Apa Itu Siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA)?

Siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act) adalah strategi pemecahan masalah interaktif untuk meningkatkan proses dan menerapkan perubahan. Siklus PDCA adalah metode untuk peningkatan berkelanjutan. Alih-alih mewakili proses sekali selesai, siklus Plan-Do-Check-Act adalah lingkaran umpan balik yang berkelanjutan untuk iterasi dan peningkatan proses. Dengan mengikuti siklus PDCA, tim mengembangkan hipotesis, menguji ide-ide tersebut, dan meningkatkannya dalam siklus peningkatan berkelanjutan. 

Siklus PDCA adalah teknik yang berguna untuk mengatasi, menganalisis, dan memecahkan masalah Business. Karena siklus PDCA dibuat berdasarkan proses peningkatan berkelanjutan, siklus ini menawarkan tingkat fleksibilitas dan peningkatan berulang. 

Riwayat siklus PDCA

Siklus PDCA pertama kali diperkenalkan oleh Walter Shewhart, bapak pengendalian mutu statistik. Dalam bukunya, Economic control of quality manufactured product, Shewhart menerapkan metode ilmiah untuk kontrol kualitas ekonomi. 

Tesis Shewhart selanjutnya dikembangkan oleh W. Edwards Deming, yang menjadi juara dalam karya Shewhart. Deming mengembangkan ide Shewhart dan menggunakan metode ilmiah tidak hanya untuk kontrol kualitas, tetapi juga peningkatan proses.

Deming kemudian mengajarkan metode—yang ia sebut siklus Shewhart—kepada para insinyur Jepang. Di sana, siklus Shewhart dipadukan dengan kaizen (prinsip Jepang tentang peningkatan berkelanjutan, yang dikembangkan oleh Kaoru Ishikawa), sistem produksi Toyota, dan manufaktur ramping untuk menjadi apa yang sekarang kita sebut siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA). 

Saat ini, siklus Plan-Do-Check-Act umumnya digunakan sebagai bagian dari manajemen proyek lean.

Metodologi ini memiliki banyak nama, termasuk:

• Siklus Plan-Do-Check-Act atau siklus PDCA

• Siklus Deming atau roda Deming

• Siklus Shewhart

• Siklus kontrol

• Siklus Plan-Do-Study-Act atau siklus PDSA 

Kapan Anda harus menggunakan siklus PDCA?

Siklus PDCA adalah Kerangka Kerja tentang cara mendekati dan menyelesaikan masalah manajemen proyek dan peningkatan proses. Oleh karena itu, siklus ini dapat diterapkan untuk berbagai proyek. Tim yang menggunakan siklus PDCA secara efektif merangkul elemen peningkatan berkelanjutan—alih-alih menggunakan siklus untuk proses ujung ke ujung, siklus PDCA adalah cara untuk memastikan peningkatan berkelanjutan dan menerapkan proses iteratif. 

Siklus Plan-Do-Check-Act sangat berguna saat Anda ingin:

• Menyederhanakan dan meningkatkan proses kerja berulang

• Mengembangkan proses bisnis baru

• Memulai peningkatan berkelanjutan

• Mengulangi perubahan dengan cepat dan melihat hasil langsung

• Meminimalkan kesalahan dan memaksimalkan hasil

• Menguji beberapa solusi dengan cepat

4 langkah menggunakan siklus PDCA

Empat langkah proses PDCA ada dalam namanya: merencanakan, melakukan, memeriksa, dan mengambil tindakan. Perlu diperhatikan, proses ini adalah siklus. Jadi, setelah Anda mencapai akhir, Anda dapat memulai kembali dari awal. 

