Cara Asana menggunakan Manajemen Kerja untuk menyederhanakan proses penerimaan proyek

Bagi Jana Beiswenger, Kepala Manajemen Program Business di Asana, penerimaan pekerjaan sangat lintas fungsi. Timnya berfokus pada transformasi bisnis—dengan kata lain, menjadikan Asana organisasi yang lebih efektif. Untuk melakukannya, dia perlu menyelaraskan tim dengan program strategis yang tepat dan memastikan Asana memiliki sumber daya yang cukup untuk mencapai gol yang penting bagi bisnis.

“Peran saya adalah menciptakan fokus yang tepat secara holistik sehingga kami dapat mengeksekusi sebagai tim. Karena saat bekerja sama, kami menghasilkan hasil yang lebih baik secara keseluruhan," kata Beiswenger. 

Penerimaan proyek adalah bagian penting dalam menyelaraskan tim. "Anda memerlukan proses penerimaan karena kumpulan sumber daya Anda terbatas—baik itu waktu, anggaran, atau tenaga kerja," kata Beiswenger. Tim membutuhkan dukungan dari orang lain untuk mencapai target mereka, tetapi Anda tidak bisa hanya membuat banyak permintaan dan mengharapkan tindakan segera. Ini dapat mengalihkan perhatian dari gol yang lebih besar dan lebih penting. Sebaliknya, proses penerimaan proyek memungkinkan tim untuk:

1. Membiarkan pengambil keputusan menentukan apa yang menjadi prioritas atau bukan. 

2. Mengatur ruang lingkup pekerjaan baru dan menentukan sumber daya yang diperlukan. 

3. Memulai langkah selanjutnya, memantau progres, dan mengulanginya. 

Penerimaan proyek di Asana

Asana memiliki dua jenis penerimaan proyek utama: 

1. Penerimaan umum selama perencanaan tahunan

2. Penerimaan Ad hoc sepanjang tahun 

Selama perencanaan tahunan, penerimaan adalah proses yang jauh lebih kolaboratif. Beiswenger berkoordinasi dengan pemangku kepentingan untuk menyelaraskan rencana yang mendukung tujuan perusahaan, membantu memprioritaskan sehingga kami menangani inisiatif yang tepat berdasarkan dampak yang diharapkan, dan memastikan kami memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai gol kami. "Ini agak mirip tetris," katanya. 

Namun, terlepas dari rencana terbaik yang dibuat, permintaan ad hoc selalu muncul sepanjang tahun. Untuk ini, tim Asana mengandalkan proses penerimaan yang lebih formal dan terstruktur. Gol dari proses ini adalah untuk menilai dampak bisnis dari permintaan dan menentukan cara (dan apakah) kita dapat mengalihkan sumber daya agar sesuai dengan permintaan dan, jika ada, kompromi yang perlu dilakukan untuk mengubah prioritas. 

Ketika kita bekerja sama, kita menghasilkan hasil yang lebih baik secara keseluruhan.”

Berikut cara tim operasi dan PMO Asana menyederhanakan proses penerimaan untuk menjaga keselarasan pemangku kepentingan dan memprioritaskan pekerjaan yang penting bagi bisnis. 

Lihat cara kerja Asana

Dengan Asana, tim operasi dapat menghubungkan pekerjaan, menstandarkan proses, dan mengotomatiskan alur kerja—semuanya di satu tempat.

Lihat demo

1. Memprioritaskan dan menyediakan sumber daya untuk permintaan

Tim Beiswenger mengoordinasikan permintaan proyek baru dari seluruh Business. Ini adalah tindakan penanganan yang cermat yang mengharuskan mereka untuk terlebih dahulu menyimpan dan memahami prioritas perusahaan, lalu menggunakan informasi tersebut untuk menilai permintaan secara objektif. 

Misalnya, Tim Teknologi Enterprise Asana menggunakan formulir dan proyek penerimaan terstruktur untuk mengelola permintaan ad hoc sepanjang tahun. “Formulir memungkinkan Anda mengambil data yang tidak terstruktur dan mengubahnya menjadi data terstruktur,” kata Beiswenger. Ini memberi tim informasi yang mereka butuhkan sejak awal, sehingga mereka dapat mengevaluasi proyek baru berdasarkan kriteria objektif seperti: 

• Apakah permintaan berkontribusi pada target pertumbuhan atau retensi?

• Apakah ini akan meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan? 

• Apakah ini penting untuk tata kelola data secara keseluruhan? 

• Apakah ini menyelesaikan masalah keamanan?

• Apa ruang lingkup permintaan? 

