Apa itu flowdiagram? Panduan lengkap simbol, jenis, dan cara membuatnya

Baik Anda pemilik bisnis yang ingin menyederhanakan operasi, manajer proyek yang ingin memastikan tim tetap bekerja sesuai rencana, atau pengembang perangkat lunak yang merancang aplikasi baru, flowdiagram dapat menjadi alat yang sangat bermanfaat di tempat kerja. Dengan menguraikan proses yang kompleks menjadi langkah-langkah yang jelas dan logis, flowdiagram membantu Anda mengidentifikasi potensi kemacetan, mengoptimalkan Alur Kerja, dan mengomunikasikan ide secara efektif. Dalam panduan komprehensif ini, kita akan mempelajari hal-hal mendasar tentang flowdiagram - termasuk simbol, jenis, dan aplikasi praktisnya di lingkungan kerja modern.

Apa itu flowdiagram (bagan alir)?

Flowdiagram, juga dikenal sebagai diagram alir atau bagan alir, adalah diagram visual yang menunjukkan langkah-langkah, keputusan, dan urutan suatu proses dari awal hingga akhir. Diagram ini menggunakan bentuk dan simbol standar untuk menggambarkan berbagai jenis tindakan, sehingga Alur Kerja yang kompleks mudah dipahami dalam sekejap. Tim menggunakan flowdiagram untuk merencanakan, mendokumentasikan, dan meningkatkan proses di berbagai industri - mulai dari pengembangan perangkat lunak hingga manajemen proyek.

Insinyur Teknik Frank dan Lillian Gilbreth memperkenalkan konsep bagan alir pada 1921, ketika mereka mempresentasikannya kepada American Society of Mechanical Engineers (ASME). Sejak itu, bagan alir telah disempurnakan dan dibakukan untuk mengoptimalkan proses dalam berbagai industri.

Perlu dicatat bahwa flowdiagram berbeda dari algoritma. Algoritma adalah langkah-langkah logis penyelesaian masalah yang ditulis dalam bentuk teks, sedangkan flowdiagram adalah representasi visualnya. Dengan kata lain, flowdiagram memvisualisasikan algoritma agar lebih mudah dipahami oleh semua anggota Tim.

Jika Anda ingin mempelajari selengkapnya tentang berbagai jenis flowdiagram dan simbol bagan alir, Anda datang ke tempat yang tepat. Kami juga akan membahas cara membuat flowdiagram dan memberikan beberapa contoh untuk inspirasi.

Kapan menggunakan flowdiagram

Fungsi utama flowdiagram di tempat kerja mencakup: mendokumentasikan dan menstandardisasi proses, memvisualisasikan sistem yang kompleks, mengatur pembagian Tugas dalam Tim, mendukung pengambilan keputusan berbasis data, mengidentifikasi kemacetan, dan melacak progres proyek. Berikut penjelasan lebih detail tentang kapan menggunakan flowdiagram:

1. Mendokumentasikan dan menstandardisasi proses

Flowdiagram adalah cara yang efektif untuk memetakan dan mendokumentasikan proyek atau proses kolaboratif. Setelah bagan alir selesai, Anda dapat menggunakannya kembali untuk proyek dan proses serupa. Ini dapat menghemat waktu dan menghindari stres bagi Anda dan Tim dalam jangka panjang. Di tempat kerja, hal ini sangat berguna untuk onboarding karyawan baru yang perlu memahami prosedur operasional standar (SOP) dengan cepat.

2. Memvisualisasikan ide dan sistem yang kompleks

Tidak semua orang dalam Tim Anda memiliki waktu atau sumber daya untuk membaca dokumen proses yang rumit dan panjang. Flowdiagram memungkinkan setiap orang untuk mengikuti Alur Kerja, memahami Tugas, dan menganalisis setiap langkah dengan cepat dan mudah. Hal ini menjadikan flowdiagram sangat bermanfaat saat mempresentasikan ide kepada pemangku kepentingan atau saat melakukan perencanaan lintas tim.

3. Menata Tim dan menetapkan Tugas

Mewakili proses secara visual dengan flowdiagram dapat memudahkan Anda untuk memberikan tugas ke anggota tim dan mengatur pekerjaan tim sehingga semuanya berjalan lebih lancar. Dengan flowdiagram, peran dan tanggung jawab setiap anggota Tim menjadi jelas, sehingga mengurangi miskomunikasi dan tumpang tindih pekerjaan.

