Penutupan proyek: 8 langkah untuk menyelesaikan proyek dengan percaya diri

Seni memulai itu luar biasa, tetapi seni mengakhiri lebih luar biasa.”

Longfellow jelas bisa menulis akhir yang bagus. Sebagai salah satu penyair terhebat di Amerika, ia mengerti bahwa kesimpulan yang bagus membuat puisi lebih mudah diingat—sementara akhir yang kurang menarik dapat merusak tulisan yang terbaik sekalipun. Dan meskipun Longfellow tidak pernah mendapatkan sertifikasi manajemen proyek (kami tidak yakin apakah itu ada pada abad ke-19), dia masih bisa mengajarkan kita beberapa hal tentang menutup proyek. 

Proyek, seperti puisi, membutuhkan akhir yang luar biasa. Meskipun Anda mengeksekusi rencana proyek dengan sempurna, kesimpulan yang tidak tertata dapat mengacaukan semua kerja keras Anda. Namun, saat Anda menyelesaikan dengan baik, Anda dapat memastikan bahwa proyek memiliki kesimpulan, langkah selanjutnya, dan daya tetap yang jelas. 

Apa itu penutupan proyek? 

Penutupan proyek adalah tahap terakhir dari sebuah proyek, saat Anda menyelesaikan masalah, mengomunikasikan hasil, dan melakukan tanya jawab dengan Tim. Fase penutupan proyek secara resmi mengakhiri proyek Anda dan memberikan rencana konkret untuk langkah selanjutnya—baik itu mengalihkan kepemilikan proyek ke tim lain, memulai proyek baru untuk meningkatkan pekerjaan, atau memasukkan pelajaran yang didapat ke dalam proyek mendatang. 

Anda dapat menyesuaikan proses penutupan proyek agar sesuai dengan kebutuhan tim, tetapi berikut beberapa langkah utama yang perlu disertakan: 

• Jalankan pengujian akhir untuk memastikan hasil akhir proyek memenuhi ekspektasi (seperti menguji fitur setelah peluncuran untuk memastikan fitur tersebut masih berfungsi, atau meninjau hasil akhir dengan pemangku kepentingan). 

• Meninjau rencana proyek untuk menyelesaikan hal-hal yang belum tuntas dan memastikan Anda tidak melupakan apa pun. 

• Selesaikan tugas administratif —seperti memperbarui dokumentasi, menyelesaikan anggaran proyek, dan menugaskan ulang sumber daya. 

• Menyampaikan catatan dan langkah selanjutnya kepada pemangku kepentingan.

• Adakan rapat post-mortem proyek untuk meninjau pelajaran yang dipetik dan memberi tim kesempatan untuk memberikan umpan balik serta menyesuaikan prosesnya. 

• Menyebarkan laporan akhir yang menguraikan kinerja proyek Anda terkait golnya.

5 fase manajemen proyek

Istilah "penutupan proyek" berasal dari model manajemen proyek lima fase yang dibuat oleh Project Management Institute (PMI). PMI menguraikan model ini dalam Panduan Project Management Body of Knowledge, dikenal juga sebagai Panduan PMBOK®. Model mereka membagi siklus proyek ke dalam lima tahap berikut: 

• Inisiasi proyek: Jelaskan secara umum tentang proyek Anda dan dapatkan kepercayaan.

• Perencanaan proyek: Buat gol mendetail dan peta jalan proyek.

• Eksekusi proyek: Luncurkan proyek Anda menggunakan informasi dari dua langkah pertama itu. 

• Kinerja proyek: Mengukur efektivitas menggunakan indikator kinerja utama (IKU). 

• Penutupan proyek: Menyelesaikan masalah, melakukan tanya jawab dengan pemangku kepentingan, dan menyelesaikan langkah selanjutnya. 

Alasan pentingnya penutupan proyek 

Rasanya luar biasa saat mencapai milestone terakhir atau mencapai gol—tetapi bukan berarti pekerjaan selesai. Setelah merayakan kesuksesan, masih ada beberapa tugas penting yang harus dicentang dari daftar sebelum Anda secara resmi mencapai akhir proyek. Berikut cara penutupan proyek dapat membantu Anda mencentang setiap kotak dan mengakhiri inisiatif Anda dengan percaya diri. 

