Apa Itu Pemetaan Proses? Langkah, Jenis, Contoh, & Templat

Penundaan penyerahan. Tinjauan yang terlewatkan. Pekerjaan duplikat. Ini bukan masalah produktivitas, melainkan masalah proses. Jika tidak ada yang melihat bagaimana seluruh Alur Kerja berpadu, bahkan Tugas sederhana pun dapat macet. Di situlah pemetaan proses berperan. Pemetaan proses membuat hal yang tidak terlihat menjadi terlihat.

Peta proses memberi Anda representasi visual tentang cara menyelesaikan pekerjaan. Peta proses membantu Tim menemukan kemacetan, menjelaskan tanggung jawab, dan menyederhanakan Alur Kerja yang paling rutin sekalipun. Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan siapa yang menggunakan pemetaan proses, manfaat yang ditawarkannya, jenis peta yang dapat Anda buat, dan cara membuat peta yang membantu Tim Anda bekerja lebih cerdas.

Apa itu pemetaan proses?

Pemetaan proses adalah teknik untuk mendokumentasikan secara visual bagaimana alur pekerjaan berjalan dari awal hingga akhir. Teknik ini membuat diagram, yang sering disebut diagram alir atau diagram Alur Kerja, yang menunjukkan setiap langkah, titik keputusan, dan serah terima dalam suatu proses agar tim dapat memahami, mengomunikasikan, dan meningkatkan cara pekerjaan diselesaikan.

Pemetaan proses bertujuan mengomunikasikan cara kerja suatu proses dengan cara yang sederhana dan jelas. Alih-alih menjelaskannya secara lisan kepada seseorang, Anda dapat memberikan peta tersebut kepadanya. Memetakan proses dari awal hingga akhir mempermudah Anda untuk mengetahui apa yang berhasil dan apa yang tidak.

• Onboarding Pegawai baru

• Menyelesaikan masalah berulang

• Mendokumentasikan Alur Kerja yang rumit

• Siapa yang bertanggung jawab atas apa

Jika proses tertentu terasa berantakan atau disalahpahami, pemetaan Alur Kerja dapat membantu menjelaskan semuanya bagi semua orang.

Siapa yang menggunakan pemetaan proses?

Pemetaan proses digunakan di berbagai industri dan peran, mulai dari tim kecil hingga organisasi korporat. Berikut beberapa orang yang paling memaksimalkan manfaat teknik ini:

• Analis bisnis menggunakan pemetaan proses untuk memahami dan mendokumentasikan cara kerja proses bisnis, mengidentifikasi hal-hal yang tidak efisien, dan merekomendasikan peningkatan.

• Manajer operasi mengandalkan peta proses untuk menstandarkan Alur Kerja, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan koordinasi Tim.

• Manajer proyek membuat peta proses untuk merencanakan inisiatif yang kompleks, menjelaskan dependensi, dan menjaga keselarasan pemangku kepentingan.

• Tim SDM dan pelatihan menggunakan peta proses untuk mendokumentasikan Alur Kerja onboarding, menjelaskan kebijakan, dan membantu pegawai baru mendapatkan informasi terkini lebih cepat.

• Arsitek TI dan perusahaan memetakan Integrasi sistem dan alur data untuk mendukung proyek pengembangan perangkat lunak dan automasi.

• Konsultan menggunakan pemetaan proses untuk membantu klien memvisualisasikan kondisi mereka saat ini dan merancang cara kerja yang lebih efisien.

Jika Tim Anda perlu menjelaskan, meningkatkan, atau menstandarkan cara menyelesaikan pekerjaan, pemetaan proses dapat membantu.

Mengapa menggunakan peta proses?

Peta proses mengubah ide menjadi langkah-langkah yang jelas yang dapat diikuti oleh Tim Anda. Ini adalah cara sederhana untuk merencanakan pekerjaan, mengidentifikasi masalah, dan meningkatkan cara menyelesaikan pekerjaan.

Berikut cara pemetaan proses dapat membantu:

• Mengidentifikasi inefisiensi: Lihat di mana Tugas menumpuk, gagal, atau terlewat.

• Sederhanakan ide: Bagilah ide-ide besar menjadi langkah-langkah kecil.