4. Membuat keputusan berdasarkan data

Keputusan biasanya tidak tampak terlalu menakutkan dan rumit apabila dipetakan dalam flowdiagram. Bagan alir juga dapat membantu Anda melihat konsekuensi dari setiap keputusan, yang memudahkan untuk mengantisipasi risiko dan mengonfirmasi langkah selanjutnya. Ini sangat berguna saat Tim perlu mengevaluasi beberapa opsi dan memilih jalur terbaik untuk proyek.

5. Mengidentifikasi dan mencegah kemacetan

Flowdiagram membantu mengungkap kemacetan atau masalah sebelum menjadi persoalan yang lebih besar. Dengan memetakan seluruh proses menggunakan panduan visual, Anda dapat mengikuti setiap langkah dan memastikan untuk mengalokasikan cukup waktu dan sumber daya untuk setiap Tugas. Di lingkungan kerja yang dinamis, kemampuan ini membantu Tim tetap produktif dan menghindari penundaan yang tidak perlu. Untuk pendekatan yang lebih sistematis, pelajari metodologi peningkatan proses yang dapat melengkapi flowdiagram Anda.

6. Merencanakan dan melacak progres proyek

Karena sangat mudah untuk mengikuti langkah-langkah dalam flowdiagram, Anda selalu dapat menunjukkan dengan tepat di mana Tim saat ini berada dalam proyek atau proses. Ini membuat pelacakan kemajuan menjadi mudah dan juga memberi Anda gambaran besar tentang Tugas yang masih harus diselesaikan. Manajer proyek sering menggunakan flowdiagram bersama dengan alat seperti bagan Gantt untuk memantau linimasa dan dependensi.

Simbol dan definisi bagan alir

Flowdiagram bervariasi dari sketsa yang digambar tangan dengan cepat hingga diagram Alur Kerja komprehensif yang dibuat dengan perangkat lunak khusus. Untuk memastikan konsistensi di semua Tim dan industri, American National Standards Institute (ANSI) pada 1960-an menetapkan standar resmi.

Standar ini diadopsi oleh International Organization for Standardization (ISO) pada 1970 dan dikelola oleh ISO. Ikuti standar Barat saat membaca bagan alir: baca dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Mari lihat beberapa bentuk, simbol, nama, dan arti bagan alir yang paling umum digunakan.

• Flowline: Flowline menunjukkan arah proses dengan menghubungkan dua blok satu sama lain.

• Terminator: Terminal atau terminator mewakili titik awal atau akhir dari proses bagan alir.

• Process: Simbol proses adalah komponen yang paling umum dari bagan alir dan menunjukkan langkah dalam proses.

• Comment atau Annotation: Anda dapat menunjukkan informasi tambahan tentang suatu langkah dengan komentar atau anotasi.

• Decision: Simbol ini mewakili keputusan yang perlu dibuat oleh Anda atau Tim untuk melanjutkan ke langkah proses selanjutnya. Biasanya ini berupa keputusan benar atau salah atau pertanyaan ya atau tidak yang perlu dijawab.

• Stored data: Melambangkan file data atau database.

• Simbol "Or": Menunjukkan bahwa alur proses berlanjut di tiga cabang atau lebih.

• Input/Output: Simbol input/output mewakili proses memasukkan atau mengeluarkan data eksternal.

• Display: Menunjukkan langkah yang menampilkan informasi yang relevan.

• Document: Simbol ini mewakili satu dokumen.

• Delay: Simbol ini memungkinkan Anda untuk merencanakan dan mewakili setiap periode penundaan yang akan menjadi bagian dari proses.

• Manual input: Simbol ini menunjukkan data atau informasi yang harus dimasukkan secara manual ke dalam sistem.

• Manual operation: Melambangkan operasi manual atau penyesuaian proses.

• Off-page connector: Simbol ini menghubungkan dua simbol di halaman yang berbeda.

• On-page connector: Titik ini dapat menghubungkan dua simbol dan menggantikan garis panjang, sehingga diagram alir menjadi lebih bersih.

• Simbol summoning junction: Simbol ini digunakan untuk menyatukan beberapa cabang kembali menjadi satu proses.

