Templat tanya jawab proyek

Setelah proyek yang sukses berakhir, banyak tim langsung beralih ke tugas berikutnya tanpa merefleksikan apa yang berhasil dan apa yang terhambat. Tanpa proses tanya jawa terstruktur, item tindakan hilang, metrik tidak ditinjau, dan pemangku kepentingan tidak pernah mendapatkan rekap lengkap. Hal ini membuat tim proyek menebak-nebak cara menangani proyek berikutnya.

Templat tanya jawab proyek memberi tim Anda agenda langkah demi langkah untuk meninjau hasil proyek. Anda dapat mencatat pelajaran yang dipetik, menugaskan pemilik untuk melakukan peningkatan, dan membagikan templat laporan tanya jawab proyek kepada pemangku kepentingan secara real time. Templat ini mengubah proyek yang selesai menjadi batu loncatan untuk peningkatan berkelanjutan.

Siapa yang mendapat manfaat dari templat tanya jawab proyek?

Di Asana, salah satu tim proyek menggunakan templat tanya jawab proyek sederhana setelah meluncurkan kampanye pemasaran. Dengan mencatat keberhasilan dan tantangan di satu tempat, mereka mengurangi kesalahan berulang hingga setengahnya dan mengidentifikasi tiga Alur Kerja baru untuk menyederhanakan proses di lain waktu.

Manajer proyek

Manajer proyek menjalankan rapat tanya jawab terstruktur dengan agenda yang jelas. Mereka melacak gol, hasil, dan pelajaran yang didapat sambil mengubah umpan balik menjadi item tindakan untuk proyek berikutnya.

Anggota tim

Anggota tim mencatat umpan balik tentang kolaborasi dan keseimbangan beban kerja. Wawasan mereka diubah menjadi tugas dengan pemilik dan batas waktu, yang membuktikan bahwa masukan mereka mendorong peningkatan nyata.

Tim pemasaran meninjau metrik kampanye, grup operasi menilai logistik, dan organisasi nirlaba merangkum acara penggalangan dana. Templat tanya jawab proyek gratis Asana beradaptasi dengan semua jenis proyek yang selesai.

Pemangku kepentingan

Pemangku kepentingan melihat kinerja proyek di satu tempat. Mereka meninjau gol yang tercapai, tantangan yang dicatat, dan area yang perlu ditingkatkan, yang membangun kepercayaan dalam proses tanya jawab proyek.

Mengapa menggunakan templat tanya jawab proyek Asana?

Salah satu tim operasi mengadopsi alur kerja rapat tanya jawab proyek Asana dan mengurangi waktu persiapan untuk retrospeksi sebesar 40%. Alih-alih menggabungkan catatan di Google Docs atau PowerPoint, mereka menggunakan satu sistem untuk membuat agenda, menetapkan item tindakan, dan membagikan pembaruan.

Dengan Asana, templat tanya jawab proyek mengubah evaluasi menjadi catatan yang hidup. Anda dapat memusatkan umpan balik, mendokumentasikan pelajaran yang diambil, dan mengaitkan peningkatan langsung ke alur kerja mendatang.

Manfaat templat tanya jawab kami meliputi:

• Mencatat pelajaran yang didapat dan memberikan item tindakan kepada anggota tim beserta tenggat.

• Menyederhanakan proses tanya jawab menjadi alur kerja berulang.

• Melacak metrik, milestone, dan gol proyek dalam satu proyek.

• Membagikan templat tanya jawab proyek sederhana kepada pemangku kepentingan untuk pembaruan dan pemantauan proyek.

Cara menggunakan templat tanya jawab proyek ini

Templat tanya jawab proyek mengatur proses tanya jawab ke dalam bagian terstruktur, langkah demi langkah dengan instruksi terperinci. Di sebelah kiri, bagian memandu Anda mulai dari menetapkan agenda rapat hingga mencatat pelajaran yang didapat dan menetapkan langkah berikutnya. Di bagian atas, bidang mencatat fasilitator, pemilik, tenggat, dan prioritas.

Berikut cara menggunakan templat ini untuk menjalankan sesi tanya jawab yang efektif.

1. Rangkum Ikhtisar Proyek

Mulailah tanya jawab dengan rekap proyek. Tambahkan brief proyek, gol, dan ekspektasi awal ke bagian "Ikhtisar Proyek". Ringkasan membantu setiap anggota tim, pemangku kepentingan, atau fasilitator memulai dari titik yang sama.

Gunakan bidang di bagian atas untuk menetapkan tanggung jawab atas ringkasan dan untuk menetapkan tenggat kapan ikhtisar harus siap. Catat kompleksitas proyek di sini untuk memberikan konteks tentang apakah hasil sesuai dengan ukuran dan ruang lingkup inisiatif.

