Templat log isu

Menemukan masalah selama proses manajemen proyek itu tidak menyenangkan. Namun, mendokumentasikan isu ini dapat membantu Anda mencegahnya terjadi lagi.

Di sinilah log isu dapat berguna. Log ini dapat membantu Anda melacak—dan menyelesaikan—masalah saat itu terjadi. Pelajari cara membuat templat log isu yang dapat membantu tim Anda dengan cepat membuat log dan menyelesaikan masalah selama linimasa proyek.

Apa itu templat log isu?

Templat log isu adalah garis besar log isu yang dapat Anda gunakan untuk melacak masalah atau isu saat itu terjadi selama proyek. Alat ini membantu Anda membuat proses untuk mendokumentasikan dan melacak masalah selama linimasa proyek. Dan, karena ini adalah templat, Anda dapat menggunakannya kembali untuk proyek baru nanti.

Log isu penting untuk manajemen proyek karena memberi Anda tempat terpusat untuk mendokumentasikan masalah—dan solusi—saat itu terjadi. Log ini menjadi sumber daya yang terpenting untuk proyek mendatang karena tim telah mendokumentasikan bukti tentang cara Anda menyelesaikan masalah. Jika manajer proyek di masa mendatang menemukan isu serupa, log isu Anda berfungsi sebagai dokumentasi untuk menyelesaikan masalah tersebut. 

Apa itu log isu? 

Log isu (atau daftar isu) adalah dokumen yang digunakan manajer proyek untuk melacak semua masalah yang berdampak negatif pada proyek. Sebagai manajer proyek, Anda dapat menggunakan alat ini untuk melacak isu dan resolusi dokumen. 

Fitur utama templat log isu

Templat log isu tersedia dalam beragam bentuk dan ukuran, serta Anda dapat menggunakannya dalam berbagai cara, tergantung pada operasional spesifik bisnis Anda. Misalnya, agen pemasaran mungkin menggunakan templat log isu untuk melacak masalah yang terjadi selama proyek migrasi situs web, sementara tim TI mungkin menggunakan templat yang sama untuk memantau isu teknis setiap harinya.

Terlepas dari bagaimana Anda ingin menggunakan templat log isu, Anda harus selalu mencantumkan  lima komponen utama berikut:

1. Nama orang yang membuat log isu tersebut

2. Tanggal isu dimasukkan di log

3. Deskripsi isu

4. Prioritas isu 

5. Tingkat keparahan atau dampak isu

Anda bisa lebih mendetail dengan menyertakan informasi, seperti:

• Jenis isu

• Anggota tim atau tim proyek yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan isu

• Status solusi isu

• Tanggal target resolusi

• Tanggal resolusi terakhir

Praktik terbaik untuk menggunakan log isu

Menggunakan log isu tidaklah sulit atau rumit, tetapi ada beberapa praktik terbaik untuk membantu Anda memaksimalkan log isu proyek.

• Buat log Anda dapat diakses oleh semua orang. Cara mudah untuk memastikan templat log isu Anda dapat diakses oleh semua orang di tim adalah menyimpannya di lokasi yang memudahkan pembuatan duplikat untuk proyek mendatang. Coba gunakan perangkat lunak manajemen proyek digital agar anggota tim selalu dapat mengakses log isu saat dibutuhkan.

• Beri resolusi ke anggota tim tertentu. Memberi isu ke anggota tim tertentu memastikan bahwa ada kontak utama untuk resolusinya. Lalu, orang tersebut bertanggung jawab untuk mendokumentasikan isu, mengidentifikasi solusi, dan mendokumentasikan hasil  solusi.

• Prioritas kode warna. Dengan memberi kode warna pada isu, tim Anda akan dapat segera mengidentifikasi isu mana yang terpenting dengan cepat. Cara paling umum untuk merepresentasikan prioritas adalah menggunakan warna lampu lalu lintas: merah, kuning, dan hijau.

Cara membuat templat log isu

Ada banyak jenis log isu yang tersedia, beberapa dalam format spreadsheet dan lainnya berupa PDF yang dapat dicetak. Meskipun bagus untuk proyek satu kali individu yang tidak memerlukan kolaborasi lintas fungsi, ini tidak cocok untuk proyek yang rumit atau yang melibatkan beberapa tim.