• Membuat rencana untuk situasi “bagaimana jika”: Buat rencana cadangan dan atasi hambatan sebelum hambatan itu muncul.

• Perjelas peran: Tentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah proses.

• Membuat dokumentasi proses: Buat panduan yang dapat diulang dan dapat diikuti oleh siapa saja.

• Berkomunikasi dengan jelas: Gunakan visual yang sederhana agar semua orang memiliki pemahaman yang sama.

• Buat keputusan lebih cepat: Lebih sedikit komunikasi bolak-balik berarti pengambilan keputusan yang lebih cepat.

• Dukung Tim Anda: Bantu orang-orang merasa percaya diri dalam pekerjaan mereka.

• Tetap patuh: Patuhi standar seperti ISO 9000 dan ISO 9001.

Jenis peta proses

Peta proses memiliki berbagai bentuk dan ukuran. Semuanya memiliki tujuan yang sama, tetapi jenis tertentu mungkin lebih cocok untuk proyek tertentu. Berikut adalah perbandingan singkat:

Berikut adalah gambaran lebih dekat tentang setiap jenis dan kapan sebaiknya menggunakannya.

Diagram alir

Bagan alir dasar adalah jenis peta proses yang paling sederhana dan paling banyak digunakan. Diagram alir dasar menggunakan simbol pemetaan proses standar untuk menunjukkan input, output, dan langkah-langkah proses dari awal hingga akhir.

• Merencanakan Alur Kerja baru

• Mendokumentasikan Alur Kerja yang sudah ada

• Mengatasi masalah dalam suatu proses

• Meningkatkan Komunikasi Tim

Ini juga titik awal yang bagus untuk mendokumentasikan proses selama sesi onboarding atau curah pendapat.

Paling cocok untuk: Menunjukkan alur suatu proses tertentu dari awal hingga akhir dalam langkah-langkah yang jelas dan berurutan.

Peta proses umum

Juga dikenal sebagai peta top-down atau peta rantai nilai, versi ini memberikan tampilan menyeluruh dari suatu proses bisnis. Peta ini mengabaikan detail kecil dan berfokus pada fase-fase utama.

Peta proses umum berguna saat Anda:

• Menentukan struktur proses baru

• Membagikan gambaran umum kepada para eksekutif atau mitra eksternal

• Melakukan penilaian sebelum membuat peta terperinci

Paling cocok untuk: Mengomunikasikan langkah-langkah penting tanpa membahas detailnya.

Peta proses terperinci

Peta ini mencakup semuanya: tindakan, keputusan, subproses, input, output, metrik, dan rencana cadangan. Peta ini sering kali menandai poin keputusan dengan jelas dan menunjukkan dengan tepat siapa yang bertanggung jawab atas apa.

Jenis ini sangat ideal untuk:

• Menganalisis Alur Kerja yang rumit

• Menemukan inefisiensi atau penundaan

• Standarisasi proyek baru sesuai kebutuhan

Paling cocok untuk: Memberikan gambaran lengkap dan menyeluruh tentang cara kerja suatu proses.

Peta swimlane

Bagan swimlane, juga dikenal sebagai diagram alir lintas fungsi, mengatur suatu proses dengan membagi tanggung jawab menjadi “jalur” horizontal atau vertikal. Setiap jalur tersebut mewakili orang, peran, atau Tim.

Gunakan diagram ini digunakan untuk:

• Sorotan Akuntabilitas

• Melacak serah terima antar-Bagian

• Tingkatkan koordinasi dalam Alur Kerja lintas fungsi

• Memperjelas peran selama perubahan proses.

Paling cocok untuk: Menjelaskan peran dan tanggung jawab dalam proses multitim.

Peta aliran nilai

Peta aliran nilai adalah alat lean untuk melacak seluruh perjalanan produk atau layanan sejak awal hingga pengiriman. Peta ini menggunakan serangkaian simbol pemetaan khusus untuk merepresentasikan cara informasi dan material berpindah melalui setiap langkah.

Peta ini menangkap data dan metrik seperti:

• Durasi siklus

• Jumlah orang yang terlibat

• Di mana pemborosan atau penundaan terjadi

Cocok untuk: Melacak cara nilai diberikan kepada pelanggan dan menemukan peluang untuk mengurangi pemborosan.

