Mengungkap rahasia di balik manajemen operasi

Jika Anda memiliki Business, Anda harus menjalankannya dengan cara tertentu. Ini bukan hal baru. Faktanya, catatan bisnis historis, seperti daftar inventaris, transaksi, dan buku besar telah dilacak kembali ke zaman orang Sumeria kuno pada 5000 SM. Pendokumentasian operasi business sudah ada sejak awal peradaban manusia. 

Meskipun kita sudah jauh melewati era menuliskan transaksi bisnis di selembar kain, mempelajari tanggung jawab dan praktik manajemen operasi akan membantu Anda menciptakan bisnis yang lebih efektif.

Apa itu manajemen operasi?

Manajemen operasi adalah implementasi strategi bisnis untuk menciptakan tingkat efisiensi tertinggi yang mungkin dalam organisasi Anda.

Manajemen operasi meliputi perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan berbagai proses, seperti manajemen inventaris, proses produksi, operasi layanan, dan proses bisnis lainnya. Gol dari strategi operasi adalah membuat proses ini lebih efisien sehingga Anda dapat menyeimbangkan biaya dan pendapatan serta menghasilkan keuntungan setinggi mungkin. 

Tanggung jawab manajemen operasi

Ada banyak tanggung jawab berbeda dalam manajemen operasi yang efektif. Berikut beberapa tanggung jawab yang mungkin dihadapi manajer operasi saat bekerja. 

Perkiraan bisnis

Saat perusahaan Anda berjalan dengan baik, permintaan produk akan lebih banyak yang berdampak pada operasi bisnis. Itulah sebabnya, sebagai manajer operasi, penting untuk memahami cara memperkirakan potensi bisnis saat permintaan pasar berubah. Manajer operasi bertanggung jawab untuk melacak hal-hal yang dapat memengaruhi kemacetan musiman, penjadwalan produksi, perencanaan kapasitas, dan penjadwalan produksi umum. 

Mempelajari cara melacak dan menganalisis perubahan dalam bisnis ini adalah salah satu dasar utama manajemen operasi. Sebagai manajer operasi, Anda juga harus meluangkan waktu untuk memahami cara perubahan ini dapat memengaruhi penjadwalan produksi dan proses business.

Manajemen rantai pasokan

Rantai pasokan adalah organisasi yang terdiri dari orang, bisnis, dan informasi yang diperlukan untuk membuat produk. Memahami cara kerja rantai pasokan sangat penting jika produk Anda memerlukan bahan baku dari sumber luar karena sumber daya ini secara langsung memengaruhi produksi barang.

Jika rantai pasokan terganggu, hal ini dapat sangat memengaruhi operasi bisnis normal. Manajer operasi yang hebat tidak hanya memantau rantai pasokan—mereka juga secara proaktif mencegah kemacetan. Untuk melakukannya, gunakan keterampilan pemecahan masalah guna menghindari masalah rantai pasokan dan menjaga kelancaran alur proses produksi. Ini membantu menjaga agar keuntungan tetap tinggi, terlepas dari masalah manajemen rantai pasokan.

Memahami pengembangan produk

Pengembangan produk mengacu pada seluruh proses perancangan dan pembuatan produk akhir yang akan diberikan kepada konsumen akhir. Meskipun manajer operasi tidak bertanggung jawab atas pembuatan produk itu sendiri, mereka perlu mengetahui cara produk dibuat dari awal hingga akhir. Tanggung jawab ini dikenal juga sebagai manajemen produksi. Bergantung pada struktur perusahaan,  tanggung jawab ini biasanya jatuh ke manajer operasi resmi atau seseorang yang secara khusus bertanggung jawab atas manajemen produksi. 

Selain mengetahui cara produk dikembangkan, manajer operasi perlu memantau kinerja produk di pasar. Ini membantu mereka menginformasikan pengambilan keputusan di masa mendatang untuk memastikan produk mereka memenuhi permintaan pelanggan.

Manajemen pengiriman

Dalam konteks ini, manajemen pengiriman mengacu pada pengiriman produk akhir kepada konsumen akhir dan memastikan bahwa produk tersebut memenuhi persyaratan kepuasan pelanggan. Untuk melakukan ini, Anda harus terlebih dahulu memahami proses kontrol kualitas, jaminan kualitas umum, dan formulir manajemen kualitas lainnya. 

