Diagram Alur Kerja: Simbol, penggunaan, dan contoh

Dalam hal mengelola pekerjaan, memvisualisasikan tugas dan menjaga agar anggota tim tetap terhubung melalui berbagai gaya komunikasi adalah kuncinya. Di situlah diagram Alur Kerja berperan. 

Diagram alur kerja dapat membantu mencegah penyimpangan dan kemacetan proyek dengan mengomunikasikan gol dan batas waktu secara visual. Baik Anda menggunakan diagram alur kerja saat melakukan onboarding pegawai baru atau menyederhanakan kasus penggunaan dan testimoni, ini adalah cara terbaik untuk memvisualisasikan tugas dan alur data.

Kami telah menghimpun beberapa fakta terpenting yang perlu diketahui tentang diagram alur kerja, mulai dari pengertian hingga cara membuatnya, serta menyertakan contoh yang bermanfaat. 

Apa itu diagram Alur Kerja?

Diagram alur kerja—juga dikenal sebagai bagan alur kerja—memberikan ikhtisar grafis dari proses atau sistem business. Biasanya, Anda akan menggunakan diagram ini untuk memvisualisasikan proyek yang kompleks setelah Anda menyelesaikan tahap riset awal dan perencanaan proyek. Setelah membuat diagram alur kerja, Anda akan memiliki tampilan terperinci tentang tugas dan dependensi umum berdasarkan linimasa dan tujuan proyek secara keseluruhan. 

Diagram Alur Kerja vs. pemetaan proses lainnya

Diagram Alur Kerja memiliki banyak kesamaan dengan diagram lain dalam UML (Unified Modeling Language)—bahasa standar untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan artefak sistem perangkat lunak. Namun, diagram Alur Kerja sedikit berbeda dari pemetaan proses dan diagram UML lainnya. Di sini, kami membandingkannya dengan beberapa jenis umum untuk menunjukkan cara: 

Pemetaan proses Business

Diagram Alur Kerja terkait erat dengan pemetaan proses Business. Perbedaan antara keduanya adalah peta proses biasanya menguraikan langkah-langkah secara detail, sementara diagram Alur Kerja memberikan representasi visualnya. Tujuan diagram alur kerja adalah membantu anggota tim memahami tugas, tujuan, serta peran dan tanggung jawab mereka dalam proyek pada tingkat tinggi.

Bagan alir proses

Alur Kerja dan diagram alir sering kali membingungkan. Meskipun kedua istilah ini terdengar serupa, alur kerja hanyalah salah satu jenis bagan alir. Anda juga dapat menggunakan bagan alir untuk memvisualisasikan proses lain, seperti bagan PERT dan dokumentasi proses.

Diagram aktivitas

Diagram aktivitas adalah jenis bagan alir lain yang menguraikan alur serangkaian aktivitas dalam suatu sistem. Ini digunakan untuk menerjemahkan fungsi sistem business menjadi informasi yang lebih mudah dipahami bagi mereka yang tidak begitu memahami cara kerja backend. Dengan kata lain, diagram aktivitas adalah cara mudah untuk memvisualisasikan proses teknis. Misalnya, di Asana, Anda dapat menggambar diagram aktivitas untuk membuat proyek sebagai berikut:

• Pengguna mengeklik tombol untuk membuat proyek 

• Proyek baru diluncurkan

• Pengguna menyesuaikan proyek dengan berbagai nama dan fitur

• Pengguna menyimpan proyek dan memperbaruinya saat diperlukan

Diagram alur data

Diagram alur data mengikuti data melalui sistem operasi atau proses, sedangkan diagram alur kerja mengikuti pekerjaan itu sendiri. Alih-alih memasukkan tindakan, misalnya, dalam diagram alur data, Anda akan memasukkan metrik, hasil, atau titik data lain yang ingin Anda gambarkan.

Kapan menggunakan diagram Alur Kerja

Diagram Alur Kerja adalah representasi visual dari suatu proses, baik proses baru yang sedang dibuat atau proses yang sudah ada yang sedang diubah. Contohnya:

• Proses untuk menyederhanakan perjalanan pelanggan e-commerce Anda.

• Proyek untuk meningkatkan Retensi Pelanggan dan kepuasan.

• Proses untuk mengotomatiskan dan mengoptimalkan tugas manual yang melibatkan data pelanggan. 