• Alternate process: Garis pada simbol ini biasanya bertitik. Simbol itu sendiri merupakan alternatif dari langkah proses normal jika diperlukan.

• Predefined process: Simbol ini menunjukkan proses yang sudah ditentukan di tempat lain.

• Multiple documents: Melambangkan beberapa dokumen.

• Preparation atau initialization: Simbol ini menunjukkan langkah persiapan atau inisialisasi dalam proses.

Setelah mempelajari apa makna masing-masing simbol, Anda dapat membaca atau membuat hampir semua jenis flowdiagram dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang proses yang divisualisasikan. Saat membuat flowdiagram yang membutuhkan bentuk atau simbol yang berbeda, sertakan legenda agar tetap dapat diakses oleh rekan tim.

Jenis flowdiagram yang umum digunakan

Berbagai jenis flowdiagram memiliki tujuan yang berbeda-beda. Memilih diagram alir yang tepat bergantung pada hal yang ingin Anda visualisasikan, baik itu Alur Kerja sederhana, algoritma teknis, atau proses lintas fungsi. Berikut adalah contoh flowdiagram yang paling umum beserta kegunaannya.

Jenis flowdiagram yang paling sering digunakan di lingkungan bisnis adalah bagan alir proses, bagan alir keputusan, diagram Alur Kerja, dan bagan alir swimlane. Pilihan jenis bergantung pada apakah Anda perlu mendokumentasikan langkah-langkah, memetakan keputusan, memvisualisasikan alur antartim, atau menunjukkan tanggung jawab per peran.

Bagan alir keputusan

Diagram alir keputusan berfokus pada proses pengambilan keputusan, yang menguraikan berbagai jalur dan hasil berdasarkan kondisi atau kriteria tertentu. Bagan ini membantu Tim mengevaluasi dan meningkatkan strategi pengambilan keputusan mereka. Contoh penggunaannya termasuk menentukan apakah akan merekrut karyawan baru, memilih vendor, atau menyetujui anggaran proyek.

Bagan alir proses

Juga dikenal sebagai diagram alur proses atau peta proses, diagram alir proses memberikan representasi langkah demi langkah dari suatu proses. Diagram ini menampilkan urutan Tugas, titik keputusan, dan titik akhir, sehingga berguna untuk mendokumentasikan, menganalisis proses bisnis, dan mengoptimalkan Alur Kerja. Anda juga dapat menggunakan templat manajemen proses bisnis untuk menerapkan flowdiagram secara langsung ke proyek Anda. Ini adalah salah satu contoh flowdiagram yang paling sering digunakan di tempat kerja.

Diagram Alur Kerja

Diagram Alur Kerja menggambarkan alur pekerjaan dan informasi antara orang, Bagian, atau sistem. Diagram ini membantu menyederhanakan proses, mengidentifikasi kemacetan, dan memastikan kolaborasi yang efisien di antara anggota tim. Dengan alat seperti Asana, Anda dapat mengubah diagram Alur Kerja menjadi proyek yang dapat ditindaklanjuti dan dilacak secara real-time.

Bagan alir swimlane

Juga disebut diagram alur lintas fungsi atau diagram swimlane, jenis flowdiagram ini membagi langkah-langkah proses menjadi jalur yang mewakili berbagai pihak, seperti Bagian atau peran. Diagram ini sangat cocok untuk memvisualisasikan proses kompleks yang melibatkan banyak pemangku kepentingan dan memastikan setiap pihak memahami tanggung jawabnya.

Diagram alur data (DFD)

Diagram alur data (DFD) memetakan alur data dalam suatu sistem, menunjukkan bagaimana data diproses, disimpan, dan ditransmisikan. DFD biasanya digunakan dalam pemrograman komputer dan analisis sistem untuk merancang dan mendokumentasikan sistem informasi. Diagram ini memiliki beberapa level, mulai dari diagram konteks (level 0) hingga diagram detail (level 2+).

Bagan alir program

Diagram alir program menggambarkan urutan langkah-langkah dan keputusan dalam program atau algoritma komputer. Bagan alir program membantu programmer merancang, mendokumentasikan, dan men-debug aplikasi perangkat lunak menggunakan simbol dan bentuk bagan alir standar. Flowdiagram jenis ini juga bermanfaat saat menjelaskan logika program kepada anggota Tim non-teknis.

