Contoh agenda rapat: Cara merencanakan, menulis, dan mengimplementasikan

Ada kemungkinan besar Anda pernah mengalami perasaan menyakitkan yang muncul ketika Anda tidak yakin mengapa Anda berada dalam rapat dan tidak tahu apa yang akan terjadi. Rapat tanpa agenda cenderung menyebabkan perasaan itu—itulah sebabnya kami percaya agenda rapat harus menjadi bagian integral dari budaya rapat Anda.

Agenda yang efektif menyampaikan tujuan rapat Anda, memberi tim Anda kesempatan untuk menyiapkan item agenda mereka, dan membuat semua orang tetap sesuai rencana.

Baik Anda sedang mempersiapkan rapat dewan, rapat staf, atau rapat bisnis berikutnya, kami akan membantu Anda membuat agenda yang akan memaksimalkan potensi rapat Anda.

Apa itu agenda rapat?

Agenda rapat berfungsi sebagai peta jalan terstruktur untuk rapat Anda, yang menguraikan topik dan aktivitas yang direncanakan. Peran utamanya adalah memberikan kerangka kerja yang jelas kepada peserta rapat, menguraikan urutan acara, pemimpin untuk setiap item agenda, dan waktu yang dialokasikan untuk setiap tugas. Memiliki agenda ini sebagai panduan sebelum dan selama rapat membantu memfasilitasi alur diskusi yang efisien dan produktif.

Cara menulis agenda rapat

Menyusun agenda rapat adalah langkah penting dalam memastikan rapat yang fokus dan produktif. Berikut cara melakukannya secara efektif.

1. Perjelas tujuan rapat

Langkah pertama dalam membuat agenda rapat adalah menentukan gol dengan jelas. Dalam menjelaskan gol, jelaskan secara spesifik. Kekhususan ini membantu memandu diskusi dan memastikan bahwa rapat tetap fokus. Ini juga membantu pemangku kepentingan bersiap untuk rapat.

Contoh, jika golnya adalah menyelesaikan anggaran untuk kuartal berikutnya atau membahas bisnis baru, peserta akan datang dengan persiapan data dan wawasan yang relevan.

Gol yang terdefinisi dengan baik juga membantu menentukan nada rapat dan menyelaraskan ekspektasi semua orang. Kejelasan ini menghasilkan diskusi yang lebih terstruktur dan rapat yang lebih produktif secara keseluruhan.

2. Minta masukan peserta

Mengundang masukan dari peserta sebelum menyelesaikan agenda adalah langkah penting dalam membuat rencana rapat yang komprehensif dan inklusif. Ini melibatkan menghubungi calon peserta dan menanyakan apakah ada hal spesifik yang ingin mereka diskusikan atau tambahkan ke agenda rapat.

Misalnya, jika Anda merencanakan rapat untuk tim proyek, Anda dapat mengirim email yang meminta setiap anggota untuk menyarankan topik yang mereka anggap penting untuk dibahas. Ini dapat mengungkapkan masalah atau ide yang belum Anda pertimbangkan, memastikan agenda yang lebih menyeluruh.

Memasukkan masukan peserta tidak hanya membuat agenda lebih komprehensif, tetapi juga meningkatkan keterlibatan. Saat anggota tim melihat saran mereka disertakan, mereka merasa dihargai dan lebih mungkin untuk berpartisipasi aktif dalam rapat. Ini juga memastikan bahwa rapat membahas kekhawatiran semua peserta.

Mengumpulkan masukan dapat dilakukan melalui berbagai kanal, seperti email, dokumen bersama, atau alat kolaborasi tim. Kuncinya adalah memudahkan peserta rapat untuk berkontribusi dan memastikan saran mereka dipertimbangkan dan, jika sesuai, dimasukkan dalam agenda akhir.

3. Uraikan pertanyaan penting untuk diskusi

Membuat daftar hal-hal penting untuk dibicarakan penting untuk menjaga rapat tetap sesuai rencana dan fokus. Mulailah dengan mengidentifikasi topik rapat utama yang perlu dibahas dan menyusunnya sebagai pertanyaan.

Misalnya, jika rapat tersebut membahas progres proyek yang sedang berlangsung, pertanyaan pentingnya mungkin mencakup:

• Apa itu hambatan saat ini dalam proyek?

