Postmortem

Manajer proyek terbaik tahu bahwa proyek belum selesai saat hasil akhir terakhir selesai. Setelah pekerjaan selesai, tim Anda dapat meluangkan waktu untuk merefleksikan hal yang berjalan dengan baik—dan hal yang seharusnya dapat berjalan lebih baik—dengan evaluasi proyek.

Sering kali, rapat evaluasi proyek dilewatkan karena tidak ada hasil akhir wajib yang terjadi selama rapat evaluasi proyek. Namun, saat Anda membuat templat proses evaluasi, rapat ini menjadi mudah dan memudahkan untuk dijalankan setelah setiap proyek.

Apa itu evaluasi proyek?

Evaluasi proyek adalah jenis rapat yang diadakan di akhir proyek untuk merefleksikan hal yang berjalan dengan baik dan hal yang dapat ditingkatkan. Ini kesempatan yang baik bagi tim untuk merayakan pencapaian besar, merefleksikan alur kerja tim, dan membahas peningkatan proses yang akan membantu proyek berikutnya.

Apa itu templat evaluasi?

Templat evaluasi adalah alat yang Anda gunakan untuk membuat kerangka kerja terstruktur untuk rapat evaluasi di akhir setiap proyek. Tim dapat menggunakan templat evaluasi untuk membantu merencanakan rapat evaluasi, mengumpulkan ide saat anggota tim merefleksikan proyek sebelumnya, dan mengatur item tindakan untuk proyek berikutnya.

Cara membuat templat evaluasi

Templat evaluasi digunakan sebelum dan selama rapat evaluasi. Gol rapat postmortem adalah membahas tiga hal dengan anggota tim: hal yang berjalan baik selama proyek ini, hal yang tidak berjalan baik selama proyek ini, dan cara tim dapat melakukan peningkatan untuk proyek berikutnya.

Dengan mengetahui hal ini, templat evaluasi proyek harus berisi hal berikut:

• Hal-hal yang berjalan dengan baik

• Hal-hal yang tidak berjalan dengan baik

• Hal yang perlu ditingkatkan untuk lain waktu

• Item tindakan

• Prioritas item tindakan

• Orang yang bertanggung jawab atas setiap item tindakan

Alasan menggunakan templat evaluasi

Menggunakan templat evaluasi dapat membantu menetapkan proses yang konsisten di seluruh perusahaan, jadi Anda dapat membangun budaya refleksi dan peningkatan berkelanjutan. Templat evaluasi digunakan sebaik-baiknya untuk tim yang menggunakan metode manajemen proyek Agile, karena banyak dari metodologi tersebut menggunakan formulir peningkatan berkelanjutan. Berikut beberapa cara lain templat evaluasi dapat membantu tim Anda.

• Menerapkan praktik terbaik: Saat Anda mengadakan lebih banyak rapat postmortem, Anda menemukan strategi yang membantu rapat postmortem berjalan lebih efektif. Anda dapat dengan mudah menyesuaikan templat evaluasi untuk memenuhi kebutuhan tim secara real time, yang berarti praktik terbaik akan siap untuk proyek berikutnya segera setelah Anda memperbarui templat.

• Templat dapat disesuaikan: Banyak tim menggunakan templat sebagai titik awal untuk berbagai strategi. Jika baru mengenal proses postmortem, Anda dapat menggunakan templat untuk membantu Anda memulai. Pada akhirnya, tim tertentu mungkin menemukan bahwa beberapa proses bekerja lebih baik untuk mereka. Meskipun organisasi Anda dapat menggunakan templat evaluasi standar, berbagai tim dapat menyesuaikan templat agar sesuai dengan kebutuhan mereka.

• Memberikan konsistensi: Jika Anda mengadakan rapat pasca-proyek atau retrospektif setelah setiap proyek, tim akan mulai mengharapkannya. Templat evaluasi dapat membantu menjaga konsistensi rapat-rapat ini, dan tim Anda akan mulai mengikuti ritme rapat. Saat ini terjadi, tim akan mengantisipasi rapat di akhir setiap proyek, dan mereka dapat memberikan umpan balik yang lebih spesifik untuk membantu meningkatkan proyek berikutnya.

Kapan menggunakan templat evaluasi

Templat evaluasi sangat berguna dalam situasi tertentu. Berikut waktu terbaik untuk menggunakannya:

• Untuk rapat postmortem: Templat postmortem dimaksudkan untuk dipasangkan dengan rapat postmortem. Gunakan templat evaluasi untuk melacak item tindakan, keputusan, dan hasil akhir mendatang yang muncul selama rapat itu.