Diagram alur kerja berada di antara peta proses bisnis (yang akan Anda buat sebelum proyek dimulai) dan automasi proses bisnis (yang akan Anda gunakan untuk mengoptimalkan dan menyederhanakan proses). Ini karena peta Anda memberikan langkah-langkah proses terperinci yang dibutuhkan pemangku kepentingan untuk mulai bekerja, sementara diagram alur kerja adalah representasi visual tingkat tinggi yang dapat membantu memperjelas gol menyeluruh selama proses.

Komponen diagram Alur Kerja

Untuk memahami cara kerja diagram alur kerja, Anda harus memahami komponen yang membentuk alur kerja terlebih dahulu. Ini termasuk input, output, dan transformasi, yang semuanya membantu mengomunikasikan hasil akhir dalam waktu sesingkat mungkin.

Setelah memahami komponen-komponen ini, Anda akan dapat membaca diagram proses Alur Kerja dengan benar dan membuatnya sendiri. Komponen utama diagram Alur Kerja meliputi:

• Input: Tindakan yang memengaruhi langkah berikut

• Transformasi: Perubahan input

• Output: Hasil setelah transformasi 

Komponen ini divisualisasikan dengan berbagai bentuk dan panah, termasuk:

• Oval: Merepresentasikan titik awal dan akhir suatu proses. 

• Persegi panjang: Merepresentasikan petunjuk tentang tindakan dan langkah-langkah. 

• Berlian: Merepresentasikan keputusan utama selama pembuatan proses.

• Lingkaran: Merepresentasikan lompatan dalam tindakan dan dapat menunjukkan langkah-langkah untuk melewati (dalam situasi tertentu).

• Panah: Konektor yang merepresentasikan dependensi antara semua bentuk dan tindakan. 

Bersama-sama, komponen-komponen ini menginstruksikan pembaca cara mengikuti jalur yang benar dan mencapai hasil yang diinginkan.

Jenis diagram Alur Kerja

Dalam hal memvisualisasikan proses, ada beberapa format diagram alur kerja berbeda yang dapat Anda pilih. Masing-masing menawarkan keunggulan unik yang dapat membantu Anda memetakan proses berikutnya. Jenis diagram yang Anda pilih akan bergantung pada proses yang sedang dikerjakan dan kebutuhan Anda untuk proses itu. 

Dari alur proses hingga swimlane, berikut empat jenis diagram alur kerja yang dapat Anda gunakan untuk analisis alur kerja.

1. Diagram alur proses

Alat diagram alur proses adalah desain standar untuk alur kerja. Dalam diagram ini, semua komponen dipetakan secara kronologis, menjadikannya representasi visual dasar dari suatu proses. Jenis diagram ini memberikan ikhtisar umum tentang tugas dan tujuan individu tanpa terlalu banyak detail.

Cocok untuk: Tim yang menginginkan representasi visual tingkat tinggi dari proses baru yang dapat dipahami dengan cepat oleh pemangku kepentingan atau bagian mana pun.

2. Diagram swimlane

Diagram swimlane juga merupakan tata letak alur kerja yang populer, meskipun swimlane sangat berbeda dari diagram alur proses. Diagram swimlane memecah alur kerja menjadi beberapa alur atau unit yang lebih kecil. Alur-alur ini saling berhubungan, tetapi dipisahkan untuk menyoroti interaksi dan kemungkinan inefisiensi. Ini menciptakan visibilitas dan menawarkan pemahaman yang lebih mendalam tentang keseluruhan alur kerja proses.

Cocok untuk: Tim yang mengerjakan proses kompleks dengan banyak lapisan yang saling terkait tetapi independen. 

3. Diagram Business process modeling notation (BPMN)

BPMN menggunakan notasi seragam yang dapat dengan mudah ditafsirkan oleh pemangku kepentingan bisnis dan teknis. Ini adalah jenis bahasa pemodelan terpadu yang menggunakan simbol standar untuk mengomunikasikan berbagai langkah.

Diagram BPMN berfokus pada informasi yang diterima secara internal dan cara informasi tersebut ditafsirkan. Inilah alasan diagram ini paling umum digunakan untuk perubahan proses internal yang tidak memengaruhi pelanggan eksternal.

Cocok untuk: Tim yang mengerjakan peningkatan proses di berbagai bagian. 

4. Diagram pemasok, input, proses, output, pelanggan (SIPOC)

SIPOC adalah jenis diagram swimlane yang berfokus pada analisis beberapa bagian berbeda dari suatu Alur Kerja. 

Tidak seperti diagram tradisional yang menata data secara berurutan, diagram SIPOC memprioritaskan pihak yang membuat dan menerima data proses. SIPOC berfokus pada cara data diterima secara internal maupun eksternal. Itulah sebabnya diagram ini digunakan untuk proses yang terkait dengan pengalaman pelanggan.