• Bagaimana kita melacak linimasa proyek?

• Sumber daya apa yang diperlukan untuk mempertahankan laju pekerjaan?

Pertanyaan ini berfungsi sebagai poin pembicaraan dan panduan untuk diskusi, memastikan bahwa semua topik yang relevan dibahas. Pertanyaan ini juga membantu dalam menyusun struktur percakapan, sehingga lebih mudah bagi peserta untuk bersiap dan terlibat secara efektif.

4. Tentukan tujuan setiap tugas

Setiap tugas atau topik dalam agenda harus memiliki tujuan yang jelas. Transparansi ini membantu peserta memahami pentingnya setiap poin diskusi dan kaitannya dengan gol rapat secara keseluruhan.

Misalnya, jika salah satu item agenda adalah meninjau umpan balik klien dan metrik kinerja terkini, tujuannya mungkin untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dalam layanan pelanggan. Dengan menyatakan tujuan ini, peserta dapat memfokuskan pemikiran mereka pada tujuan spesifik ini, yang mengarah pada diskusi yang lebih bertarget dan bermanfaat.

Menentukan tujuan setiap tugas juga membantu mencegah rapat keluar dari jalur. Ketika peserta memahami alasan suatu topik dibahas, mereka cenderung tidak menyimpang dari topik, sehingga rapat menjadi lebih efisien.

5. Alokasikan waktu untuk item agenda

Manajemen rapat yang efektif membutuhkan alokasi waktu untuk setiap item dalam agenda. Ini termasuk menentukan durasi yang diperlukan untuk setiap topik atau tugas rapat dan menjadwalkan rapat dengan tepat.

Contoh, jika Anda memiliki lima item dalam agenda, Anda dapat mengalokasikan 10 menit untuk pembaruan singkat, 20 menit untuk curah pendapat, dan 15 menit untuk membahas item tindakan. Alokasi waktu ini harus didasarkan pada kompleksitas dan pentingnya setiap topik.

Manajemen waktu yang efektif mengharuskan Anda bersikap realistis dengan perkiraan waktu dan memperhitungkan waktu ekstra untuk percakapan atau pertanyaan yang tidak terduga. Pendekatan ini membantu menjaga rapat tetap dalam kerangka waktu yang dijadwalkan, menghargai waktu semua orang, dan menjaga fokus.

6. Tetapkan fasilitator topik

Menetapkan fasilitator untuk setiap topik dalam agenda dapat sangat meningkatkan efektivitas rapat. Peran fasilitator adalah memandu diskusi, memastikan percakapan tetap sesuai rencana, dan semua suara didengar.

Misalnya, jika salah satu item agenda adalah membahas strategi penjualan, Anda dapat menetapkan topik ini kepada tenaga penjualan senior. Keahlian dan pemahaman mereka tentang topik tersebut dapat membantu mengarahkan percakapan secara produktif.

Fasilitator harus dipilih berdasarkan pengetahuan mereka tentang topik dan kemampuan mereka untuk mengelola diskusi kelompok. Mereka juga harus diberi brief tentang peran dan ekspektasi diskusi.

7. Tulis agenda rapat

Terakhir, kumpulkan semua elemen menjadi agenda yang terstruktur dan komprehensif. Agenda harus mencakup gol rapat, daftar topik yang akan dibahas beserta tujuannya, alokasi waktu, dan fasilitator yang ditugaskan. Struktur ini memberikan peta jalan yang jelas untuk rapat, memastikan bahwa semua poin penting tercakup.

Bagikan agenda kepada semua peserta jauh sebelum rapat. Ini memungkinkan mereka untuk bersiap dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. Agenda yang ditulis dengan baik adalah alat penting dalam menjalankan rapat yang efektif dan produktif.

Kiat untuk membuat agenda rapat yang efektif

Mari kita mulai dengan beberapa kiat favorit kami tentang membuat agenda rapat yang bagus sehingga Anda dapat memanfaatkan agenda Anda sebaik mungkin:

• Buat dan bagikan agenda rapat Anda sedini mungkin. Paling lambat, Anda harus membagikan agenda rapat satu jam sebelum waktu rapat. Ini memungkinkan semua orang untuk bersiap menghadapi apa yang akan terjadi. Tim Anda juga dapat menyampaikan pertanyaan atau item agenda tambahan kepada Anda untuk kemungkinan penyesuaian sebelum rapat. Selain itu, ketika anggota tim memiliki kesempatan untuk mempersiapkan diri dengan benar, mereka akan lebih mudah fokus selama rapat.

