Apa itu alur proses? Selain itu, cara memvisualisasikannya

Anda sedang mencari cara untuk meningkatkan proses penyelesaian pekerjaan? Meninjau kembali alur proses mungkin merupakan solusinya. 

Alur proses adalah serangkaian langkah yang Anda dan tim lalui untuk mencapai gol. Memvisualisasikan alur proses dapat membantu mengungkap redundansi, tugas berulang, dan kemacetan.

Anda dapat memvisualisasikan alur proses menggunakan linimasa atau diagram alur kerja. Pelajari selengkapnya tentang asal usul alur proses, definisi diagram alur proses, dan cara menggunakannya untuk meningkatkan efisiensi tim. 

Apa itu alur proses?

Alur proses adalah cara memvisualisasikan setiap langkah berikutnya yang dilalui tim saat bekerja untuk mencapai gol. Dengan memvisualisasikan langkah-langkah ini dalam diagram atau bagan alir, setiap orang dapat dengan mudah memahami urutan yang harus mereka ikuti untuk menyelesaikan tugas.

Meningkatkan proses sangat penting untuk menyelesaikan pekerjaan berdampak lebih tinggi dengan lebih cepat. Saat ini, pekerja intelektual melewatkan lebih dari 25% batas waktu setiap minggu —dan proses yang tidak jelas merupakan faktor penyebab utama. Dengan memperjelas siapa yang melakukan apa dan tenggatnya, Anda dapat memberdayakan tim untuk memahami konteks pekerjaan mereka dan mengeksekusi tugas mereka dengan lebih efektif.

Contoh alur proses

Terlepas dari deskripsi pekerjaan Anda, ada satu alur proses sederhana yang sudah dikenal semua orang: meminta cuti. Proses ini cukup linier dan merupakan contoh yang bagus tentang cara Anda dapat memvisualisasikan urutan tugas berikutnya:

• Langkah 1: Ajukan cuti berbayar (PTO).

• Langkah 2: Manajer meninjau permintaan Anda.

• Langkah 3: Manajer Anda memutuskan apakah akan menyetujui permintaan Anda atau tidak.

• Langkah 4: Anda akan menerima email tentang keputusan manajer.

• Langkah 5: Permintaan Anda disetujui atau ditolak.

Idealnya, alur proses seperti di atas dapat diakses semua orang. Dengan begitu, tim Anda tahu tempat menemukan alur proses untuk semua jenis alur kerja, dan dapat merujuk informasi itu saat mengerjakan proses baru atau asing.  

Apa kegunaan alur proses?

Alur proses lebih dari sekadar bagan praktis. Ini adalah alat yang sangat membantu dalam manajemen proyek yang dapat Anda gunakan untuk menganalisis, mengoptimalkan, dan menstandarkan proses baru dan sehari-hari. 

Berikut empat cara agar alur proses dapat berdampak positif pada cara Anda menjalankan bisnis:

Merencanakan dan mendokumentasikan proses

Proses yang tidak jelas menyebabkan anggota tim kurang terlibat, semangat kerja rendah, dan tugas yang luput. Sebaliknya, memetakan proses akan memberi tim pemahaman yang lebih baik tentang cara kerja alur proses bisnis. Jika anggota tim memiliki pertanyaan tentang siapa yang harus dihubungi atau hal yang akan terjadi selanjutnya dalam proyek, mereka dapat merujuk ke sumber informasi terpusat yang dapat diandalkan.

• Misalnya: Alih-alih meminta tim melacak progres di berbagai tempat, petakan proses Anda di satu lokasi terpusat. Gunakan perangkat lunak manajemen kerja untuk menyederhanakan tugas dan progres tim.

Standarkan proses

Diagram alir proses adalah alat yang bagus untuk menstandarkan atau menyederhanakan proses. Alih-alih memulai dari nol setiap memulai proyek baru atau membuang waktu membuat alur proses baru, tim dapat merujuk dan mengikuti alur proses standar. Ini mencegah tim melewatkan tugas atau mengambil risiko yang tidak perlu.

• Misalnya: Seperti contoh permintaan PTO sebelumnya, membuat diagram atau bagan alir yang menjelaskan proses standar akan memudahkan tim untuk memahami hal yang sedang terjadi. Saat melihat gambaran besarnya, mereka mungkin akan merasa lebih dihargai dan tidak terlalu tertekan dengan prosesnya.

Menganalisis proses untuk optimalisasi

Saat memetakan alur proses, Anda mungkin menyadari bahwa ada tugas berlebihan atau berulang yang dapat Anda hilangkan. Anda juga dapat mengungkap risiko proses yang dapat dikomunikasikan kepada tim agar mereka mengetahuinya. Ini akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses.

