Cara memberikan umpan balik proyek yang efektif dalam 7 langkah

Jika baru memberikan umpan balik proyek, tugas ini mungkin terasa sangat menakutkan. Namun, seperti keterampilan lainnya, memberikan umpan balik yang efektif dapat ditingkatkan dan dipoles dari waktu ke waktu. 

Umpan balik proyek adalah percakapan tentang kinerja anggota tim yang akan menghasilkan langkah selanjutnya yang jelas untuk peningkatan kinerjanya. Jenis umpan balik ini biasanya diberikan oleh manajer proyek, yang mungkin atau mungkin bukan manajer langsung anggota tim. Dengan berfokus pada detail proyek tertentu—bukan umpan balik tingkat karier berskala luas—Anda dapat membangun kepercayaan antara diri Anda dan tim proyek. Jika dilakukan dengan baik, umpan balik proyek dapat berperan penting dalam meningkatkan hasil akhir dan mempercepat pertumbuhan profesional tim Anda.  

Tujuh langkah di bawah ini menawarkan beberapa contoh umpan balik proyek yang efektif untuk membantu Anda menyelesaikan proses umpan balik dan menyiapkan tim untuk meraih kesuksesan. 

1. Pilih waktu yang tepat

Waktu adalah pertimbangan utama saat memberikan umpan balik proyek. Untuk melakukannya dengan benar, tanyakan kepada anggota tim kapan mereka ingin menerima umpan balik. Apakah mereka ingin segera mendapatkan umpan balik? Apakah mereka lebih suka bertemu di akhir pekan untuk membahas proyek yang sedang berlangsung? 

Saat memberikan umpan balik, bayangkan Anda memimpin curah pendapat. Dorong Tim untuk menyampaikan ide dan berbagi pendapat selama sesi umpan balik. Sesi umpan balik proyek yang tepat waktu dan terencana dapat menghasilkan ide-ide baru yang mendorong proyek untuk maju.  

Upayakan keseimbangan yang sehat antara umpan balik tatap muka dan komunikasi asinkron, atau komunikasi offline. Anda mungkin berpikir umpan balik tatap muka selalu lebih baik, tetapi beberapa anggota tim lebih suka melihat umpan balik secara tertulis terlebih dahulu, lalu membicarakannya. Tanyakan kepada anggota tim apakah mereka memiliki preferensi dan cara Anda dapat menciptakan pengalaman umpan balik yang positif untuk mereka. Hal ini sangat relevan di era kerja jarak jauh, di mana Anda mungkin tidak bertemu langsung dengan anggota tim setiap hari.

2. Gunakan jenis umpan balik yang benar

Mengetahui jenis umpan balik yang akan diberikan merupakan bagian penting dari proses umpan balik. Skenario yang berbeda memerlukan jenis umpan balik yang berbeda, dan sebagai pemimpin tim, Anda perlu mengenali jenis yang paling sesuai untuk situasi tersebut. 

Tidak semua jenis umpan balik relevan atau bahkan sesuai untuk Anda sampaikan. Jika Anda memimpin tim proyek tetapi tidak benar-benar mengelola orang-orang yang bekerja sama dengan Anda, Anda mungkin ingin menghindari beberapa jenis umpan balik yang lebih berat, seperti evaluasi kinerja. Di sisi lain, jika Anda sekaligus menjadi ketua proyek dan manajer tim, Anda dapat memutuskan apakah ingin menggabungkan umpan balik proyek, profesional, dan kinerja, atau memisahkannya ke dalam sesi umpan balik yang berbeda. 

6 jenis umpan balik

• Umpan balik formal: Jenis umpan balik ini sesuai untuk rapat terjadwal yang secara khusus Anda tetapkan untuk umpan balik, seperti tinjauan triwulanan. Kedua belah pihak harus mengetahui topik percakapan dan datang dengan persiapan berupa pemikiran dan pertanyaan. 

• Umpan balik informal: Umpan balik informal dapat berkisar dari memberikan pujian atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik hingga membuat pengeditan cepat pada proyek. Jenis umpan balik proyek ini lebih rumit karena dapat bersifat spontan, jadi pertimbangkan kondisi Anda sebelum memberikan umpan balik informal. 

• Umpan balik positif: Umpan balik positif sama pentingnya dengan umpan balik konstruktif. Anda harus memastikan untuk memuji anggota tim atas pekerjaan yang mengesankan. Dengan melakukannya, Anda akan mengingatkan tim bahwa Anda memperhatikan hal positif maupun negatif. 