• Tautkan ke materi pra-baca yang relevan terlebih dahulu. Ini dapat berupa dek presentasi, konteks tambahan, atau keputusan sebelumnya. Semua orang yang hadir di rapat akan memiliki pemahaman yang sama dan siap untuk melanjutkan diskusi daripada mengajukan banyak pertanyaan yang memakan waktu yang relevan.

• Tetapkan fasilitator untuk setiap item agenda. Ingat perasaan saat dipanggil di sekolah ketika Anda tidak tahu jawabannya? Ini adalah perasaan yang cukup mengerikan yang kami yakin Anda tidak ingin timbulkan pada rekan tim Anda. Dengan menugaskan fasilitator untuk setiap item agenda sebelum rapat, Anda memungkinkan mereka untuk mempersiapkan ikhtisar singkat tentang topik, pertanyaan, dan umpan balik.

• Tentukan dan prioritaskan item agenda Anda. Bedakan antara tiga kategori item agenda: informasi, topik diskusi, dan item tindakan. Menjelaskan tujuan setiap item agenda membantu anggota tim memahami hal yang paling penting dan hal yang menjadi fokusnya. Anda juga perlu memprioritaskan item mana yang paling penting dan benar-benar harus dibahas selama rapat dan item mana yang dapat dibahas secara asinkron jika waktu habis.

• Gunakan agenda rapat selama rapat untuk melacak catatan dan item tindakan. Dengan begitu, semua informasi rapat ada di satu tempat. Jika ada yang memiliki pertanyaan tentang keputusan atau item tindakan dari rapat, mereka dapat menemukannya dengan mudah. Bonus: Lakukan ini di Asana sehingga Anda dapat menetapkan item tindakan dan langkah selanjutnya untuk memastikan tidak ada yang luput. Asana juga terintegrasi dengan Zoom dan menarik rekaman Zoom atau transkrip rapat Anda langsung ke dalam tugas agenda rapat.

• Buat alur dengan mengategorikan item agenda Anda. Untuk memaksimalkan produktivitas, Anda perlu membuat agenda rapat yang mengalir dengan baik. Kelompokkan item serupa dan pastikan item tersebut dapat saling melengkapi. Misalnya, buat daftar item informasi sebelum item diskusi sehingga tim Anda memiliki semua informasi yang masuk ke dalam diskusi.

• Alokasikan waktu yang cukup untuk setiap item dalam agenda Anda. Tidak ada yang akan mengeluh tentang rapat yang berlangsung singkat—menahan semua orang lebih lama dari yang diperkirakan tidak begitu menyenangkan. Rencanakan waktu yang cukup untuk setiap item agenda dengan memperkirakan waktu dan menambahkan beberapa menit sebagai buffer. Ini akan membantu menjaga agar tim tetap sesuai rencana dan beralih dari satu topik ke topik lainnya saat waktu habis.

Dengan mematuhi praktik terbaik ini, Anda dapat memastikan bahwa agenda rapat Anda adalah alat yang dapat diandalkan dan berfungsi dengan baik—sebelum, selama, dan setelah rapat.

Mengapa agenda rapat itu penting?

Baik Anda bekerja dari beranda dan melakukan panggilan virtual atau duduk di kantor dan rapat secara langsung, rapat bisa sangat melelahkan. Memulai dengan basa-basi mungkin bagus untuk mengenal satu sama lain dengan lebih baik atau mengetahui hal yang dilakukan semua orang akhir pekan lalu, tetapi ini jelas tidak berorientasi pada gol atau produktif. Agenda rapat dapat membantu tim Anda memaksimalkan potensi setiap rapat yang Anda adakan.

Penelitian kami menunjukkan bahwa rapat yang tidak perlu menyumbang 157 jam "kerja" pada 2020, dibandingkan dengan 103 jam pada 2019. Dengan mempertimbangkan 40 jam kerja seminggu, itu berarti hampir empat minggu waktu terbuang sia-sia. Di sinilah agenda rapat Anda berperan. Jika Anda melakukannya dengan benar, menulis agenda rapat adalah indikator pertama dan terbaik untuk mengetahui apakah rapat Anda benar-benar diperlukan. Jika Anda menemukan bahwa semua yang ada dalam agenda rapat dapat dibahas secara asinkron, Anda dapat membatalkan rapat dan membagikan pesan Anda dalam email yang hemat waktu.

