Manajemen portofolio proyek 101

Jika Anda mengelola berbagai inisiatif di seluruh tim dan bagian, Anda tahu betapa sulitnya menangkap dan membagikan hasil. 

Alat manajemen proyek menawarkan cara mengatur dan mengeksekusi pekerjaan untuk satu inisiatif, tetapi Anda memerlukan manajemen portofolio proyek untuk mendapatkan kejelasan di seluruh tim dan bagian.

Tim Anda membutuhkan struktur, dan pemangku kepentingan Anda perlu melihat hasilnya. Manajemen portofolio proyek adalah otak dari operasi. Model organisasi ini membantu Anda menata data dan menyoroti detail penting selama siklus proyek dalam seluruh portofolio proyek.

Apa itu manajemen portofolio proyek (PPM)?

Manajemen portofolio proyek (PPM) adalah manajemen terpusat dari banyak proyek. Dengan manajemen portofolio proyek, Anda mendapatkan visibilitas proyek dan inisiatif untuk menghubungkan daftar tugas harian tim dengan strategi organisasi perusahaan. 

Dengan kata lain, ini adalah metode untuk "menjembatani kesenjangan antara strategi dan implementasi", menurut Project Management Institute (PMI).

Alat manajemen portofolio proyek membantu Anda melacak prioritas bisnis dan melihat gambaran besarnya, dari strategi hingga pelaksanaan.

Nilai PPM terletak pada pengungkapan dan penentuan prioritas proyek yang menawarkan laba atas investasi terbaik. Kemudian, tindak lanjuti dengan menerapkan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakannya.

Bagaimana cara kerja manajemen portofolio proyek?

Setelah proses pemilihan proyek selesai, kelompok manajemen portofolio proyek secara aktif memantau seluruh portofolio proyek untuk memastikan keselarasan dengan gol organisasi. Dalam organisasi yang lebih besar, keselarasan strategis ini sering dikoordinasikan melalui kantor manajemen proyek (PMO) atau PMO perusahaan untuk organisasi dengan beberapa PMO yang ditugaskan untuk proyek terpisah.

Proyek yang berkinerja buruk memerlukan perhatian segera karena dapat berdampak negatif pada kinerja inisiatif lain dalam portofolio proyek. Di sini, grup PPM, atau PMO, bertugas menilai kelayakan setiap proyek dan membuat pilihan sulit tentang proyek terbaik untuk dilanjutkan atau dihentikan sementara. Para pengambil keputusan ini bertanggung jawab menjaga keseimbangan antara keberhasilan proyek individu dan kesehatan kolektif seluruh portofolio, memastikan masing-masing memberikan kontribusi positif dan memaksimalkan nilai bisnis.

Manajemen portofolio proyek vs. manajemen proyek

Manajemen proyek dan manajemen portofolio adalah subset dari manajemen kerja, yang merupakan pendekatan sistematis untuk mengoordinasikan pekerjaan di organisasi—mulai proyek dan proses berkelanjutan hingga tugas rutin—untuk mendorong kejelasan.

Manajemen proyek sangat cocok untuk:

• Merencanakan, mengelola, dan melaksanakan satu inisiatif tertentu

• Kolaborasi tim untuk satu proyek

• Menetapkan peran dan tanggung jawab untuk tim proyek

• Manajemen tugas

Manajemen portofolio proyek sangat cocok untuk:

• Mengelola beberapa proyek dan inisiatif skala besar

• Menyelaraskan tim lintas fungsi

• Menilai proyek terbaik untuk organisasi dan sumber daya Anda

• Mengatur, membuat perkiraan, dan melacak prioritas tim

• Memvisualisasikan progres di seluruh inisiatif untuk pemangku kepentingan eksekutif dengan mudah

• Menentukan dan menghubungkan pekerjaan harian dengan tujuan perencanaan strategis secara jelas

• Memantau gol bisnis

• Manajemen dan mitigasi risiko

• Pengelolaan tugas

Mengapa manajemen portofolio proyek itu penting?

