Pelacak proyek

Agar manajer proyek dapat bekerja secara efektif, mereka harus tertata. Namun, dalam hal melacak banyak proyek berbeda sekaligus, bahkan orang yang paling tertata pun bisa bingung. Templat pelacakan proyek membantu Anda memantau beberapa proyek, di seluruh tim, dengan cara terstruktur yang sama. 

Apa itu templat pelacakan proyek?

Templat pelacakan proyek adalah alat yang membantu tim mengatur cara mereka akan melacak beberapa proyek sekaligus. Ini sangat berguna saat Anda bekerja secara lintas fungsi—dengan menggunakan templat yang sama untuk melacak proyek dengan cara yang sama, semua orang dapat dengan mudah menemukan proyek ini (bahkan saat dilacak oleh tim yang berbeda).  

Cara terbaik untuk membuat templat pelacakan proyek adalah dengan perangkat lunak manajemen proyek. Ini memberi Anda fleksibilitas untuk berpindah antar-dasbor pelacakan proyek yang berbeda dan melihat pembaruan secara real time. Misalnya, jika Anda membuat templat pelacakan proyek di Asana, Anda juga dapat beralih antar-tampilan yang berbeda. Perlu melihat linimasa proyek? Beralih ke tampilan linimasa dan pekerjaan Anda akan langsung ditampilkan dalam Bagan Gantt. Atau, jika Anda lebih suka ikhtisar minimalis, lacak proyek Anda sebagai daftar—struktur yang sama dengan daftar tugas proyek sederhana. 

Setelah templat Anda siap, Anda dapat menggunakannya selama perencanaan proyek untuk mengoordinasikan siapa yang bertanggung jawab atas proyek mana, dan di mana proyek tersebut akan berada. Selain menjadi alat rutin untuk manajemen proyek, templat Anda juga membantu manajemen portofolio. Karena manajemen portofolio menggunakan banyak proyek berbeda dalam portofolio yang sama, Anda dapat menggunakan templat pelacak proyek untuk mengoordinasikan cara portofolio disiapkan dan dikelola.

Alasan menggunakan templat pelacakan proyek

Cara Anda melacak proyek dapat menentukan seberapa tertata dan terfokus pekerjaannya. Perbedaan kecil ini dapat berdampak besar di seluruh perusahaan. Jika Anda dapat melacak proyek secara efektif dengan cara yang sama di seluruh tim dan bagian, Anda dapat membuat seluruh tenaga kerja menjadi lebih produktif.

Selain itu, templat pelacakan proyek: 

• Memastikan konsistensi. Gunakan templat untuk melacak proyek secara konsisten di seluruh tim dan peluncuran. Dengan begitu, Anda tahu bahwa setiap peluncuran multi-proyek utama akan dilacak (dan ditata) dengan cara yang sama persis.

• Mengurangi kerja tentang kerja. Templat pelacakan proyek mengurangi waktu yang Anda dan tim habiskan untuk memutuskan cara melacak dan mengoordinasikan berbagai proyek yang perlu diselesaikan.

• Dapat disesuaikan. Tergantung kebutuhan, Anda dapat membuat templat pelacakan proyek untuk setiap jenis pekerjaan tertentu. Misalnya, Anda dapat membuat templat khusus untuk proses pengembangan produk, tempat Anda mencantumkan semua proyek yang diperlukan untuk pengembangan produk.

Apa fungsi templat pelacakan proyek

Templat pelacakan proyek membantu Anda melacak proyek terkait secara terpadu. Saat menggunakan templat untuk membuat pelacak proyek baru, Anda akan mendapatkan ikhtisar semua proyek saat ini, termasuk:

• Status proyek

• Hasil akhir yang tertunda

• Tugas dan deskripsi proyek

• Jadwal proyek, termasuk tanggal mulai, tanggal akhir, dan milestone

Selain itu, saat ingin membuat daftar tugas proyek untuk anggota tim, Anda dapat mengaksesnya langsung dari alat pelacakan proyek.

Mari kita lihat peluncuran produk baru sebagai contoh. Anda akan menggunakan templat pelacakan proyek untuk: 

1. Membuat pelacak proyek baru untuk peluncuran produk Anda

2. Melampirkan semua proyek terkait, termasuk peta jalan produk dan cara produk akan mengalami progres melalui berbagai fase proyek

3. Memantau pengembangan produk dengan menghubungkan sprint Agile ke pelacak proyek tim Anda.

Fitur untuk templat pelacakan proyek yang lebih baik

Gunakan alat manajemen proyek untuk membuat templat pelacakan proyek yang memiliki semua fitur yang Anda butuhkan, termasuk: 

• Bagan Gantt

• Subtugas

• Dasbor manajemen proyek

• Tenggat

• Alur Kerja

• Integrasi

Fitur terintegrasi

• Tampilan daftar. Tampilan daftar merupakan tampilan berbentuk kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara cepat. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh Tim Anda.

• Tampilan Linimasa. Tampilan Linimasa adalah tampilan proyek bergaya Gantt yang menampilkan semua Tugas Anda dalam diagram batang horizontal. Anda tidak hanya dapat melihat tanggal mulai dan tanggal selesai setiap tugas, tetapi juga dapat melihat dependensi antar-tugas. Dengan Tampilan Linimasa, Anda dapat dengan mudah melacak perpaduan bagian-bagian dalam rencana Anda. Selain itu, ketika dapat melihat semua pekerjaan di satu tempat, Anda bisa dengan mudah mengidentifikasi dan mengatasi konflik dependensi sebelum konflik terjadi, jadi Anda dapat mencapai semua gol sesuai jadwal. 

• Dasbor. Dasbor adalah tab tingkat proyek yang berisi grafik dan visualisasi yang membuat Anda dapat memperkecil tampilan pekerjaan harian untuk memahami progres proyek dengan cepat. Sesuaikan bagan Dasbor sehingga Anda dapat dengan cepat mendeteksi potensi hambatan dalam pekerjaan tim, lalu melanjutkan proyek. Untuk mengetahui progres proyek dengan cepat, gunakan tab Dasbor sebagai titik referensi untuk menemukan data. 

• Portofolio. Portofolio memudahkan untuk mengatur dan melacak berbagai proyek Tim dalam satu tampilan. Dapatkan ikhtisar umum tentang progres semua proyek, lalu telusuri detail selengkapnya untuk mengatasi risiko. Selain itu, bagikan pembaruan status di seluruh program dan jadikan pemangku kepentingan selalu tahu informasi terkini tanpa harus menjadwalkan rapat status.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Dropbox. Lampirkan file langsung ke Tugas di Asana dengan pemilih file Dropbox yang terpasang pada panel tugas Asana.

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• Figma. Tim menggunakan Figma untuk membuat alur pengguna, wireframe, mockup UI, prototipe, dan lainnya. Sekarang, Anda dapat menyematkan desain ini di Asana sehingga tim dapat mereferensikan pekerjaan desain terbaru dalam konteks untuk dokumen proyek yang terkait. Dan, tidak seperti tangkapan layar, sematan langsung diperbarui secara real-time untuk mencerminkan perubahan yang dibuat dalam file desain, mengeliminasi upaya tambahan yang diperlukan untuk menemukan file yang tepat dan memperbarui gambar.

• OneDrive. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Microsoft OneDrive yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file dari Word, Excel, PowerPoint, dan lainnya dengan mudah.

Pertanyaan Umum