Ukur kinerja dengan baseline proyek

Bayangkan ini: Anda berada di arena panahan dengan busur di tangan, membidik dinding kosong yang sangat besar. Anda melepaskan panah, dan panah meluncur langsung ke dinding di depan Anda. Anda mulai menari kemenangan, lalu berhenti—Anda pikir Anda menembak lurus ke depan, tetapi Anda tidak begitu yakin karena setiap bagian dinding terlihat sama. 

Anda memutuskan untuk membidik target. Anda menarik tali dan melepaskan panah, dan panah itu mendarat tepat di tengah-tengah. Kali ini, Anda tahu tembakan Anda berhasil. 

Menetapkan target tidak hanya membuat Anda merasa seperti Robin Hood (meskipun tanpa celana ketat). Memiliki target untuk dicapai memberi Anda titik referensi untuk mengukur keterampilan Anda—seperti halnya bagaimana garis dasar proyek memberi Anda tolok ukur untuk mengukur kinerja proyek.

Apa itu baseline proyek?  

Garis dasar proyek adalah target yang telah ditentukan sebelumnya untuk jadwal, biaya, dan ruang lingkup proyek. Anda menentukan baseline sebagai bagian dari rencana proyek. Kemudian, seiring progres proyek, Anda menggunakan baseline tersebut sebagai titik acuan untuk memantau kinerja proyek dari waktu ke waktu.

Ada tiga jenis baseline proyek: 

• Baseline ruang lingkup dengan jelas menentukan ruang lingkup proyek. Ini mencakup daftar tujuan dan hasil akhir proyek yang akan Anda fokuskan untuk proyek Anda.  

• Baseline jadwal menentukan durasi proyek. Dasar jadwal Anda adalah linimasa proyek, dan harus mencakup tenggat yang ditentukan dengan jelas untuk setiap hasil akhir, serta batas waktu akhir untuk proyek Anda. 

• Baseline biaya adalah perkiraan anggaran proyek Anda. Dasar biaya Anda harus menguraikan sumber daya yang diperlukan untuk setiap hasil akhir, lalu menjumlahkannya untuk menggambarkan perkiraan total biaya proyek Anda.

Rencana proyek harus mencakup ketiga garis dasar ini. Selama proyek, Anda dapat memantau kinerja aktual terhadap setiap baseline untuk memastikan ruang lingkup, jadwal, dan anggaran tetap sesuai target. 

Mengapa baseline proyek itu penting? 

Garis dasar proyek merupakan komponen penting dari setiap proyek yang sukses. Berikut cara dasar proyek dapat membantu Anda dan Tim: 

Memantau dan menyesuaikan kinerja proyek

Garis dasar memberi Anda standar tentang kinerja proyek. Saat pekerjaan berlangsung, Anda dapat mengukur kinerja aktual terhadap garis dasar yang ditetapkan selama perencanaan. Dengan begitu, Anda dapat memeriksa apakah ruang lingkup proyek, jadwal, atau anggaran sesuai (atau tidak sesuai) dengan rencana—lalu memperbaikinya sebelum masalah menjadi terlalu besar.  

Ketiga jenis dasar (ruang lingkup, jadwal, dan anggaran) bersama-sama membentuk dasar pengukuran kinerja (PMB) Anda. Saat membandingkan kinerja aktual dengan baseline yang diproyeksikan di ketiga bidang, Anda dapat memahami kinerja proyek secara umum. 

Anda harus mengukur ketiga baseline secara berdampingan untuk memvisualisasikan cara perubahan dalam satu komponen memengaruhi komponen lainnya—seperti cara peningkatan ruang lingkup memengaruhi jadwal dan biaya. Ini membantu Anda mengetahui cara menyesuaikan saat perlu mengubah ruang lingkup, jadwal, atau anggaran yang direncanakan. Dan jika perbedaan antara kinerja aktual dan baseline terlalu besar, Anda dapat memutuskan untuk membuat baseline ulang dan mengubah gol proyek agar lebih mudah dicapai. 

Misalnya, bayangkan Anda mengerjakan serangkaian blog dan baru saja meningkatkan ruang lingkup dari 10 artikel menjadi 11 artikel. Akibatnya, proyek Anda akan membutuhkan lebih banyak biaya dan waktu untuk selesai, menyebabkan anggaran dan jadwal Anda melenceng dari baseline. Jika Anda belum mengalokasikan waktu buffer atau anggaran tambahan ke dalam rencana proyek, Anda mungkin harus menyesuaikan gol proyek.  