Diagram SIPOC

Diagram SIPOC adalah akronim dari Supplier (Pemasok), Input, Process (Proses), Output, dan Customer (Pelanggan). Ini adalah bagan terstruktur, bukan peta proses bergaya alur, yang memberikan tampilan umum dari Alur Kerja sebelum Anda membuat peta proses yang lebih terperinci.

Gunakan alat pemetaan proses ini dengan metodologi Six Sigma atau latihan pemetaan proses terstruktur apa pun. Masing-masing dari lima kolom SIPOC membantu menjelaskan proses dan pemangku kepentingan yang terlibat.

Gunakan salah satu diagram untuk:

• Menentukan ruang lingkup proses yang kompleks

• Mengidentifikasi semua komponen dan anggota tim

• Menetapkan batasan yang jelas untuk proyek peningkatan proses

Paling cocok untuk: Menguraikan hal-hal yang terlibat sebelum memetakan Alur Kerja secara lengkap.

BPMN (Model dan Notasi Proses Bisnis)

BPMN adalah metode standar untuk pemetaan proses bisnis. Metode ini menggunakan simbol unik untuk menunjukkan alur Tugas, peristiwa, dan keputusan, yang memudahkan penyelarasan antara Tim teknis dan non-teknis.

Metode ini sangat bermanfaat saat Anda perlu untuk:

• Mendokumentasikan logika di semua alat atau sistem

• Membangun Alur Kerja yang nantinya akan diotomatiskan

• Mendukung Integrasi perangkat lunak atau pengembangan proses

Cocok untuk: Memetakan proses terstruktur, sering kali otomatis, yang membutuhkan kejelenan di seluruh sistem dan tim.

Simbol pemetaan proses

Peta proses menggunakan bahasa visual yang sama untuk menggambarkan cara pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lainnya. Simbol-simbol ini, yang diadaptasi dari Unified Modeling Language (Bahasa Pemrograman Standar atau UML), membantu Anda menampilkan elemen utama seperti Tugas, keputusan, dan penundaan.

Berikut adalah simbol pemetaan proses yang paling umum dan artinya:

Ini adalah simbol utama yang paling sering akan Anda gunakan. Ada simbol lain yang dapat Anda tambahkan seiring semakin canggihnya peta Anda, tetapi kumpulan simbol ini merupakan titik awal yang bagus.

Cara membuat peta proses

Anda dapat membuat peta proses menggunakan pena dan kertas, papan tulis, atau perangkat lunak pemetaan proses. Anda akan menemukan templat yang sudah jadi, tetapi mempelajari cara memetakan proses dari awal memberi Anda kontrol atas setiap langkah.

Langkah 1: Pilih proses yang akan dipetakan

Pilih proses spesifik yang ingin Anda petakan. Proses tersebut mungkin berantakan, tidak efisien, atau tidak jelas bagi anggota tim Anda. Proses tersebut bisa berupa proses baru yang perlu Anda jelaskan atau proses kompleks yang membingungkan orang. Pilih satu proses dan beri nama yang sederhana.

Langkah 2: Buat daftar setiap aktivitas dan orang yang dilibatkan

Mulailah dengan menuliskan setiap Tugas dalam alur proses. Jangan khawatirkan urutannya untuk saat ini. Buatlah daftar semua input, tindakan, dan siapa yang bertanggung jawab untuk masing-masing item.

Bekerja sama dengan Tim Anda dan pemangku kepentingan lainnya untuk:

• Mengidentifikasi subproses penting

• Tentukan jumlah detail yang akan disertakan

• Menandai titik awal dan titik akhir dengan jelas

Langkah 3: Susun langkah-langkahnya secara berurutan

Sekarang, ambil daftar tersebut dan susun Tugas dalam urutan yang benar. Telusuri proses saat ini dari awal hingga akhir, dan lengkapi langkah yang sebelumnya Anda lewatkan. Ini akan memberi Anda gambaran lengkap tentang Alur Kerja.

