Templat proposal anggaran: 5 langkah mengamankan pendanaan

Saat Anda memiliki ide untuk proyek baru, Anda memerlukan orang yang tepat untuk mewujudkannya. Meskipun anggota tim dapat membuat hasil akhir, proyek sering kali tidak dapat berjalan tanpa pendanaan—yang memerlukan persetujuan.

Agar anggaran Anda disetujui, Anda perlu mempresentasikan proposal anggaran kepada pihak lain dengan cara terbaik. Ini berarti meneliti ide proyek Anda dan merencanakan lebih awal. Ingatlah bahwa pemangku kepentingan akan melihat dengan cermat perkiraan pengeluaran Anda karena manfaat proyek harus lebih besar daripada biayanya. 

Dalam artikel ini, kami akan membahas cara membuat proposal anggaran terperinci. Proposal anggaran proyek yang kuat dapat menjadi faktor penentu dalam menentukan apakah inisiatif proyek Anda menjadi kenyataan atau perlu kembali ke papan gambar. Lalu, gunakan templat gratis kami untuk memulai.

Apa itu proposal anggaran?

Proposal anggaran merangkum perkiraan biaya untuk proyek mendatang guna mendapatkan pendanaan dari pemangku kepentingan proyek. Proposal anggaran Anda menguraikan elemen biaya yang terkait dengan proyek Anda. Ini menunjukkan manfaat dan/atau kekurangan dari keterlibatan kepada pemangku kepentingan.

Biaya yang Anda sertakan dalam proposal anggaran kemungkinan akan masuk ke dalam empat kategori:

• Biaya langsung: Biaya langsung adalah pengeluaran yang terkait langsung dengan proyek yang bersangkutan. Ini dapat mencakup biaya tenaga kerja, jam kerja anggota tim, perangkat lunak, dan biaya aktivitas proyek tertentu. 

• Biaya tidak langsung: Biaya tidak langsung tidak berhubungan langsung dengan proyek yang bersangkutan. Item-item ini mungkin membantu Anda menjalankan proyek, tetapi juga dapat membantu menjalankan seluruh perusahaan. Biaya tidak langsung biasanya merupakan pengeluaran seperti utilitas, asuransi, layanan TI, dan biaya server.

• Peralatan dan bahan: Bagian peralatan dan bahan sebenarnya merupakan sub-kategori biaya langsung karena ini adalah item fisik yang Anda perlukan khusus untuk proyek yang dimaksud. Namun, karena item-item ini bersifat unik, item-item ini memiliki bagian tersendiri dalam proposal anggaran.

• Perjalanan dan pengeluaran lainnya: Proyek mungkin memerlukan pengeluaran perjalanan jika klien atau pelanggan terlibat. Pengeluaran lain dapat mencakup pelatihan, pajak, dan biaya tak terduga atau variabel lainnya.

Dalam artikel ini, kami membahas cara menyusun proposal anggaran untuk suatu proyek. Namun, Anda juga dapat menggunakan proposal anggaran di tingkat perusahaan atau kampanye.

Apa saja manfaat menggunakan proposal anggaran?

Proposal anggaran menjelaskan pengeluaran yang akan Anda keluarkan selama pelaksanaan proyek. Proposal anggaran yang jelas dapat membantu tim Anda dan pihak lain yang terlibat dengan cara berikut:

• Menciptakan transparansi keuangan: Proposal anggaran menawarkan transparansi dengan menjadikan keuangan sebagai topik percakapan terbuka segera setelah Anda mengembangkan ide proyek. Transparansi proyek meningkatkan produktivitas tim karena menunjukkan kepada anggota tim bagaimana pekerjaan mereka terhubung ke gambaran yang lebih besar. Dengan cara yang sama, melihat anggaran proyek menghubungkan pemangku kepentingan dengan proses kerja internal.

• Menunjukkan nilai dan dampak proyek: Proposal anggaran adalah cara terbaik untuk memberikan gambaran kepada pemangku kepentingan tentang cara proyek akan memberikan nilai bagi organisasi Anda dan dunia luar. Dengan menunjukkan untuk apa Anda mengeluarkan uang—dan mengapa mengeluarkan uang untuk proyek atau inisiatif tertentu itu penting—secara implisit Anda menyajikan validitas ide proyek Anda.