2. Tinjau linimasa dan perencanaan

Di "Linimasa dan Perencanaan", catat apakah proyek memenuhi milestone utama tepat waktu. Identifikasi bagian rencana yang berjalan dengan baik dan bagian yang telah disesuaikan oleh anggota tim. Dokumentasi membantu tim memahami bagaimana penjadwalan memengaruhi hasil.

Gunakan "Tingkat Risiko" untuk menandai penundaan yang menimbulkan masalah yang lebih besar. Tambahkan komentar tentang area peningkatan agar proyek mendatang dapat membuat perkiraan yang lebih akurat. Dengan memperlakukan perencanaan sebagai elemen yang terukur, Anda membantu tim proyek menyederhanakan Alur Kerja untuk selanjutnya.

3. Analisis kinerja anggaran

Anggaran sering kali menentukan apakah proyek dianggap sukses. Catat anggaran yang direncanakan terhadap pengeluaran aktual di Bagian "Analisis Anggaran". Sertakan tugas untuk pengeluaran atau penghematan tak terduga.

Gunakan bidang seperti "Kepuasan Pemangku Kepentingan" untuk mengukur bagaimana kepemimpinan menanggapi anggaran akhir. Soroti faktor keberhasilan, seperti negosiasi vendor atau alokasi sumber daya, yang membuat biaya tetap terkendali. Informasi ini secara langsung menunjukkan cara Anda menentukan ruang lingkup proyek mendatang.

4. Evaluasi kinerja tim

Catat cara tim proyek bekerja sama selama proyek berlangsung. Tambahkan tugas yang menyoroti kolaborasi yang solid serta kesenjangan dalam komunikasi atau keseimbangan sumber daya. Dorong anggota tim untuk menambahkan umpan balik tentang distribusi beban kerja.

Gunakan bidang "Pelajaran yang Diperoleh" dan "Area Perbaikan" agar umpan balik ini dapat ditindaklanjuti. Jika anggota tim kesulitan dengan penyerahan, dokumentasikan di sini dan tetapkan item tindakan untuk kepemilikan yang lebih jelas di proyek berikutnya.

5. Nilai pemasaran dan logistik

Proyek dengan komponen publik sering kali sangat bergantung pada pemasaran dan logistik. Gunakan Bagian ini untuk mengevaluasi pelaksanaan kampanye, manajemen acara, atau koordinasi vendor. Catat keberhasilan dan tantangan agar Anda dapat menyempurnakan prosesnya.

Jika logistik menciptakan hambatan, tetapkan item tindakan untuk alur kerja atau automasi baru. Tambahkan faktor kesuksesan, seperti saluran yang efektif atau kampanye berkinerja tinggi, untuk diterapkan ke depannya. Penilaian memastikan pekerjaan yang berorientasi eksternal mendapatkan tingkat pemeriksaan yang sama dengan upaya internal.

6. Catat pembelajaran utama dan item tindakan

Bagian "Pembelajaran Utama dan Item Tindakan" adalah tempat Anda menerjemahkan diskusi menjadi kepemilikan. Catat pelajaran yang didapat, tambahkan area peningkatan, dan berikan tugas beserta tenggat agar tidak ada yang terlewat setelah rapat.

Fasilitator harus memandu proses ini, memastikan setiap item tindakan memiliki pemilik. Gunakan bidang "Faktor Keberhasilan" untuk menyoroti praktik yang layak diulang, seperti rapat pembuka intens atau alat komunikasi praktis.

7. Catat risiko, pelajaran, dan faktor penentu kesuksesan

Gunakan bidang kustom di bagian atas untuk mengubah umpan balik subjektif menjadi data terstruktur. Catat "Tingkat Risiko" untuk item yang menciptakan tantangan, catat "Pelajaran yang Diperoleh" untuk mendukung peningkatan berkelanjutan, dan soroti "Faktor Keberhasilan" yang berkontribusi pada keberhasilan proyek.

Penilaian risiko menjadikan tanya jawab Anda lebih dari sekadar percakapan. Ini menjadi templat laporan tanya jawab proyek yang dapat Anda bagikan kepada pemangku kepentingan dan gunakan kembali untuk proyek mendatang.

8. Bagikan laporan tanya jawab

Saat sesi tanya jawab berakhir, buat laporan dari templat. Filter menurut bidang seperti "Area Perbaikan" atau "Kepuasan Pemangku Kepentingan" untuk menyajikan temuan dengan jelas. Ekspor ke Microsoft atau Google Docs untuk rekap yang rapi, atau bagikan proyek langsung sehingga pemangku kepentingan melihat pembaruan secara real time.

Berbagi hasil akan menutup loop. Pemangku kepentingan melihat bagaimana masukan mereka membentuk diskusi, dan tim proyek memiliki catatan komitmen yang akan dibawa ke proyek berikutnya.

