Kesal karena tidak dapat menyelesaikan pekerjaan? Kuasai metode GTD dalam 5 langkah

Pendapat yang tidak begitu kontroversial: Otak Anda tidak dibuat untuk menyimpan informasi. Itu karena, saat pikiran Anda dipenuhi daftar tugas dan pengingat, Anda memiliki lebih sedikit daya otak untuk digunakan pada pekerjaan yang benar-benar perlu Anda lakukan.

Itulah prinsip utama di balik metode Getting Things Done (GTD). Dengan memindahkan daftar tugas dari otak—ke alat daftar tugas —Anda memiliki lebih banyak daya otak untuk pekerjaan yang benar-benar penting. Berikut cara memulai. 

Apa itu metode GTD? 

Metode GTD—atau Getting Things Done—beroperasi dengan keyakinan bahwa semakin banyak informasi yang dilacak secara mental, semakin kurang produktif dan fokus Anda. Alih-alih mengandalkan otak, metodologi GTD mendorong Anda untuk menyimpan semua informasi kerja di sumber kebenaran eksternal yang terorganisir. Dengan begitu, Anda selalu tahu jawaban untuk "Apa yang harus saya lakukan selanjutnya?" tanpa khawatir pekerjaan luput. 

GTD adalah strategi manajemen waktu populer karena betapa mudahnya menerapkannya dan betapa efektifnya dalam praktiknya. Meskipun Anda tidak menyadarinya, otak Anda terus "aktif" di latar belakang, mengacak dan mengatur ulang daftar tugas mendatang untuk memastikan tidak ada yang luput. Setiap kali Anda menambahkan tugas baru, otak Anda perlu memikirkan semua yang Anda miliki di daftar dan memprioritaskan ulang pekerjaan Anda terkait tugas baru ini.

Menggunakan manajemen kerja untuk menerapkan metode GTD

Alih-alih mencoba menyimpan semua informasi proyek di otak, metode GTD menggunakan sistem lima langkah untuk menyimpan dan membuat katalog daftar tugas ke sumber eksternal, seperti alat manajemen kerja. Otak Anda tidak dibuat untuk menyimpan banyak informasi terorganisir—tetapi alat manajemen kerja bisa. Dengan mengeksternalisasi informasi ini menjadi item yang dapat ditindaklanjuti, Anda lebih siap untuk meraih kesuksesan jangka panjang.

Alat yang Anda gunakan itu penting. Cari alat yang memungkinkan Anda menyimpan dan menata informasi pribadi, proyek, dan tingkat program. Metode GTD tidak hanya membantu Anda menata daftar tugas pribadi—meskipun sangat cocok untuk itu—tetapi juga dapat membantu Anda menyimpan pekerjaan referensi non-tindakan, pekerjaan yang perlu diselesaikan anggota tim lainnya, dan gol yang terkait dengan pekerjaan yang Anda lakukan. 

Alih-alih menyimpan informasi itu di tempat yang berbeda, metode GTD membantu Anda memasukkan dan menata informasi ke dalam satu alat, seperti alat manajemen kerja. Kami yakin Asana adalah opsi terbaik. Asana menghidupkan metode GTD dengan menata pekerjaan dan mengurangi ketegangan mental sehingga Anda dapat menyelesaikan pekerjaan berdampak tinggi tepat waktu.

Kelebihan dan kekurangan metode GTD

Metode Getting Things Done hanyalah salah satu strategi manajemen waktu. Seperti semua teknik manajemen waktu, metode ini memiliki pro dan kontra. Strategi yang Anda pilih untuk diterapkan sangat bergantung pada keterampilan yang ingin Anda tingkatkan dengan manajemen waktu. 

Kelebihannya

Sistem GTD mudah disiapkan dan fleksibel digunakan. Sistem ini:

• Mengurangi beban kognitif dan ketegangan mental akibat mencoba mengingat semua yang ada di piring Anda.

• Menghilangkan multitasking sehingga Anda memiliki lebih banyak waktu untuk berada dalam alur. 

• Membangun sumber terpusat untuk semua informasi—bahkan informasi yang tidak dapat ditindaklanjuti. 

• Memberikan gambaran yang jelas tentang pekerjaan yang harus Anda kerjakan sehingga mudah untuk memprioritaskan ulang atau menjadwalkan ulang jika perlu.

Kekurangan

Sebelum Anda memulai metode GTD, berikut beberapa batasan yang perlu diingat. Metode GTD: 

• Membutuhkan waktu untuk menyiapkan. Jika belum menggunakan sistem manajemen tugas, buat sistem untuk mendokumentasikan semua pekerjaan Anda. 

