Pelacakan proyek 101: Panduan untuk melacak proyek secara efektif

Tetap sesuai rencana, tepat waktu, dan sesuai anggaran adalah salah satu bagian tersulit dari manajemen proyek. Tanpa pemahaman yang jelas tentang semua bagian kompleks dalam proyek, pekerjaan dapat dengan mudah terlewatkan. Jika hal ini pernah terjadi pada Anda sebelumnya, Anda tidak sendirian—faktanya, lebih dari seperempat (26%) batas waktu luput setiap minggu. 

Namun, Anda tidak perlu melakukan semuanya sendiri. Alat pelacakan proyek seperti Asana memberi Anda—dan yang lebih penting, tim Anda—pemahaman yang jelas tentang status proyek dan cara mudah untuk mendapatkan pembaruan real-time, jadi Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk pekerjaan berdampak besar. Berikut cara memulai pelacakan proyek agar semua orang di tim Anda tahu persis siapa yang melakukan apa dan tenggatnya kapan.

Apa itu pelacakan proyek? 

Pelacakan proyek adalah serangkaian alat dan praktik untuk membantu manajer proyek memantau progres inisiatif mereka. Alih-alih mengandalkan spreadsheet, email, atau pendekatan mental, alat pelacakan proyek mengelola seluk beluk data proyek. Dengan pelacakan proyek, Anda dapat membantu anggota tim terus mengetahui status proyek di tingkat individu, proyek, dan program.

Apa itu pelacak proyek?

Pelacak proyek adalah alat yang menghidupkan pelacakan proyek—baik melalui dasbor real-time, pembaruan status, atau laporan progres. Anda tidak perlu lagi menghabiskan 45 menit setiap hari Jumat untuk membuka dan menutup berbagai proyek hanya untuk memahami status berbagai hal. Sebaliknya, pelacak proyek membantu tim Anda tetap mendapat informasi dan tertata di seluruh tugas individu, proyek tim, dan bahkan proyek yang kompleks.

Alat pelacakan proyek dirancang untuk:

• Membagikan informasi dan pembaruan tugas secara real time.

• Memperjelas siapa yang mengerjakan apa dan tenggatnya untuk memastikan Akuntabilitas.

• Membuat laporan progres yang dapat dibagikan agar semua orang memiliki pemahaman yang sama.

• Menyederhanakan pelacakan status, waktu, dan anggaran untuk alur kerja yang lebih lancar.

Mengapa menggunakan pelacak proyek? Manfaat perangkat lunak pelacakan proyek

Pelacak proyek dan perangkat lunak manajemen proyek adalah alat penting untuk mengelola proyek secara efektif, memberikan wawasan tentang semua bagian yang bergerak, termasuk progres keseluruhan, subtugas, dependensi, dan ruang lingkup proyek.

Fungsi pelaporan bawaan melacak metrik utama, menetapkan garis dasar, dan memastikan proyek tetap sesuai jadwal, sesuai anggaran, dan sesuai ruang lingkup. Untuk mengelola detail dalam setiap proyek, tim sering menggunakan templat pelacak penerima tugas di Asana untuk melacak kepemilikan, tenggat, dan progres di tingkat tugas.

Temukan kemacetan sejak dini

Dengan tampilan tugas, subtugas, tanggal mulai, dan tenggat yang jelas, tim dapat secara proaktif mengidentifikasi kemacetan dan memantau kinerja proyek. Tim yang menggunakan pelacak proyek menetapkan alur kerja yang mulus dan hasil yang sukses.

Contoh: Perusahaan konstruksi meningkatkan manajemen ruang lingkup proyeknya dengan melacak kelebihan anggaran dan menerapkan strategi penyederhanaan tugas.

Meningkatkan kolaborasi tim

Alat pelacakan proyek mendorong kerja tim dengan memperjelas fitur utama, seperti siapa yang mengerjakan apa dan sebelum kapan, serta membuat semua orang selalu selaras dengan gol proyek. Tim dapat beradaptasi dengan cepat terhadap tantangan, yang menjadikan pelacak proyek ideal untuk manajemen proyek Agile dan pengembangan perangkat lunak.

