Templat rencana tindakan korektif

Ketika tim gagal mendokumentasikan masalah atau menindaklanjuti tindakan korektif, masalah dapat terulang, terkadang dengan konsekuensi yang lebih parah. Jika anggota tim melewatkan milestone, gagal mematuhi, atau memiliki ketidaksesuaian yang sedang berlangsung, bertindak tanpa respons terstruktur akan membahayakan operasi Business.

Templat rencana tindakan korektif menyediakan alur kerja langkah demi langkah untuk mengidentifikasi masalah, mengungkap akar penyebab, menugaskan tanggung jawab, dan menerapkan tindakan korektif. Ini membantu manajer memastikan setiap anggota tim bertanggung jawab, menetapkan kerangka waktu untuk peningkatan, dan mencegah masalah terjadi lagi.

Siapa yang mendapat manfaat dari templat rencana tindakan korektif?

Kita telah melihat bagaimana masalah berulang dapat menghambat progres tim dan merusak kepercayaan antaranggota. Menggunakan templat rencana tindakan korektif dapat membantu menyelaraskan semua orang, sehingga akuntabilitas dan transparansi tidak luput.

Tim jaminan kualitas

Gunakan templat tindakan korektif dan preventif (CAPA) untuk mendokumentasikan ketidaksesuaian, menyelidiki penyebab, dan memantau implementasi langkah-langkah tindakan yang memenuhi persyaratan peraturan.

Pemilik bisnis dan kepala bagian

Pantau operasi bisnis secara lebih efektif dengan menetapkan ekspektasi, batas waktu, dan metrik terperinci untuk tindak lanjut dan resolusi.

Manajer proyek

Berkoordinasi dengan anggota tim, memberikan tugas, dan memastikan semua orang memenuhi milestone tepat waktu untuk memenuhi batas waktu.

Tim SDM dan kepatuhan

Tanggapi masalah ketidakpatuhan dengan rencana resolusi yang terdokumentasi dengan baik, sembari menjaga transparansi dengan pemangku kepentingan.

Tim manufaktur dan operasi Tingkatkan proses kerja, kurangi tingkat kesalahan, dan selesaikan masalah keselamatan atau kualitas dengan pelacakan tindakan terperinci.

Mengapa menggunakan templat rencana tindakan korektif Asana?

Rencana tindakan korektif hanya berfungsi jika mudah dikelola. Itulah sebabnya templat rencana tindakan korektif gratis Asana memberi tim satu tempat untuk mencatat masalah, mendokumentasikan solusi, dan melacak resolusi dari waktu ke waktu.

Gunakan templat ini untuk:

• Menentukan masalah dan mendokumentasikan dampaknya terhadap operasi bisnis

• Melakukan analisis akar masalah menggunakan metode yang telah ditentukan sebelumnya

• Menugaskan orang yang bertanggung jawab untuk setiap item tindakan

• Melacak tenggat, milestone, dan periode peninjauan

• Mempertahankan proses tindakan korektif yang terstruktur dan berulang

Cara menggunakan templat rencana tindakan korektif ini

Setiap bagian dalam templat ini mencerminkan tahap penting dari proses tindakan korektif. Kolom seperti Tingkat Dampak, Metode Analisis Akar Penyebab, dan Verifikasi membantu Anda menata detail, memantau progres, dan melaporkan progres. Gunakan templat rencana tindakan korektif ini untuk menyederhanakan tindak lanjut dan mengurangi risiko hukum.

Langkah 1: Ikhtisar Proyek

Mulailah dengan menguraikan ruang lingkup rencana tindakan korektif. Sertakan nomor referensi, area yang terkena dampak, dan alasan memulai rencana. Tambahkan Nomor Referensi CAP, tetapkan pemilik, dan atur tenggat awal.

Gunakan bagian ini untuk memberikan titik awal yang sama kepada semua orang. Ringkasan singkat tentang konteks, seperti hal yang memicu rencana dan tim yang terlibat, membantu orang memahami alasan pentingnya rencana dan cara peran mereka terhubung ke gol yang lebih besar.

Langkah 2: Deskripsi dan dampak masalah

Jelaskan masalah atau ketidakpatuhan. Apa yang tidak berjalan sesuai rencana? Apa konsekuensinya? Gunakan kolom Tingkat Dampak untuk menilai tingkat keparahan, dan berikan informasi spesifik untuk membantu melakukan curah pendapat terkait solusi yang tepat.

Sertakan bukti yang mendukung temuan Anda, seperti laporan, foto, atau log. Konteks tambahan ini membantu semua orang memahami ruang lingkup lengkap masalah sebelum tindakan korektif dimulai.