• Umpan balik semangat: Mirip dengan umpan balik positif, Anda dapat menggunakan umpan balik semangat untuk memberi semangat kepada anggota tim. Apakah mereka mengerjakan proyek yang sulit atau tampak sedikit kelelahan? Ingatkan mereka tentang nilai mereka dan betapa mereka dihargai. Ini akan sangat membantu. 

• Umpan balik ke depan: Umpan balik ke depan berfokus pada solusi masa depan, bukan koreksi masa lalu. Jenis umpan balik ini lebih merupakan pendekatan proaktif untuk peningkatan berdasarkan pengamatan sebelumnya. Misalnya, jika anggota tim mengalami kesulitan terkait manajemen waktu, Anda mungkin ingin merekomendasikan alat pengaturan Kalender daripada memikirkan proyek yang terlambat. 

• Umpan balik konstruktif: Kritik konstruktif adalah jenis umpan balik terbaik untuk membantu anggota tim berkembang. Memberikan kritik yang membangun meliputi menganalisis proyek, mengidentifikasi peluang untuk peningkatan, dan memberikan rekomendasi terperinci tentang cara meningkatkan.

3. Bersikaplah lugas

Bersikap lugas bukan berarti bersikap kasar. Sebaliknya, ini menunjukkan bahwa Anda berinvestasi untuk membantu anggota tim berkembang. 

Coba hindari umpan balik sandwich. Ini adalah pendekatan yang Anda gunakan untuk menyampaikan kritik membangun di antara pujian. Sebaliknya, sampaikan umpan balik Anda secara langsung. Ini akan membantu menumbuhkan kolaborasi yang sehat di antara Tim Anda. Bersikap lugas bukan berarti jujur secara brutal. Selalu sertakan contoh, dan bagikan umpan balik Anda dalam pernyataan "Saya". Ini membantu Anda berfokus pada detail spesifik dan cara Anda memandangnya, sehingga Anda dan anggota tim dapat berfokus pada identifikasi dan implementasi solusi untuk umpan balik.

4. Berikan rekomendasi spesifik untuk peningkatan

Jenis umpan balik proyek terbaik adalah yang dapat ditindaklanjuti, artinya Anda memberikan rekomendasi kepada anggota tim yang dapat diterapkan pada proyek mendatang. Memberikan rekomendasi benar-benar membuat kritik menjadi konstruktif—bukan destruktif.

"Mengapa" dalam umpan balik proyek adalah kuncinya. Misalnya, Anda melihat email yang akan dikirim oleh anggota tim dan Anda merekomendasikan untuk mengubah bahasanya. Dalam hal ini, pastikan untuk menjelaskan alasan Anda menyusun email dengan cara tertentu, atau alasan Anda menghindari kata-kata tertentu. 

5. Dorong umpan balik ke atas

Untuk anggota tim, sesi umpan balik harus diakhiri dengan pemahaman menyeluruh tentang cara mereka dapat meningkatkan diri. Oleh karena itu, sebagai manajer proyek, Anda harus selalu membuka kesempatan untuk bertanya setelah memberikan umpan balik. 

Anda juga harus mengukur umpan balik positif tentang tanggung jawab manajer proyek, seperti ketepatan waktu dan kejelasan. Ingatlah bahwa umpan balik berjalan dua arah, dan Anda harus selalu mendorong umpan balik ke atas dari Tim. Saat mendapatkan umpan balik manajer proyek, jangan takut untuk mengajukan pertanyaan seperti:

• Apakah umpan balik saya membantu?

• Ada hal lain yang bisa saya sampaikan dalam umpan balik mendatang?

• Apa ada cara khusus yang Anda sukai untuk mendapatkan umpan balik?

Hubungi anggota tim secara berkala untuk menanyakan apakah Anda dapat meningkatkan cara memberikan umpan balik.

6. Tindak lanjuti dengan rekap

Anda harus selalu menindaklanjuti dengan rekap poin penting setelah rapat umpan balik formal dan tinjauan kinerja.  Rekap akan membantu Anda dan anggota tim mencerna informasi dengan lebih baik. Contoh tindak lanjut mungkin terlihat seperti ini: 

“Hai ____,

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk berbicara dengan saya hari ini mengenai kinerja Anda. Untuk memberikan rekapitulasi singkat tentang poin utama, kita telah membahas: 

• Poin A

• Poin B

• Poin C

• Poin D

Jika ada yang kurang jelas, silakan hubungi saya. Dan seperti biasa, jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda memiliki pertanyaan atau umpan balik. 

Terima kasih atas semua kerja keras Anda. 

Semoga hari Anda menyenangkan!" 

Email seperti ini menegaskan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama dan semua umpan balik dipahami. 