• Bisa terlalu fleksibel. Metode GTD hanya membantu Anda mengatur tugas—tidak membantu menjadwalkan pekerjaan mingguan atau harian. Beberapa orang kesulitan dengan tingkat fleksibilitas terbuka ini. Jika Anda salah satunya, pasangkan metode GTD dengan metode manajemen waktu lainnya, seperti pemblokiran waktu atau Pengotakan waktu. 

Coba 5 langkah dalam alur kerja GTD ini

Lima langkah metode Getting Things Done mempersiapkan Anda untuk sukses. Langkah-langkah ini membantu Anda membuat katalog dan menata pekerjaan mendatang dalam alat eksternal seperti Asana, jadi Anda tidak lagi melacak daftar tugas mendatang secara mental. Kemudian, setelah pekerjaan Anda diatur dalam metode GTD, Anda dapat mulai melaksanakan tugas. 

1. Catat

Sebelum mengatur pekerjaan, Anda harus terlebih dahulu mencatatnya—di tempat di luar otak Anda. David Allen menyebutnya Kotak Masuk—apa pun alat yang Anda gunakan. Itu karena setiap tugas, informasi, atau pengingat (atau, seperti yang biasa disebut Allen, "barang") langsung masuk ke Kotak Masuk Anda. Anggap ini bukan kotak masuk email, melainkan daftar tugas data yang akan diproses nanti.

Tempat menyimpan informasi

Jika Anda mencoba meningkatkan produktivitas pribadi, pertimbangkan untuk menggunakan daftar tugas untuk melacak pekerjaan Anda. Jika Anda bekerja dengan tim, coba gunakan platform manajemen kerja untuk tidak hanya menyimpan dan melacak pekerjaan Anda sendiri, tetapi juga untuk mengatur dan mengelola pekerjaan tim Anda.

Fokus pada pencatatan, bukan penataan

Jangan khawatir jika pekerjaan yang Anda simpan tidak tertata atau didokumentasikan dengan baik. Langkah pertama adalah mengeluarkan hal-hal dari otak Anda dan memasukkannya ke dalam sumber eksternal. Mencatat adalah langkah pertama untuk menata daftar tugas Anda ke dalam sistem produktivitas yang lebih baik. 

Pastikan Anda menggunakan sistem yang memudahkan untuk menyimpan informasi. Prinsip utama metode GTD adalah menyimpan informasi segera setelah memasuki otak Anda. Ini akan langsung meringankan beban—dan membantu memastikan tidak ada yang luput. Jika memungkinkan, pastikan untuk menambahkan konteks tambahan seperti dokumen, kolaborator, tenggat, atau detail penting. 

Gunakan sistem virtual

Cara terbaik untuk menyimpan semua hal ini adalah dengan menggunakan sistem virtual—bukan sistem analog. Daftar tugas tertulis memberikan perasaan puas saat mencoret sesuatu, tetapi ini juga merupakan cara terburuk untuk melacak daftar tugas Anda. Pada kenyataannya, daftar tugas tertulis sering kali tidak tertata, rawan kesalahan, mudah hilang, dan tidak efektif.

Tentu saja, kami merekomendasikan Asana. Asana adalah sistem manajemen kerja yang mengatur pekerjaan sehingga tim Anda tahu apa yang harus dilakukan, mengapa itu penting, dan bagaimana menyelesaikannya. 

2. Perjelas...

Setelah Anda menyimpan semuanya, saatnya untuk memperjelas. Selama langkah Perjelas, Anda mengubah informasi yang telah Anda simpan menjadi Tugas yang dapat ditindaklanjuti, catatan terperinci, atau konteks yang kuat. Langkah Perjelas dan langkah Atur berjalan beriringan—saat Anda Menjelaskan, Anda juga Mengatur pekerjaan ini ke dalam proyek yang sesuai. 

Untuk Menjelaskan, pastikan setiap item di kotak masuk Anda memiliki informasi yang cukup, termasuk:

• Judul yang dapat ditindaklanjuti (kami merekomendasikan untuk memulai dengan kata kerja).

• Konteks, dokumen, file, atau kolaborator yang perlu diberi tahu tentang pekerjaan.

• Inisiatif proyek terkait, daftar tugas, atau gol yang melekat pada item tersebut.

• Konteks terkait, seperti tahap pekerjaan, anggaran terkait, perkiraan jam kerja, atau prioritas.

• Apakah pekerjaan ini diblokir oleh hasil akhir lain atau menunggu informasi tambahan.

Jangan khawatir tentang memindahkan daftar tugas ini. Anda akan memindahkan daftar tugas dari Kotak Masuk ke proyek yang sesuai selama langkah Mengatur.