Manajemen portofolio proyek bertindak sebagai penjaga gerbang antara waktu tim dan masuknya proyek potensial. Golnya adalah menilai proyek mana yang akan menghasilkan laba atas investasi tertinggi dan mana yang selaras dengan gol organisasi. 

Tanpa pengawasan manajemen portofolio proyek, tim Anda mungkin mengambil terlalu banyak proyek secara bersamaan. Hal ini dapat diakibatkan oleh alokasi sumber daya yang tidak tepat atau manajer proyek yang tidak tertata, yang menyebabkan kemacetan dan inefisiensi dalam sistem, yang merupakan indikasi jelas dari manajemen portofolio yang buruk. 

Sebagai gantinya, anggap PPM sebagai dasbor kontrol misi pribadi Anda. Ini membuat semuanya tetap dapat diakses, jadi kualitas pekerjaan tetap tinggi dan setiap tim dapat mencapai gol mereka.

Singkatnya, manajemen portofolio proyek menjaga agar Business Anda tetap gesit.

Industri apa yang mendapat manfaat dari manajemen portofolio proyek?

Manajemen portofolio proyek menghemat waktu dan menyederhanakan efisiensi di seluruh tim. Saat perusahaan Anda mengelola berbagai proyek secara bersamaan, tetap tertata adalah hal yang mutlak. Manajemen portofolio proyek tidak ditujukan untuk industri tertentu—jika perusahaan Anda menangani portofolio proyek, tim Anda akan mendapatkan manfaat dari PPM.

Industri populer yang mendapatkan manfaat dari manajemen portofolio proyek yang baik meliputi:

Teknologi Informasi

Tim TI sering kali memiliki anggaran besar dengan tim yang lebih kecil. Memantau alur kerja tim akan mencegah kesalahan dan penggunaan berlebihan. Selesaikan tugas tepat waktu dan gunakan data untuk mendorong profitabilitas.

Pemasaran

Tim pemasaran sering kali perlu memperhatikan banyak bagian yang bergerak. Dari e-commerce hingga situs web, ada banyak hal yang harus dipantau. Memantau tujuan perusahaan secara keseluruhan, bukan satu bagian dari teka-teki, menjadikan manajemen portofolio proyek ideal.

Konstruksi

Manajemen portofolio proyek sangat bermanfaat dalam industri konstruksi, terutama dalam memenuhi persyaratan peraturan dan melaksanakan perencanaan strategis sumber daya dan linimasa. Setiap fase proyek konstruksi menuntut urutan dan adaptasi yang cermat terhadap perubahan di seluruh siklus proyek. Manajemen portofolio proyek mendukung tim sekaligus memantau gambaran secara keseluruhan.

Layanan keuangan

Presisi adalah landasan industri jasa keuangan. Tidak ada ruang untuk kesalahan antara bank, serikat kredit, dan perusahaan kartu kredit. Mengadaptasi dan memanfaatkan manajemen portofolio proyek memastikan kuota terpenuhi, dokumen diperhitungkan, dan tim dilengkapi dengan alat yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar.

Tanggung jawab manajer portofolio—dan peran PPM lainnya

Seperti manajemen proyek, ada beberapa peran dan tanggung jawab PPM yang penting. Dengan peran ini, Anda dapat memastikan semua orang memahami tanggung jawabnya dalam tim proyek dan setiap anggota tim lainnya. 

Manajer portofolio proyek

Seperti yang Anda perkirakan, manajer portofolio proyek adalah orang yang membuat dan mengelola portofolio proyek. 

