Matriks prioritas: Cara mengidentifikasi hal yang penting dan menyelesaikan lebih banyak hal

Manajer proyek harus memiliki banyak keterampilan agar tim dan proyek tetap sesuai rencana. Dengan begitu banyak bagian yang bergerak, salah satu tugas tersulit adalah mengetahui hal yang harus ditangani terlebih dahulu. Jika anggota tim memiliki dua klien dengan proyek prioritas tinggi, bagaimana Anda dapat membantu mereka memprioritaskan dan tetap sukses?

Matriks prioritas dapat membantu Anda menyortir daftar tugas berdasarkan hal-hal seperti urgensi, kepentingan, atau dampak. Dalam artikel ini, kami akan membahas berbagai jenis matriks prioritas dan menjelaskan cara menggunakannya untuk menyelesaikan lebih banyak hal di tempat kerja.

Apa itu matriks prioritas?

Matriks prioritas—juga dikenal sebagai matriks prioritisasi—mengurutkan tugas atau proyek berdasarkan serangkaian variabel yang ditentukan. Matriks prioritas bisa sederhana atau kompleks dan mungkin mencakup empat kuadran hingga 20 baris atau kolom. 

Matriks prioritas yang kompleks lebih tepat karena menawarkan lebih banyak kolom dan baris untuk menentukan tugas mana yang paling penting. Kelemahan matriks prioritas yang kompleks adalah matriks ini dapat membuat penentuan prioritas menjadi sedikit lebih sulit. Gol pemetaan tugas dalam matriks prioritas adalah menyusun rencana tindakan yang jelas.

Dalam matriks prioritas empat kuadran, tugas Anda mungkin termasuk dalam empat kategori. Contohnya, kuadran Anda mungkin:

• Dampak tinggi dan upaya tinggi

• Dampak tinggi dan upaya rendah

• Dampak rendah dan Upaya tinggi

• Dampak rendah dan Upaya rendah

Dengan memetakan tugas di sepanjang matriks prioritas, Anda dapat menentukan cara dan waktu untuk menangani setiap tugas.

Matriks prioritas vs. matriks Eisenhower

Beberapa orang menggunakan istilah ini secara bergantian, tetapi matriks prioritas adalah kerangka kerja yang lebih luas dan lebih serbaguna daripada model matriks Eisenhower. Matriks Eisenhower adalah matriks prioritas sederhana yang berfokus pada manajemen waktu. Matriks ini memetakan tugas di sepanjang kisi berdasarkan urgensi dan signifikansinya.

Saat menggunakan matriks prioritas Eisenhower, Anda akan menyortir tugas berdasarkan:

• Kerjakan

• Jadwalkan

• Delegasikan

• Hapus

Dalam matriks prioritas yang berpusat pada tindakan, Anda akan menyortir Tugas berdasarkan:

• Selidiki

• Lanjutkan

• Hindari

• Pertimbangkan

Kapan menggunakan matriks prioritas

Matriks prioritas sangat membantu saat Anda membutuhkan solusi cepat untuk memilah dan memprioritaskan inisiatif penting. Matriks prioritas tidak akan membantu Anda memecahkan perhitungan kompleks atau benar-benar membuat keputusan berdasarkan data, tetapi akan membantu Anda membuat peta untuk menyelesaikan berbagai hal.

Gunakan matriks prioritas saat Anda perlu:

• Memprioritaskan tugas atau proyek 

• Mengelola waktu Anda

• Membuat tim memiliki pemahaman yang sama

Matriks prioritas dapat membantu saat memetakan jadwal kerja atau alur kerja. Ini juga dapat membantu dalam resolusi konflik karena terkadang sulit bagi tim untuk memutuskan proyek atau tugas mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Saat tim perlu menimbang berbagai opsi secara berdampingan, templat bagan perbandingan dapat membantu mengatur fitur, harga, atau alur kerja sebelum Anda menyortir tugas dalam matriks prioritas.