Mengelola ekspektasi pemangku kepentingan

Saat Anda menetapkan baseline dan mengomunikasikannya kepada pemangku kepentingan, semua orang tahu hal yang Anda lakukan dan tenggatnya—serta biaya yang diperlukan. Berikut manfaatnya: 

• Garis dasar ruang lingkup memberi tahu pemangku kepentingan hal yang Anda rencanakan untuk dicapai. Ini membantu pemangku kepentingan memahami apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam hasil akhir proyek. Contohnya, bayangkan pemangku kepentingan Anda meminta desain halaman tujuan baru dengan komponen interaktif. Namun, dengan keterbatasan anggaran saat ini, Anda dapat membuat halaman arahan, tetapi tidak komponen interaktif tambahan. Menetapkan baseline ruang lingkup memungkinkan mereka mengetahui batasan tersebut sejak awal sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama.

• Garis dasar jadwal Anda menjelaskan kapan Anda akan menyelesaikan setiap hasil akhir. Ini membantu pemangku kepentingan memahami berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap hasil akhir, jadi mereka tahu kapan produk akhir akan siap. Dan jika pemangku kepentingan ingin menambah ruang lingkup proyek dengan permintaan tambahan, Anda dapat menunjukkan dengan jelas bagaimana hal itu akan memengaruhi jadwal dan anggaran proyek. 

• Dasar biaya Anda menetapkan sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap hasil akhir. Jika pemangku kepentingan ingin menambahkan permintaan tambahan, anggaran Anda dengan jelas menunjukkan bahwa Anda akan membutuhkan dana tambahan untuk mewujudkannya. Hasilnya, Anda dapat menolak permintaan atau membuat alasan yang bagus untuk mendapatkan anggaran tambahan.

Bersama-sama, garis dasar ini membantu pemangku kepentingan memahami bagaimana perubahan pada ruang lingkup, linimasa, atau anggaran akan memengaruhi keberhasilan proyek. Ini memberi Anda alat untuk menolak permintaan tambahan dan mencegah scope creep, serta cara untuk mengomunikasikan dampak perubahan pada linimasa dan biaya terhadap gol proyek secara keseluruhan. 

Meningkatkan estimasi mendatang

Saat proyek selesai, Anda dapat membandingkan kinerja aktual dengan baseline untuk melihat seberapa akurat perkiraan awal Anda. Ini membantu Anda mengidentifikasi area yang dapat Anda tingkatkan proses dasarnya—seperti faktor yang tidak Anda pertimbangkan saat menghitung anggaran proyek, hasil akhir yang memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan, atau tugas yang seharusnya berada di luar ruang lingkup. 

Jika Anda menganalisis kinerja aktual versus baseline untuk setiap proyek, Anda dapat melihat area mana yang biasanya berkinerja kurang atau berlebihan. Kemudian, Anda dapat menggunakan pengetahuan tersebut untuk membuat estimasi yang lebih baik untuk proyek mendatang. 

Contohnya, bayangkan tiga dari lima proyek Anda pada kuartal ini melampaui jadwal selama seminggu karena anggota tim sakit. Selanjutnya, Anda dapat membuat waktu buffer tambahan ke dalam setiap jadwal proyek untuk mengakomodasi ketidakhadiran menit terakhir. 

Cara menetapkan baseline proyek dalam 5 langkah 

Menetapkan garis dasar proyek adalah bagian penting dari rencana manajemen proyek yang solid. Saat merencanakan upaya Anda berikutnya, ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat garis dasar dan mengomunikasikannya kepada mitra lintas fungsi Anda.  

1. Tentukan ruang lingkup

Tetapkan ruang lingkup proyek Anda terlebih dahulu karena ini menentukan jadwal dan anggaran Anda. Ruang lingkup proyek Anda menetapkan batasan proyek dengan menentukan dengan tepat hasil akhir yang akan dikerjakan. Anda dapat mendokumentasikan ruang lingkup dalam bentuk pernyataan ruang lingkup proyek atau pernyataan kerja. 