Contoh: Tim pengembangan yang menangani proyek kompleks mendistribusikan ulang tugas proyek saat terjadi penundaan, menggunakan pelacakan real-time untuk mempertahankan progres.

Pelaporan proyek yang disederhanakan

Alat pelacakan proyek terbaik menyederhanakan pelaporan dengan pembaruan otomatis, pemberitahuan, dan wawasan yang jelas tentang status dan progres tugas. Laporan komprehensif membuat pemangku kepentingan selalu mendapatkan informasi terbaru sekaligus meminimalkan upaya manual.

Contoh: Sebuah agensi pemasaran menggunakan automasi untuk memantau metrik proyek dan memberikan pembaruan real-time kepada klien, meningkatkan proses onboarding, dan memberikan hasil yang lebih baik.

Menghubungkan pekerjaan dan mengurangi sekat pemisah

Silo terjadi saat pekerjaan dan informasi tersebar di berbagai sistem terpisah sehingga mempersulit tim untuk melacak progres proyek dan mengakses informasi proyek terkini. Fragmentasi ini memaksa tim untuk beralih antar-alat—seperti spreadsheet untuk tugas proyek, email untuk komunikasi, dan aplikasi terpisah untuk pembaruan—yang membuang waktu dan meningkatkan risiko kesalahan.

Alat pelacakan proyek yang terintegrasi dengan perangkat lunak manajemen kerja menghilangkan sekat dengan menggabungkan tugas, linimasa, dan pembaruan di satu tempat. Tim dapat mengelola ruang lingkup proyek, memantau metrik utama, dan memastikan keselarasan dengan gol proyek—semuanya tanpa pekerjaan duplikat atau miskomunikasi.

Contoh: Alih-alih menghabiskan waktu berjam-jam menyalin data secara manual antara spreadsheet dan email, tim pemasaran menggunakan pelacak proyek yang terhubung untuk menyederhanakan alur kerja, mengurangi penundaan, dan menjaga proyek tetap sesuai rencana.

Cara melacak progres proyek secara efektif

Melacak progres proyek tidak harus rumit. Dengan strategi yang tepat dan sistem pelacakan proyek yang andal, Anda dapat terus memantau tugas, linimasa, dan bahkan anggaran proyek—semuanya sambil terus memberi informasi terkini kepada tim dan pemangku kepentingan.

Baik Anda ingin menyederhanakan tugas individu atau mengelola seluruh portofolio, ada cara mudah untuk melacak progres dan menjaga proyek tetap sesuai rencana. Panduan ini mencakup teknik praktis yang membantu Anda memanfaatkan alat semaksimal mungkin sekaligus memastikan tim tetap fokus dan selaras.

Langkah 1: Bagikan detail sejak awal dalam rencana proyek

Rencana proyek adalah cetak biru elemen utama yang dibutuhkan proyek untuk mencapai kesuksesan. Perencanaan proyek dilakukan sebelum tahap pelacakan proyek—biasanya, ini hal pertama yang Anda lakukan saat memulai proyek. 

Dengan membuat rencana, Anda dapat memberikan gambaran tentang linimasa proyek kepada anggota tim dan pemangku kepentingan. Dengan begitu, semua orang memulai dengan pemahaman yang sama. Kemudian, pertahankan kejelasan tersebut di seluruh proyek dengan alat pelacakan proyek.

Langkah 2: Buat rencana komunikasi untuk setiap proyek

Rencana komunikasi menguraikan cara tim Anda membagikan informasi selama proyek. Rencana ini menjelaskan tempat dan waktu anggota tim dapat menemukan pembaruan, menentukan saluran komunikasi (seperti email, aplikasi perpesanan, atau rapat), dan menetapkan ekspektasi frekuensi dan partisipasi.

Sertakan detail tentang kapan Anda akan membagikan pembaruan pelacakan proyek, seperti laporan status, agar semua orang tetap selaras.

Gunakan alat manajemen proyek visual yang membuat pelacakan pekerjaan lebih mudah dan intuitif. Berikut tiga jenisnya:

• Bagan Gantt: Tampilan linimasa yang menunjukkan dependensi pekerjaan, milestone, dan jadwal keseluruhan.