• Misalnya: Setelah meninjau alur proses baru, pemangku kepentingan melihat bahwa Anda dapat melewatkan langkah dalam proses komunikasi. Anda mungkin dapat menghemat waktu berharga dari linimasa dengan menghilangkan langkah ini dan mengoptimalkan alur proses.

Tingkatkan akuntabilitas tim

Ketika semua orang di tim Anda tahu persis tugas mereka dan tenggatnya, proses Anda dapat berjalan tanpa gangguan. Diagram alur proses yang baik juga memberikan anggota tim pandangan yang jelas tentang dependensi proyek penting, kendala sumber daya, atau tenggat yang perlu mereka pertanggungjawabkan.

• Contoh: Jika Anda membuat artikel untuk blog tanpa alur proses, Anda mungkin menemukan hambatan. Mungkin tim Anda tidak dapat menyelesaikan pekerjaan tepat waktu atau mereka sering mengalami masalah miskomunikasi. Jika Anda menentukan dan memvisualisasikan proses dengan jelas, semua orang akan tahu kapan giliran mereka dan siapa yang harus dihubungi jika ada aset yang hilang.

Bagan alir proses biasanya digunakan untuk memetakan proses sederhana. 

Apa itu diagram alur proses (PFD)?

Diagram alur proses adalah salah satu cara memvisualisasikan alur proses. Bergantung pada jenis alur proses yang digambarkan, Anda dapat menyebutnya bagan alir top-down, diagram alir skematik, atau bagan alir proses.

Dari mana asal diagram alur proses?

Diagram alur proses (PFD) pertama kali diperkenalkan oleh Frank Gilbreth, Sr., seorang insinyur teknik dan pakar efisiensi. American Society of Mechanical Engineers (ASME) mengadopsi konsep ini pada 1920-an. 

Saat ini, alur proses masih digunakan dalam teknik kimia dan proses, tetapi juga merupakan alat populer dalam manufaktur dan bisnis (yang sering disebut alur proses bisnis atau BPF).

Untuk memvisualisasikan alur proses, Anda dapat menggunakan serangkaian simbol dan notasi yang mendefinisikan dan menampilkan detail setiap tugas. International Organization for Standardization (ISO) menciptakan simbol PFD yang paling umum dikenal. Meskipun beberapa bisnis menggunakan simbol mereka sendiri, menggunakan simbol standar akan mempermudah semua orang untuk mengikuti bagan alir proses Anda tanpa instruksi lebih lanjut.

Jika Anda ingin tahu tentang berbagai jenis bagan alir dan jenis simbol, baca artikel kami tentang jenis bagan alir, simbol, dan cara membacanya. 

5 langkah mendokumentasikan alur proses Business

Anda dapat membuat bagan alir proses business atau diagram alur kerja dalam lima langkah sederhana:

• Langkah 1: Pilih jenis diagram. Tergantung pada kompleksitas proses, Anda dapat membuat diagram alur proses sederhana atau memilih visualisasi yang lebih kompleks seperti diagram swimlane.

• Langkah 2: Tentukan titik awal dan akhir. Tunjukkan tindakan yang memicu awal dan akhir proses sehingga Anda dapat mengomunikasikan tahapan ini secara efektif dengan rekan tim atau pemangku kepentingan.

• Langkah 3: Kumpulkan informasi yang diperlukan. Terhubung dengan tim dan pemangku kepentingan untuk mengumpulkan detail dan Persetujuan yang diperlukan untuk membuat diagram. Cari tahu jenis hasil akhir yang terkait dengan setiap langkah sehingga Anda dapat menentukan waktu yang dibutuhkan tim untuk menyelesaikan tugasnya.

• Langkah 4: Hilangkan inefisiensi. Analisis diagram untuk mengungkap redudansi atau tugas berulang yang dapat memperlambat tim atau menyebabkan kemacetan. 

• Langkah 5: Rancang diagram Anda. Sekarang Anda dapat merancang diagram proses atau alur kerja business Anda. Petakan dalam jenis diagram yang Anda pilih di langkah satu, lalu tinjau bersama tim dan pemangku kepentingan untuk memastikan semuanya akurat. 

Optimalkan alur proses Anda dengan Asana

Baik Anda ingin menyederhanakan proses sederhana atau proses lintas fungsi yang kompleks—dengan Asana, Anda akan selalu melacak hal berikutnya. 

Lihat solusi alur kerja kami dan mulai dengan cepat menggunakan templat yang dirancang untuk mempermudah hidup Anda.