Cara mengadakan rapat retrospektif sprint yang efektif

Menurut Albert Einstein, "Gila adalah melakukan hal yang sama berulang kali dan mengharapkan hasil yang berbeda." Dan meskipun sang jenius matematika itu kemungkinan membahas mekanika kuantum (apa pun itu), konsep yang sama berlaku dalam manajemen proyek. Jika ada hal yang tidak berjalan sesuai keinginan, tidak masuk akal jika Anda terus melakukan hal yang sama. 

Namun, untuk meningkatkan pendekatan, Anda perlu merefleksikan bagaimana segala sesuatunya berjalan. Di situlah retrospektif sprint berperan. 

Apa itu Retrospektif sprint? 

Retrospektif sprint adalah jenis rapat dalam Kerangka Kerja Agile yang diadakan pada akhir sprint. Selama retrospektif sprint, tim merefleksikan hal yang berjalan dengan baik dan hal yang dapat ditingkatkan untuk sprint berikutnya. 

Dalam Scrum, sprint biasanya merupakan sesi kerja selama dua minggu dengan hasil akhir spesifik di akhir. Mengatur pekerjaan dengan cara ini memberi tim fokus yang dibutuhkan untuk bekerja dengan cepat, serta kesempatan untuk meningkatkan dan mengulangi proses mereka selama setiap sprint berikutnya. Itulah sebabnya retrospektif sprint adalah bagian penting dari proses Scrum—ini memberi tim kesempatan untuk merefleksikan dan terus meningkatkan proses sprint mereka.

Retrospektif sprint vs. rapat tinjauan sprint

Rapat tinjauan sprint juga diadakan pada akhir sprint—tetapi, alih-alih berfokus pada peningkatan proses, ini adalah kesempatan bagi tim Agile atau Scrum untuk memamerkan pekerjaan yang telah mereka selesaikan. Dalam rapat tinjauan sprint, tim biasanya mempresentasikan pencapaian mereka menggunakan demo produk, yang membantu pemangku kepentingan lintas fungsi memvisualisasikan dan memahami setiap hasil akhir.

Sebaliknya, tujuan dari retrospektif sprint adalah untuk mengidentifikasi proses yang berhasil dan tidak berhasil selama sprint. Rapat ini kurang berfokus pada hasil akhir tertentu, dan lebih berfokus pada peningkatan proses untuk mengoptimalkan alur kerja sprint tim Anda. 

Siapa yang membutuhkan retrospektif sprint? 

Jika tim Anda menggunakan Scrum, Anda harus melakukan retrospektif di akhir setiap sprint. Scrum adalah jenis metodologi Agile yang paling umum digunakan oleh tim produk, teknik, atau pengembangan perangkat lunak. Namun, setiap tim yang ingin membangun dan melakukan iterasi dengan cepat dapat memperoleh manfaat dari penggunaan Scrum dan melakukan retrospektif sprint rutin. 

Dan meskipun tim Anda tidak bekerja dalam sprint, Anda masih dapat melakukan retrospektif setiap kali menyelesaikan proyek atau mencapai gol. Dengan begitu, Anda dapat belajar dari pengalaman dan memasukkan pelajaran itu ke dalam proyek Anda berikutnya. 

Siapa yang menghadiri retrospektif sprint? 

Hanya anggota tim langsung yang mengerjakan tugas selama sprint sebelumnya yang harus menghadiri retrospektif sprint. Ini termasuk Scrum master (alias pemimpin tim Scrum) yang memfasilitasi rapat, masing-masing anggota tim, dan terkadang pemilik produk. Biasanya, semua orang yang menghadiri Scrum harian (alias standup) harus disertakan dalam retrospektif sprint. 

Pemangku kepentingan dan manajer yang tidak langsung menjadi bagian dari tim biasanya tidak menghadiri retrospektif sprint. Itu karena retrospektif sebenarnya adalah tentang tim produk—ini adalah tempat bagi setiap anggota tim untuk memberikan umpan balik dan melakukan curah pendapat untuk meningkatkan proses sprint mereka. Membatasi kehadiran pada rapat retrospektif sprint membantu tim produk tetap fokus dan merasa nyaman mengungkapkan hal-hal yang tidak berjalan dengan baik. 

Meskipun pemangku kepentingan lintas fungsi dan manajer tidak menghadiri retrospektif sprint, mereka menghadiri rapat tinjauan sprint.

Manfaat rapat retrospektif sprint 

Peningkatan berkelanjutan dari waktu ke waktu adalah prinsip utama dari Kerangka Kerja Scrum. Itu sebabnya retrospektif dibuat ke dalam setiap sprint—jadi tim Scrum selalu memiliki kesempatan untuk mencatat dan menggabungkan pembelajaran mereka ke dalam siklus sprint berikutnya. Dengan begitu, setiap sprint berfungsi sebagai siklus pembelajaran bagi tim untuk menyempurnakan proses perencanaan sprint mereka. 