Ini bukan berarti semua rapat harus diganti dengan email. Jika Anda yakin bahwa rapat itu dibenarkan dan diperlukan untuk mendorong progres tim, lakukan rapat itu. Namun, selalu pastikan Anda membuat agenda sebelum berkumpul sehingga anggota tim tahu hal yang akan dibahas dan alasan rapat itu penting.

Berikut beberapa alasan bagus lainnya untuk membuat agenda rapat:

• Agenda Anda memungkinkan semua orang untuk bersiap rapat. Idealnya, setiap item dalam agenda Anda akan memiliki fasilitator topik khusus. Ketika semua orang yang mengikuti rapat mengetahui tanggung jawab mereka sebelumnya, mereka memiliki waktu untuk bersiap dan akan lebih efisien selama rapat.

• Ini menunjukkan Anda memperhatikan waktu tim. Saat tim Anda menerima agenda rapat yang dipikirkan dengan baik, mereka akan segera melihat bahwa rapat itu benar-benar diperlukan. Selain itu, agenda juga merupakan peta jalan yang akan membuat Anda tetap sesuai rencana selama rapat dan memastikan tidak ada waktu yang terbuang.

• Agenda menetapkan ekspektasi yang jelas tentang hal yang akan dan tidak akan dibahas. Anggap agenda rapat sebagai cara untuk menetapkan batasan dan memastikan bahwa hanya topik dalam agenda yang akan dibahas. Jika ada hal yang perlu dibahas selama rapat, tuliskan dalam risalah Anda dan bahas lagi nanti. Baik di akhir rapat—jika Anda menyelesaikannya lebih cepat dari yang diharapkan—secara asinkron, atau di rapat berikutnya.

• Ini membuat tim Anda tetap sesuai rencana. Agenda rapat akan mencegah tim Anda melenceng—baik membahas topik non-agenda (seperti acara barbekyu di tempat Kat tadi malam) atau menghabiskan terlalu banyak waktu untuk item yang memiliki alokasi waktu tertentu.

• Agenda Anda akan memberikan tujuan, struktur, dan peluang untuk berkolaborasi. Dengan rencana yang jelas untuk diikuti semua orang, tim Anda akan mengikuti rapat dengan mengetahui tujuan dan gol rapat. Agenda rapat juga memungkinkan tim Anda untuk mengarahkan perhatian mereka pada peluang untuk berkolaborasi, baik selama sesi curah pendapat, rapat town hall, atau rapat standup harian.

• Lacak langkah berikutnya dan item tindakan agar tidak ada yang luput. Buka agenda Anda selama rapat untuk menyimpan langkah atau item tindakan berikutnya. Dengan menambahkannya langsung ke dalam agenda, item ini tidak akan terlupakan saat rapat berakhir.

Rapat adalah kesempatan bagus bagi tim untuk menjalin ikatan, tetapi waktu yang dihabiskan untuk basa-basi dapat dilakukan dalam beberapa menit pertama agenda daripada muncul sesekali selama rapat, mengganggu alur dan produktivitas atau diskusi tim.

Contoh agenda rapat

Kita telah membahas hal yang membuat agenda rapat menjadi baik dan hal yang harus Anda hindari, tetapi, seperti biasa, belajar dari contoh kehidupan nyata adalah cara termudah. Mari kita lihat agenda rapat perdana proyek yang dibuat di Asana:

Seperti yang Anda lihat, setiap item memiliki kotak waktu dan rekan tim yang ditugaskan untuk memastikan semua orang tahu kapan giliran mereka dan berapa lama mereka harus memimpin diskusi atau memberikan presentasi. Agenda juga memiliki file relevan yang dilampirkan dan dibagikan kepada semua anggota tim untuk visibilitas dan kolaborasi yang lebih baik.

Rapat adalah hal penting dalam dunia profesional, masing-masing dengan fokus dan dinamika uniknya sendiri. Memahami cara menyesuaikan agenda rapat dengan jenis rapat yang Anda adakan adalah kunci untuk memastikan komunikasi dan kerja tim yang efektif. Berikut beberapa jenis rapat yang umum, beserta contoh cara menyusun agendanya.