Sebagai manajer portofolio proyek, Anda mungkin bukan manajer proyek untuk seluruh portofolio proyek, tetapi tugas Anda adalah memastikan proyek dalam portofolio selalu diperbarui dan memiliki pembaruan status terkini yang relevan. Anda bertanggung jawab untuk memantau setiap siklus proyek dan memberikan dukungan jika diperlukan. Rencanakan untuk sering-sering berkomunikasi dengan setiap manajer proyek untuk mengembangkan frekuensi pelaporan status proyek.

Pemangku kepentingan eksekutif

Pemangku kepentingan eksekutif adalah anggota tim atau eksekutif perusahaan yang memerlukan gambaran umum tentang hal yang sedang terjadi dalam inisiatif portofolio. Contoh, jika Anda mengelola tim dalam bagian pemasaran, CMO atau kepala pemasaran mungkin menjadi pemangku kepentingan eksekutif dalam portofolio Anda.

Manajer program

Manajer program memiliki peran yang mirip dengan manajer portofolio proyek. Perbedaan utama antara dua peran dan teknik manajemen ini yaitu, manajer program bertanggung jawab atas proyek terkait, sementara manajer portofolio proyek mungkin tidak. 

Contoh, manajer program mungkin mengelola beberapa proyek yang terkait dengan peluncuran pemasaran produk tertentu. Sebaliknya, manajer portofolio proyek akan mengelola beberapa proyek dalam bagian pemasaran, yang mungkin tidak terhubung secara langsung.

Manajer proyek

Ya, manajer proyek tetap ada dalam manajemen portofolio proyek! Manajer proyek dapat memiliki proyek individu dalam portofolio yang lebih besar. Manajer portofolio proyek juga dapat memiliki dan mengelola beberapa proyek, tergantung ukuran dan ruang lingkup portofolio.

Anggota tim proyek

Semua orang yang mengerjakan proyek dalam portofolio adalah bagian dari tim proyek. Tim proyek Anda mungkin adalah sekelompok anggota lintas fungsi dari beragam bagian dalam perusahaan, atau mereka mungkin anggota tim biasa. Perbedaan utama antara "tim proyek" dan "tim" yaitu, tim proyek adalah kelompok yang bekerja sama selama durasi proyek hingga proyek selesai.

Manfaat manajemen portofolio proyek

Manajemen portofolio proyek adalah bagian dari sistem kerja yang lebih besar: Manajemen Kerja. Saat digunakan dengan benar, PPM membantu Anda dan pengambil keputusan terkait mendapatkan gambaran umum untuk membuat keputusan perencanaan strategis yang lebih baik. Tim yang menggunakan perangkat lunak manajemen portofolio proyek mendapatkan manfaat dari:

• Visibilitas lebih tinggi

• Penyelarasan strategis tambahan

• Perencanaan dan perkiraan menyeluruh yang terperinci

• Wawasan singkat

• Lebih banyak waktu untuk pekerjaan kreatif dan strategis

• Progres proyek real-time

• Pengambilan keputusan yang lebih cepat

• Automasi data proyek

• Dapatkan alasan yang jelas untuk metodologi proyek

Perangkat lunak manajemen portofolio proyek

Untuk mendapatkan hasil terbaik dari perangkat lunak manajemen portofolio proyek, Anda memerlukan alat yang menghubungkan strategi dan daftar tugas harian, memberikan ikhtisar singkat, dan pembaruan secara real-time. 

Ada tiga fitur perangkat lunak manajemen portofolio yang harus dimiliki:

1. Pembaruan status proyek real-time

Salah satu nilai utama manajemen portofolio proyek adalah kemampuan untuk mendapatkan ikhtisar progres setiap proyek dalam portofolio. Untuk melakukannya, pastikan alat manajemen portofolio proyek Anda menawarkan fitur pelaporan pada tingkat proyek maupun portofolio. Dengan begitu, pemangku kepentingan eksekutif bisa mendapatkan wawasan ringkas pada tingkat portofolio, lalu mempelajari pembaruan status khusus proyek saat diperlukan.