Untuk membuat dasar ruang lingkup, buat daftar semua hasil akhir yang ingin dicapai dengan proyek Anda. Kemudian, bagi setiap hasil akhir menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti atau sub-hasil akhir. Contohnya, jika salah satu hasil akhir Anda adalah mengadakan acara perekrutan, Anda dapat membaginya menjadi sub-hasil akhir berikut: 

• Pesan ruang acara

• Memesan perusahaan katering

• Finalisasi pembicara tamu

• Mengirim email pengingat

Anda juga dapat membuat struktur perincian kerja untuk menata semua hasil akhir dan sub-hasil akhir proyek secara visual. Alat ini membagi pekerjaan menjadi beberapa level, dimulai dengan tujuan utama yang terletak di atas, dan percabangan ke hasil akhir serta sub-hasil akhir di bawahnya. 

2. Petakan jadwal proyek Anda

Setelah menentukan ruang lingkup proyek, saatnya memetakan jadwal proyek dan membuat dasar jadwal. Untuk membuat dasar jadwal, tentukan tenggat yang jelas untuk setiap hasil akhir dan sub-hasil akhir, serta batas waktu akhir untuk seluruh proyek Anda. Pastikan setiap tenggat realistis dan jelaskan dependensi antar tugas. Misalnya, Anda mungkin perlu menyelesaikan daftar pembicara tamu untuk acara perekrutan sebelum dapat mengirim email pengingat. 

Beberapa alat manajemen proyek memungkinkan Anda melihat dependensi dalam jadwal proyek, jadi Anda dapat merencanakan dan menetapkan tenggat sesuai dengan itu. Misalnya, tampilan linimasa Asana mengatur tugas dan milestone dalam proyek Anda dan memvisualisasikan dependensi, mirip dengan Bagan Gantt. Anda juga dapat melihat tugas mana yang sudah selesai dan siapa yang ditugaskan, jadi Anda dapat memantau dan membagikan jadwal proyek secara real time. 

3. Buat rencana anggaran proyek

Setelah memperkuat ruang lingkup dan jadwal, Anda dapat membuat dasar anggaran proyek. Untuk membuat anggaran, buat daftar semua sumber daya yang diperlukan untuk setiap hasil akhir dan sub-hasil akhir dalam proyek. Kemudian, perkirakan biaya setiap sumber daya. 

Dokumen anggaran akhir Anda harus mencakup item baris untuk setiap hasil akhir, sub-hasil akhir, dan sumber daya yang diperlukan—serta perkiraan biaya masing-masing. Anda juga harus menyertakan linimasa tentang kapan Anda membutuhkan setiap sumber daya dan kapan Anda akan menggunakan dana. Selain itu, ada baiknya Anda juga menyertakan orang yang bertanggung jawab untuk setiap komponen anggaran dan total pengeluaran untuk seluruh proyek. 

Pada contoh di bawah ini, kolom perkiraan pengeluaran mewakili dasar anggaran untuk proyek Anda. Kemudian, seiring berjalannya pekerjaan, Anda dapat melacak pengeluaran aktual dan membandingkannya dengan dasar Anda. 

4. Uraikan proses kontrol perubahan

Hanya karena Anda menetapkan garis dasar, bukan berarti proyek akan gagal jika ruang lingkup, jadwal, atau anggaran tidak sesuai rencana. Faktanya, perencanaan perubahan adalah bagian penting dari proses membuat dasar proyek. 

Setelah Anda menyelesaikan tiga garis dasar proyek, buat proses kontrol perubahan untuk menguraikan cara Anda akan menangani permintaan perubahan dari Tim dan pemangku kepentingan. Proses kontrol perubahan adalah cara untuk tetap fleksibel dan memungkinkan pemangku kepentingan meminta perubahan saat proyek Anda sedang berlangsung.  Ini membantu melindungi ruang lingkup proyek, jadwal, dan anggaran Anda agar tidak di luar kendali. Dalam konteks ini, permintaan perubahan dapat mencakup permintaan untuk hasil akhir tambahan, pembaruan linimasa, atau penyesuaian anggaran. 

Proses kontrol perubahan biasanya mencakup tahap-tahap berikut: 

1. Inisiasi: Pemangku kepentingan mengirimkan formulir permintaan perubahan untuk memberikan informasi relevan tentang alasan perubahan ini penting. Ini biasanya mencakup deskripsi permintaan, prioritas permintaan, dan batas waktu penting.