Hal-hal prioritas

Saat melakukan Perincian, tambahkan prioritas terkait ke setiap item. Tak terhindarkan, hal-hal muncul, batas waktu bergeser, dan prioritas berubah. Dengan pemahaman yang jelas tentang prioritas setiap tugas, Anda dapat menyesuaikan tenggat jika perlu sehingga Anda selalu menyelesaikan pekerjaan berdampak besar—dan Anda tahu apa yang harus ditunda atau didelegasikan jika perlu. 

Tugas cepat

Terkadang, menyelesaikan pekerjaan dengan cepat lebih mudah daripada memilah dan Memperjelasnya:

• Jika item membutuhkan waktu kurang dari dua menit untuk selesai, lakukan sekarang. Ini tidak hanya menghapusnya dari pikiran Anda—tetapi juga dari daftar tugas Anda. 

• Jika ada hal yang bukan tanggung jawab Anda, delegasikan pekerjaan tersebut kepada orang yang tepat untuk pekerjaan itu.

Bagi item menjadi beberapa tugas jika perlu

Anda mungkin telah menuliskan item yang mewakili lebih dari sekadar satu Tugas. Misalnya, bayangkan Anda mendapat inspirasi untuk membuat ebook baru, dan Anda menambahkan pengingat singkat ke Kotak Masuk. Membuat ebook membutuhkan banyak langkah dan melibatkan banyak pemangku kepentingan. Jadi, selama langkah Perjelas, bagi inisiatif itu menjadi beberapa Tugas terpisah. Buat tugas untuk "Membuat kerangka ebook", tugas untuk "Meninjau kerangka", tugas untuk "Menyusun ebook", dll. 

Atau, jika item yang Anda simpan mewakili seluruh informasi proyek atau program, gunakan alat manajemen proyek untuk menyimpan semua bagian dinamis dari inisiatif tersebut. Misalnya, jika Anda mengerjakan peluncuran produk baru, gunakan Alat manajemen proyek untuk melacak berbagai bagian yang akan diluncurkan—sisi teknik dan pengembangan produk, strategi go-to-market, siaran pers, dan sebagainya.

3. … dan Mengatur

Saat melakukan Klarifikasi, Anda juga harus Mengatur. Selama langkah Mengatur, pindahkan item ke proyek yang sesuai di alat manajemen kerja Anda. Anda dapat menganggap proyek seperti folder virtual untuk menyimpan informasi penting terkait. Dengan menata dan memindahkan daftar tugas ke proyek yang relevan, Anda mengubah daftar tugas ini dari catatan menjadi pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti. 

Menyiapkan struktur organisasi

Setiap kali Anda membuka item di Kotak Masuk—setelah melakukan Perincian dan menambahkan konteks tambahan—pindahkan item tersebut dari Kotak Masuk ke proyek yang sesuai. Jika belum, siapkan proyek untuk menampung berbagai inisiatif Anda. Kami merekomendasikan:

• Proyek untuk semua pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti, diurutkan berdasarkan prioritas 

• Proyek untuk catatan atau materi referensi

• Proyek atau alat untuk melacak gol pribadi dan tim

• Proyek untuk inisiatif yang tidak sempat Anda kerjakan, tetapi ingin ditinjau kembali di masa mendatang

• Proyek atau bagian untuk pekerjaan yang diblokir

• Proyek tim untuk informasi dan agenda rapat bersama

Mengatur adalah bagian penting dari metode GTD—tetapi sistem organisasi yang tepat yang Anda siapkan terserah Anda. Di Asana, semua yang diberikan kepada Anda secara otomatis masuk ke Tugas Saya. Ini adalah tampilan semua pekerjaan yang perlu Anda selesaikan. Anda dapat membuat bagian tambahan di Tugas Saya untuk menata pekerjaan prioritas tinggi yang masuk tenggat hari ini, pekerjaan yang masuk tenggat minggu ini, dan pekerjaan jangka panjang. 

Mengosongkan Kotak Masuk Anda

Kita semua pernah menyimpan daftar tugas sebagai "belum dibaca" di kotak masuk untuk ditindaklanjuti nanti. Namun, hal-hal ini memakan ruang mental dan tidak benar-benar produktif. Sebagai gantinya, ubah setiap daftar tugas menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti—dan segera pindahkan ke proyek yang sesuai.

Pada akhir langkah Perjelas dan Atur, Kotak Masuk Anda harus kosong. Semuanya seharusnya dipindahkan ke proyek atau dokumen kerja yang sesuai sehingga saat Anda memeriksa Kotak Masuk berikutnya, Anda memilah tugas-tugas baru. 