2. Pelacakan linimasa dan dependensi

Karena portofolio terdiri dari banyak proyek kompleks, pastikan perangkat lunak manajemen portofolio proyek Anda menawarkan cara untuk melihat linimasa masing-masing. Anda harus dapat melihat setiap dependensi dan menyesuaikan jika ada yang tidak beres. Dengan tampilan seperti bagan Gantt, Anda dapat mengidentifikasi milestone dan tanggal penting setiap proyek serta memastikan segala hal berjalan lancar.

3. Manajemen beban kerja

Manajemen beban kerja dapat membantu Anda mengembangkan dan melacak rencana manajemen sumber daya. Dengan alat manajemen beban kerja, Anda memahami dengan jelas tanggung jawab dan hasil akhir tim proyek di semua proyek dalam portofolio. 

Jika perlu mengubah atau mengoptimalkan rencana manajemen sumber daya, Anda dapat memvisualisasikan siapa yang memiliki bandwidth dan siapa yang hampir burnout di tim.

Praktik terbaik manajemen portofolio proyek

Manajemen portofolio proyek paling berguna saat Anda memelihara portofolio real-time terbaru. Sebagai manajer portofolio proyek, Anda bertugas melakukan check-in dengan setiap manajer proyek secara rutin dan memastikan data proyek mereka akurat. Dengan begitu, Anda dan pemangku kepentingan eksekutif dapat mengidentifikasi dan memperbaiki proyek yang berisiko atau tidak sesuai rencana sambil memastikan proyek yang sesuai rencana selaras dengan tujuan strategis perusahaan.

Proses manajemen portofolio proyek

Banyak bagian yang bergerak masuk ke proses manajemen portofolio proyek. Ini adalah upaya berkelanjutan yang memerlukan perencanaan yang cermat untuk mengidentifikasi, melacak, dan mengelola proyek. Fokusnya adalah untuk selalu memberikan proyek berkualitas tinggi yang selaras dengan tujuan bisnis. Untuk memulai PPM, ikuti lima langkah ini:

Langkah 1: Selaraskan portofolio dengan tujuan bisnis

PPM dapat membantu Anda menghubungkan pekerjaan harian dengan tujuan strategis. Namun, agar dapat dilakukan dengan efektif, Anda harus tahu tujuan strategis yang Anda hubungkan. 

Jika perusahaan Anda menetapkan gol tahunan atau triwulanan, Anda mungkin memiliki berbagai tujuan mulai dari gol pendapatan hingga target pengurangan churn. Perjelas gol strategis, atau OKR, yang akan dicapai portofolio Anda beserta caranya.

Poin utama: Tentukan cara portofolio proyek akan mendukung gol perusahaan tertentu.

Langkah 2: Tambahkan proyek

Portofolio Anda harus mencakup semua proyek terkait. Pastikan Anda menambahkan proyek yang benar dan memprioritaskan proyek tersebut sesuai urutan kepentingannya, jika ada. Sebagai manajer portofolio proyek, luangkan waktu untuk terhubung dengan setiap manajer proyek agar memiliki pemahaman yang sama tentang hubungan antara setiap proyek dalam portofolio dengan gol strategis. Terakhir, pastikan semua proyek terkait telah Anda sertakan dalam portofolio.

Poin utama: Tata portofolio Anda dengan menambahkan proyek yang penting untuk strategi bisnis Anda secara keseluruhan. Berkomunikasilah dengan manajer proyek dan jelaskan bagaimana proyek mereka berkontribusi pada rencana keseluruhan.

Langkah 3: Bagikan portofolio Anda kepada pemangku kepentingan eksekutif

Portofolio adalah alat yang membantu Anda menyelaraskan dengan manajer proyek dan memprioritaskan pekerjaan proyek dengan lebih baik. Ini juga menyediakan dasbor berisi semua inisiatif di seluruh bagian kepada pemangku kepentingan eksekutif. Pastikan mereka memiliki akses mudah ke perangkat lunak PPM Anda. Saat bisa mendapatkan wawasan real-time tentang progres proyek, eksekutif dapat mengambil keputusan yang lebih baik.