• Menampilkan efisiensi biaya: Proposal anggaran adalah kesempatan bagi Anda untuk melakukan riset dan memilih bahan, vendor, atau layanan lain yang mungkin sesuai dengan produk dan target pasar Anda. Dengan memecah biaya di setiap area, Anda dapat membuktikan efisiensi biaya proyek. 

• Membantu memperkirakan keuntungan: Jika proyek Anda melibatkan pembuatan produk atau layanan, proposal anggaran dapat membantu Anda membagikan perkiraan penjualan. Anda harus tahu rencana pengeluaran untuk proyek sehingga dapat menentukan penghasilan bersih.

• Memberikan kesempatan untuk perbandingan: Setelah proposal anggaran selesai, pemangku kepentingan dapat membandingkannya dengan proyek saat ini dan sebelumnya untuk memutuskan apakah akan melanjutkan. 

Meskipun tujuan proposal anggaran adalah untuk menerima pendanaan atau persetujuan, Anda juga dapat menggunakan proposal anggaran sebagai rencana anggaran atau templat anggaran saat proyek menjadi kenyataan. 

Cara membuat templat proposal anggaran

Templat proposal anggaran Anda bersifat informatif bagi pemangku kepentingan yang mungkin mendanai proyek, tetapi juga bermanfaat bagi tim internal Anda. Saat Anda sampai pada tahap perencanaan proyek, Anda dapat menggunakan proposal anggaran untuk hal-hal seperti tingkat pemanfaatan tim dan alokasi sumber daya. 

1. Jelaskan tujuan proyek Anda

Untuk memperkenalkan proposal anggaran proyek, mulailah dengan ikhtisar tujuan proyek. Dengan menjelaskan tentang proyek Anda dan gol yang ingin dicapai, Anda dapat memberikan konteks untuk proposal anggaran. Tanpa konteks, calon pemangku kepentingan mungkin kesulitan memahami apa—dan mengapa—Anda berencana untuk membelanjakan anggaran di area tertentu.  

Anda dapat menyertakan proposal anggaran dalam rencana proyek yang lebih besar, tetapi proposal anggaran juga dapat berdiri sendiri. Jika pemangku kepentingan hanya memiliki kepentingan keuangan dalam proyek, mereka mungkin tidak ingin membaca tentang linimasa dan alur kerja proyek yang terperinci. Namun, mereka perlu memahami tujuan umum proyek agar merasa nyaman menyetujui anggaran proyek Anda.

2. Rangkum elemen biaya

Setelah menjelaskan tujuan proyek secara singkat, sertakan ringkasan elemen biaya. Elemen biaya Anda dapat mencakup biaya langsung dan tidak langsung, peralatan dan bahan, biaya perjalanan, dan pengeluaran lain-lain.

Bagian ini pada dasarnya adalah daftar isi dan mencantumkan berbagai jenis biaya yang akan Anda uraikan. Setiap proposal anggaran harus menyertakan daftar elemen biaya sehingga pemangku kepentingan dapat melihat pratinjau informasi yang akan mereka baca.

Tergantung pada jenis proyek dan industri tempat Anda berada, elemen biaya Anda dapat berubah dari kategori tradisional. Misalnya, perusahaan SaaS mungkin tidak membutuhkan banyak peralatan atau bahan fisik, tetapi mereka sering membelanjakan uang untuk hal-hal seperti layanan online, langganan, pekerja lepas, dan perangkat lunak. Sebaliknya, perusahaan manufaktur sering berinvestasi besar dalam mesin dan peralatan jangka panjang lainnya. Rangkum elemen biaya berdasarkan kategori pengeluaran terbesar Anda.

3. Perinci biaya

Setelah mencantumkan elemen biaya di tingkat kategori, saatnya untuk menguraikan biaya satu per satu. Ini kesempatan Anda untuk menggali lebih dalam detail dan memberi pemangku kepentingan gambaran jelas tentang rencana pengeluaran Anda dan alasan pengeluaran ini diperlukan.

