Dasar-dasar manajemen proyek rantai kritis

Bayangkan Anda adalah anak kecil yang bermain dengan balok bangunan. Anda dapat membangun apa pun yang diinginkan, tetapi Anda hanya memiliki sejumlah balok yang tersedia. Saat Anda bermain, Anda mengambil sumber daya dari stok balok yang tersedia. Namun, apa yang terjadi saat Anda menggunakan semua sumber daya? Bagaimana Anda memastikan bahwa Anda dapat membangun hal yang diinginkan menggunakan balok yang Anda miliki? 

Ini adalah konsep di balik manajemen proyek rantai kritis. 

Apa itu manajemen proyek rantai kritis?

Manajemen proyek rantai kritis (CCPM) adalah metodologi manajemen proyek yang membantu Anda memantau sumber daya penting dan memprioritaskan tugas dependen —jadi Anda dapat menyelesaikan proyek seefisien mungkin. Jika tim Anda ingin memantau penggunaan sumber daya dengan cermat, manajemen proyek rantai kritis adalah strategi yang baik untuk melacak sumber daya tersebut.

Sejarah manajemen proyek rantai kritis

Dr. Eliyahu M. Goldratt mengembangkan konsep CCPM pada 1997. CCPM sangat terkait dengan salah satu teori Dr. Goldratt lainnya—teori kendala. Teori kendala membantu Anda mengidentifikasi kemacetan utama atau faktor pembatas yang menghalangi penyelesaian proyek. Idenya adalah setiap proyek memiliki satu kendala utama dan kendala ini memiliki kemampuan untuk mengganggu seluruh proyek dengan memutus rantai terlemah. 

Metode rantai kritis vs. metode jalur kritis

Kedua formulir manajemen proyek ini sangat mirip tetapi memiliki satu perbedaan utama. Metode jalur kritis berfokus pada serangkaian tugas tunggal yang bersamaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Meskipun tugas lain mungkin perlu diselesaikan, jalur kritis menyoroti semua tugas yang benar-benar diperlukan untuk penyelesaian proyek. Formulir manajemen proyek ini dapat membantu tim mengidentifikasi Alur Kerja yang paling optimal untuk membuat linimasa proyek yang efisien. Tugas yang bukan bagian dari jalur kritis diturunkan ke prioritas yang lebih rendah. Kesehatan proyek ditentukan oleh apakah tugas penting tertentu selesai pada waktu tertentu atau tidak. 

Metode rantai kritis juga berfokus pada dependensi tugas,

tetapi juga mempertimbangkan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Karena ada begitu banyak variabel tidak diketahui yang dapat berkontribusi pada kendala sumber daya, metode rantai kritis membangun buffer sumber daya (kelebihan sumber daya untuk bertindak sebagai penghalang) ke dalam linimasa proyek. Berbeda dengan metode jalur kritis, yang hanya berfokus pada kapan tugas selesai, metode rantai kritis menentukan keberhasilan proyek berdasarkan seberapa cepat buffer sumber daya dikonsumsi. Jika tim belum menggunakan buffer sumber daya, proyek Anda berjalan dengan sukses.

Komponen rantai kritis

Ada tiga bagian utama dari rantai kritis: jalur kritis, rantai umpan, dan buffer sumber daya. 

Jalur kritis

Jalur kritis adalah urutan terpanjang tugas dependen yang harus diselesaikan agar proyek selesai. Dengan kata lain, ini adalah semua tugas yang sangat diperlukan untuk keberhasilan proyek, yang ditata sesuai urutan penyelesaiannya. Dalam metode rantai kritis, penting untuk memahami bahwa ada berbagai tingkat dependensi. Jalur kritis menampung tingkat dependensi utama, atau tugas penting proyek, dan jika tugas tidak memengaruhi jalur kritis, tugas tersebut ditugaskan ke jalur lain, yang juga dikenal sebagai rantai umpan. 

Rantai umpan

Rantai umpan adalah rantai sekunder dari tugas-tugas dependen yang perlu berjalan bersamaan dengan jalur kritis. Setiap rantai pengumpan akhirnya bergabung dengan jalur kritis. Ini karena rangkaian aktivitas dalam rantai umpan hanya memengaruhi salah satu tugas pada jalur kritis. Rantai umpan perlu berjalan bersamaan dengan jalur kritis untuk mencegah penundaan dalam jalur kritis.

Mari kita lihat jalur kritis dan rantai feeding dalam contoh sederhana. Misalnya, Anda merencanakan pesta kerja. Jalur kritis Anda terlihat seperti ini:

• Memutuskan tema

• Mengirim undangan pesta

• Mencari tempat

• Menyelenggarakan acara

Meskipun ini masih merupakan langkah menuju jalur kritis, ada beberapa tugas dalam rantai makanan yang harus terjadi bersamaan dengan jalur kritis. Misalnya, sebelum mengirim undangan pesta, tim perlu memutuskan siapa yang akan diundang. Sebelum mengadakan acara, mereka perlu membeli dekorasi sesuai tema, dan menyiapkan acara. Ini adalah contoh tugas yang ada dalam rantai umpan.