4. Renungkan

Metode GTD bukan metode yang buat-lalu-lupakan. Sebaliknya, Anda perlu sering meninjau tugas dan memprioritaskan ulang jika perlu. Itulah sebabnya sangat penting untuk memahami prioritas setiap Tugas. Jika tugas baru memiliki prioritas lebih tinggi daripada pekerjaan lama, memahami prioritas relatif setiap tugas membantu Anda menjadwalkan ulang pekerjaan dan dengan mudah menyesuaikan prioritas yang berubah.

Kapan harus Merefleksikan

Langkah Refleksi bisa menjadi hal yang berisiko—Anda tidak ingin terus-menerus memeriksa Kotak Masuk karena akan mengurangi waktu fokus potensial. 

Kami merekomendasikan untuk melakukan Refleksi dua kali sehari—di awal dan akhir setiap hari. Jadikan Refleksi sebagai bagian dari rutinitas pagi Anda, lalu lakukan triase lagi di penghujung hari agar Anda lebih tertata untuk hari berikutnya. Dengan begitu, Anda dapat menjalani setiap hari dengan pikiran yang jernih, tanpa merasa perlu memeriksa daftar tugas dan menata ulang kalender harian. Ingat: metode GTD dirancang untuk meringankan beban mental, jadi pastikan Anda tidak terlalu sering melakukan Refleksi, karena itu akan bertentangan dengan tujuan. 

Kemudian, lakukan tinjauan mingguan yang lebih menyeluruh tentang pekerjaan yang telah selesai dalam beberapa hari terakhir dan tugas yang akan datang minggu depan. Pastikan tidak ada yang luput, dan perjelas prioritas jika perlu agar Anda memulai minggu berikutnya dengan siap sedia. 

5. Terlibat

Langkah Terlibat adalah saat Anda menyelesaikan sebagian besar pekerjaan dalam metode GTD. Anda telah menenangkan pikiran dan mengatur semua yang perlu dilakukan. Sekarang yang tersisa hanyalah menyelesaikan pekerjaan. 

Apa yang harus dilakukan dan kapan

Tidak ada aturan atau pedoman ketat tentang hal yang harus dilakukan dan kapan. Jika Anda lebih suka struktur semacam ini, pasangkan metode GTD dengan teknik manajemen waktu lainnya, seperti metode Pomodoro.

Empat pertimbangan untuk Keterlibatan

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, pelajari empat pertimbangan Keterlibatan sebelum memulai. Kemudian, pilih tugas yang paling sesuai untuk situasi Anda saat ini.

1. Prioritas: Tugas mana yang menjadi prioritas tertinggi? Apa yang benar-benar harus Anda selesaikan hari ini? 

2. Konteks: Mirip dengan cara otak kita yang tidak dapat melakukan banyak tugas sekaligus, sebaiknya Anda juga melakukan tugas serupa pada saat yang sama. Ini adalah metodologi di balik pemblokiran waktu. Menyelesaikan semua email sekaligus—alih-alih beralih antara tugas, email, dan kembali—membantu Anda menyelesaikan banyak hal lebih cepat karena otak Anda sudah berada dalam konteks itu. Jika Anda memikirkan hal yang harus dilakukan selanjutnya, coba lakukan semua pekerjaan serupa dalam satu blok waktu. 

3. Waktu yang tersedia: Berapa banyak waktu yang Anda miliki saat ini? Idealnya, pilih tugas yang dapat Anda kerjakan dalam waktu yang tersedia sehingga Anda tidak perlu berhenti di tengah jalan.

4. Energi yang tersedia: Bagaimana perasaan Anda? Penting untuk mempertimbangkan tidak hanya kapasitas teoretis, tetapi juga kapasitas aktual Anda. Mungkin Anda benar-benar tidak ingin menulis blog yang harus Anda kerjakan. Anda dapat memaksakan diri untuk melakukannya, tetapi akan membutuhkan waktu dua kali lebih lama dari biasanya. Sebagai gantinya, lihat apakah Anda dapat melakukan hal lain—mungkin sesuatu yang prioritasnya sedikit lebih rendah—agar Anda bersemangat dan mendapatkan energi. 

Selesaikan pekerjaan 

Metode Getting Things Done adalah metode yang mudah diterapkan dan fleksibel yang mengurangi ketegangan otak Anda dan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan berdampak lebih tinggi. Meskipun metode ini membutuhkan upaya di awal, seiring waktu dan latihan, metode ini akan menjadi kebiasaan. 

Untuk memulai metode GTD, coba Asana. Selain itu, unduh aplikasi seluler Asana untuk menyimpan semua yang Anda butuhkan saat bepergian.