Langkah 3: Analisis akar penyebab

Gunakan bagian ini untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan akar penyebab masalah. Tentukan Metode Analisis Akar Penyebab (misalnya, 5 Alasan, diagram fishbone) yang digunakan. Langkah ini memastikan solusi Anda mengatasi masalah yang sebenarnya, bukan hanya gejalanya.

Minta masukan dan umpan balik dari anggota tim lintas fungsi untuk memperkuat analisis Anda. Setiap perspektif dapat mengungkap berbagai faktor yang berkontribusi pada masalah, yang memastikan perbaikan Anda lebih mendalam daripada gejala di permukaan.

Langkah 4: Rencana tindakan korektif dan preventif

Buat daftar setiap item tindakan korektif beserta Jenis Tindakan yang sesuai (korektif vs. preventif). Tugaskan orang yang bertanggung jawab dan hubungkan setiap tindakan dengan akar penyebabnya. Tambahkan tenggat dan milestone agar rencana Anda tetap sesuai jadwal. Buat bagian ini dapat ditindaklanjuti dan realistis. Setiap langkah harus mudah diikuti dan terukur, jadi anggota tim dapat melihat progres dari awal hingga akhir.

Langkah 5: Verifikasi dan validasi

Lacak cara Anda akan memverifikasi dan mengimplementasikan bahwa setiap tindakan korektif berfungsi. Gunakan kolom Verifikasi dan Periode Tinjauan Efektivitas untuk mendokumentasikan upaya tindak lanjut dan mengukur keberhasilan. Jadwalkan checkpoint untuk mengonfirmasi bahwa tindakan korektif Anda benar-benar mencegah terulangnya masalah. Tinjauan ini akan membantu Anda membangun kepercayaan diri dalam proses dan mengidentifikasi pelajaran untuk rencana mendatang.

Langkah 6: Persetujuan akhir

Setelah semua item tindakan selesai dan divalidasi, dokumentasikan persetujuan atau persetujuan resmi. Ini menegaskan bahwa Anda telah menutup rencana tindakan korektif dan telah sepenuhnya menerapkan perubahan.

Gunakan bagian akhir ini untuk merangkum hal yang telah Anda capai dan mengapresiasi kontributor. Meninjau kembali pelajaran yang didapat di sini membantu menyempurnakan rencana tindakan korektif di masa mendatang dan meningkatkan alur kerja tim Anda.

Fitur dokumentasi Asana

Asana mengubah templat rencana tindakan korektif gratis ini menjadi proses kolaboratif yang andal. Kami telah menyertakan beberapa fitur dokumentasi utama kami dalam templat ini, tetapi Anda jelas tidak terbatas pada fitur-fitur ini. Kunjungi daftar lengkap fitur Asana untuk menemukan lebih banyak inspirasi.

Bidang kustom 

Lacak tingkat dampak, akar penyebab, atau metode verifikasi untuk semua catatan CAPA tim Anda. Bidang kustom memudahkan pelaporan dan pemfilteran.

Aturan automasi

Siapkan pengingat otomatis untuk tenggat atau picu Tugas lanjutan saat menyelesaikan langkah-langkah tindakan.

Tampilan proyek 

Beralih antara tampilan daftar, kalender, papan, dan linimasa untuk memvisualisasikan milestone rencana tindakan korektif Anda, jadi tidak ada yang luput.

Persetujuan

Perbarui pemangku kepentingan menggunakan persetujuan bawaan untuk langkah-langkah validasi atau persetujuan tanpa email tambahan.

Lampiran 

Simpan laporan, tangkapan layar, atau dokumentasi langsung di setiap tugas untuk konteks lengkap.

Integrasi yang direkomendasikan untuk templat rencana tindakan korektif Anda

Integrasi memungkinkan Anda menghubungkan Asana ke alat yang sudah digunakan tim, tanpa perlu beralih bolak-balik antarplatform. Anda akan menemukan beberapa integrasi favorit kami untuk rencana tindakan korektif di bawah ini, tetapi pastikan untuk meninjau hub integrasi app kami untuk menemukan alat pilihan Anda.

Slack 

Beri tahu anggota tim di Slack saat ada yang memberikan, memperbarui, atau memvalidasi tindakan korektif dalam proyek Asana Anda.

Google Drive 

Sinkronkan dokumen analisis akar masalah, laporan, atau materi pelatihan yang terkait dengan CAPA langsung dari Google ke Asana.

Microsoft Word 

Ekspor ringkasan CAPA atau dokumentasi persetujuan akhir untuk tujuan kepatuhan atau audit langsung ke ruang kerja Microsoft dan sebaliknya.

Zoom

Tambahkan tautan Zoom ke tugas saat tindakan korektif memerlukan tinjauan pemangku kepentingan atau rapat virtual.

Google Sheets 

Lacak item tindakan dan metrik dengan menyinkronkan proyek Asana Anda dengan Google Sheets.

Pertanyaan umum tentang templat rencana tindakan korektif