• Papan Kanban: Kolom seperti "Tugas yang harus dikerjakan", "Sedang dikerjakan", dan "Selesai" membantu melacak status tugas secara visual.

• Kalender: Soroti batas waktu hasil akhir proyek untuk penjadwalan.

Langkah 3: Buat peta jalan proyek untuk mendapatkan ikhtisar umum 

Untuk proyek yang kompleks, Anda juga dapat membuat peta jalan proyek untuk memberi anggota tim cara memvisualisasikan jadwal proyek secara keseluruhan dengan mudah. Peta jalan proyek adalah linimasa proyek umum, jadi pemangku kepentingan dapat memperoleh ikhtisar hasil akhir proyek, milestone utama, dan keseluruhan gol proyek Anda.

Langkah 4: Catat kapasitas dengan alat pelacakan waktu

Pada tingkat tugas individu, ada baiknya melacak detail proyek tambahan, seperti durasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Alat pelacakan proyek sering menawarkan integrasi pelacakan waktu untuk membantu Anda secara akurat melacak waktu yang dihabiskan untuk proyek dan tugas dengan lebih mudah.

Langkah 5: Pertahankan progres dengan rencana manajemen sumber daya

Dalam manajemen proyek, sumber daya adalah segala sesuatu yang membantu Anda menyelesaikan proyek—termasuk anggota tim, anggaran, atau alat yang tersedia. Rencana manajemen sumber daya dapat membantu Anda menentukan sumber daya proyek dan kapasitasnya dengan jelas, jadi semua orang memahami aset yang tersedia untuk pekerjaan proyek.

3 strategi pelacakan proyek utama

Seperti yang disebutkan di atas, pelacakan proyek adalah bagian dari perangkat lunak manajemen kerja yang lebih besar. Saat anggota tim merujuk pada pelacakan proyek, mereka sebenarnya membicarakan tiga hal: melacak pekerjaan di tingkat individu, terus mengikuti pekerjaan proyek, atau memeriksa progres pekerjaan di beberapa proyek.

1. Melacak pekerjaan di tingkat individu

Pada tingkat tugas individu, alat pelacakan proyek dapat membantu semua orang menyelaraskan siapa yang melakukan apa dan sebelum kapan. Ini dapat memberi anggota tim wawasan yang jelas tentang apakah suatu tugas berjalan sesuai jadwal dan progres proyek Anda terhadap hasil akhir.

Melacak pekerjaan di tingkat tugas individu memiliki manfaat lain—mencegah pekerjaan duplikat. Ketika semua orang memiliki kejelasan tentang siapa yang mengerjakan apa dan tenggatnya kapan, Anda dapat menghilangkan asumsi dan kerja tentang kerja dari pekerjaan. Ini sangat penting—karena saat ini, pekerja intelektual menghabiskan 13% waktu mereka untuk pekerjaan yang sudah selesai.

Hal terpenting yang harus dilakukan saat melacak pekerjaan di tingkat individu adalah memastikan hanya ada satu orang yang bertanggung jawab langsung untuk setiap tugas. Menunjuk satu individu yang bertanggung jawab untuk setiap inisiatif berarti anggota tim tahu siapa yang harus dihubungi untuk mendapatkan pembaruan tentang status tugas atau untuk menjawab pertanyaan yang mungkin dimiliki anggota tim lainnya.

Contohnya, bayangkan Anda dan anggota tim lainnya mengadakan acara virtual. Namun, karena ada dua penyelenggara, pembicara tamu Anda tidak yakin harus bertanya kepada siapa. Sehari sebelum acara, pembicara tamu mengalami keadaan darurat dan menghubungi salah satu anggota tim untuk membatalkan. Namun, karena miskomunikasi, Anda tidak diberi tahu—dan pada hari acara, Anda benar-benar tidak siap saat pembicara itu tidak hadir. Dengan satu titik komunikasi yang jelas, masalah semacam itu dapat dengan mudah dihindari.