Fitur Asana untuk digunakan dengan templat tanya jawab proyek Anda

Pembahasan proyek hanya akan membantu jika umpan balik disimpan, ditugaskan, dan ditindaklanjuti. Fitur Asana memungkinkan hal ini dengan mengubah percakapan menjadi tugas terstruktur. Anda dapat memusatkan pelajaran yang diambil, mengotomatiskan tindak lanjut, dan mengukur progres terhadap peningkatan. Jelajahi pustaka fitur selengkapnya untuk inspirasi lebih lanjut.

Bidang cerdas AI

AI Asana dapat membantu merangkum umpan balik dari sesi tanya jawab menjadi item tindakan. Misalnya, jika anggota tim meninggalkan komentar panjang tentang tantangan komunikasi, Bidang Cerdas AI dapat membuat catatan ringkas seperti "Tingkatkan Alur Kerja penyerahan" dan menugaskannya kepada pemilik yang tepat. Ini memastikan umpan balik tidak hilang dalam rekap yang sarat teks.

Formulir

Gunakan Formulir untuk mengumpulkan input terstruktur sebelum rapat tanya jawab. Kirim formulir kepada pemangku kepentingan untuk mengumpulkan informasi tentang anggaran, linimasa, dan faktor keberhasilan mereka. Tanggapan mereka langsung masuk ke dalam proyek, jadi fasilitator memulai dengan data yang tertata, bukan catatan yang tersebar.

Tampilan Linimasa

Linimasa membantu tim menghubungkan item tindakan yang dibahas ke proyek mendatang. Misalnya, jika tim mengidentifikasi "merevisi proses awal" sebagai langkah berikutnya, Anda dapat memetakan tugas tersebut di linimasa sehingga selaras dengan tanggal mulai proyek berikutnya. 

Gol

Tautkan item tindakan dari tanya jawab ke gol organisasi. Jika tim mengidentifikasi kebutuhan untuk "peluncuran kampanye yang lebih cepat", Anda dapat menghubungkannya dengan gol tingkat perusahaan terkait waktu untuk memasuki pasar. Ini menjadikan sesi tanya jawab sebagai bagian dari pelacakan kinerja jangka panjang, bukan rapat yang terisolasi.

Portofolio

Portofolio memungkinkan pemimpin meninjau beberapa templat tanya jawab sekaligus. Seorang eksekutif mungkin membandingkan bagaimana berbagai tim mencetak skor pada "Kepuasan Pemangku Kepentingan" dan menemukan pola di seluruh bagian. Tampilan gambaran besar ini mendukung peningkatan berkelanjutan sesuai kebutuhan.

Integrasi untuk templat rapat tanya jawab proyek Anda

Integrasi memperluas templat tanya jawab dengan menghubungkannya dengan alat yang sudah digunakan tim Anda. Alih-alih mengekspor data ke sistem terpisah, Anda dapat melampirkan bukti, membagikan hasil, dan memvisualisasikan peningkatan langsung di Asana. Jelajahi galeri integrasi lengkap di asana.com/apps.

Slack

Kirim pembaruan real-time dari templat tanya jawab ke saluran Slack. Saat anggota tim mencatat area peningkatan baru, tim proyek akan segera melihatnya, dan percakapan berlanjut di luar rapat.

Dropbox

Lampirkan brief proyek, laporan, atau spreadsheet anggaran dari Dropbox. Jika tim meninjau presentasi PowerPoint selama tanya jawab, Anda dapat menautkannya ke tugas yang sesuai sehingga semua file pendukung tetap terhubung ke diskusi.

Microsoft Teams

Masukkan catatan dan tugas tanya jawab ke Teams agar percakapan dan tindakan tetap sinkron. Misalnya, seorang manajer dapat meninjau "Pembelajaran Utama dan Item Tindakan" di dalam Tim tanpa beralih alat, lalu memberikan tugas tindak lanjut di Asana.

Tableau

Visualisasikan data kinerja proyek dengan dasbor Tableau yang ditautkan ke templat tanya jawab Anda. Anda dapat menunjukkan bagaimana skor "Tingkat Risiko" berubah di beberapa proyek atau apakah peningkatan meningkatkan kepuasan pemangku kepentingan. Ini mendasarkan tanya jawab Anda pada metrik yang sulit.

Google Drive

Tautkan file bersama, seperti agenda rapat, survei pemangku kepentingan, atau dokumen rekap yang disimpan di Google Dokumen. Menghubungkan materi-materi ini memastikan templat laporan tanya jawab tetap menjadi sumber kebenaran tunggal untuk hasil proyek Anda.

Pertanyaan umum tentang templat tanya jawab proyek