• Setelah respons insiden: Jika tim mengalami gangguan atau insiden besar, penting untuk merefleksikan kembali situasi sehingga tim dapat mengidentifikasi akar penyebab masalah. Menggunakan templat evaluasi dapat membantu tim Anda menjalani langkah-langkah yang sama setiap kali Anda menjalankan respons insiden.

• Untuk mengotomatiskan alur kerja postmortem: Beberapa perangkat lunak manajemen proyek digital memungkinkan Anda untuk menghubungkan survei dan formulir ke proyek dan templat. Jika tim Anda menggunakan survei atau kuesioner evaluasi sebelum rapat evaluasi, Anda dapat mengisi terlebih dahulu poin pembicaraan penting sebelum rapat dimulai. Ini dapat menyederhanakan rapat dan membantu evaluasi proyek berjalan lebih lancar. 

Fitur terintegrasi

• Tampilan Papan. Tampilan Papan adalah tampilan bergaya papan Kanban yang memperlihatkan informasi proyek dalam kolom. Kolom biasanya disusun menurut status pekerjaan (seperti Untuk Dikerjakan, Dikerjakan, Selesai), tetapi Anda dapat menyesuaikan judul kolom sesuai dengan kebutuhan proyek. Dalam setiap kolom, tugas ditampilkan sebagai kartu dan berisi beragam informasi terkait, termasuk judul tugas, tenggat, dan bidang kustom. Lacak pekerjaan saat pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lain dan dapatkan wawasan singkat tentang status proyek Anda.

• Formulir. Saat seseorang mengisi Formulir, tindakan ini akan ditampilkan sebagai Tugas baru dalam proyek Asana. Dengan memasukkan informasi melalui Formulir, Anda dapat menstandarkan cara memulai pekerjaan, mengumpulkan informasi yang dibutuhkan, dan memastikan tidak ada pekerjaan yang luput. Alih-alih memperlakukan setiap permintaan sebagai proses ad hoc, buat sistem standar dan serangkaian pertanyaan yang harus dijawab setiap orang. Atau, gunakan logika percabangan untuk menyesuaikan pertanyaan berdasarkan jawaban pengguna sebelumnya. Pada akhirnya, Formulir membantu Anda menghemat waktu dan upaya yang diperlukan untuk mengelola permintaan masuk. Jadi, tim dapat menghabiskan waktu yang lebih banyak untuk pekerjaan yang benar-benar penting.

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

• Menambahkan tugas ke beberapa proyek. Pekerjaan bersifat lintas fungsi. Tim harus mampu bekerja secara efektif di seluruh bagian. Tetapi, jika setiap Bagian memiliki sistem pengarsipannya sendiri, pekerjaan akan terhambat atau terpisah-pisah. Asana memudahkan Anda melacak dan mengelola Tugas di berbagai proyek. Ini tidak hanya mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan visibilitas lintas tim. Asana juga membantu tim Anda melihat tugas dalam konteks, melihat siapa mengerjakan apa, dan membuat tim dan tugas Anda tetap terhubung.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Jira. Buat alur kerja interaktif dan terhubung antara tim teknis dan bisnis untuk meningkatkan visibilitas seputar proses pengembangan produk secara real time—semuanya tanpa keluar dari Asana. Sederhanakan kolaborasi dan serah terima proyek. Buat isu Jira dengan cepat dari dalam Asana sehingga serah terima pekerjaan antara tim bisnis dan tim teknis berlangsung mulus pada waktu yang tepat. 

• Zendesk. Dengan integrasi Zendesk Asana, pengguna dapat dengan cepat dan mudah membuat Tugas Asana langsung dari Tiket Zendesk. Tambahkan konteks, lampirkan file, dan tautkan Tugas yang ada untuk melacak pekerjaan yang dibutuhkan untuk menutup tiket. Integrasi ini juga memberikan visibilitas berkelanjutan di kedua sistem, jadi semua orang selalu memiliki informasi terbaru terlepas dari alat yang digunakan. 

• Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat membuat Tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu mereferensikan Tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail guna mencari tugas tersebut langsung dari kotak masuk Gmail Anda. 

• Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulai dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan daftar tugas tidak hilang di Slack. 

Pertanyaan Umum