Poin utama: Terus beri tahu pemangku kepentingan dengan membagikan ikhtisar inisiatif.

Langkah 4: Dapatkan pembaruan proyek real-time

Pastikan manajer proyek Anda secara rutin memberikan informasi tentang proyek individu mereka. Dengan begitu, portofolio Anda menjadi pengendali misi Tim untuk semua inisiatif. Anda dapat melihat ini di satu tempat untuk memvisualisasikan dependensi dengan lebih baik, mengidentifikasi peluang proyek baru, dan membantu proyek yang berisiko.

Poin utama: Buat tim selalu bertanggung jawab untuk memperbarui proyek secara berkala, jadi ikhtisar Anda secara akurat merepresentasikan alur kerja proyek.

Langkah 5: Gunakan portofolio untuk manajemen sumber daya

Selain membantu Anda dan pemangku kepentingan utama terus memiliki informasi tentang progres proyek, portofolio adalah alat yang berdaya bagi manajemen sumber daya.

Selama tahap perencanaan setiap proyek, Anda kemungkinan telah membuat rencana manajemen sumber daya. Namun, jika mengetahui suatu proyek menyimpang dalam ikhtisar portofolio, Anda dapat mendistribusikan ulang sumber daya yang tersedia ke berbagai proyek untuk mengatasi masalah tersebut.

Pastikan perangkat lunak PPM Anda menawarkan alat manajemen beban kerja untuk meningkatkan visibilitas alokasi dan distribusi ulang sumber daya.

Poin utama: Gunakan perangkat lunak manajemen portofolio proyek yang memantau linimasa dan dependensi proyek. Ini memungkinkan Anda untuk memprioritaskan dan mengalokasikan sumber daya secara efektif. 

Alat terbaik untuk manajemen portofolio proyek

Manajemen portofolio proyek adalah komponen penting dari perencanaan Business yang memungkinkan manajer proyek memperkirakan potensi pendapatan proyek bahkan sebelum dimulai. Sebelum mengambil keputusan penting, Business dapat menyatukan bagian-bagian proyek dengan bantuan alat PPM. 

Berikut beberapa alat terbaik:

Analisis pohon keputusan

Pohon keputusan adalah bagan alir yang dimulai dengan satu konsep sentral dan bercabang sesuai dengan hasil pilihan potensial. Model ini sering menyerupai pohon dengan cabang, sehingga disebut "pohon keputusan".

Pohon ini digunakan dalam analisis pohon keputusan, yang menggambarkan kemungkinan hasil, pengeluaran, dan efek dari keputusan yang sulit.

Analisis biaya-manfaat

Analisis biaya-manfaat memungkinkan Anda menilai manfaat keuangan dari suatu pilihan, jadi Anda dapat mengevaluasi apakah pilihan itu layak untuk dilanjutkan. Ini adalah alat yang berguna saat Anda ingin mencegah bias dalam proses pengambilan keputusan, terutama saat Anda harus membuat pilihan penting yang akan memengaruhi keberhasilan tim atau proyek Anda.

Matriks prioritas

Matriks prioritas mengklasifikasikan tugas atau proyek sesuai dengan kriteria, seperti upaya dan urgensi, serta memungkinkan anggota tim untuk memutuskan hal yang harus ditangani terlebih dahulu dengan cepat. Ini menghilangkan asumsi tentang tempat energi harus dialokasikan dan mencegah Tugas penting luput.

Lihat gambaran umum dengan manajemen portofolio proyek

PPM adalah cara terbaik untuk berkolaborasi dengan dan di seluruh Tim. Dapatkan gambaran umum tentang semua inisiatif di satu tempat untuk melacak metrik yang tepat di tempat yang tepat.