Apa itu metodologi manajemen proyek PRINCE2?

Tahukah Anda ada metodologi manajemen proyek yang dipraktikkan di lebih dari 150 negara? Dengan lebih dari satu juta praktisi bersertifikat, PRINCE2 adalah salah satu Formulir manajemen proyek yang paling terkenal dan diakui secara luas.

Apa itu PRINCE2?

PRINCE2 adalah metodologi manajemen proyek yang menekankan organisasi dan kontrol. PRINCE adalah singkatan dari "PRojects IN Controlled Environments." Kerangka Kerja manajemen proyek ini bersifat linier dan berbasis proses, berfokus pada inisiatif yang bergerak melalui tahapan yang telah ditentukan. PRINCE2 juga mencakup prinsip-prinsip manajemen proyek inti, seperti menguraikan ruang lingkup proyek dan anggaran, yang menjadikannya pilihan yang baik untuk pemula.

Sejarah PRINCE2

Metodologi manajemen proyek ini pertama kali dibuat pada 1989 oleh Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA). Awalnya, ini didasarkan pada metodologi yang digunakan oleh pemerintah Inggris, yang dikenal sebagai Project Resource Organization Management Planning Technique (PROMPT). Pemerintah Inggris menggunakan PROMPT terutama untuk proyek sistem informasi. 

PRINCE2 awalnya hanya PRINCE, dan iterasi pertama ini berfokus pada pengelolaan proyek TI. Selama tahun 1990-an, para manajer menyadari bahwa teknik PRINCE dapat diterapkan pada semua jenis proyek, bukan hanya TI. Setelah ditulis ulang untuk menghapus penyebutan jargon khusus TI, PRINCE2 diluncurkan pada 1996.

Manfaat manajemen proyek PRINCE2

Ada alasan mengapa metodologi PRINCE2 merupakan salah satu Formulir manajemen proyek yang paling populer di dunia. Inilah alasan begitu banyak tim memilih PRINCE2 untuk menjalankan proyek yang sukses.

PRINCE2 adalah formulir manajemen proyek yang sangat diakui

Ada jutaan praktisi PRINCE2 di seluruh dunia. Metode PRINCE2 diakui oleh Project Management Institute (PMI) sebagai metodologi yang kompatibel dengan sertifikasi Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) dan Project Management Professional (PMP®). 

Ada beberapa kursus pelatihan dan berbagai sertifikasi PRINCE2 yang dapat Anda ambil untuk mempelajari metode manajemen proyek PRINCE2. Jika Anda secara khusus ingin menjadi manajer proyek, mempelajari proses PRINCE2 dan menerima sertifikasi dapat membantu karier Anda dalam jangka panjang.

PRINCE2 adalah metodologi pemula yang baik

Jika tim belum pernah menggunakan jenis metodologi manajemen proyek apa pun, PRINCE2 adalah titik awal yang baik. Karena ada proses yang sederhana namun terdefinisi, tim Anda memiliki langkah-langkah yang jelas untuk diikuti meskipun mereka belum pernah menerapkan proses manajemen proyek sebelumnya.

PRINCE2 juga merupakan cara terbaik untuk mengajari anggota tim Anda. Prinsip dan fase yang jelas dapat membantu memandu tim Anda melalui keterampilan manajemen proyek yang penting, seperti perencanaan proyek, manajemen waktu, dan keterampilan komunikasi. Keterampilan ini tidak unik untuk PRINCE2—keterampilan ini bersifat universal di semua metodologi manajemen proyek. Jadi, jika tim Anda memutuskan PRINCE2 tidak cocok untuk mereka, anggota tim Anda tetap akan mempelajari keterampilan bermanfaat yang dapat mereka terapkan ke proyek apa pun.

Jika tim Anda berpikir untuk menggunakan formulir Agile, PRINCE2 Agile adalah tempat terbaik untuk memulai. PRINCE2 Agile dibangun berdasarkan dasar-dasar yang ditetapkan dalam proses PRINCE2 standar dan menerapkannya dengan metodologi Agile.

PRINCE2 sangat fleksibel

Meskipun teknik PRINCE asli dibuat dengan mempertimbangkan TI, PRINCE2 dibuat untuk mengakomodasi semua jenis proyek di industri apa pun. Salah satu prinsip dasar PRINCE2 adalah menggunakannya sebagai Kerangka Kerja, bukan aturan yang sulit. Ini dimaksudkan agar Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan proyek.