1. Merencanakan

Langkah pertama untuk peningkatan proses atau perencanaan proyek adalah mencari tahu hal yang perlu dilakukan. Seperti rencana proyek lainnya, ini mencakup berbagai informasi, termasuk:

• Tujuan proyek

• Metrik keberhasilan

• Hasil akhir proyek

• Pemangku kepentingan proyek

• Linimasa proyek

• Risiko atau kendala proyek yang relevan

Anda dapat menggunakan siklus PDCA untuk berbagai proyek. Baik membangun proyek baru dari awal atau menggunakan PDCA sebagai proyek peningkatan kualitas, berinvestasi dalam fase perencanaan yang solid adalah cara terbaik untuk mengarahkan proyek ke jalur yang benar. 

Ingatlah bahwa PDCA adalah siklus. Tidak apa-apa jika Anda tidak memiliki semua jawaban saat pertama kali, karena Anda mungkin akan menjalankan siklus ini beberapa kali. Setiap kali Anda menjalankan kembali siklus PDCA, evaluasi rencana proyek untuk memastikan rencana tersebut sudah diperbarui dan akurat terhadap gol proyek. 

2. Do

Setelah menyelesaikan rencana proyek, langkah selanjutnya adalah mencobanya. Seperti kebanyakan jenis manajemen proyek lean, PDCA merangkul perubahan kecil dan bertahap. Selama fase Kerjakan dari siklus PDCA, terapkan rencana proyek dalam skala kecil untuk memastikan keberhasilannya. 

3. Periksa

Tinjau pengujian yang Anda jalankan selama fase Kerjakan dari siklus PDCA untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana. Kemungkinan besar, Anda akan mengidentifikasi hal-hal yang perlu ditingkatkan selama fase Kerjakan. Lagi pula, tidak disebut peningkatan berkelanjutan tanpa alasan! Fase Periksa sangat penting untuk menemukan hal-hal kecil ini sebelum menjadi terlalu besar dan bermasalah. 

Jika perlu, tinjau kembali rencana proyek untuk memastikan proyek masih mencapai tujuan proyek. Jika Anda menyadari perlu membuat perubahan pada rencana proyek, Anda juga dapat melakukannya sekarang. 

4. Bertindak

Setelah pemeriksaan, lanjutkan ke fase Bertindak, yang mencakup peluncuran peningkatan proyek atau proses secara keseluruhan. Jangan lupa bahwa siklus PDCA adalah siklus. Jika perlu, kembali ke fase Merencanakan untuk terus meningkatkan proyek atau proses Anda. 

Kelebihan dan kekurangan siklus Plan-Do-Check-Act

Siklus PDCA adalah alat yang ampuh untuk terus meningkatkan, tetapi ada juga beberapa kekurangan dalam menggunakan sistem ini. Lihat pro dan kontra siklus PDCA: 

Kelebihan: 

• Bermanfaat bagi tim yang ingin memulai peningkatan berkelanjutan

• Metodologi fleksibel untuk hampir semua proyek

• Menerapkan perubahan dan melihat hasil dengan cepat

• Gunakan PDCA sebagai prosedur operasi standar Anda untuk meningkatkan standardisasi di seluruh organisasi tanpa menggunakan kantor manajemen proyek (PMO)

• Metodologi peningkatan berkelanjutan yang sudah teruji

Kontra:

• Anda memerlukan dukungan dari manajemen senior agar siklus PDCA benar-benar efektif

• Nilai berasal dari menjalankan siklus berulang kali. Bukan metodologi yang efektif jika Anda hanya berencana melakukannya satu kali. 

• Membutuhkan waktu untuk menerapkan dan mempelajari

• Bukan solusi terbaik untuk proyek mendesak karena Anda biasanya berharap untuk menjalankan siklus beberapa kali

Rencanakan-Laksanakan-Periksa-Tindak

Siklus PDCA adalah cara yang efektif untuk menerapkan peningkatan dan pemecahan masalah secara berkelanjutan. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari siklus PDCA, siapkan proyek Anda untuk meraih kesuksesan dengan alat perencanaan proyek. Rencanakan, kelola, dan lacak proyek tim untuk mencapai hasil akhir tepat waktu.