Pastikan pekerjaan selesai

Mengikuti proses penutupan proyek yang telah ditentukan sebelumnya memastikan bahwa pekerjaan selesai dan Anda tidak melupakan tugas apa pun dalam rencana proyek. Fase terakhir proyek ini mencakup semua detail yang mudah terlewatkan, seperti pengujian akhir, meninjau rencana proyek, dan mengomunikasikan hasil kepada pemangku kepentingan—jadi Anda dapat mengakhiri proyek dengan mengetahui bahwa Anda telah mencentang setiap kotak. 

Selain itu, fase penutupan membantu Anda mencapai kesepakatan bersama para pemangku kepentingan bahwa pekerjaan Anda efektif dan selesai. Dengan begitu, semua orang tahu apa yang telah Anda capai dan memahami bahwa proyek telah berakhir. 

Berikan langkah selanjutnya yang jelas

Saat proyek ditutup dengan benar, Anda memiliki langkah selanjutnya yang konkret: menyerahkan pekerjaan kepada tim lain, memulai proyek baru untuk meningkatkan pekerjaan, atau memasukkan pelajaran penting ke dalam inisiatif mendatang. 

Dengan begitu, penutupan proyek membantu Anda menghindari skenario yang tidak diinginkan seperti ini: 

• Proyek Anda tidak memiliki tanggal akhir yang jelas dan tim Anda bertanggung jawab untuk mempertahankannya tanpa batas waktu. Misalnya, bayangkan Anda memiliki proyek untuk meningkatkan lalu lintas situs sebesar 20 persen. Tanpa menutup proyek dengan benar, Anda dapat dianggap bertanggung jawab atas penyesuaan kecil, peningkatan, dan pengujian tanpa batas waktu untuk meningkatkan lalu lintas situs. 

• Proyek Anda tidak diserahkan ke tim yang tepat, jadi proyek itu tidak bergerak dan tidak ada yang mengurusnya. Contohnya, bayangkan Anda membuat proyek baru untuk menguji fitur di situs web Anda. Untuk menutup proyek dengan benar, Anda harus mengomunikasikan kepada pemangku kepentingan bahwa Anda telah mencapai gol dan ruang lingkup proyek (yaitu, untuk menguji fitur). Kemudian, Anda perlu menyerahkan wawasan pengujian Anda kepada tim produk yang tepat untuk benar-benar membangun fitur tersebut. 

Mendokumentasikan pelajaran yang diambil

Setiap proyek memungkinkan tim Anda untuk belajar dan meningkatkan diri, dan penutupan proyek memastikan Anda menyimpan pembelajaran tersebut, bukan meninggalkannya di catatan proyek. Itu karena rapat post-mortem dibuat dalam proses penutupan, jadi tim Anda memiliki kesempatan untuk merefleksikan hal yang berjalan dengan baik dan hal yang dapat ditingkatkan di lain waktu. Membahas penutupan proyek dengan tim Anda sering kali menyoroti masalah yang mungkin tidak terpikirkan oleh Anda, karena anggota tim dapat memberikan perspektif langsung. Ini berarti Anda dapat terus meningkatkan manajemen proyek dari waktu ke waktu—dengan setiap proyek, Anda memiliki kesempatan untuk belajar dan menyederhanakan proses tim, komunikasi, dan pelaksanaan proyek.

Selain peningkatan proses, penutupan proyek juga membantu Anda menyimpan dan membagikan pembelajaran proyek utama. Dalam laporan akhir yang Anda bagikan kepada pemangku kepentingan, Anda dapat menyimpan pelajaran yang diambil dari data proyek aktual—seperti kesimpulan dari uji A/B, hasil studi riset pengguna, atau linimasa untuk membangun fitur app baru. Dengan begitu, pemangku kepentingan dapat belajar dari proyek Anda dan memasukkan temuan tersebut ke dalam pekerjaan mereka sendiri. 