Bagan alir sistem

Bagan alir sistem mewakili arsitektur dan komponen suatu sistem, termasuk peranti keras, peranti lunak, dan interaksinya. Diagram ini berguna untuk merancang, mendokumentasikan, dan memecahkan masalah sistem yang kompleks. Tim TI sering menggunakan bagan alir sistem saat merencanakan infrastruktur baru atau melakukan audit sistem.

Diagram alur proses (PFD)

Mirip dengan diagram alur proses, diagram alur proses (PFD) memberikan ikhtisar umum dari suatu proses, dengan berfokus pada peralatan utama, alur bahan, dan loop kontrol. Jenis diagram ini biasanya digunakan dalam teknik kimia dan proses industri untuk memvisualisasikan operasi skala besar.

Bagan alir Event-Driven Process Chain (EPC)

Bagan alir Event-Driven Process Chain (EPC) adalah jenis bagan alir khusus yang digunakan untuk memodelkan proses bisnis dalam hal peristiwa, fungsi, dan konektor logis. EPC sering digunakan bersama metodologi pemodelan proses lainnya, seperti BPMN (Business Process Model and Notation), untuk mendokumentasikan dan mengoptimalkan proses bisnis yang kompleks.

Diagram Alir Specification and Description Language (SDL)

Bagan alir SDL digunakan dalam desain dan dokumentasi sistem real-time, khususnya di industri telekomunikasi. Bagan ini memberikan representasi grafis dari perilaku suatu sistem, termasuk status, transisi, dan tindakan, sehingga cocok untuk merancang protokol komunikasi dan sistem embedded.

Anda dapat menemukan bagan alir dokumen proses di artikel kami tentang dokumentasi proses dan lihat bagan PERT untuk contoh bagan alir umum lainnya.

Cara membuat flowdiagram: panduan langkah demi langkah

Membuat flowdiagram tidak harus rumit. Ikuti kelima langkah ini untuk memvisualisasikan proses, Alur Kerja, atau algoritma apa pun menggunakan pembuat bagan alir atau alat menggambar sederhana.

1. Tentukan tujuan dan ruang lingkup Anda

Sebelum Anda mulai membuat flowdiagram, tentukan dengan jelas tujuan dan ruang lingkupnya. Apakah Anda mendokumentasikan proses bisnis, merancang algoritma, atau memvisualisasikan Alur Kerja yang kompleks? Memahami gol Anda akan membantu Anda memilih jenis flowdiagram yang tepat dan menentukan tingkat detail yang diperlukan. Misalnya, flowdiagram untuk proses onboarding karyawan akan sangat berbeda dari flowdiagram untuk debugging perangkat lunak.

2. Identifikasi dan tata Tugas

Kumpulkan informasi tentang proses, Alur Kerja, atau sistem yang ingin Anda visualisasikan. Lakukan curah pendapat dengan anggota tim dan pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi langkah-langkah utama, titik keputusan, input, dan output. Gunakan papan tulis atau stiker catatan untuk menata ide Anda dan membuat Draf flowdiagram kasar. Pastikan untuk melibatkan orang-orang yang benar-benar menjalankan proses tersebut agar tidak ada langkah penting yang terlewat.

3. Pilih simbol bagan alir yang tepat

Pelajari simbol dan bentuk diagram alir standar, termasuk konektor, titik keputusan, dan titik akhir. Pilih simbol yang paling sesuai berdasarkan jenis flowdiagram yang dibuat. Konsistensi dalam penggunaan simbol memastikan kejelasan dan keterbacaan. Rujuk daftar simbol standar yang telah dibahas di bagian sebelumnya untuk memastikan Tim Anda menggunakan notasi yang sama.

4. Gambar dan sempurnakan flowdiagram Anda

Gunakan pembuat flowdiagram atau perangkat lunak seperti Microsoft Visio, Lucidchart, atau bahkan fitur diagram di alat manajemen proyek untuk membuat versi digital flowdiagram Anda yang rapi. Alat-alat ini menyediakan templat, bentuk, dan konektor yang memudahkan pembuatan diagram profesional.

Saat membuat flowdiagram:

• Atur secara logis: Tempatkan langkah dan titik keputusan dalam urutan yang jelas dari atas ke bawah atau dari kiri ke kanan.

