5 Mengapa

Batas waktu proyek terlewat. Kampanye berkinerja buruk. Pelanggan berhenti berlangganan secara tak terduga. Ini adalah tantangan sehari-hari bagi tim di seluruh industri. Namun, menangani gejala yang terlihat sering kali berarti masalah sebenarnya tidak diperiksa dan terus terjadi. Di situlah teknik 5x Mengapa berperan. Dengan bertanya "mengapa" lima kali, Anda dapat mengupas lapisan masalah dan menemukan akar masalahnya.

Templat 5 Alasan kami menyederhanakan proses pemecahan masalah sehingga Anda dapat berhenti menebak-nebak dan mulai memperbaiki. Baik memecahkan masalah teknis, meningkatkan alur kerja tim, atau menangani umpan balik pelanggan, templat ini membantu Anda menggali lebih dalam, menyusun pemikiran, dan menerapkan perubahan yang langgeng. Ini cepat, mudah digunakan, dan terintegrasi ke Asana, jadi Anda dapat berkolaborasi secara real-time dan mengambil tindakan segera.

Siapa yang mendapat manfaat dari templat 5x Mengapa?

Salah satu manajer produk kami baru-baru ini membagikan cara mereka menggunakan templat 5x Mengapa untuk mengungkap alasan peluncuran produk terus mengalami penundaan. Itu bukan hanya linimasa tim pengembangan. Analisis melacak masalah kembali ke input pemangku kepentingan yang tidak jelas.

Teknik 5 Mengapa sangat ideal untuk siapa saja yang perlu mengungkap akar penyebab masalah, bukan hanya gejala permukaannya. Ini termasuk:

• Tim produk dan teknik memecahkan masalah yang kompleks.

• Ops dan QA memimpin menjalankan analisis akar masalah (RCA) setelah KPI terlewatkan.

• Tim dukungan pelanggan menangani keluhan berulang.

• Tim Agile menggunakan metode 5 Mengapa untuk retrospektif sprint.

• Tim perawatan kesehatan, keuangan, dan manufaktur berfokus pada peningkatan berkelanjutan.

Jika tim Anda menangani masalah kompleks dan memprioritaskan solusi jangka panjang, templat ini cocok untuk Anda.

Alasan menggunakan templat 5x Mengapa Asana

Selama salah satu tinjauan sprint kami, tim desain menggunakan templat 5 Mengapa ini untuk menentukan alasan maket selalu terlambat. Ternyata itu dimulai dengan permintaan penerimaan yang tidak konsisten, yang merupakan perbaikan yang dapat mereka terapkan segera.

Templat analisis 5 Alasan Asana membuat proses pelajaran yang diambil ini tidak hanya lebih cepat, tetapi juga lebih mudah dikelola di seluruh tim. Anda tidak memerlukan papan tulis atau alat terpisah. Semuanya ada di tempat pekerjaan Anda berlangsung.

Berikut alasan tim menggunakan templat ini:

• Ikuti proses berulang yang terdefinisi dengan baik untuk mengungkap akar masalah

• Tambahkan konteks dan organisasi dengan tugas, file, dan pemilik yang ditautkan.

• Melacak pola dan masalah berulang dari waktu ke waktu.

• Melibatkan pemangku kepentingan yang tepat tanpa rapat tambahan.

Cara menggunakan templat 5x Mengapa ini

Templat 5 Alasan siap digunakan. Cukup duplikasikan dan mulai mendiagnosis akar penyebab masalah. Anda dapat menjelajahi lebih banyak templat di pustaka templat Asana untuk mendukung setiap bagian dari proses manajemen proyek Anda.

1. Tentukan pernyataan masalah Anda

Mulailah dengan deskripsi yang jelas tentang masalah spesifik yang ingin Anda pecahkan. Buat ringkasan faktual tentang masalah, bukan tebakan akar masalahnya. Misalnya: "Klien tidak menerima laporannya tepat waktu."

Dalam templat, Anda akan melihat langkah ini tercantum di bawah "Tentukan Masalah." Gunakan bagian ini untuk menyelaraskan tim Anda dengan hal yang sedang Anda pecahkan dan untuk memasukkan detail latar belakang yang relevan dalam deskripsi tugas. Anda juga dapat menugaskan pemilik ke langkah ini.