Dengan menggunakan templat pelajaran yang diambil dari templat tanya jawab proyek, Anda akan mendapatkan proses terpandu untuk menyimpan umpan balik setelah tindakan dan menautkannya langsung ke proyek mendatang.

Bagaimana Anda tahu kapan proyek selesai? 

Sebelum menutup proyek, Anda harus menentukan apakah proyek selesai. Namun, apa sebenarnya artinya? 

Ada beberapa cara untuk menentukan apakah proyek selesai, tetapi indikator terbesar adalah apakah Anda telah mencapai tujuan proyek yang ditetapkan selama perencanaan. Terlepas dari metodologi penetapan gol yang Anda gunakan, tujuan menentukan seperti apa kesuksesan proyek Anda dan memberi Anda target yang jelas untuk dicapai. Ada beberapa metode penetapan gol, termasuk Tujuan dan Hasil Kunci (OKR), Indikator Kinerja Utama (KPI), dan gol SMART. 

Tidak setiap proyek mencapai golnya, dan itu tidak masalah. Meskipun tidak mencapai tujuan, Anda dapat menyatakan proyek selesai saat:

• Anda telah menyelesaikan hasil akhir yang diuraikan dalam ruang lingkup proyek 

• Anda telah menyelesaikan linimasa proyek

• Anda telah menggunakan seluruh anggaran proyek

8 langkah untuk menutup proyek

Menyelesaikan proyek tidak harus sulit. Saat mengerjakan proyek, Anda akan mempelajari hal yang cocok dan tidak cocok untuk tim Anda. Dengan pengetahuan itu, Anda dapat mengembangkan praktik terbaik penutupan proyek Anda sendiri. 

Jika ini pertama kalinya Anda menutup proyek secara resmi, coba delapan langkah di bawah ini. Catat hal yang berhasil dan yang tidak berhasil sehingga Anda dapat menyempurnakan prosesnya di masa mendatang.

1. Lakukan pengujian akhir

Langkah pertama ini paling berguna untuk tim yang berfokus pada peluncuran produk atau fitur baru. Sebelum Anda secara resmi mengakhiri pekerjaan pada proyek, jalankan pengujian akhir untuk memastikan hasil akhir stabil dan masih berfungsi seperti yang diharapkan. Ini penting karena kinerja sering berubah setelah peluncuran, terutama jika produk Anda diluncurkan untuk sejumlah besar pelanggan. Seringkali, mungkin sulit untuk memprediksi cara produk akan berjalan dalam skala besar sebelum benar-benar diluncurkan. 

Selain menjalankan uji teknis, Anda juga dapat memantau umpan balik pelanggan (terutama di kanal media sosial) untuk melihat apakah pengguna mengalami kesalahan produk yang mencolok. Jika Anda menemukan masalah besar, buat proyek tindak lanjut untuk memperbaikinya.

2. Selesaikan masalah yang belum terselesaikan

Selanjutnya, saatnya meninjau rencana proyek dan menandai tugas yang belum selesai. Ini membantu Anda menyelesaikan masalah dan memastikan bahwa Anda tidak melupakan langkah penting. Jika Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti Asana, langkah ini mudah karena Anda dapat melihat semua tugas proyek di satu tempat—serta tenggat, pemilik, dan status penyelesaiannya. 

Jika Anda lupa sesuatu, jangan khawatir. Catat semua tugas yang belum selesai dan tentukan apakah tugas tersebut berada dalam ruang lingkup proyek atau di luar ruang lingkup. Jika ada dalam ruang lingkup, buat rencana untuk menangani tugas yang tersisa. Jika tidak termasuk dalam ruang lingkup, beri tahu pemangku kepentingan dan serahkan tugas tersebut ke tim yang sesuai. 

Contoh, bayangkan tim pengembangan Anda baru saja menyelesaikan proyek desain ulang situs web, dan Anda menyadari bahwa Anda belum menyelesaikan tugas untuk memperbarui gambar banner di situs. Setelah berkonsultasi dengan pernyataan ruang lingkup proyek, Anda memutuskan bahwa tugas ini berada di luar ruang lingkup karena tim Anda terutama berfokus pada peningkatan infrastruktur. Oleh karena itu, Anda menyerahkan tugas yang tersisa kepada tim desain, yang dapat menggunakan infrastruktur yang telah Anda buat untuk memperbarui gambar banner. 