Agenda rapat tim

Rapat tim berfungsi sebagai platform untuk pembangunan tim, pengambilan keputusan, dan curah pendapat. Frekuensi dan durasi rapat ini dapat bervariasi, tetapi penting untuk memastikan keselarasan dan momentum ke depan. Agenda rapat tim yang efektif harus mencakup item berulang untuk rapat rutin dan ruang untuk topik ad-hoc baru. Anda juga perlu melacak langkah selanjutnya dan tanggung jawab yang diberikan selama rapat. Contoh agenda rapat tim 45 menit dapat mencakup metrik, rencana diskusi, identifikasi hambatan, dan pengakuan atas kontribusi anggota tim.

Agenda rapat Scrum harian

Rapat scrum harian, atau stand-up, adalah rapat singkat dan terfokus yang bertujuan menjaga keselarasan tim selama sprint. Rapat ini biasanya mencakup hambatan, rekap pekerjaan hari sebelumnya, gol untuk hari ini, dan progres menuju gol sprint. Kelincahan rapat ini membantu mempertahankan momentum dan mengatasi masalah dengan cepat.

Agenda rapat perdana proyek

Rapat perdana proyek menyatukan tim lintas fungsi untuk memulai proyek baru. Rapat ini menetapkan arah proyek dan menyelaraskan semua orang pada tujuan dan ekspektasi. Agenda harus mencakup brief proyek, peran dan tanggung jawab, frekuensi rapat, langkah selanjutnya yang dapat ditindaklanjuti, dan sesi Tanya Jawab untuk mengklarifikasi keraguan dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.

Agenda rapat retrospektif

Rapat retrospektif adalah jenis rapat berulang yang berfokus pada refleksi periode kerja sebelumnya, biasanya pada akhir siklus proyek atau sprint. Tujuan utamanya adalah untuk berbagi informasi di antara anggota tim tentang hal yang berjalan dengan baik dan yang tidak. Selama rapat, seluruh tim membahas berbagai topik rapat, termasuk keberhasilan, tantangan, dan hambatan yang memengaruhi pekerjaan mereka. Proses ini membantu mengidentifikasi bidang yang perlu diperbaiki dan mengembangkan strategi untuk mengatasi masalah apa pun. Rapat retrospektif sangat penting untuk pengembangan tim yang berkelanjutan dan mencapai hasil yang lebih baik dalam siklus kerja mendatang.

Agenda rapat empat mata

Rapat empat mata, baik antara manajer dan bawahan langsung, sesama rekan kerja, atau manajer tingkat yang lebih tinggi, sangat penting untuk membahas proyek kerja, hambatan, dan pengembangan karier. Pertemuan ini merupakan dasar untuk membangun kepercayaan.

Agenda yang baik untuk rapat ini harus menyeimbangkan topik seperti motivasi, komunikasi, pertumbuhan, dan diskusi terkait pekerjaan. Hindari pembaruan status; ini lebih cocok untuk rapat stand-up. Contoh pertanyaan untuk rapat empat mata mingguan mungkin mencakup menilai hal-hal penting dan hal-hal yang kurang penting dalam seminggu, membahas hambatan, dan menanyakan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan.

Agenda rapat empat mata jarak jauh

Rapat empat mata jarak jauh membutuhkan pendekatan yang sedikit berbeda, dengan fokus pada membangun hubungan baik dan mempertahankan komunikasi yang jelas. Karena tidak ada kehadiran fisik, rapat ini mendapatkan manfaat dari agenda online bersama yang dapat diakses oleh semua peserta. Poin penting dapat mencakup memeriksa kesejahteraan umum, membahas tugas pekerjaan saat ini, dan mengatasi masalah mendesak atau bantuan yang diperlukan.

Agenda rapat lintas level

Rapat lintas level, yang melibatkan manajer senior dan pegawai yang tidak berada dalam rantai pelaporan langsung mereka, menawarkan kesempatan untuk terhubung di seluruh level organisasi. Rapat ini sangat cocok untuk membahas pengembangan karier yang lebih luas dan memberikan umpan balik kepada pimpinan senior. Item agenda dapat mencakup kejelasan tentang strategi dan gol perusahaan, tujuan profesional pribadi, dan saran untuk peningkatan organisasi.