Metodologi PRINCE2 sangat cocok dengan perangkat lunak manajemen kerja. Struktur yang digerakkan oleh proses yang dipasangkan dengan perangkat lunak memudahkan tim untuk membuat tugas yang jelas dengan tanggal tertentu dan pemiliknya. Anggota tim, pemangku kepentingan, dan papan proyek dapat dengan cepat masuk dan melacak progres proyek secara asinkron. Dengan menggunakan ruang kerja kolaboratif, tim Anda akan selalu memiliki informasi terbaru tentang status proyek dan pembaruan penting apa pun.

Peran proyek PRINCE2

Salah satu manfaat utama menggunakan metodologi PRINCE2 adalah kejelasan. Beberapa metodologi manajemen proyek memiliki pedoman yang lebih longgar, tetapi setiap anggota tim yang menggunakan PRINCE2 memiliki peran yang jelas dan ditetapkan. Peran ini memiliki serangkaian ekspektasi dan tanggung jawab spesifik tersendiri. Berikut beberapa peran utama yang akan Anda lihat dalam proyek PRINCE2.

• Manajer proyek: Individu utama yang bertanggung jawab atas perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, dan kelancaran proyek. 

• Manajer tim: Jika tim Anda sangat besar, mungkin ada manajer tim untuk membantu manajer proyek. Manajer tim membantu mengawasi produksi item dan juga mengelola waktu dan beban kerja setiap anggota tim.

• Pelanggan: Pelanggan adalah orang yang menerima hasil akhir proyek. Pelanggan ini dapat berupa pelanggan eksternal, kontraktor, atau tim internal. Contohnya, tim TI Anda mungkin berupaya menciptakan proses onboarding yang lebih baik. Pelanggan akhir dalam hal ini adalah manajer perekrutan dan pegawai baru.

• Anggota tim: Mereka adalah individu yang bertanggung jawab untuk membuat hasil akhir. Karena PRINCE2 adalah metodologi yang digerakkan oleh proses, menetapkan peran spesifik untuk setiap anggota tim itu penting. Cara Anda mendelegasikan tugas bergantung pada manajer proyek atau manajer tim.

• Papan proyek: Sekelompok orang yang membuat keputusan tingkat tinggi untuk proyek Anda. Biasanya, papan proyek terdiri dari eksekutif bisnis, dan dalam beberapa kasus, pelanggan akhir.

6 aspek utama proyek PRINCE2

Setiap proyek PRINCE2 memiliki enam karakteristik ini, yang dipantau oleh manajer proyek seiring progres proyek. Beberapa di antaranya terhubung langsung dengan prinsip-prinsip utama PRINCE2 (yang kami jelaskan di Bagian berikutnya), sementara yang lain hanyalah informasi penting yang perlu diketahui tim Anda saat mereka berprogres dalam proyek. Berikut enam aspek yang akan Anda temukan di setiap proyek PRINCE2.

1. Ruang lingkup proyek: Ini dengan jelas menguraikan gol, batas waktu, dan hasil akhir proyek yang sedang dikerjakan proyek Anda.

2. Biaya: Ini adalah jumlah uang yang akan dikeluarkan proyek Anda. Golnya adalah menghitung ini sedekat mungkin untuk mencegah melebihi anggaran proyek Anda. 

3. Skala waktu: Ini adalah jumlah waktu yang dibutuhkan proyek Anda untuk selesai. Proyek PRINCE2 biasanya memiliki batas waktu yang ditetapkan oleh papan proyek. Skala waktu membantu anggota tim dengan memberi mereka perkiraan linimasa untuk menyelesaikan setiap tugas. 

4. Risiko: Ada risiko yang melekat pada setiap proyek karena kita tidak dapat mengontrol segalanya. Bagian dari PRINCE2 termasuk menetapkan proses manajemen risiko untuk secara proaktif mengidentifikasi risiko yang mungkin dihadapi tim dan mengurangi masalah apa pun.