2. Melacak pekerjaan di tingkat proyek

Anda juga dapat melacak pekerjaan di tingkat proyek untuk memberikan pemangku kepentingan lintas fungsi tampilan pekerjaan proyek dengan tingkat yang lebih tinggi. Alih-alih diberi tahu tentang pembaruan harian, pemangku kepentingan lintas fungsi dan anggota tim lainnya membutuhkan pembaruan real-time sekilas tentang data proyek yang paling penting. Dengan begitu, mereka dapat terus mendapatkan informasi terbaru selama siklus proyek tanpa terhambat oleh detail. 

Ada dua cara utama untuk melacak pekerjaan di tingkat proyek:

• Pembaruan status: Laporan status proyek adalah pembaruan tentang progres proyek yang membantu Anda memberi tahu pemangku kepentingan. Pembaruan status tertulis juga menggantikan rapat status dan sebagai gantinya menawarkan cara bagi anggota tim untuk melihat informasi proyek terbaru pada waktu mereka sendiri. Untuk hasil terbaik, bagikan laporan status di alat yang sama tempat Anda mengelola pelaksanaan pekerjaan, jadi pemangku kepentingan dapat menelusuri lebih detail jika perlu. 

• Dasbor: Dasbor adalah tampilan progres proyek yang dapat diakses pemangku kepentingan kapan saja untuk mendapatkan detail tentang proyek. Dasbor dapat mencakup hal-hal seperti bagan burndown, pekerjaan yang sedang berlangsung, atau tugas yang terlambat. Seperti pembaruan status, pastikan Anda membuat dasbor di alat tempat Anda juga bekerja sehingga pemangku kepentingan dapat memperoleh lebih banyak informasi.

3. Melacak pekerjaan di sejumlah proyek

Jika Anda melacak pekerjaan di beberapa proyek, Anda mungkin akan mendapat manfaat dari pelacakan pekerjaan di tingkat portofolio. Manajemen portofolio proyek (PPM) adalah tampilan menyeluruh yang ingin dilihat oleh pemangku kepentingan eksekutif atau sponsor proyek Anda. PPM membantu pemangku kepentingan melihat gambaran besar di berbagai proyek dan cara inisiatif tersebut melacak gol bisnis. 

• Pada tingkat portofolio, pemangku kepentingan harus memiliki wawasan yang jelas tentang status setiap proyek sehingga mereka dapat mengukur kesehatan dan kinerja portofolio secara keseluruhan.

• Pada tingkat ini, Anda juga dapat menggunakan manajemen beban kerja untuk melacak bandwidth dan kapasitas tim. Manajemen beban kerja memberi cara untuk melihat apa yang sedang dikerjakan setiap anggota tim—di seluruh proyek—jadi Anda dapat memastikan tidak ada yang merasa kelelahan atau kewalahan.

Menurut penelitian kami, 71% pekerja intelektual mengalami burnout setidaknya sekali pada 2020. Dengan manajemen beban kerja dan pelacakan proyek, Anda dapat secara proaktif memastikan tidak ada masalah kapasitas yang muncul dengan melihat semua Tugas yang ada dalam daftar pada hari-hari atau minggu-minggu mendatang. Dengan begitu, jika anggota tim memiliki beberapa tugas besar yang akan datang, Anda dapat memprioritaskan ulang permintaan yang lebih kecil ke anggota tim lain yang mungkin memiliki kapasitas lebih tinggi. 

Tetap sesuai rencana dengan pelacakan proyek

Pelacakan proyek yang baik—seperti semua alur kerja terbaik—dapat mempermudah tim untuk berkolaborasi dan berkomunikasi. Alih-alih memasukkan detail pelacakan proyek secara manual ke dalam spreadsheet atau dek slide, alat pelacakan proyek online memecah silo untuk membantu Anda melacak pekerjaan di tempat Anda benar-benar bekerja. Bagikan semua informasi proyek penting Anda—seperti detail, dokumen, umpan balik, dan pesan—di satu tempat. Pelacakan proyek memudahkan anggota tim, pemangku kepentingan, dan kolaborator lintas fungsi untuk melihat dan melacak pekerjaan dari setiap sudut pandang.

Tertarik untuk memulai? Pelajari cara Asana dapat membantu tim mengatur pekerjaan dan tetap sinkron dengan melacak semua informasi proyek di satu tempat.

Pertanyaan umum tentang pelacakan proyek