Create an action plan that drives results

Membuat gol bisa terasa menyenangkan. Bagaimanapun, Anda menentukan hal yang ingin dicapai. Tetapi, gol tidak akan banyak berguna tanpa langkah-langkah tindakan yang jelas. ​​Rencana tindakan adalah teknik manajemen proyek populer yang mencantumkan langkah-langkah tindakan sehingga Anda tahu persis cara mencapai gol. 

Kami akan menunjukkan cara membuat peta jalan yang jelas ini langkah demi langkah dan alat lain yang harus Anda gunakan untuk memanfaatkan rencana tindakan Anda semaksimal mungkin. Mari kita mulai.

Apa itu rencana tindakan?

Rencana tindakan adalah daftar tugas atau langkah yang harus Anda selesaikan untuk mencapai gol. Rencana tindakan yang efektif berfungsi seperti rencana manajemen untuk inisiatif perusahaan Anda, menguraikan langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk membuat gol yang lebih besar ini sukses. Setelah Anda menjalani proses penetapan gol, buat rencana tindakan dengan tugas dan kerangka waktu spesifik untuk mencapai setiap gol. 

Siapa yang membutuhkan rencana tindakan?

Rencana tindakan berguna bagi siapa saja yang membutuhkan proses perencanaan langkah demi langkah. Saat membuat rencana tindakan, Anda menjelaskan secara detail tindakan yang akan diambil untuk mencapai gol proyek. Rencana ini dapat membantu Anda mengatur tugas dan memastikan Anda memiliki informasi dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai gol.

Rencana tindakan sering digunakan dalam perencanaan strategis. Rencana strategis adalah gol tiga hingga lima tahun yang sedang dikerjakan oleh seluruh organisasi Anda. Setelah membuat rencana strategis, Anda dapat menggunakan rencana tindakan untuk menguraikan cara menjalankan gol strategis. Dengan demikian, Anda memberi tim kerangka kerja untuk melacak semua tugas individu yang perlu mereka selesaikan untuk mencapai gol strategis menyeluruh.

Tetapi, Anda dapat membuat rencana tindakan untuk lebih dari sekadar perencanaan strategis. Gunakan alat ini untuk mencapai gol tertentu secara sistematis. Coba siapkan:

• Rencana tindakan bisnis

• Rencana tindakan pemasaran

• Rencana tindakan korektif

• Rencana tindakan penjualan

• Rencana tindakan proyek

• Rencana tindakan pengembangan pribadi

Terlepas dari jenis rencana tindakan yang dibuat, pastikan Anda membuatnya di perangkat lunak manajemen tugas. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah membagikan item tindakan dan linimasa kepada tim untuk melacak progres. Alih-alih pembaruan status manual dan hasil akhir yang tidak jelas, tim Anda memiliki satu sumber informasi terpusat untuk semua hal yang perlu mereka lakukan untuk mencapai gol mereka. 

Sekarang, mari kita bahas cara membuat rencana tindakan yang meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas tim.

6 langkah membuat rencana tindakan

Langkah 1: Tetapkan gol SMART

Dalam menetapkan gol, kejelasan adalah satu-satunya kualitas yang paling penting. Dengan metode gol SMART, gol Anda didefinisikan dengan jelas dan dapat dicapai. Tetapkan gol yang spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu untuk mendapatkan manfaat dari taktik ini.

Misalnya, gol Anda bisa berupa menyelesaikan proyek saat ini (terukur) dalam empat bulan (terikat waktu) tanpa pengeluaran berlebihan (spesifik). Dengan asumsi gol ini dapat dicapai dan realistis berdasarkan sumber daya yang tersedia, ini adalah gol SMART yang bagus untuk ditetapkan untuk diri Anda sendiri.

Langkah 2: Identifikasi tugas

Sekarang setelah gol Anda didefinis dan ditulis dengan jelas, Anda perlu mengidentifikasi langkah-langkah yang harus Anda ambil untuk mencapainya. Identifikasi semua tugas yang perlu diselesaikan oleh Anda dan tim untuk mencapai milestone dan, akhirnya, tujuan utama.

Berikut beberapa contoh rencana tindakan dengan tugas untuk berbagai jenis gol:

Gol: Memperluas tim dari tujuh menjadi sembilan anggota tim pada bulan Juni.

Tugas:

• Bertemu dengan Sumber Daya Manusia untuk membahas kampanye perekrutan.

• Buat proyek templat untuk melacak kandidat.

• Jadwalkan tiga wawancara per minggu.