Retrospektif sprint membantu tim Anda mencapai hal berikut:

• Merayakan (dan terus melakukan) hal-hal yang berjalan dengan baik. Misalnya, Anda dapat menggunakan retrospektif sprint untuk mengakui dan mendukung komunikasi proaktif tim saat tugas memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan. Umpan balik positif tidak hanya memberikan kejelasan tentang hal yang harus terus dilakukan tim—tetapi juga membuat tim Anda tetap terlibat, mendorong kerja tim, dan mengurangi efek negatif stres.   

• Mengidentifikasi bidang yang perlu ditingkatkan. Misalnya, tim Anda dapat menyarankan untuk mengubah cara mereka memperkirakan durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Atau, Anda mungkin ingin meningkatkan proses penyempurnaan backlog untuk memastikan Tugas serupa dikelompokkan bersama. Mengidentifikasi cara untuk mengoptimalkan proses sprint sangat penting—karena tanpa umpan balik yang membangun, Anda dan Tim tidak dapat melakukan peningkatan. 

• Buat rencana untuk menerapkan peningkatan pada proses perencanaan sprint. Menyarankan peningkatan dan menerapkannya adalah dua hal yang berbeda. Selama retrospektif sprint, tim Anda memilih item tindakan konkret untuk diterapkan ke sprint mendatang. Misalnya, Anda dapat memutuskan untuk menerapkan sistem penentuan untuk memperkirakan kebutuhan waktu setiap tugas. Membuat item tindakan memastikan Anda dan tim bertanggung jawab untuk menerapkan peningkatan pada proses sprint. 

Agenda rapat retrospektif sprint

Tidak ada satu cara untuk menjalankan rapat retrospektif sprint. Seiring berjalannya waktu, Anda akan mempelajari hal yang paling cocok untuk tim, dan Anda dapat menyesuaikan serta menyempurnakan agenda retrospektif sprint. Membuat templat agenda standar memudahkan Anda untuk membagikannya kepada tim dan mengumpulkan umpan balik sebelumnya. Dengan begitu, Anda dapat memastikan diskusi Anda seinformatif mungkin. 

Namun, untuk memulai, pastikan agenda Anda mencakup langkah-langkah dasar berikut: 

1. Tetapkan gol rapat

Menetapkan gol retrospektif sprint sejak awal membantu tim Anda berfokus pada tugas yang ada. Saat menetapkan gol, Anda memastikan semua orang bekerja untuk hal yang sama. Untuk melakukan ini, luangkan waktu untuk melakukan curah pendapat tentang arti retrospektif sprint bagi tim Anda. Dengan begitu, Anda dapat menggunakan gol tersebut untuk memandu setiap rapat di masa mendatang. Misalnya, gol tim Anda mungkin berfokus pada pemberian umpan balik yang jujur dan konstruktif untuk meningkatkan proses perencanaan sprint—bukan menyalahkan hal-hal yang tidak berjalan dengan baik. 

2. Kumpulkan umpan balik tim 

Tim adalah sumber informasi terbaik yang Anda miliki untuk meningkatkan proses sprint. Mereka adalah orang yang melakukan pekerjaan sehari-hari, jadi masukan mereka adalah kunci untuk memastikan sprint Anda berjalan lancar. Selain itu, mengumpulkan umpan balik langsung dari tim membantu memastikan proses sprint sesuai dengan gaya kerja dan kebutuhan individu setiap orang. 

Kirimkan pertanyaan berikut kepada setiap anggota tim 1-2 hari sebelum rapat retrospektif sprint, jadi mereka dapat melakukan curah pendapat dan memberikan umpan balik sebelum rapat.

• Apa yang berjalan dengan baik selama sprint terakhir?

• Apa yang tidak berjalan dengan baik? 

• Apa yang telah kita pelajari? 

• Apa yang harus kita lakukan secara berbeda lain kali?

Untuk mempermudah, bagikan pertanyaan-pertanyaan ini bersama agenda rapat Anda (karena Anda juga mengirimkannya sebelumnya). Dan jika Anda memilih untuk menggunakan alat manajemen proyek seperti Asana, Anda dapat menyederhanakan banyak hal—misalnya, Anda dapat membagikan agenda dan mengumpulkan umpan balik di satu tempat dengan templat retrospektif sprint. 

Beberapa Tim Scrum menggunakan pendekatan yang lebih sederhana untuk mengumpulkan umpan balik yang disebut metode start-stop-continue. Dengan pendekatan ini, setiap anggota tim mengidentifikasi hal-hal yang harus mulai dilakukan, berhenti dilakukan, dan terus dilakukan oleh tim. 