Untuk biaya langsung dan tidak langsung, buat daftar detail berikut saat membuat perincian biaya: 

• Jenis biaya: Buat daftar jenis biaya yang termasuk dalam setiap kategori. Jenis biaya dapat mencakup upah tim, utilitas, biaya server, atau biaya proyek tertentu.

• Jumlah: Jelaskan berapa biaya pengeluaran pada tingkat paling dasar. Contoh, Anda mungkin memiliki anggota tim yang bekerja dengan upah $25 per jam. Jika Anda memiliki anggota tim dengan tarif per jam yang berbeda, masukkan ke baris terpisah.

• Jam: Jika salah satu pengeluaran Anda terjadi per jam, cantumkan jumlah jam yang terkait dengan biaya tersebut. Ini mungkin termasuk jumlah jam kerja anggota tim untuk proyek Anda. Jumlah ini bisa berkisar antara 40 jam hingga 1200 jam jika Anda memiliki beberapa anggota tim yang mengerjakan proyek untuk jangka waktu yang lama.

• Penjelasan biaya: Berikan detail tambahan untuk biaya di bagian ini. Misalnya, Anda dapat menjelaskan bahwa Anda akan memiliki empat anggota tim yang mengerjakan proyek—semua dibayar sebesar $25 per jam. Setiap anggota tim akan bekerja 25 jam per minggu selama 12 minggu, menghasilkan 1200 jam kerja.

• Total biaya: Hitung total biaya setiap pengeluaran di seluruh proyek. Misalnya, Anda perlu mengeluarkan $30.000 untuk membayar keempat anggota tim untuk 1200 jam kerja. 

Peralatan, perjalanan, dan pengeluaran lain-lain tidak jauh berbeda dengan biaya langsung dan tidak langsung Anda. Namun, karena ini lebih cenderung berupa item fisik, Anda dapat menambahkan area untuk kuantitas dan harga satuan versus jam. Jelaskan setiap biaya dalam perincian biaya dan berikan biaya tunggal dan total untuk setiap item. Ini akan memberikan gambaran yang jelas kepada pemangku kepentingan tentang anggaran proyek Anda.

4. Berikan ringkasan biaya

Bagian ini adalah tampilan singkat dan sederhana untuk semua pengeluaran Anda. Pemangku kepentingan memerlukan daftar terperinci tentang rencana pengeluaran Anda, tetapi mereka juga menginginkan bagian dari proposal anggaran yang menjelaskan total biaya.

Beberapa juga mungkin ingin memindai dokumen dan menarik angka-angka ini dengan cepat. Bagian ini menjelaskan total anggaran Anda untuk setiap elemen biaya, serta keseluruhan total anggaran.

5. Kirimkan untuk persetujuan

Setelah yakin dengan item anggaran yang telah Anda cantumkan, saatnya mengajukan proposal anggaran Anda untuk mendapatkan persetujuan. Tambahkan area tanda tangan di bagian bawah dokumen sehingga pemangku kepentingan dapat menandatangani dokumen setelah mereka menyetujuinya. 

Templat dan contoh proposal anggaran

Dalam contoh proposal anggaran di bawah ini, Anda akan melihat cara dua anggota tim mengatur perkiraan biaya proyek untuk kampanye media sosial mendatang. 

Proposal anggaran ini mencantumkan biaya langsung dan tidak langsung yang terkait dengan kampanye, termasuk hal-hal seperti upah tim dan utilitas.

Ini hanya pratinjau tampilan keseluruhan proposal anggaran mereka. Untuk membuat proposal anggaran Anda sendiri, unduh templat gratis di bawah ini.

Lacak dan bagikan gol keuangan Anda dengan Asana

Proposal anggaran adalah cara terbaik untuk merencanakan proyek mendatang. Namun, untuk melangkah lebih jauh, Anda memerlukan alat yang tepat. Dengan perangkat lunak manajemen kerja, Anda dapat membuat gol keuangan untuk proyek dan inisiatif yang lebih besar, serta melacaknya dari inisiasi hingga penyelesaian.

Saat proyek berkembang dan berubah, Anda dapat menyesuaikan anggaran dan membagikan data kepada orang lain. Baik mengelola pengeluaran atau menjalankan rapat, Anda dapat melakukan semuanya dengan Asana.