7. Dorong umpan balik berkelanjutan

Setelah Anda menguasai seni memberikan umpan balik yang efektif, itu tidak akan terasa seperti "umpan balik" lagi, melainkan kolaborasi yang berkelanjutan antara Anda dan Tim. 

Setiap kali Anda bertemu dengan anggota tim secara individu, ajukan pertanyaan tentang apa yang sedang mereka kerjakan atau apakah ada proyek yang sangat menantang. Jenis pertanyaan ini akan memberi tahu Anda apakah anggota tim kelebihan beban kerja atau dapat memperoleh manfaat dari pelatihan internal lainnya. Mengajukan pertanyaan sederhana ini akan memberi Anda wawasan luas tentang kebahagiaan dan produktivitas tim. 

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda akan mulai melihat umpan balik proyek dimasukkan ke dalam proses harian Anda.

Strategi umpan balik yang efektif dan tidak efektif

Manajer proyek menggunakan sejumlah teknik dan inisiatif saat memberikan umpan balik proyek kepada tim mereka.

Kerangka Kerja Lakukan, Coba, dan Pertimbangkan

Kerangka Kerja Lakukan, Coba, dan Pertimbangkan membagi umpan balik proyek menjadi tiga kategori berbeda, yang masing-masing dimaksudkan untuk memperoleh tanggapan berbeda dari anggota tim proyek. 

• Umpan balik "Lakukan": Jenis umpan balik ini wajib dan Anda akan menggunakannya untuk proyek yang memiliki implikasi yang lebih besar bagi organisasi. Jadi, berikan umpan balik "lakukan" secara hemat, dan hanya ketika dampak proyek melampaui tim Anda atau memiliki efek yang tidak dapat diubah. 

• Umpan balik "Coba": Umpan balik "Coba" menyarankan kemungkinan langkah selanjutnya untuk sebuah proyek, tetapi menyerahkan pengambilan keputusan kepada tim. Contohnya termasuk mengeksplorasi potensi kekurangan proyek atau menggali lebih dalam ke dalam penelitian. Gunakan strategi ini saat Anda merasa hasil akhir sudah bagus, tetapi dapat menjadi lebih baik atau lebih sempurna. 

• Umpan balik "Pertimbangkan": Umpan balik "pertimbangkan" adalah yang paling memberdayakan dari ketiganya, yang hanya meminta tim Anda untuk memikirkan cara berpikir alternatif. Tim bebas memilih untuk menerapkan saran Anda atau tidak. 

Model umpan balik McKinsey

Perusahaan konsultasi manajemen McKinsey & Company merancang model umpan balik ini untuk menambahkan struktur ke umpan balik proyek sehingga dapat dengan mudah mengalir ke atas dan ke bawah. Model McKinsey menyatakan bahwa umpan balik harus:

• Spesifik 

• Berbasis fakta

• Kurang bersifat pribadi 

• Tidak dapat disangkal 

• Dapat Ditindaklanjuti 

Dengan menggunakan atribut di atas, Anda harus menyusun umpan balik dengan cara berikut: 

“Ketika Anda melakukan [X], itu membuat saya merasa [Y]. Ke depannya, saya sarankan Anda melakukan [Z]." 

Dengan menggabungkan tindakan tertentu dengan perasaan yang dihasilkan dan reaksi yang disarankan, Anda dapat menggabungkan semua elemen di atas. Meskipun bahasa ini sebagian besar berlaku untuk penyelesaian konflik, Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan umpan balik spesifik Anda.

Umpan balik SMART

Anda mungkin pernah mendengar tentang gol SMART, tetapi tahukah Anda bahwa Anda juga dapat menerapkan prinsip-prinsip ini untuk umpan balik proyek? Sebagai peningkatan, akronim ini adalah singkatan dari: 

• Specific (Spesifik)

• Measurable (Terukur) 

• Achievable (Dapat dicapai) 

• Realistic (Realistis)  

• Time-bound (Terikat waktu)

Semua atribut ini berkaitan dengan umpan balik yang konstruktif, karena harus spesifik untuk proyek, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu. 

Lain kali saat memberikan umpan balik proyek, pikirkan akronim SMART terlebih dahulu untuk memastikan Anda mencentang semua kotak. Jika ada yang tidak beres, Anda mungkin perlu mengubah strategi umpan balik. 

Metode COIN

COIN adalah singkatan dari Context (Konteks), Observation (Pengamatan), Impact (Dampak), dan Next steps (Langkah berikutnya). Model ini membantu menyusun sesi umpan balik sehingga terasa kurang konfrontatif dan lebih konstruktif. Proses ini dibagi menjadi 4 langkah: 

1. Context: Langkah "konteks" memungkinkan Anda mengatur suasana dan menjelaskan alasan di balik percakapan. Dalam langkah ini, tekankan gol akhir proyek sehingga ada pemahaman tentang alasan pentingnya umpan balik. 