Agenda rapat tim kepemimpinan

Rapat tim kepemimpinan sangat penting untuk pengambilan keputusan strategis dan penyelesaian masalah di tingkat tertinggi organisasi. Agenda yang efektif untuk rapat semacam itu mungkin mencakup pembaruan pribadi, meninjau metrik utama, berbagi kemenangan dan wawasan, membahas pesan penting, menangani masalah mendesak, dan mengalokasikan waktu untuk diskusi terbuka atau sesi "kursi panas" di mana topik tertentu dibahas secara mendalam.

Setiap jenis rapat, baik itu rapat semua pihak, diskusi empat mata, tinjauan kinerja, atau sesi curah pendapat tim, memerlukan agenda yang dibuat dengan cermat untuk menghindari rapat yang tidak produktif dan menjaga diskusi tetap sesuai rencana.

Dengan menggunakan contoh agenda rapat ini, Anda dapat memastikan bahwa setiap rapat, apa pun bentuknya, berkontribusi secara bermakna terhadap gol organisasi dan meningkatkan teamwork dan kolaborasi.

Mengadakan rapat yang efektif

Memiliki agenda yang sangat terorganisir dan terperinci yang dapat dijadikan referensi oleh tim Anda sebelum rapat adalah satu hal—menggunakannya sebagai alat selama rapat adalah hal yang berbeda lagi. Kiat-kiat ini akan membantu Anda membuat agenda rapat Anda berguna selama rapat karena ini adalah alat persiapan

• Tetap berpegang pada agenda Anda. Agenda terbaik menjadi tidak berguna jika Anda tidak mematuhinya selama rapat. Cobalah untuk tidak bolak-balik antara item agenda, tetapi tetap pada prioritas yang Anda tetapkan sebelumnya. Untuk rapat dengan banyak bagian yang bergerak—seperti semua pihak atau lokakarya—Anda juga dapat menggunakan templat rangkaian acara untuk menjaga jadwal, pembicara, dan tugas tetap selaras di satu tempat.

• Tetap berpegang pada kotak waktu Anda. Ini sangat membantu meredakan ketegangan dan mencerahkan suasana hati jika Anda melakukan sedikit obrolan ringan atau check-in cepat di awal rapat. Itulah sebabnya Anda harus mengalokasikan tiga hingga lima menit untuk ini—dan tetap pada kerangka waktu. Foto kostum Halloween putra Kabir yang menggemaskan dapat dibagikan di tempat lain sehingga Anda memiliki cukup waktu untuk mencapai gol rapat sekarang.

• Tunjuk notulis. Di awal rapat, tentukan notulen yang akan menuliskan pertanyaan, umpan balik, tugas, dan ide yang muncul selama rapat. Anda dapat memutar posisi ini sehingga semua orang di tim dapat berkontribusi pada titik tertentu. Idealnya, catatan ini dibuat di tempat yang sama dengan agenda rapat—ini akan memudahkan anggota tim untuk mengikuti catatan dan menautkannya ke item agenda. Catatan juga dapat langsung dimasukkan ke Asana untuk pembaruan dan pelacakan real-time.

• Tindak lanjuti setelah rapat. Biasanya, notulen bertanggung jawab untuk menindaklanjuti catatan rapat setelahnya. Catatan harus mencakup keputusan yang dibuat selama rapat, tugas yang perlu diselesaikan, dan pertanyaan yang belum terjawab. Jika memungkinkan, beri tugas kepada rekan tim dan tambahkan tenggat ke item tindakan untuk menjaga akuntabilitas tetap tinggi. Untuk memastikan item tindakan ini dilacak dan selesai, item tersebut harus segera ditambahkan ke alat manajemen proyek Asana.

Manfaatkan setiap rapat semaksimal mungkin

Dengan Asana, Anda dapat menyimpan agenda rapat, notula, dan item tindakan rapat di satu tempat. Bagikan agenda dengan mudah kepada tim Anda dan beri tugas item agenda secara real time agar tidak ada yang luput.

Menyederhanakan rapat dengan satu alat terpusat akan mengurangi jumlah kerja tentang kerja yang dihadapi tim, menghubungkan semua orang dengan tujuan rapat, dan memungkinkan rapat produktif yang disukai semua orang.