Bagian dari manajemen pengiriman adalah menerapkan alur kerja peninjauan untuk memastikan produk yang Anda kirim memenuhi standar perusahaan. Selain itu, manajer operasi memastikan bahwa produk akhir sampai ke konsumen akhir dengan cara yang aman dan efisien. Ini dapat mencakup meninjau logistik pengiriman dan pengemasan, atau bahkan bekerja sama dengan pelanggan akhir untuk memastikan mereka puas dengan produknya.

Keterampilan manajer operasi

Profesional manajemen operasi memerlukan keterampilan khusus untuk menyelesaikan banyak tanggung jawab perannya. Berikut beberapa keterampilan yang dimiliki manajer operasi. 

Keterampilan organisasi

Manajer operasi adalah manajer proyek untuk seluruh proses produksi. Mereka tahu seluk beluk setiap langkah kecil yang masuk ke sistem produksi, dan mereka perlu menjaga semua informasi itu tetap rapi dan tertata. Hal ini sangat penting saat manajer operasi membagikan informasi ini secara lintas fungsi. Menggunakan alat manajemen kerja dapat membantu menjaga semua informasi penting tetap tertata untuk semua pemangku kepentingan. Alat manajemen kerja dapat membantu memberikan tugas kepada pemilik tertentu dan menjaga tenggat tetap jelas sehingga ada satu sumber kebenaran untuk semua orang di tim.

Keterampilan koordinasi

Manajer operasi perlu mengetahui cara memindahkan proyek dari satu tahap ke tahap lainnya tanpa kendala. Hal ini meliputi berkoordinasi dengan tim lintas fungsi, menyederhanakan automasi, dan memenuhi permintaan pelanggan. Jika input (sumber daya seperti uang, orang, atau jam kerja) lebih besar dari output (hasil akhir yang ingin Anda hasilkan), manajer operasi dapat menyarankan untuk mengoptimalkan proses di suatu tempat di sepanjang lini produksi. Selain itu, pastikan Anda mengoordinasikan perubahan dengan pemangku kepentingan utama untuk memastikan kejelasan, mendorong optimalisasi, dan mendukung peningkatan berkelanjutan. 

Keterampilan interpersonal

Manajer operasi berinteraksi dengan banyak orang, mulai dari penyedia layanan luar hingga COO perusahaan. Untuk memastikan Anda berkomunikasi secara efektif di tempat kerja, tentukan pembaruan real-time dan laporan asinkron. Ini dapat membantu anggota tim memahami informasi yang paling penting bagi mereka pada saat membaca. Perhatikan komunikasi nonverbal, dan gunakan mendengarkan secara aktif untuk memastikan Anda memahami setiap pemangku kepentingan secara akurat. Jika perlu, pertimbangkan juga untuk mengembangkan keterampilan resolusi konflik Anda karena Anda mungkin mengalami konflik yang perlu diselesaikan selama pekerjaan sehari-hari.  

Penting juga menjalin dan memelihara kemitraan yang konsisten dengan vendor. Manajer operasional dapat melakukan ini dengan secara rutin terhubung dengan vendor luar yang bekerja sama dengan mereka. Menciptakan ikatan yang kuat dengan vendor berkualitas tinggi dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi Business Anda. Baik itu diskon bahan baku atau prioritas pesanan, menjalin kemitraan dapat membantu bisnis Anda dalam jangka panjang.

Dasar-dasar teknologi yang relevan

Meskipun manajer operasi tidak harus menjadi ahli teknologi, Anda perlu mengetahui dasar-dasar teknologi yang digunakan perusahaan Anda. Jika tim Anda menggunakan perangkat lunak khusus untuk sistem informasi, inventaris, manajemen lini produksi, atau koordinasi lintas fungsi, pastikan Anda tahu cara menggunakan platform ini.

4 teori manajemen operasi

Tidak ada satu cara yang benar untuk mengelola operasi. Untungnya, bisnis telah mengembangkan berbagai metodologi manajemen operasi untuk membantu operasi business berjalan lebih lancar. Lihat empat teori manajemen operasi ini untuk memulai.

Desain ulang proses bisnis (BPR)

Desain ulang proses bisnis adalah tindakan menganalisis dan merancang alur kerja dan proses dalam perusahaan. Golnya di sini adalah mengoptimalkan proses untuk meningkatkan efisiensi, meningkatkan keuntungan, dan mengurangi kelebihan. 