• Berapa banyak waktu, anggaran, dan kepegawaian yang dibutuhkan permintaan? 

Data standar ini membantu tim membandingkan permintaan dan memprioritaskannya terhadap prioritas perusahaan yang ada—yang sudah ditangkap di Asana. Hasilnya, mereka lebih mungkin membuat keputusan terbaik untuk bisnis karena memiliki semua informasi yang dibutuhkan di satu tempat. 

2. Manajemen permintaan harian

Mengelola penerimaan proyek membutuhkan banyak pemeliharaan harian seperti memberikan pekerjaan, menindaklanjuti, dan membagikan pembaruan status. Ini dapat menghabiskan banyak waktu, tetapi fitur automasi Asana membantu Beiswenger untuk tidak perlu terlibat langsung selama proses berlangsung. Ini memungkinkannya berfokus pada koordinasi gambaran besar daripada tugas manual dan berulang. 

Misalnya, Beiswenger menggunakan bundel untuk membuat, menerapkan, dan memperbarui proses penerimaan di seluruh organisasi—semuanya di satu tempat. Bundel adalah kumpulan fitur Alur Kerja yang dapat Anda terapkan ke berbagai proyek. Misalnya, bundel dapat menentukan bagian proyek, bidang kustom untuk ditambahkan, aturan untuk diterapkan, dan templat tugas untuk digunakan. 

Fungsi ini memungkinkan Beiswenger menstandarkan alur kerja penerimaan di seluruh tim, membuat semua orang selalu selaras tentang cara memilah dan memprioritaskan proyek. Misalnya, dia dapat menggunakan bundel untuk menstandarkan langkah selanjutnya untuk permintaan P0 vs. P1, terlepas dari siapa yang mengirimkannya atau dari mana asalnya. Dan dengan menentukan cara mengategorikan dan menandai pekerjaan, bundel juga membantu tim menggunakan definisi yang sama di seluruh proyek—seperti perbedaan dalam persyaratan sumber daya jika permintaan kecil, sedang, atau besar.

"Dengan bundel, saya tidak perlu repot mengelola keseharian semua orang," kata Beiswenger. Hanya dengan beberapa klik, dia dapat dengan mudah mengedit proses untuk mendukung kebutuhan bisnis yang terus berubah, lalu menerapkan perubahan tersebut secara instan ke semua alur kerja penerimaan yang relevan. 

3. Mendapatkan visibilitas dan menyelaraskan tim

Visibilitas sangat penting untuk pekerjaan Beiswenger. Timnya perlu memahami prioritas Business umum, mengomunikasikan prioritas tersebut kepada pemangku kepentingan, dan membantu para pemimpin memantau status dan progres permintaan. Untungnya, ini bukan masalah. Karena prioritas perusahaan, peta jalan, dan permintaan program semuanya ditangkap di Asana, tim dapat melayani sendiri informasi yang mereka butuhkan tanpa perlu mencari-cari.

Portofolio Asana adalah salah satu cara Beiswenger memberikan visibilitas ini. Portofolio memungkinkan timnya dan pemangku kepentingan mereka untuk melacak inisiatif utama secara sekilas, lalu mendalami untuk informasi selengkapnya jika diperlukan. Portofolio memberikan gambaran umum yang dibutuhkan pemimpin, sementara dasbor portofolio secara otomatis merangkum data seperti waktu yang dihabiskan, risiko, anggaran yang tersedia, progres, dan banyak lagi di seluruh proyek. Ini memungkinkan tim Beiswenger melihat proyek yang sesuai rencana dan yang tidak mencapai hasil, lalu menyesuaikan sumber daya dan memperbaiki arah secara real time. Hasilnya, mereka dapat menjaga permintaan tetap sesuai rencana dan memastikan sumber daya perusahaan dikeluarkan secara efisien. 

Ubah permintaan menjadi tindakan dengan Asana

Dengan menyimpan semua pekerjaan di satu platform, tim operasi dan PMO Asana dapat melacak dan menindaklanjuti permintaan di satu tempat. Ini memberi pemangku kepentingan visibilitas yang mereka butuhkan untuk bergerak cepat dan memprioritaskan proyek terpenting. 

Pelajari cara tim Anda dapat memanfaatkan alur kerja yang jelas dan automasi super cepat untuk menyelesaikan lebih banyak hal dengan lebih cepat.

Lihat cara kerja Asana

Dengan Asana, tim operasi dapat menghubungkan pekerjaan, menstandarkan proses, dan mengotomatiskan alur kerja—semuanya di satu tempat.

Lihat demo