Langkah 4: Buat diagram alir

Pilih format yang paling sesuai. Bergantung pada tingkat detail dan jenis prosesnya, pilihan Anda meliputi:

• Bagan alir dasar

• Diagram swimlane

• Peta aliran nilai

• Bagan BPMN

Gunakan simbol pemetaan proses standar untuk menandai titik keputusan, tindakan, dan koneksi.

Langkah 5: Tinjau bersama Tim

Tinjau bagan alir proses bersama semua orang yang terlibat. Pastikan seluruh proses akurat. Tanyakan apakah ada langkah yang terlewat, apakah ada Tugas yang berulang, atau apakah ada hal yang tampak tidak jelas. Perbaiki kesalahan apa pun. Kemudian, bagikan versi final kepada anggota tim Anda dan siapa pun yang membutuhkannya.

Langkah 6: Cari masalah dan tingkatkan proses

Setelah peta Anda mencerminkan kondisi saat ini, gunakan peta tersebut sebagai alat untuk peningkatan proses. Cari kemacetan, inefisiensi, dan langkah yang tidak perlu. Tanyakan kepada Tim Anda di mana mereka mengalami hambatan atau kebingungan.

Selanjutnya, optimalkan proses dengan mengurangi langkah, mengalihkan Tugas, atau menambahkan automasi. Perbarui peta proses untuk mencerminkan perubahan. Begitulah cara melakukan peningkatan berkelanjutan: petakan, perbaiki, ulangi.

Contoh pemetaan proses

Anda dapat membuat peta proses untuk semua jenis proses, tetapi Anda mungkin masih bertanya-tanya cara menerapkan alat ini pada Tim Anda.

Untuk membantu Anda mendapatkan kemungkinan gambaran yang lebih baik mengenai tampilan peta proses, berikut contohnya:

Teknik pemetaan proses

Anda dapat menyesuaikan peta proses Anda agar sesuai dengan kebutuhan Tim, tetapi beberapa praktik terbaik dapat membantu Anda membuat peta yang jelas dan efektif sejak awal.

Berikut adalah beberapa praktik terbaik pemetaan proses untuk memanfaatkan setiap tahap semaksimal mungkin.

1. Rencanakan sebelum memetakan

• Tentukan ruang lingkupnya. Tentukan titik awal dan akhir agar peta Anda hanya mencakup hal-hal yang diperlukan.

• Perjelas gol Anda. Ketahui hal yang ingin dicapai dari proses tersebut.

• Fokus pada manfaat hasil. Hanya petakan proses yang memiliki hasil yang jelas dan terukur.

2. Bangun peta Anda dengan tujuan yang jelas

• Kerjakan dari belakang. Mulai dari hasil yang diinginkan, lalu petakan langkah-langkah secara terbalik.

• Sederhanakan jika memungkinkan. Jaga agar subproses tetap mudah diikuti.

• Masukkan jumlah detail yang tepat. Jangan membuatnya terlalu rumit, tetapi jangan biarkan ada celah.

• Gunakan simbol standar. Gunakan notasi pemetaan proses yang umum untuk memastikan pemahaman yang sama.

3. Tinjau dan sempurnakan

• Dapatkan umpan balik. Libatkan semua orang yang berperan dalam proses.

• Pertimbangkan jalur alternatif. Jika ada lebih dari satu cara untuk mencapai gol, sertakan opsi-opsi tersebut.

• Petakan hal yang nyata, bukan yang ideal. Tunjukkan cara proses benar-benar berjalan saat ini, lalu lakukan perbaikan dari sana.

Terapkan kiat-kiat ini seiring berproses, mulai perencanaan hingga tinjauan, untuk membuat peta proses yang jelas, bermanfaat, dan siap mendorong perbaikan nyata.

Mulai pemetaan proses, mulailah melakukan peningkatan

Pemetaan proses hanyalah permulaan. Dengan templat pemetaan proses Asana gratis, Anda dapat memvisualisasikan Alur Kerja Anda, mengidentifikasi hal yang memperlambat Anda, dan memberikan kejelasan pada setiap langkah.

Setelah Anda memetakan proses, gunakan Asana agar pekerjaan terus berjalan, beri Tugas, lacak progres, dan tetap selaras dari awal hingga akhir. Siap mempraktikkan peta proses Anda? Mulai Asana sekarang.

Pertanyaan umum tentang pemetaan proses