3. Ambil wawasan

Setelah mengumpulkan data dari tim secara asinkron, Anda dapat mengidentifikasi pola dan kesamaan selama rapat retrospektif itu sendiri. Ini dapat berupa titik masalah yang dialami beberapa anggota tim, pembelajaran utama untuk diterapkan ke sprint mendatang, atau praktik dari sprint sebelumnya yang sesuai untuk tim. Mengidentifikasi pola membantu Anda memprioritaskan item tindakan yang harus ditetapkan tim untuk sprint berikutnya. Misalnya, jika beberapa anggota tim menandai bahwa mereka tidak memiliki informasi yang cukup untuk menyelesaikan tugas, Anda harus mengatasinya dengan item tindakan. 

Jika memungkinkan, temukan cara untuk membagikan layar Anda atau berkolaborasi pada dokumen atau papan tulis bersama dengan seluruh Tim selama retrospektif. Dengan begitu, orang dapat melihat Anda membuat catatan, menuliskan item tindakan, dan mempertimbangkan umpan balik setiap orang dengan serius. Ini adalah cara yang baik untuk memulai keterlibatan dan mengubah percakapan menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti—terutama jika ini pertama kalinya Anda mengadakan rapat retrospektif. 

Berikut adalah contoh cara memvisualisasikan dan mengumpulkan umpan balik selama rapat. Papan Kanban ini mencakup agenda rapat, serta kolom untuk mendokumentasikan pertanyaan dan berbagai kategori umpan balik. 

4. Tetapkan item tindakan

Sekarang saatnya membuat item tindakan untuk mengatasi kesulitan umum. Item tindakan adalah langkah selanjutnya yang konkrit dengan pemilik dan tenggat yang jelas—jadi Anda dan tim bertanggung jawab untuk memastikan langkah selanjutnya selesai. Mengatur item tindakan selama retrospektif sprint memberikan kejelasan tentang siapa melakukan apa dan kapan. Selain itu, hal ini membantu tim memahami alasan setiap item tindakan itu penting untuk kesuksesan grup. 

Untuk melanjutkan contoh di atas, jika beberapa anggota tim menyampaikan bahwa mereka tidak memiliki informasi yang memadai untuk menyelesaikan tugas, Anda dapat membuat item tindakan untuk mengumpulkan lebih banyak konteks dari pemangku kepentingan selama penyempurnaan backlog sprint.

5. Akhiri rapat

Luangkan beberapa menit di akhir retrospektif sprint untuk mengakhiri rapat. Selama penutupan, buat ringkasan singkat rapat, ucapkan terima kasih kepada semua orang atas partisipasinya, dan tentukan cara Anda membagikan item tindakan kepada grup. Menutup retrospektif secara resmi menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu dan kontribusi tim. Selain itu, ini memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama ke depannya. 

Kesalahan umum retrospektif sprint, beserta solusinya

Rapat retrospektif sprint mungkin sulit dilakukan, terutama jika Anda baru pertama kali merencanakannya. Berikut beberapa jebakan umum yang harus diwaspadai—serta solusi untuk menghentikannya.

Kehabisan waktu

Ada banyak hal yang harus dibahas selama retrospektif agile, jadi rapat ini biasanya berjalan lebih lama dari waktu yang ditentukan. Untungnya, Anda dapat menjaga retrospektif tetap sesuai rencana dengan beberapa solusi sederhana: 

• Buat dan bagikan agenda sebelumnya. Membuat agenda rapat yang jelas adalah salah satu cara terbaik untuk menjalankan rapat yang efisien. Agenda Anda harus mencakup daftar topik yang akan dibahas, beserta waktu yang dialokasikan untuk setiap topik. Ini membantu Anda tetap fokus, beralih ke topik berikutnya saat diperlukan, dan memastikan Anda membahas semua hal yang ada dalam agenda. Membagikan agenda Anda sebelumnya juga menghemat waktu karena membantu anggota tim tiba dengan persiapan dan siap untuk berkontribusi.

• Pertimbangkan durasi rapat. Pastikan Anda menyediakan cukup waktu untuk menyelesaikan semua hal dalam agenda retrospektif sprint. Durasi rapat dapat bervariasi, tergantung pada kondisi spesifik—seperti jumlah anggota tim, durasi sprint, dan apakah ada anggota tim baru yang perlu diberi informasi terkini tentang proses retrospektif. Pada prinsipnya, Anda harus mengalokasikan 45 menit untuk sprint mingguan, 1,5 jam untuk sprint dua minggu, 2,25 jam untuk sprint tiga minggu, dan tiga jam untuk sprint bulanan. Pastikan untuk menyediakan waktu istirahat singkat setiap 30 menit untuk sesi yang lebih panjang, terutama jika Anda mengadakan rapat virtual. Penelitian menunjukkan bahwa sulit untuk fokus melewati 30 menit selama panggilan video. 