Gol: Memilih dan melakukan onboarding perangkat lunak manajemen kerja baru ke seluruh perusahaan pada akhir Q2.

Tugas:

• Ajukan permohonan anggaran.

• Buat rencana peluncuran untuk Q2.

• Jadwalkan pelatihan untuk anggota tim.

Gol: Meneruskan 5k amal pada bulan Mei untuk mengumpulkan $15.000 untuk bank makanan lokal.

Tugas:

• Temukan sukarelawan dan tentukan tanggung jawab

• Siapkan materi pemasaran dan rencana PR

• Mendapatkan sponsor

Langkah 3: Alokasikan sumber daya

Setelah menguraikan semua tugas, Anda dapat mengalokasikan sumber daya seperti anggota tim, anggaran proyek, atau peralatan yang diperlukan. Baik itu menugaskan anggota tim untuk tugas tertentu, mengajukan anggaran, atau mengumpulkan alat yang berguna—sekarang saatnya untuk merencanakan dan mempersiapkan.

Terkadang, Anda tidak dapat mengalokasikan semua sumber daya sebelum menjalankan rencana tindakan. Mungkin Anda harus mengajukan dana terlebih dahulu atau memerlukan persetujuan eksekutif sebelum dapat melanjutkan tugas. Dalam hal ini, jadikan sumber daya sebagai item tindakan dalam rencana Anda sehingga Anda dapat mengurusnya nanti.

Langkah 4: Prioritaskan tugas

Ketika tim memiliki prioritas yang jelas, mereka tahu pekerjaan yang harus dilakukan terlebih dahulu dan pekerjaan yang dapat dijadwalkan ulang jika perlu. Tidak ada rencana tindakan yang kaku, jadi cara terbaik untuk memberdayakan tim adalah memberi tahu mereka tugas yang memiliki prioritas tinggi dan yang sedikit lebih fleksibel.

Untuk memperjelas hal ini, urutkan semua item tindakan Anda berdasarkan prioritas dan urutan:

• Prioritas: Tugas penting dan kurang penting.

• Urutan: Urutan tugas yang harus diselesaikan agar tugas lain dapat dimulai.

Saat Anda mengatur dan memprioritaskan item tindakan, Anda akan melihat bahwa beberapa item tindakan bergantung pada item tindakan lainnya. Dengan kata lain, satu tugas tidak dapat dimulai hingga tugas sebelumnya selesai. Soroti dependensi ini dan masukkan urutan ke dalam prioritisasi Anda. Ini mengurangi kemacetan, menghilangkan hambatan yang akan membuat item tindakan yang kurang penting menunda item prioritas tinggi.  

Langkah 5: Tetapkan batas waktu dan milestone

Ketika tim Anda tahu apa yang sedang mereka kerjakan, mereka memiliki konteks untuk memprioritaskan pekerjaan secara efektif dan motivasi untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik. Anggota tim cenderung lebih termotivasi ketika mereka secara langsung memahami cara pekerjaan mereka berkontribusi pada gol yang lebih besar.

Untuk melibatkan rekan tim sejak awal, tetapkan batas waktu untuk semua item tindakan dan tentukan milestone. Milestone menandai titik-titik tertentu di sepanjang linimasa proyek yang mengidentifikasi kapan aktivitas selesai atau kapan fase baru dimulai.

Buat linimasa atau bagan Gantt untuk mendapatkan ikhtisar yang lebih baik tentang tugas, milestone, dan batas waktu yang diprioritaskan. Linimasa juga berfungsi sebagai cara visual untuk melacak tanggal mulai dan akhir setiap tugas dalam rencana tindakan. Anda dapat menggunakannya sebagai dasar untuk memastikan tim tetap sesuai rencana.

Langkah 6: Pantau dan revisi rencana tindakan

Kemampuan Anda untuk terus memegang kendali dan beradaptasi dengan perubahan adalah hal yang membuat Anda menjadi manajer proyek yang hebat. Anda harus memantau progres tim dan merevisi rencana jika perlu.

Untungnya, rencana tindakan Anda tidak permanen. Cara terbaik untuk melacak prioritas atau batas waktu yang berpotensi berubah adalah dengan menggunakan alat dinamis, seperti perangkat lunak manajemen kerja. Dengan begitu, Anda dapat memperbarui daftar tugas dan dependensi secara real-time, menjaga keselarasan tim, dan memastikan rencana tindakan Anda tetap berjalan.

Rencana tindakan vs. rencana B vs. rencana proyek vs. daftar tugas

Jadi, apa perbedaan rencana tindakan dari semua rencana dan daftar lainnya? Untuk mengklarifikasi hal ini, kami akan menjelaskan rencana ini dan kapan menggunakan rencana tersebut untuk memaksimalkan upaya tim Anda.