Cara menggunakan matriks prioritas

Matriks prioritas adalah alat serbaguna, dan Anda dapat menggunakannya dalam berbagai situasi. Baik Anda memilah-milah tugas Anda sendiri atau mengelola proyek tim, langkah-langkah di bawah ini akan menyiapkan Anda untuk meraih kesuksesan.

1. Buat daftar tugas

Hal pertama yang perlu dilakukan saat menggunakan matriks prioritas adalah membuat daftar hal-hal yang perlu diprioritaskan. Ini mungkin tampak seperti langkah yang jelas, tetapi banyak orang tidak meluangkan waktu untuk menentukan daftar tugas mereka. Dengan menuliskan tugas penting yang ada, Anda akan lebih mudah memilah dan memetakan tugas-tugas tersebut. 

Daftar tugas Anda dapat mencakup:

• Tugas

• Proyek

• Rapat tim

• Panggilan klien

• Pelatihan

• Tugas pribadi

Anda dapat membuat daftar terpisah untuk kewajiban kerja internal dan eksternal (misalnya, khusus tim dan klien). Anda juga dapat memisahkan item pribadi dan profesional. Namun, melihat bagaimana semua daftar tugas Anda saling berkaitan mungkin akan membantu.

2. Identifikasi variabel

Setelah mengetahui ruang lingkup daftar tugas, tentukan variabel untuk mengukur item. Untuk mengidentifikasi variabel ini, tanyakan kepada diri sendiri: Kualitas apa yang dibutuhkan tugas untuk berada di bagian atas daftar tugas saya?

Jawaban Anda mungkin:

• Tugas itu penting

• Tugas ini memiliki banyak dampak

• Membutuhkan banyak waktu

• Tugas ini membutuhkan banyak upaya

• Batas waktu sudah dekat

Kemudian, pilih dua dari kualitas ini untuk mengukur tugas Anda. Contoh, Anda dapat memutuskan bahwa batas waktu (dengan kata lain, urgensi) dan upaya adalah variabel yang berlaku untuk sebagian besar proyek Anda.

3. Buat matriks

Sebelum membuat matriks prioritas, tentukan apakah Anda ingin matriks yang sederhana atau kompleks. Kedua matriks akan mengukur tugas berdasarkan dua variabel yang telah Anda pilih, tetapi matriks yang kompleks dapat membantu Anda menentukan tingkat urgensi tugas dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikannya dengan lebih tepat.

Jika memilih matriks prioritas yang kompleks, Anda mungkin memiliki lima kolom dan lima baris versus sistem satu kuadran standar dari matriks sederhana. Beri label pada kolom dan baris agar Anda tahu di mana harus menempatkan tugas sesuai tingkatannya. Misalnya, Anda dapat menetapkan tingkat urgensi dan upaya dari tinggi ke rendah:

Urgensi:

• Wajib (5)

• Signifikan (4)

• Sedang (3)

• Kecil (2)

• Rendah (1)

Upaya:

• Sangat Tinggi (5)

• Tinggi (4)

• Sedang (3)

• Rendah (2)

• Sangat Rendah (1)

Memberikan nilai numerik untuk setiap tingkat variabel juga bermanfaat. Dengan begitu, Anda dapat mengalikan angka yang sesuai untuk menemukan tingkat prioritas tugas di kisi. Setelah setiap tugas memiliki nomor, Anda dapat memberi peringkat tugas yang sesuai. Misalnya, tugas dengan urgensi "diperlukan" dan upaya "sedang" akan memiliki tingkat prioritas 15.

4. Tempatkan tugas di matriks

Menempatkan tugas dalam matriks prioritas akan melibatkan beberapa pengambilan keputusan subjektif. Karena alat ini adalah solusi cepat untuk menyelesaikan berbagai hal, Anda harus mengandalkan pengalaman dan pengetahuan latar belakang sebagai penilaian. Tempatkan tugas dalam urutan yang sesuai di sepanjang matriks menurut variabel yang telah Anda pilih.