Kurangnya keterlibatan

Berbagi umpan balik itu sulit—terutama jika anggota tim tidak merasa nyaman membagikan titik masalah atau merasa masukan mereka tidak dihargai. Namun, untuk meningkatkan proses sprint, Anda memerlukan umpan balik konstruktif dari Tim. Berikut beberapa cara untuk meningkatkan keterlibatan dan memastikan semua orang siap berkontribusi dengan sukses: 

• Bagikan petunjuk terlebih dahulu agar anggota tim dapat menyiapkan pendapat mereka. Orang mungkin kesulitan untuk berpikir cepat, terutama saat mereka merasa berada di tempat yang tepat. Alih-alih mengajukan pertanyaan sulit untuk pertama kalinya selama rapat retrospektif, kirimkan daftar pertanyaan setidaknya beberapa hari sebelumnya. Ini dapat mencakup pertanyaan seperti hal yang berjalan dengan baik, yang tidak berjalan dengan baik, dan hal yang harus dilakukan tim secara berbeda lain kali. 

• Cairkan suasana. Mulailah dengan pertanyaan pencair suasana untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dan kolaboratif untuk rapat Anda. Pertanyaan favorit penggemar termasuk "Apakah hot dog itu sandwich", "Jika Anda kentang, bagaimana Anda ingin dimasak", dan "Jika harus mengirimkan emoji dalam email kepada CEO sekarang, apa emoji yang Anda pilih?" 

• Tunjukkan rasa terima kasih. Jika Anda ingin tim membagikan umpan balik, Anda perlu menciptakan ruang yang aman dan menunjukkan bahwa pengalaman dan masukan mereka penting. Artinya, saat anggota tim angkat bicara, Anda harus mendengarkan secara aktif dan menuliskan masukan mereka untuk menunjukkan bahwa masukan tersebut berharga. Dan ingatlah untuk mengucapkan terima kasih dengan tulus kepada anggota tim atas kontribusinya—terutama jika umpan baliknya konstruktif. Memberikan umpan balik yang membangun itu sulit, tetapi juga merupakan komponen penting untuk meningkatkan proses sprint Anda. 

Langkah berikutnya tidak jelas

Bayangkan: Anda menghabiskan berjam-jam untuk memberikan dan mengumpulkan umpan balik yang membangun, mengakhiri rapat retrospektif, dan kemudian... tidak ada yang terjadi. Tidak ada tindak lanjut, tidak ada item tindakan, tidak ada yang berubah. Aduh. 

Untuk mencegah terjadinya skenario yang menyakitkan itu, pastikan untuk mendokumentasikan dan menindaklanjuti wawasan yang dikumpulkan selama retrospektif sprint. Berikut caranya: 

• Buat catatan dan bagikan layar Anda jika memungkinkan. Master Scrum atau manajer produk adalah fasilitator rapat dan harus membuat catatan selama rapat retrospektif sprint. Dengan begitu, anggota tim dapat berkonsentrasi untuk memberikan umpan balik. Catatan rapat sangat penting untuk membantu Anda mengingat poin penting dan item tindakan untuk ditindaklanjuti. Dan meskipun metode pencatatan bervariasi, hal terpenting yang harus disertakan adalah topik yang dibahas, keputusan utama, dan item tindakan.  

• Tindak lanjuti dengan item tindakan. Menetapkan item tindakan yang konkret adalah cara terbaik untuk menindaklanjuti umpan balik dan memenuhi tujuan retrospektif sprint—untuk terus meningkatkan proses sprint Anda. Item tindakan yang bagus memiliki pemilik, batas waktu, dan deskripsi yang dimulai dengan kata kerja sehingga tidak ada ambiguitas tentang hal yang perlu dilakukan. Misalnya, "Kumpulkan konteks tugas dari pemangku kepentingan sebelum penyempurnaan backlog" jauh lebih jelas daripada sekadar "Konteks tugas lainnya". 

• Buat informasi dapat diakses. Catatan dan item tindakan itu bagus, tetapi tidak terlalu membantu jika Anda tidak dapat membagikannya dengan mudah ke tim. Alih-alih meneruskan dokumen dan email yang dapat dengan mudah hilang, pertimbangkan untuk mengatur retrospektif sprint dengan alat manajemen proyek seperti Asana. Dengan begitu, Anda dapat menyebarkan agenda rapat, membuat catatan secara real-time, dan menetapkan item tindakan, semuanya di satu tempat. Dan jika Anda juga menggunakan Asana untuk mengoordinasikan sprint, tim tidak perlu beralih bolak-balik di antara berbagai alat untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.