberapa ratus pegawai atau lebih. Inilah saat kebutuhan untuk menghilangkan pemborosan proyek mulai berdampak lebih besar pada organisasi Anda. 

8. Metode jalur kritis (CPM)

Metode ini: Metode jalur kritis berfungsi untuk mengidentifikasi dan menjadwalkan tugas penting dalam proyek. Ini termasuk membuat dependensi tugas, melacak gol dan progres proyek, memprioritaskan hasil akhir, dan mengelola tenggat—semuanya mirip dengan struktur perincian kerja.

Tujuan dari metodologi ini adalah untuk mengelola proyek yang sukses dalam skala besar dengan benar sehingga milestone dan hasil akhir dipetakan dengan benar. 

Siapa yang sebaiknya memakainya: Metode jalur kritis paling cocok untuk proyek dan tim berukuran kecil dan menengah. Ini karena proyek besar membutuhkan banyak hasil akhir dengan banyak pemangku kepentingan dan CPM tidak dibuat untuk mengelola proyek yang kompleks. 

9. Manajemen proyek rantai kritis (CCPM)

Deskripsi: Kerangka Kerja manajemen proyek rantai kritis terkait erat dengan metodologi jalur kritis, tetapi lebih terperinci sehingga menjadikannya salah satu opsi yang paling komprehensif. 

Selain menerapkan struktur perincian kerja seperti CPM, CCPM juga mencakup persyaratan waktu spesifik untuk setiap tugas. Ini membantu melacak tugas selangkah lebih maju, memperjelas kapan tugas akan melewati waktu yang ditentukan. CCPM juga menggunakan pemerataan sumber daya yang bertujuan untuk menyelesaikan beban kerja besar dengan mendistribusikan pekerjaan ke seluruh sumber daya yang tersedia. 

Ini tidak hanya membantu produktivitas dan efisiensi, tetapi juga membantu menghubungkan pekerjaan yang perlu diselesaikan dengan gol proyek. Banyak alat manajemen proyek bahkan memiliki elemen visual untuk memvisualisasikan gol ini dengan lebih baik, menciptakan peta jalan yang tertata untuk anggota tim. 

Siapa yang sebaiknya menggunakan metode ini: CCPM adalah metode yang bagus untuk tim kecil dan besar, tetapi umumnya membantu memecahkan masalah efisiensi proyek. Ini juga bisa menjadi cara terbaik untuk melaporkan pekerjaan yang sedang berlangsung kepada kepemimpinan. 

10. Lean

Deskripsi: Metodologi manajemen proyek lean bertujuan untuk mengurangi pemborosan dan membuat kerangka kerja sederhana untuk kebutuhan proyek. Pada akhirnya, ini berarti melakukan lebih banyak hal dengan lebih sedikit upaya untuk memaksimalkan efisiensi dan kerja tim. 

Meskipun awalnya mengurangi pemborosan mengacu pada produk fisik (yang berasal dari metode yang digunakan oleh Henry Ford dan kemudian oleh Toyota dan Motorola), kini mengacu pada praktik pemborosan. Ada tiga M yang mewakili hal ini:

• Muda (pemborosan): Praktik yang menghabiskan sumber daya tetapi tidak memberi nilai tambah  

• Mura (ketidakmerataan): Terjadi melalui produksi berlebih dan meninggalkan pemborosan 

• Muri (kelebihan beban): Terjadi saat ada terlalu banyak tekanan pada sumber daya 

Sebagai manajer proyek, tugas Anda adalah mencegah tiga M untuk mengeksekusi proyek dengan lebih baik dan menyederhanakan proses. Ini mirip dengan pendekatan rational unified process (RUP), yang juga bertujuan untuk mengurangi pemborosan. Perbedaannya adalah RUP bertujuan untuk mengurangi biaya pengembangan, bukan praktik yang boros. 

Siapa yang sebaiknya menggunakan metode ini: Karena lean adalah tentang mengurangi pemborosan, metode ini paling cocok untuk tim yang berjuang dengan masalah efisiensi. Meskipun ini akan berdampak lebih besar pada organisasi besar, ini dapat membantu tim proyek dari semua ukuran. 

11. Panduan PMBOK® Project Management Institute

Deskripsi: Meski Project Management Body of Knowledge PMI dikaitkan sebagai metodologi manajemen proyek, alat ini lebih terkait dengan serangkaian praktik terbaik yang mempertimbangkan berbagai proses pengembangan. 