5. Kualitas: Dalam PRINCE2, perlu dibuat daftar kualitas, atau sesuatu yang dengan jelas menentukan standar produksi untuk semua hasil akhir. Ini memastikan hasil akhir memenuhi standar tertinggi tim dan memenuhi ekspektasi pelanggan.

6. Manfaat: PRINCE2 mengharuskan setiap proyek memiliki justifikasi bisnis yang jelas. Ini mirip dengan piagam proyek, tetapi persyaratannya semua bergantung pada hal yang ingin dilihat papan proyek Anda sebelum menyetujui proyek.

7 fase proyek PRINCE2

Selain tujuh prinsip PRINCE2, ada juga tujuh fase yang memandu tim Anda dari inisiasi proyek hingga penutupan proyek. 

• Memulai proyek: Tim proyek mengajukan rencana proyek menggunakan mandat proyek, yang merupakan garis besar kasar tentang apa yang diperlukan proyek. Ini memberikan gambaran umum tentang proyek dan secara jelas menentukan kasus bisnis. Setelah disetujui (sering kali oleh papan proyek), tim proyek membuat brief proyek yang lebih terperinci.

• Mengarahkan: Dewan proyek meninjau brief proyek dan memutuskan hal yang diperlukan agar tim dapat bergerak maju. Ini mungkin berarti mengubah beberapa aspek Brief Proyek untuk mengakomodasi sumber daya atau waktu.

• Memulai proyek: Dewan proyek memilih manajer proyek untuk memimpin dan membuat rencana proyek yang lebih terperinci. Ini termasuk baseline untuk waktu, biaya, kualitas, ruang lingkup, risiko, dan manfaat. Proyek dapat secara resmi dimulai setelah papan proyek sepenuhnya menyetujui rencana proyek yang dibuat manajer. 

• Mengontrol: Selama fase ini, Manajer proyek menguraikan bagian-bagian proyek agar lebih mudah dikelola. Kemudian, mereka mendelegasikan bagian-bagian yang lebih kecil ini kepada masing-masing anggota tim untuk dikerjakan dan diselesaikan.

• Mengelola penyerahan produk: Manajer proyek memastikan proyek berjalan lancar dan hasil akhir memenuhi kualitas yang ditetapkan oleh daftar kualitas. Papan proyek kemudian meninjau hasil akhir dan memutuskan apakah akan menyetujui pekerjaan, atau meminta perubahan atau pekerjaan tambahan untuk proyek.

• Mengelola batasan tahap: Di akhir setiap tahap, papan proyek mengadakan peninjauan untuk memutuskan apakah proyek harus terus berjalan atau tim harus menghentikan proyek. 

• Closing: Manajer proyek menyelesaikan dokumentasi, hasil, dan pelaporan akhir sebelum mengakhiri siklus proyek ini sepenuhnya.

Sertifikasi praktisi PRINCE2

Anda tidak perlu memiliki sertifikasi manajemen proyek untuk menggunakan PRINCE2 di tim Anda. Meskipun demikian, ada beberapa kursus pelatihan dan opsi ujian yang dapat membantu meningkatkan dan menunjukkan kemahiran Anda dengan metodologi ini. 

• Ujian dasar PRINCE2: Mengukur keterampilan tingkat dasar untuk menunjukkan apakah Anda dapat bertindak sebagai anggota tim manajemen proyek PRINCE2 yang berpengetahuan. 

• Ujian praktisi PRINCE2: Mengukur apakah Anda dapat menerapkan PRINCE2 untuk menjalankan dan mengelola proyek dasar. 

• Ujian dasar Agile PRINCE2: Mengukur apakah Anda dapat bertindak sebagai anggota tim manajemen proyek yang terinformasi dan memahami cara kerja PRINCE2 dengan konsep Agile seperti Scrum dan Kanban. 

• Ujian praktisi Agile PRINCE2: Mengukur apakah Anda dapat menerapkan metode Agile untuk mengelola proyek PRINCE2 Anda sendiri. 

Saat memilih pelatihan PRINCE2 atau ujian foundation dan practitioner PRINCE2, pastikan untuk memeriksa apakah pelatihan tersebut ditawarkan oleh organisasi pelatihan terakreditasi. Selain itu, periksa apakah pelatihan sertifikasi profesional Anda berfokus pada versi terbaru PRINCE2—misalnya, PRINCE2 edisi ke-6.