3. Selesaikan tugas administratif

Setelah menyelesaikan semua hal, saatnya menangani sisi administratif proyek Anda. Meskipun tugas administratif dapat bervariasi menurut proyek, berikut beberapa tugas umum untuk dipertimbangkan: 

• Pastikan semua file dan aset proyek berada di tempat yang tepat dan para pemangku kepentingan mengetahui lokasinya. 

• Perbarui dokumentasi proyek, seperti dokumentasi proses, anggaran proyek, dan jadwal proyek. Selama proses ini, bandingkan perkiraan dengan hasil aktual untuk melihat apakah Anda benar. Misalnya, bandingkan perkiraan vs. hasil aktual untuk anggaran dan linimasa proyek Anda.

• Pastikan dokumen proyek ditandatangani, seperti kontrak atau perjanjian vendor. 

• Akhiri semua kontrak untuk persediaan, subkontraktor, donatur, atau pemangku kepentingan eksternal serupa. 

• Akhiri keuangan proyek. Pastikan pembayaran akhir Anda diterima atau dikirim, dan kirimkan pembaruan kepada tim keuangan Anda dengan angka anggaran akhir Anda. 

• Pastikan anggota tim telah dialokasikan ulang ke proyek yang berbeda. 

• Jual atau transfer peralatan ​​atau sumber daya proyek lainnya ke tim lain sesuai kebutuhan. 

4. Beri tahu tim tentang langkah selanjutnya

Selanjutnya, tulis catatan untuk tim guna menginformasikan rencana penutupan Anda. Beri tahu mereka tentang langkah selanjutnya—misalnya, cara Anda akan menangani atau mentransfer kepemilikan hasil akhir proyek yang belum diselesaikan. Selain itu, beri tahu tim tentang acara penutupan yang harus mereka hadiri, seperti retrospektif, evaluasi proyek, atau rapat terakhir dengan pemangku kepentingan. Jika Anda ingin tim memberikan umpan balik selama evaluasi proyek, sekarang saatnya memberi tahu mereka agar dapat mulai mempersiapkan diri. 

5. Beri tahu pemangku kepentingan dan kirim laporan akhir

Setelah terhubung dengan tim, saatnya melakukan sinkronisasi dengan pemangku kepentingan. Ini bisa berupa pembaruan asinkron atau rapat penutup resmi. Terlepas dari formatnya, pastikan untuk menyertakan informasi berikut: 

• Laporan akhir, termasuk ringkasan tentang pencapaian proyek, kinerjanya dibandingkan dengan gol yang ditetapkan, dan keberhasilan atau kegagalan utama. 

• Daftar item yang belum selesai dalam ruang lingkup, beserta cara Anda akan menanganinya. 

• Daftar item yang belum selesai di luar ruang lingkup, dengan penjelasan singkat dan detail tentang cara Anda akan menindaklanjuti dengan tim yang sesuai. 

• Daftar tindak lanjut cepat yang Anda rencanakan untuk diselesaikan sebagai bagian dari proyek Anda saat ini atau diserahkan ke tim lain.

• Permintaan umpan balik. Idealnya, ini dapat ditulis sebagai umpan balik dalam bentuk kuesioner atau survei. 

6. Adakan rapat post-mortemortem proyek

Mengadakan rapat post-mortem proyek adalah cara terbaik untuk menyimpan dan meninjau pelajaran yang dipetik selama setiap proyek. Selama evaluasi, anggota tim berkesempatan memberikan umpan balik tentang hal yang berjalan dengan baik, yang tidak berjalan dengan baik, dan yang dapat ditingkatkan untuk lain waktu. 