Buffer sumber daya

Buffer adalah perlindungan yang dibangun ke dalam sumber daya rantai kritis untuk memastikan proyek berjalan lancar. Seperti bumper di arena bowling, buffer ini dirancang untuk memberi ruang gerak tambahan pada proyek jika ada sesuatu yang tidak berjalan sesuai rencana. 

Ada tiga jenis buffer yang umum digunakan dalam metodologi manajemen proyek rantai kritis: 

• Buffer proyek: Waktu ekstra yang ditempatkan di antara tugas akhir dan akhir proyek. Menambahkan sejumlah waktu tambahan sebelum tenggat yang diharapkan memberi kesempatan kepada anggota tim untuk menyelesaikan tugas proyek yang belum selesai yang tidak dapat mereka kerjakan sebelumnya. 

• Buffer feeding: Waktu ekstra yang ditempatkan di antara rantai feeding (juga dikenal sebagai rantai non-kritis) dan rantai kritis. Menambahkan buffer ini ke linimasa mencegah penundaan dari rantai feeding yang memengaruhi rantai kritis. 

• Buffer sumber daya: Ini adalah sumber daya harfiah yang Anda sisihkan jika rantai kritis membutuhkan persediaan tambahan—seperti anggota tim tambahan yang siap membantu, peralatan tambahan, atau bantuan dari pihak ketiga. 

4 langkah menggunakan proses manajemen proyek rantai kritis

Jika Anda baru menggunakan proses manajemen proyek rantai kritis, coba empat langkah ini untuk membantu Anda memulai.

1. Identifikasi jalur kritis terlebih dahulu

Saat menggunakan metode rantai kritis, jalur kritis adalah tulang punggung seluruh proyek Anda. Ini adalah seluruh dasar perencanaan, jadi mencari tahu tugas individu apa yang membentuk rantai inti itu sangat penting. 

2. Tentukan jumlah sumber daya yang tepat yang dibutuhkan proyek Anda

Dalam hal ini, sumber daya dapat merujuk pada jumlah waktu yang dibutuhkan anggota tim, produk dan alat aktual yang digunakan tim untuk membuat hasil akhir, atau pekerja aktual yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. 

Jika memungkinkan, perkirakan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek ini. Perkirakan jumlah orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu pada rantai kritis, dan perkiraan waktu yang dibutuhkan. Lakukan ini untuk setiap tugas yang ditetapkan pada rantai kritis. Berdasarkan perhitungan ini, apakah Anda memiliki sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan proyek ini?

Jika Anda memiliki kendala sumber daya yang diketahui, seperti anggota tim yang pergi karena liburan, Anda dapat merencanakan seputar kendala tersebut. Ini adalah salah satu manfaat utama menggunakan metodologi rantai kritis—sebagian besar perencanaan proyek terjadi bahkan sebelum proyek dimulai. 

3. Tempatkan buffer

Setelah menentukan sumber daya yang diperlukan untuk jalur kritis dan rantai feeding, akan jauh lebih mudah untuk mengidentifikasi tempat menempatkan buffer dan jumlah waktu atau sumber daya yang harus disertakan dalam buffer. Ini akan memberi Anda kesempatan untuk menghitung buffer yang harus Anda buat berdasarkan persyaratan yang telah Anda hitung saat membuat jalur kritis. Saat manajer proyek menangani manajemen buffer, mereka dapat membantu menjaga ketersediaan sumber daya dan mencegah kemacetan. 

4. Buat anggota tim tetap fokus

Multitasking adalah musuh terburuk tim Anda. Saat anggota tim harus beralih antara berbagai proyek atau tugas, fokus mereka dapat terpecah dan mereka akan sulit menghasilkan pekerjaan dengan kualitas dan kecepatan yang biasa. 

Untuk memastikan anggota tim dapat tetap bekerja sesuai rencana dengan jadwal proyek, jangan menugaskan terlalu banyak tugas yang berbeda kepada satu orang. Jika Anda membuatnya tetap berorientasi pada satu proyek atau satu tugas, mereka cenderung tetap fokus. Memastikan anggota tim tidak mengerjakan terlalu banyak proyek berbeda sekaligus juga dapat membantu mencegah peralihan konteks, yang dapat menyebabkan stres dan burnout. 

Rencanakan rantai kritis Anda dengan alat manajemen kerja

Permudah penjadwalan rantai kritis dengan menggunakan alat manajemen kerja seperti Asana untuk membantu menjaga seluruh tim tetap sesuai rencana. Dengan fitur seperti Linimasa, anggota tim dapat dengan cepat memahami durasi tugas, tanggal penyelesaian, dan sumber daya penting, semuanya di satu tempat.