2. Tanyakan alasan terjadinya masalah

Mulailah "mengapa" pertama dengan menanyakan apa yang menyebabkan masalah awal. Dorong tim Anda untuk berpikir faktual. Misalnya: "Mengapa klien tidak menerima laporan? Karena laporan itu dikirim terlambat satu hari."

Templat analisis 5 Alasan Asana memecah proses ini menjadi lima tugas yang jelas berlabel "Tanyakan Alasan 1" hingga "Tanyakan Alasan 5." Untuk setiap langkah, klik tugas untuk menambahkan jawaban Anda dan memberikan tautan atau dokumentasi yang diperlukan. Berikan tugas ke fasilitator atau SME untuk mengonfirmasi keakuratannya.

3. Terus bertanya "mengapa" setidaknya empat kali lagi

Kembangkan setiap jawaban dengan bertanya "mengapa" lagi untuk mencapai tingkat pemahaman yang lebih dalam. Targetkan untuk mengajukan setidaknya lima pertanyaan "mengapa". Ini membantu mengungkap penyebab yang mendasarinya dan menghindari ketergantungan pada perbaikan di permukaan.

Untuk setiap "mengapa", lanjutkan dengan memasukkan tingkat penalaran berikutnya di Bagian "Tanyakan Mengapa" yang sesuai. Deskripsi tugas memungkinkan Anda memperluas setiap jawaban sambil melacak percakapan di satu tempat. Meskipun alat analisis ini dilengkapi dengan lima pertanyaan "mengapa" secara default, Anda selalu dapat menambahkan lebih banyak tugas atau bagian sesuai kebutuhan.

4. Berkolaborasi dan mendokumentasikan seiring berproses

Libatkan anggota tim dengan menggunakan komentar dan deskripsi tugas untuk mencatat wawasan utama. Anda bahkan dapat menugaskan pemilik ke item tindak lanjut tertentu untuk memperjelas langkah berikutnya.

Gunakan bidang yang terlihat di Tampilan Daftar, seperti Root Cause, Impact Level, dan Responsible Party, untuk mendokumentasikan temuan penting dan menetapkan akuntabilitas. Sebutkan rekan tim dalam komentar untuk mengundang umpan balik atau memberi tahu orang lain yang mengetahui masalah ini.

5. Mengubah wawasan menjadi tindakan

Setelah mengidentifikasi akar penyebab masalah, berikan tugas, tetapkan batas waktu, dan gunakan fitur automasi Asana untuk menerapkan langkah-langkah perbaikan yang mencegah terulangnya masalah.

Akhiri analisis dengan mengisi Bagian "Kembangkan Solusi" pada templat. Di sini, Anda dapat mencatat perbaikan yang diusulkan, melacak status solusi, dan menetapkan tugas lanjutan menggunakan kolom bawaan seperti Status Solusi, Perkiraan Upaya, dan Rencana Tindak Lanjut. 

Fitur pemecahan masalah Asana

Templat hanyalah permulaan. Fitur Asana mengubah teknik pemecahan masalah sederhana menjadi alat yang ampuh untuk peningkatan sistemik. Fitur membantu Anda berkolaborasi, mendokumentasikan, dan mengambil tindakan nyata di satu tempat. Berikut beberapa favorit kami.

Tampilan Proyek

Visualisasikan templat analisis 5 Mengapa Anda dalam format yang paling sesuai dengan gaya tim Anda. Anda dapat memilih daftar untuk pelacakan langkah demi langkah, Papan Kanban untuk kolaborasi agile, atau linimasa untuk memetakan dependensi. Tampilan fleksibel memungkinkan pemangku kepentingan dan fasilitator untuk memahami dan berkontribusi secara efektif, terlepas dari gaya kerja pilihan mereka.

Bidang kustom

Bidang kustom membantu Anda mengategorikan penyebab, menetapkan tingkat risiko, atau menandai masalah menurut Bagian. Pengaturan bidang yang tertata dengan baik memberikan kejelasan dan mempermudah analisis tren dari waktu ke waktu. Misalnya, memberi label akar penyebab sebagai proses, orang, atau alat akan mengungkap tema berulang di seluruh tim.