Berikut beberapa kiat yang perlu dipertimbangkan sebelum Anda mengadakan evaluasi proyek berikutnya: 

• Kirimkan daftar pertanyaan kepada anggota tim untuk dipikirkan setidaknya dua hari sebelum rapat post-mortem. Pertanyaan-pertanyaan ini bisa sesederhana: "Apa yang berjalan dengan baik, apa yang tidak berjalan dengan baik, dan apa yang kita pelajari?" Ini membantu tim menyusun pemikiran mereka terlebih dahulu sehingga mereka dapat merasa siap dan bersedia untuk berpartisipasi. 

• Selama rapat, bagikan layar Anda (jika memungkinkan) dan buat catatan secara aktif untuk mencatat umpan balik setiap orang. Dengan begitu, tim dapat melihat bahwa masukan mereka dihargai. 

• Beri setiap anggota tim waktu khusus untuk membagikan umpan balik selama rapat. Dengan begitu, Anda dapat memastikan suara semua orang didengar. 

• Sediakan waktu di akhir rapat untuk mengucapkan terima kasih kepada anggota tim atas masukan mereka. Dan, saat Anda menyaring umpan balik mereka menjadi item tindakan yang konkret (kita akan membahasnya di langkah berikutnya), kirimkan pembaruan kepada tim untuk memberi tahu mereka cara Anda mengatasi kekhawatiran mereka. 

7. Buat peta jalan untuk peningkatan

Setelah menganalisis bagaimana proyek Anda berjalan, inilah saatnya untuk melihat ke masa depan. Pada titik ini, Anda dapat menggunakan peta jalan proyek untuk merencanakan cara meningkatkan dan mengulangi hasil akhir dan proses manajemen: 

1. Pertimbangkan hasil tes akhir dari langkah pertama dan identifikasi masalah prioritas yang ingin Anda tangani. Misalnya, jika banyak pelanggan mengeluhkan waktu pemuatan yang lambat, Anda dapat memprioritaskan inisiatif untuk meningkatkan kecepatan pemuatan situs. 

2. Kompilasi umpan balik yang Anda terima dari pemangku kepentingan dan tim proyek. Cari tema umum dan soroti item tindakan yang ingin Anda tangani. Misalnya, jika anggota tim menyampaikan bahwa mereka tidak memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan tugas, Anda dapat menetapkan item tindakan untuk menambahkan waktu penyangga tambahan ke jadwal proyek mendatang. 

3. Buat peta jalan untuk merencanakan cara dan waktu Anda menangani item tindakan ini. 

4. Minta umpan balik dari tim tentang peta jalan Anda, dan dapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan terkait. 

Membuat peta jalan untuk peningkatan di masa mendatang memastikan Anda terus meningkatkan dan mengulangi hasil akhir dan proses manajemen proyek. Selain itu, Anda dapat menutup proyek saat ini secara resmi, lalu menangani peningkatan dalam inisiatif yang benar-benar baru. Dengan begitu, Anda dapat mencegah proyek berlarut-larut hingga hasil akhir "sempurna" (sesuatu yang tidak benar-benar dapat dicapai).

8. Rayakan

Terakhir, luangkan waktu untuk merayakan pencapaian tim Anda. Menunjukkan apresiasi adalah kunci untuk membangun budaya organisasi yang kuat dan mendorong kerja tim di Tempat Kerja.

Perayaan dapat dilakukan dalam berbagai bentuk—seperti hadiah atau kartu, pesan terima kasih, happy hour tim, atau bahkan libur sore gratis. Pertimbangkan dinamika tim dan preferensi setiap anggota tim, lalu pilih opsi yang menurut Anda paling akan dihargai semua orang. 

Tutup dengan percaya diri

Selamat—Anda baru saja berhasil menutup proyek. Anda telah mencentang semua kotak dan menyelesaikan semua masalah. Sekarang Anda dapat beralih ke inisiatif berikutnya dengan tenang karena mengetahui bahwa semuanya sudah ditangani dan Anda memiliki rencana konkret untuk langkah selanjutnya. 

Jika ingin menstandarkan proses penutupan tim, pertimbangkan untuk mengubah proses penutupan proyek menjadi templat proyek kustom. Templat memungkinkan Anda membuat serangkaian langkah yang telah ditentukan (seperti daftar periksa) yang dapat diduplikat dan digunakan kembali setiap kali Anda menyelesaikan proyek.