Metrik keberhasilan BPR sering kali terkait dengan profitabilitas. Untuk menjalankan BPR secara efektif, tetapkan gol yang jelas dan identifikasi dengan jelas bagian proses yang ingin Anda tingkatkan. Setelah menerapkan BPR, pastikan untuk terhubung dengan pemangku kepentingan untuk mengevaluasi keefektifannya. Misalnya, jika tim menerapkan BPR dengan gol meningkatkan jumlah produk per hari, tim dapat dengan mudah mengukur efektivitasnya dengan membandingkan perbedaan produk yang dihasilkan dalam satu hari sebelum dan setelah menerapkan BPR.

Sistem manufaktur yang dapat dikonfigurasi ulang

Sistem manufaktur yang dapat dikonfigurasi ulang adalah sistem modular yang memungkinkan perubahan cepat sebagai respons terhadap perubahan mendadak di pasar. Jenis sistem ini memungkinkan perusahaan untuk memodifikasi prosesnya dengan cepat sebagai respons terhadap persaingan. 

Salah satu manfaat dari sistem manufaktur yang dapat dikonfigurasi ulang adalah keberlanjutan. Seringkali, sistem manufaktur yang dapat dikonfigurasi ulang menciptakan produk yang berada dalam kategori yang sama. Contohnya, pandemi COVID-19: perusahaan tekstil yang membuat pakaian berkelanjutan dapat mengubah sistem mereka untuk membuat masker saat permintaan meningkat. 

Six Sigma

Six Sigma adalah jenis metodologi manajemen operasi yang berfokus pada peningkatan proses. Gol Six Sigma adalah memastikan bahwa 99,9997% (ya, Anda tidak salah baca) produk yang dikembangkan oleh proses tersebut bebas dari cacat. 

Six Sigma dikembangkan oleh insinyur Teknik Amerika, Bill Smith, saat ia bekerja untuk Motorola pada tahun 1986. Istilah ini berasal dari statistik, khususnya dari bidang kontrol kualitas statistik. Ada dua metodologi utama Six Sigma: DMAIC dan DMADV. 

DMAIC digunakan untuk mengoptimalkan proses yang ada. DMAIC adalah singkatan dari:

• Define (Tentukan) sistem.

• Ukur aspek utama dari proses saat ini.

• ​Analyze (Menganalisis) data dan memverifikasi sebab dan akibat.

• Tingkatkan atau optimalkan proses saat ini berdasarkan analisis data.

• Kontrol proses kondisi di masa depan.

DMADV digunakan untuk membuat produk atau desain proses baru. Ini juga dikenal sebagai DFSS (Design for Six Sigma). DMADV adalah singkatan dari:

• Define (Tentukan) gol desain yang konsisten dengan permintaan pelanggan.

• Measure (Ukur) dan identifikasi karakteristik spesifik yang sangat penting untuk kualitas (CTQ).

• Analyze untuk mengembangkan dan merancang berbagai alternatif.

• Rancang alternatif yang lebih baik.

• Verifikasi desain dan siapkan uji coba.

Produksi ramping

Produksi ramping adalah proses menghilangkan pemborosan secara sistematis dalam proses manufaktur. Metodologi ini adalah formulir peningkatan berkelanjutan. Berdasarkan filosofi Jepang tentang kaizen, proses lean bertujuan untuk menghilangkan tiga jenis pemborosan: muda, mura, dan muri. 

• Muda (pemborosan): Praktik yang menghabiskan sumber daya tetapi tidak memberi nilai tambah.  

• Mura (ketidakrataan): Terjadi melalui produksi berlebihan dan meninggalkan sampah. 

• Muri (kelebihan beban): Terjadi ketika ada terlalu banyak tekanan pada sumber daya. 

Dengan menghilangkan tiga jenis pemborosan ini, proses manufaktur lean bertujuan untuk mencapai efisiensi puncak, yang pada akhirnya menghasilkan keuntungan yang lebih tinggi.

Tata alur kerja dengan perangkat lunak manajemen kerja

Manajemen operasi membutuhkan organisasi dan pemahaman mendalam tentang berbagai Alur Kerja. Sederhanakan manajemen operasi Anda dengan menggunakan salah satu templat siap pakai kami. Lihat templat rencana proyek operasi Asana.