Cocok untuk: Tim yang ingin berfokus pada cara data diterima secara internal dan eksternal.

Cara membuat diagram Alur Kerja (beserta contoh)

Untuk membuat diagram Alur Kerja, mulailah menyusun komponen utama proses Anda. Untuk melakukannya, satukan input, output, transformasi, dan hasil akhir proses utama Anda. 

Petakan komponen alur kerja pada diagram dengan menggunakan panah, lingkaran, persegi panjang, oval, dan berlian untuk merepresentasikan setiap titik data. 

1. Pilih jenis Alur Kerja

Untuk memilih jenis Alur Kerja yang paling cocok untuk Anda, pertimbangkan fungsi yang diperlukan untuk proses Anda. Apakah ini proses kompleks dengan banyak pemangku kepentingan yang paling cocok untuk diagram swimlane? Atau apakah ini proses yang relatif sederhana yang paling cocok untuk diagram alur proses sederhana?

Meskipun Anda dapat menyesuaikan alur kerja seiring berjalannya waktu, akan lebih mudah untuk menentukan jenis alur kerja sejak awal. Dengan begitu, Anda tahu persis betapa rumit atau sederhananya alur kerja Anda.

2. Tentukan titik awal dan akhir

Selanjutnya, tentukan titik awal dan akhir alur kerja (diwakili oleh oval pada diagram).

Untuk menentukan titik-titik ini, pertimbangkan kapan proses Anda dimulai dan kapan proses itu berakhir. Apakah ada tindakan yang memicu proses? Demikian juga, apakah ada tindakan atau langkah yang mengakhiri proses? Titik data ini akan membantu mengomunikasikan secara efektif kapan proses dimulai dan berakhir.

3. Kumpulkan informasi yang diperlukan

Untuk mengumpulkan informasi, terhubung dengan pemangku kepentingan untuk memahami setiap bagian dari proses. Ini mungkin termasuk rapat perdana dengan berbagai Bagian dan pemimpin untuk mengumpulkan detail dan persetujuan yang diperlukan untuk mulai membuat diagram alur kerja.

Karena setiap proses berbeda, informasi yang perlu Anda kumpulkan juga akan bervariasi. Pertimbangkan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proses, pemangku kepentingan yang akan terlibat, dan detail penting lainnya yang akan membantu memberi tahu pembaca.

4. Hilangkan inefisiensi

Langkah terakhir sebelum membuat alur kerja visual adalah mempertimbangkan dan menghilangkan inefisiensi yang mungkin muncul. Pastikan Anda menganalisis inefisiensi sebelum merancang Alur Kerja sehingga Anda dapat mencegah masalah apa pun—daripada menanganinya secara real time. Inefisiensi spesifik akan bervariasi, tetapi dapat mencakup kurangnya sumber daya, masalah dengan pengembangan produk, atau hambatan lain yang dapat muncul selama proses.

Dokumentasikan inefisiensi ini dalam log perubahan di bawah proses kontrol perubahan Anda. Dengan cara ini, Anda akan dapat mengomunikasikan masalah ini kepada pemangku kepentingan, memprioritaskan inefisiensi, dan melacak apakah masalah tersebut telah diselesaikan. 

5. Rancang Alur Kerja Anda

Terakhir, mulailah membangun Alur Kerja Anda. Kumpulkan informasi unit, poin data, dan efisiensi, lalu petakan pada diagram yang Anda pilih di langkah pertama. Karena setiap proses berbeda dan setiap diagram dibuat secara berbeda, desain Anda kemungkinan akan unik. Berikut ini salah satu contoh kemungkinan tampilan diagram Alur Kerja:

Setelah Alur Kerja dirancang, tinjau bersama pemangku kepentingan untuk memastikan akurat dan sesuai dengan situasi. Ini adalah cara terbaik untuk memastikan semua inefisiensi telah diperhitungkan dan sumber daya telah ditentukan dengan benar.

Gunakan alur kerja untuk memetakan proses

Memvisualisasikan alur kerja dapat membantu Anda mengomunikasikan hasil akhir secara efektif kepada pemangku kepentingan dan kepemimpinan. Selain itu, ini cara terbaik untuk menyelaraskan beberapa bagian yang berbeda pada proses tertentu. 

Untuk membawa alur kerja selangkah lebih maju, coba perangkat lunak manajemen alur kerja. Asana dapat membantu, mulai dari automasi tugas hingga komunikasi yang efisien.