Dependensi Tugas

Beberapa penyebab bergantung pada penyebab lain untuk dipahami sepenuhnya. Dengan dependensi tugas, Anda dapat membuat tautan logis antara setiap langkah dalam investigasi lima mengapa. Pemetaan hubungan ini mendukung struktur RCA yang lebih transparan dan meningkatkan alur proyek.

Utas Komentar dan Sebutan

Gunakan komentar untuk mendokumentasikan wawasan dari setiap langkah, terutama saat bekerja lintas tim atau zona waktu. Sebutkan anggota tim tertentu untuk memasukkan keahlian atau umpan balik mereka. Membuat ruang kolaboratif yang terperinci memastikan RCA Anda tetap akuntabel dan transparan.

Templat dan Duplikasi Tugas

Anda dapat menstandarkan pendekatan Anda terhadap analisis akar penyebab dengan menduplikasi proyek lima mengapa yang telah selesai atau memulai dengan templat asli. Menggunakan format yang konsisten membantu tim bertindak cepat dan mengembangkan proses yang andal untuk memecahkan masalah berulang.

Dasbor Pelaporan

Saat tim Anda menyelesaikan beberapa analisis 5x Why, dasbor pelaporan memberikan visibilitas ke dalam tren jangka panjang. Gunakan dasbor pelaporan untuk melacak penyebab yang paling sering muncul, mengidentifikasi bagian yang berisiko, dan memantau efektivitas tindakan korektif Anda dari waktu ke waktu.

Integrasi yang direkomendasikan

Integrasi memungkinkan Asana terhubung dengan aplikasi lain yang sudah digunakan tim, seperti Slack, Google Drive, atau Jira, jadi semua yang Anda butuhkan untuk memecahkan masalah ada di satu tempat.

Integrasi mengurangi peralihan konteks dengan menarik file, pembaruan, dan percakapan yang relevan langsung ke Alur Kerja Anda. Anda dapat menelusuri daftar selengkapnya di galeri app kami.

Slack

Hubungkan Slack dengan proyek 5 Whys Anda untuk memberi tahu pemangku kepentingan secara real time. Anda dapat secara otomatis mendorong pembaruan ke saluran yang relevan saat progres dibuat, tugas baru ditambahkan, atau akar masalah diidentifikasi. Menjaga keselarasan tim menjadi jauh lebih mudah dengan komunikasi terintegrasi.

Google Ruang Kerja

Lampirkan dokumen penting, spreadsheet, dan bukti dari Google Drive langsung ke tugas Asana Anda. Memiliki materi referensi ini di lokasi yang tepat sebagai analisis Anda mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari informasi. Hasilnya adalah Alur Kerja yang lebih bersih dan tertata.

Lucidchart

Buat dan sematkan diagram visual, seperti diagram fishbone atau peta proses, untuk melengkapi analisis 5 Why Anda. Memberikan konteks visual membantu tim memahami masalah kompleks dengan lebih mudah. Diagram ini juga mendukung komunikasi yang lebih transparan selama tinjauan tim atau postmortem.

Zoom

Jalankan sesi curah pendapat atau rapat tindak lanjut tanpa keluar dari Asana. Dengan integrasi Zoom, Anda dapat menjadwalkan panggilan, menambahkan tautan rapat ke Tugas, dan secara otomatis menautkan transkrip dan rekaman panggilan kembali ke proyek Anda. Ini adalah cara sederhana untuk terus menghubungkan diskusi real-time dengan analisis akar masalah Anda.

Jira Cloud

Integrasikan Jira dengan Asana untuk menautkan investigasi teknis dengan Tugas RCA yang lebih luas. Pengembang dapat tetap fokus pada pelacakan bug sekaligus tetap memberikan kontribusi wawasan ke proses 5 Mengapa. Menghubungkan kedua alat memastikan analisis Anda mencerminkan ruang lingkup lengkap masalah.

Pertanyaan Umum tentang templat analisis akar penyebab 5 Mengapa