• Gunakan konektor: Buat panah untuk menunjukkan alur di antara setiap langkah.

• Tambahkan konteks: Sertakan anotasi dan label untuk memperjelas langkah-langkah yang kompleks.

5. Terapkan dan optimalkan

Setelah flowdiagram selesai, wujudkan ke dalam tindakan:

• Bagikan dan kumpulkan umpan balik: Bagikan flowdiagram kepada anggota tim dan pemangku kepentingan untuk ditinjau.

• Validasi pemahaman: Pastikan semua orang memahami proses tersebut dengan cara yang sama.

• Terapkan dan pantau: Gunakan flowdiagram di organisasi Anda dan lacak efektivitasnya. Dengan Asana, Anda dapat mengubah setiap langkah dalam flowdiagram menjadi Tugas yang dapat ditugaskan dan dilacak.

• Ulangi: Perbarui flowdiagram berdasarkan pengalaman dan umpan balik nyata. Proses yang baik selalu berkembang seiring waktu.

Praktik terbaik flowdiagram

Flowdiagram yang bagus memberikan kejelasan, bukan kebingungan. Ikuti praktik terbaik ini untuk membuat diagram yang benar-benar dapat digunakan oleh Tim Anda.

Tetap sederhana

Gol dari flowdiagram adalah menyederhanakan proses yang kompleks. Hindari langkah atau detail yang tidak perlu. Jika memungkinkan, coba muat seluruh flowdiagram dalam satu halaman agar Tim Anda dapat melihat gambaran lengkap dengan cepat. Jika proses terlalu panjang untuk satu halaman, pertimbangkan untuk membaginya menjadi beberapa sub-flowdiagram yang saling terhubung.

Gunakan gaya yang konsisten

Gunakan bentuk yang sama untuk tindakan serupa dan pertahankan ukuran font dan gaya yang konsisten di seluruh diagram. Konsistensi visual ini membuat flowdiagram lebih mudah diikuti dan terlihat lebih profesional. Tetapkan panduan gaya internal agar semua anggota Tim membuat flowdiagram dengan standar yang sama.

Ikuti arah yang jelas

Selalu gambar garis alur Anda dari atas ke bawah atau dari kiri ke kanan. Jalur yang dapat diprediksi ini membantu pembaca mengikuti proses secara logis tanpa bingung. Jika memungkinkan, hindari garis alur yang saling melintasi agar tidak menimbulkan kebingungan visual.

Tambahkan legenda untuk simbol kustom

Meskipun sebaiknya menggunakan simbol standar yang dikenal secara universal, terkadang Anda mungkin memerlukan bentuk kustom. Jika Anda melakukannya, sertakan legenda atau keterangan yang menjelaskan arti setiap simbol agar semua orang dapat memahaminya dengan mudah.

Tinjau bersama Tim Anda

Setelah flowdiagram Anda siap, bagikan kepada pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses. Mereka dapat membantu memvalidasi langkah-langkah, menemukan celah atau kemacetan yang mungkin Anda lewatkan, dan memastikan diagram menggambarkan Alur Kerja dengan akurat. Umpan balik dari Tim juga membantu membangun rasa kepemilikan bersama terhadap proses yang didokumentasikan.

Ringkasnya, lima praktik terbaik flowdiagram adalah: (1) jaga agar tetap sederhana, (2) gunakan gaya yang konsisten, (3) ikuti arah atas-ke-bawah atau kiri-ke-kanan, (4) tambahkan legenda untuk simbol kustom, dan (5) tinjau bersama Tim sebelum menerapkan.

Pertanyaan umum tentang flowdiagram

Optimalkan alur kerja Anda dengan flowdiagram dan Asana

Membuat flowdiagram yang jelas membantu Tim Anda memahami proses, mengambil keputusan yang lebih baik, dan melanjutkan pekerjaan dengan penuh keyakinan. Alih-alih memulai dari nol, gunakan templat dan Integrasi untuk membuat diagram yang efektif dengan cepat.

Gunakan templat peta proses Asana untuk membuat flowdiagram dan diagram proses secara langsung di dalam proyek Anda, sehingga semua orang tetap terhubung dengan rencana. Siap mengubah kejelasan menjadi tindakan? Mulai Asana sekarang.