Kerangka Kerja ini berfokus pada implementasi lima fase manajemen proyek, yang semuanya membantu mengelola proyek dengan mudah dari awal hingga akhir dalam pendekatan fase terstruktur. Kelima fase ini meliputi:

1. Inisiasi proyek

2. Perencanaan proyek

3. Pelaksanaan proyek

4. Kinerja proyek

5. Pengakhiran proyek

Meskipun ini adalah fondasi yang baik untuk diingat, Panduan PMBOK® tidak selalu sespesifik pendekatan lain. Ini berarti Anda harus memutuskan tugas yang harus diselesaikan di setiap fase. 

Siapa yang harus menggunakannya: Panduan PMBOK® dapat digunakan sendiri untuk tim kecil pada proyek standar, meskipun ada baiknya untuk memasangkannya dengan metodologi yang lebih terperinci (seperti CPM) untuk tim besar yang menangani proyek yang kompleks. 

12. Extreme Programming (XP)

Deskripsi: Seperti namanya, extreme programming digunakan untuk proyek cepat dengan batas waktu yang ketat. Pendekatan ini bekerja dengan membuat siklus pengembangan singkat dengan banyak rilis. Ini menghasilkan waktu penyelesaian yang cepat dan peningkatan produktivitas. 

Extreme programming memiliki beberapa nilai inti, yang meliputi kesederhanaan, komunikasi, umpan balik, rasa hormat, dan keberanian. Ini juga mencakup serangkaian aturan XP khusus yang mencakup semua fase dari perencanaan hingga pengujian. 

Siapa yang sebaiknya menggunakan metode ini: Extreme programming dapat digunakan untuk proyek individu dengan batas waktu yang ketat, paling umum dengan tim berukuran kecil hingga menengah. Karena XP adalah metode yang serba cepat, metode ini harus digunakan dengan hati-hati untuk mencegah burnout. 

Memilih metodologi manajemen proyek yang tepat untuk tim Anda

Dalam hal metodologi manajemen proyek, tidak ada pendekatan yang cocok untuk semua. Masing-masing menawarkan prinsip unik untuk menjalankan proyek pengembangan dari rencana awal hingga eksekusi akhir. 

Aspek utama yang perlu diingat adalah ukuran tim dan cara kerja tim. Berikut beberapa kiat tambahan untuk dipertimbangkan:

• Industri Anda: Pertimbangkan apakah Anda berada di industri yang sering berubah. Misalnya, perusahaan teknologi adalah industri yang terus berkembang. Ini akan memengaruhi konsistensi proyek dan harus dipasangkan dengan metodologi yang fleksibel atau statis. 

• Fokus proyek Anda: Pertimbangkan tujuan proyek Anda. Apakah Anda lebih menghargai orang daripada efisiensi? Ini akan membantu Anda memilih metodologi yang sesuai dengan tujuan serupa. 

• Kompleksitas proyek: Apakah proyek Anda lebih kompleks atau biasanya mudah? Beberapa metode tidak sebaik yang lain dalam mengatur tugas yang kompleks, seperti CCPM.

• Spesialisasi peran: Pertimbangkan seberapa khusus peran dalam tim Anda. Bisakah beberapa anggota tim melakukan jenis pekerjaan yang sama secara bergantian, atau apakah Anda memerlukan metode yang berfokus pada spesialisasi?

• Ukuran organisasi Anda: Ukuran organisasi dan tim Anda harus dipertimbangkan secara matang saat menentukan metodologi. Metode seperti Kanban bersifat universal untuk ukuran tim, sementara opsi seperti CPM lebih cocok untuk tim kecil. 

Baik anggota tim Anda lebih suka proses visual seperti Kanban atau pendekatan manajemen proyek yang lebih tradisional seperti metode waterfall, ada opsi untuk setiap jenis tim. Untuk melangkah lebih jauh dalam metodologi manajemen proyek, pertimbangkan alat manajemen kerja untuk melacak dan melaksanakan proyek pengembangan dengan lebih baik. 

Metode untuk mengelola proyek Anda secara cermat

Dengan metodologi manajemen proyek yang tepat, Anda akan dapat meningkatkan efisiensi proyek ke tingkat yang lebih tinggi dan menerapkan proses yang tepat untuk tim, organisasi, dan diri Anda sendiri.