2. Observasi: Selanjutnya, beri tahu anggota tim tentang hal yang telah Anda amati dalam pekerjaan mereka. Ini dapat terdiri dari umpan balik positif dan kritik yang membangun, tetapi pastikan untuk tetap berterus terang. 

3. Dampak: Tahap "dampak" menggali lebih dalam tentang nilai umpan balik. Jelaskan bagaimana saran Anda akan membantu mendorong proyek lebih dekat ke gol yang ditetapkan. 

4. Langkah berikutnya: Mungkin fase terpenting, "langkah berikutnya" harus menguraikan beberapa cara yang dapat ditindaklanjuti agar anggota tim dapat melakukan peningkatan. Cobalah untuk menjelaskan hal ini sespesifik mungkin, seperti mendorong kolaborasi dengan tim lain atau merekomendasikan alat baru untuk dicoba. 

Manfaat umpan balik dalam manajemen proyek

Umpan balik proyek itu penting karena mempercepat proses, membantu anggota tim berkembang, menghasilkan hasil yang lebih baik, dan dapat membantu membangun kepercayaan di antara tim. 

Menerapkan loop umpan balik rutin ke dalam operasi sehari-hari menjamin peningkatan produktivitas dan hasil akhir yang lebih baik. Baca selengkapnya untuk mempelajari manfaat siklus umpan balik bagi tim Anda. 

Menghemat waktu dalam jangka panjang

Jika umpan balik proyek disertakan dalam keseharian Anda, maka Anda tidak perlu khawatir proyek akan keluar jalur karena revisi. Menyertakan umpan balik di seluruh siklus proyek akan membantu membatasi kelalaian dan menjaga kelancaran alur kerja. Dengan memeriksa kualitas secara konsisten, Anda akan menghindari hambatan karena revisi besar.

Meningkatkan budaya tim

Komunikasi dan kolaborasi adalah inti dari umpan balik proyek yang baik. Jika tim Anda secara rutin saling memberikan umpan balik, Anda akan melihat budaya yang lebih erat dalam tim dan lingkungan kerja Anda. Dan bonus tambahan? Anggota tim akan memiliki wawasan tentang proyek satu sama lain, sehingga membantu mereka menghasilkan ide-ide baru untuk pekerjaan individu mereka. 

Membuat produk akhir yang lebih baik

Dalam hal menciptakan produk yang sukses, makin banyak pemikir, makin baik. Umpan balik proyek memungkinkan lebih banyak curah pendapat dan kolaborasi dalam proses pembuatan, yang pada akhirnya akan selalu menghasilkan produk akhir yang andal.  

Mendorong pertumbuhan profesional

Memberikan umpan balik yang baik dan konstruktif dapat sangat membantu anggota tim junior yang berusaha meningkatkan keterampilan dan mencapai berbagai milestone dalam karier mereka. Jika dilakukan dengan baik, umpan balik proyek akan mengajarkan penerima sesuatu yang lebih luas tentang seperti apa kesuksesan di tim. Pengetahuan ini sangat penting dalam mendorong pertumbuhan profesi. 

Membuat komunikasi lebih jelas

Sebagai pemimpin tim, Anda menetapkan contoh untuk komunikasi di antara tim. Jika Anda memberikan umpan balik yang jelas dan jujur secara rutin, Anda akan melihat ini mengalir ke komunikasi sehari-hari tim di tempat kerja. 

Komunikasi adalah bagian tak terpisahkan dari budaya perusahaan, jadi Anda harus mencontohkan komunikasi yang jelas melalui umpan balik. 

Tingkatkan kinerja dengan umpan balik proyek

Umpan balik rutin adalah kunci dalam menghasilkan hasil yang baik. Umpan balik tidak hanya memastikan kualitas dalam hasil akhir, tetapi juga memungkinkan kolaborasi dan berbagi wawasan secara terus-menerus. Menerapkan umpan balik ke dalam siklus proyek akan sangat membantu proses dan pertumbuhan profesional tim Anda.

Tidak ada kata terlambat untuk menerapkan loop umpan balik ke dalam operasi sehari-hari Anda. Jika memberikan umpan balik proyek rutin adalah langkah baru untuk tim Anda, alat manajemen kerja seperti Asana dapat membantu Anda membuat rencana tindakan dan menjalankan strategi umpan balik Anda.