Rencana tindakan vs. rencana B

Anda mungkin pernah mendengar istilah rencana tindakan dan rencana B digunakan secara bergantian. Namun, pada kenyataannya, rencana tindakan dan rencana B adalah dua jenis rencana yang sangat berbeda. Berikut cara membedakannya:

• Rencana tindakan menguraikan tindakan secara mendetail sehingga Anda dan tim tahu persis langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapai gol.

• Rencana B adalah rencana tindakan sekunder, strategi alternatif, yang dapat diterapkan tim jika rencana awal gagal. Baik karena masalah internal atau faktor eksternal—memiliki rencana B adalah cara terbaik untuk bersiap menghadapi skenario terburuk.

Rencana tindakan vs. rencana proyek

Rencana proyek sedikit lebih rumit daripada rencana tindakan. Rencana proyek adalah cetak biru elemen utama yang perlu dicapai tim agar berhasil mencapai gol proyek. Rencana proyek mencakup tujuh elemen:

1. Gol dan tujuan proyek

2. Metrik keberhasilan

3. Pemangku kepentingan dan peran

4. Cakupan dan anggaran

5. Milestone dan hasil akhir

6. Linimasa dan jadwal

7. Rencana komunikasi

Setelah Anda membuat rencana proyek, gunakan rencana tindakan untuk menguraikan dan mendokumentasikan cara tim akan menjalankan tugas dan mencapai gol. Ini akan memastikan semua orang di tim Anda mengetahui tanggung jawab mereka dan apa yang harus diselesaikan sebelum kapan.

Rencana tindakan vs. daftar tugas

Daftar tugas biasanya digunakan untuk menuliskan tugas tunggal yang tidak selalu mengarah ke satu gol bersama. Daftar tugas dapat berubah setiap hari dan jauh lebih tidak terorganisir daripada rencana tindakan. Rencana tindakan akan mengikuti langkah-langkah spesifik dan mencakup tugas yang semuanya mengarah pada penyelesaian gol bersama.

Cara mengimplementasikan rencana tindakan Anda dengan sukses

Anda tahu cara membuat rencana tindakan, tetapi untuk menerapkannya dengan sukses, Anda perlu menggunakan alat yang tepat dan menggunakannya dengan benar. Berikut lima kiat terbaik kami untuk memastikan rencana tindakan Anda efektif:

Gunakan perangkat lunak manajemen tugas

Sederhanakan rencana tindakan Anda dengan menyimpan semua tugas dan linimasa Anda dalam satu sumber informasi terpusat. Perangkat lunak manajemen tugas, seperti Asana, sangat cocok untuk rencana tindakan Anda karena memungkinkan Anda untuk melacak tugas yang berstatus tunggu, menyatakan kepemilikan tugas, menetapkan dependensi, dan terhubung dengan tim Anda secara real time atau asinkron.

Gunakan atau buat templat

Buat atau gunakan templat yang mencantumkan semua item tindakan dengan catatan, status, prioritas, dan kepemilikan. Saat Anda membuat templat yang sesuai dengan jenis proyek, Anda dapat menggunakannya kembali berkali-kali.

Atur pemberitahuan real-time dan tetapkan dependensi

Pastikan semua item tindakan memiliki batas waktu dan Anda menetapkan dependensi. Dengan begitu, tim dapat bereaksi saat item siap untuk mereka dan dengan mudah melacak item lain yang bergantung pada item mereka. 

Tandai item tindakan saat Anda menyelesaikannya

Saat item tindakan selesai, beri tanda centang! Pastikan hal ini dapat dilihat semua orang dan terjadi secara real time sehingga orang yang bertanggung jawab atas item tindakan berikutnya dapat memulai pekerjaannya sesegera mungkin.

Diskusikan tugas yang terlambat atau tertunda

Jika Anda mengalami masalah atau keterlambatan, bicaralah dengan tim Anda untuk mengungkap kemacetan potensial dan menemukan solusi yang membuat rencana tindakan tetap sesuai rencana. Anda dapat menambahkan catatan langsung ke rencana tindakan atau mengatur panggilan untuk membahas masalah yang lebih kompleks.

Bersedia, siap, rencana tindakan

Seperti yang pernah dikatakan Benjamin Franklin: "Jika Anda gagal merencanakan, Anda berencana untuk gagal." Membuat rencana tindakan membantu Anda tetap fokus, sesuai rencana, dan mewujudkan gol.