Menggunakan templat log isu kolaboratif digital memungkinkan tim Anda memperbarui informasi secara real-time. Dengan menyimpan templat log isu dalam perangkat lunak kolaboratif, tim Anda dapat dengan mudah membuat duplikat templat log isu untuk proyek mendatang, dan menstandarkan cara Anda menggunakan templat ini di seluruh perusahaan.

Fitur terintegrasi

• Formulir. Saat ada seseorang mengisi Formulir, itu muncul sebagai tugas baru dalam proyek Asana. Dengan memasukkan informasi melalui Formulir, Anda dapat menstandarkan cara mulai bekerja, mengumpulkan informasi yang dibutuhkan, dan memastikan tidak ada pekerjaan yang luput. Alih-alih membuat setiap permintaan sebagai proses ad hoc, buat sistem standar dan serangkaian pertanyaan yang harus dijawab setiap orang. Atau, gunakan logika bercabang untuk menyesuaikan pertanyaan berdasarkan jawaban pengguna sebelumnya. Pada akhirnya, Formulir membuat Anda menghemat waktu dan upaya yang diperlukan untuk mengelola permintaan masuk sehingga tim dapat menggunakan waktu lebih banyak untuk pekerjaan penting.

• Automasi. Otomatiskan pekerjaan manual, jadi tim menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pekerjaan remeh dan lebih banyak waktu untuk tugas yang menjadi pekerjaan mereka. Di Asana, Aturan berfungsi menurut pemicu dan tindakan, pada dasarnya "saat X terjadi, lakukan Y". Gunakan Aturan untuk secara otomatis memberikan tugas, menyesuaikan tenggat, mengatur bidang kustom, memberi tahu pemangku kepentingan, dan banyak lagi. Mulai automasi ad hoc hingga keseluruhan alur kerja, Aturan menghemat waktu tim Anda untuk pekerjaan terampil dan strategis.

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik untuk menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat kolom kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan tugas agar Anda tahu apa yang harus dikerjakan lebih dahulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di seluruh tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda.

• Pembaruan status proyek. Ucapkan selamat tinggal pada menyortir antara beberapa alat untuk menemukan informasi status proyek atau menghadiri rapat lain yang seharusnya bisa dilakukan melalui email. Pembaruan status proyek di Asana tidak hanya lebih mudah digunakan, tetapi juga langsung terhubung ke pekerjaan yang dilakukan tim Anda. Ini memudahkan anggota tim untuk mengakses informasi proyek tambahan, seperti rencana proyek, rencana komunikasi, gol proyek, milestone, hasil akhir, dan lainnya. Pada akhirnya, laporan status proyek mengurangi pekerjaan manual, memusatkan informasi, dan memberi semua orang info terkini.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulailah dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah sehingga permintaan dan pekerjaan tidak hilang di Slack.

• GitHub. Sinkronkan otomatis pembaruan status permintaan perubahan GitHub ke tugas Asana. Lacak progres permintaan perubahan dan tingkatkan kolaborasi lintas fungsi antara tim teknis dan non-teknis, semuanya dari dalam Asana.

• Zendesk. Dengan integrasi Zendesk Asana, pengguna dapat membuat tugas Asana langsung dari tiket Zendesk dengan cepat dan mudah. Tambahkan konteks, lampirkan file, dan tautkan tugas yang ada guna melacak pekerjaan yang dibutuhkan untuk menutup tiket. Integrasi ini juga memberikan visibilitas berkelanjutan di kedua sistem, jadi semua orang selalu memiliki informasi terbaru terlepas dari alat yang digunakan.

• Jira. Buat alur kerja interaktif dan terhubung antara tim teknis dan bisnis untuk meningkatkan visibilitas seputar proses pengembangan produk secara real-time, semuanya tanpa keluar dari Asana. Sederhanakan kolaborasi dan serah terima proyek. Buat cepat isu Jira dari dalam Asana sehingga serah terima pekerjaan antara tim bisnis dan teknis berlangsung mulus pada waktu yang tepat.

Pertanyaan Umum