Jika Anda memiliki dua proyek yang tampaknya memiliki tingkat urgensi atau upaya yang sama, pelajari lebih mendalam hingga Anda menemukan alasan untuk memprioritaskan salah satunya. Di sinilah variabel lain mungkin berperan. Misalnya, kedua tugas mungkin mendesak, tetapi satu tugas mungkin lebih diprioritaskan daripada yang lain jika tugas tersebut mendesak dan lebih berdampak daripada yang lain. 

5. Buat rencana tindakan

Setelah menempatkan semua tugas di matriks prioritas, Anda akan dapat memvisualisasikan berbagai hal dengan lebih jelas. Matriks akan menunjukkan kepada Anda tugas yang harus diselesaikan terlebih dahulu dan tugas yang bisa diselesaikan nanti. Meskipun ini adalah titik awal yang baik, cara terbaik untuk memperluas matriks prioritas Anda adalah dengan membuat rencana tindakan. 

Rencana tindakan tidak hanya menunjukkan tugas yang harus diselesaikan terlebih dahulu, tetapi juga membantu menguraikan cara mencapai gol Anda. Untuk membuat rencana tindakan menggunakan tugas dari matriks prioritas, Anda akan:

1. Menetapkan gol SMART

2. Mengalokasikan sumber daya

3. Membuat batas waktu dan milestone

4. Memantau dan merevisi rencana sesuai kebutuhan

Gunakan perangkat lunak manajemen tugas untuk menyederhanakan rencana tindakan Anda dalam sumber informasi terpusat. Dengan begitu, Anda dapat berkomunikasi dan melacak item bersama tim.

Contoh matriks prioritas

Kami menunjukkan perbandingan di atas antara matriks prioritas sederhana dan kompleks. Berikut adalah contoh matriks prioritas kompleks yang menggunakan urgensi dan upaya sebagai dua variabel pengukuran. Nilai numerik dan warna disertakan agar tugas mudah disortir.

Daftar tugas asli untuk matriks ini mungkin terlihat seperti ini:

• Rencanakan lokakarya tim

• Menyelesaikan proposal anggaran untuk Klien A

• Melakukan onboarding pegawai baru

• Mengirimkan tinjauan kinerja kepada kepala bagian

• Menulis ebook untuk situs web perusahaan

• Edit buku putih untuk Klien B

• Tanda tangani dokumen pegawai baru

Versi daftar tugas yang diprioritaskan akan terlihat seperti ini:

• Menyelesaikan proposal anggaran untuk Klien A (20)

• Onboarding pegawai baru (15)

• Menulis ebook untuk situs web perusahaan (15)

• Edit whitepaper untuk Klien B (12)

• Mengirimkan tinjauan kinerja kepada kepala bagian (10)

• Menandatangani dokumen pegawai baru (8)

• Merencanakan lokakarya tim (6)

Mengorientasikan pegawai baru dan menulis ebook untuk situs web perusahaan keduanya memiliki tingkat prioritas 15. Onboarding pegawai baru pada akhirnya akan menjadi prioritas pertama dalam daftar tugas karena lebih mendesak daripada menulis ebook. Urgensi sering kali merupakan variabel terpenting dalam matriks prioritas.

Gabungkan matriks prioritas Anda dengan alat manajemen tugas

Menggunakan matriks prioritas untuk memilah-milah tugas adalah langkah penting, tetapi hanya langkah pertama. Setelah mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu, saatnya mulai bekerja. Saat memasangkan matriks prioritas dengan alat manajemen tugas, Anda akan merasa didukung melalui alur kerja dari awal hingga akhir. Selain menguasai prioritas proyek, Asana memungkinkan Anda melacak tugas, mendelegasikan subtugas, dan menetapkan batas waktu untuk memastikan proyek diselesaikan tepat waktu.