2. Penilaian: Pemimpin proyek atau bagian meninjau detail permintaan dan menentukan sumber daya yang dibutuhkan, dampak permintaan, dan kepada siapa permintaan harus diteruskan. 

3. Analisis: Pemimpin proyek yang tepat memutuskan untuk menyetujui atau menolak permintaan. Selama tahap ini, Anda mempertimbangkan permintaan dalam konteks dasar proyek untuk menentukan cara permintaan tersebut akan memengaruhi ruang lingkup, jadwal, dan anggaran Anda. 

4. Implementasi: Jika permintaan disetujui, Anda kemudian bekerja sama dengan pemangku kepentingan untuk menerapkan perubahan. Pastikan untuk mencatat perubahan yang dibuat dan bagaimana perubahan tersebut akan memengaruhi dasar proyek Anda. Jika perubahan signifikan, Anda mungkin perlu menyesuaikan gol proyek dan membuat dasar proyek baru.  

5. Penutupan: Tutup permintaan dan simpan dokumentasi, log perubahan, dan komunikasi di ruang bersama yang dapat dengan mudah diakses pemangku kepentingan nantinya. 

Menetapkan proses kontrol perubahan memastikan bahwa setiap potensi pembaruan dipertimbangkan dalam konteks ketiga garis dasar proyek. Misalnya, jika Anda menerima permintaan untuk menambahkan hasil akhir tambahan ke ruang lingkup proyek, Anda dapat menganalisis bagaimana penambahan itu akan memengaruhi jadwal dan anggaran Anda. Jika hal itu akan mendorong proyek Anda terlalu jauh dari baseline, Anda dapat menolak perubahan dan menutup permintaan perubahan. 

5. Sertakan umpan balik dari pemangku kepentingan proyek

Terakhir, sampaikan garis dasar proyek Anda kepada pemangku kepentingan utama untuk mengumpulkan dan memasukkan umpan balik mereka. Langkah ini penting karena memastikan Anda dan pemangku kepentingan selaras pada ruang lingkup, jadwal, dan target anggaran untuk proyek Anda. Misalnya, jika tugas dalam proyek Anda bergantung pada sumber daya dari tim desain, membagikan garis dasar membantu tim memahami alasan pentingnya batas waktu untuk mengirimkan sumber daya tersebut. Dan jika tim desain tidak dapat memenuhi batas waktu yang diusulkan, Anda dapat memperbarui garis dasar jadwal Anda. 

Ini juga kesempatan untuk menyesuaikan dan meningkatkan baseline—terutama karena pemangku kepentingan mungkin memiliki pengetahuan yang lebih khusus tentang aspek tertentu dari proyek Anda. Contohnya, tim keuangan mungkin dapat memberikan wawasan tentang perkiraan biaya hasil akhir atau tenggat pembayaran. 

Bisakah Anda mengubah baseline proyek?

Singkatnya, ya. Namun, Anda tidak boleh terlalu sering mengubah baseline—upayakan hanya mengubahnya saat benar-benar diperlukan. Misalnya, Anda mungkin perlu membuat kembali garis dasar proyek saat terjadi perubahan signifikan, seperti jika anggota tim keluar dan Anda perlu menetapkan ulang tanggung jawab. 

Terlalu sering menyesuaikan kembali proyek akan membuat baseline Anda kurang berarti. Ingatlah bahwa baseline mewakili target yang ingin dicapai, jadi hasil akhir tidak harus sama persis dengan baseline. Tidak masalah jika proyek berada di luar baseline untuk ruang lingkup, jadwal, atau anggaran—selama Anda dapat menyeimbangkan perbedaan di area lain. Misalnya, jika Anda telah meningkatkan ruang lingkup proyek, tetapi dapat memangkas anggaran dan waktu di area lain, Anda tidak perlu membuat kembali garis dasar proyek.

Temukan beranda dasar Anda

Garis dasar proyek adalah cara penting untuk memantau kinerja proyek Anda dari waktu ke waktu. Jika Anda ingin membuat dasar Anda mudah diakses dan terlihat oleh pemangku kepentingan, pertimbangkan untuk membuatnya dengan perangkat lunak manajemen proyek. Dengan begitu, tim dan pemangku kepentingan dapat berkolaborasi dan memberi komentar langsung pada garis dasar Anda, serta melihat perubahan secara real time.