Cara mitigasi risiko dapat melindungi perusahaan Anda selama masa perubahan

Pikirkan tentang terakhir kali Anda pergi berjalan-jalan. Anda mungkin memeriksa cuaca terlebih dahulu, bukan? Dan, berdasarkan apa yang ditunjukkan app cuaca, Anda memutuskan cara berpakaian dan apa yang harus dibawa. Jika terasa dingin, Anda mungkin mengenakan jaket atau sweter tipis. Jika app memprediksi hujan, Anda mungkin telah mempertimbangkan kemungkinan hujan deras dan memutuskan untuk membawa payung atau tidak. 

Itulah mitigasi risiko. Anda menentukan potensi risiko (seperti kedinginan atau basah kuyup), mempertimbangkan kemungkinan hal itu akan terjadi, dan mengambil langkah-langkah untuk mengurangi risiko. 

Mitigasi risiko lebih dari sekadar strategi untuk menjaga diri tetap kering saat hujan. Dalam bisnis, ini dapat membantu Anda menghindari konsekuensi negatif dari risiko tak terduga yang lebih besar, seperti kerugian finansial. Mari kita lihat empat strategi yang dapat Anda gunakan untuk memitigasi risiko bagi perusahaan dan Tim Anda. 

Apa itu mitigasi risiko? 

Mitigasi risiko adalah proses mengurangi potensi ancaman atau risiko yang ditimbulkan pada business atau proyek. Sebagai bagian dari strategi manajemen risiko yang lebih besar, mitigasi risiko meliputi identifikasi risiko dan pengembangan rencana untuk mengelola atau menghilangkannya—sehingga Anda dapat merasa yakin untuk melanjutkan, apa pun permintaan atau tugasnya.

Gol mitigasi risiko adalah mengurangi kemungkinan risiko business atau proyek, serta menerapkan strategi untuk memantau dan menanggapi potensi ancaman jika terjadi. Mitigasi risiko adalah bagian penting dari setiap strategi bisnis, dan sangat penting saat bisnis menghadapi risiko eksternal yang tidak terlalu dapat dikendalikan oleh tim, seperti perubahan kondisi ekonomi makro. 

Panduan manajemen perubahan untuk pemimpin

Pelajari cara menjadi pemimpin yang dibutuhkan Tim Anda selama masa perubahan. Dapatkan kiat tentang waktu yang tepat untuk menetapkan tujuan bisnis baru, cara berkomunikasi secara transparan, dan cara menjaga agar pegawai tetap terlibat.

Dapatkan wawasan

Mengapa mitigasi risiko penting untuk bisnis?

Terlepas dari seberapa baik Anda merencanakan, semua bisnis menghadapi risiko yang melekat. Hal ini bahkan lebih benar selama masa-masa yang tidak pasti, seperti masa krisis global atau kondisi pasar yang terus berubah. Mitigasi risiko dapat membantu Anda—dan tim Anda—menavigasi situasi yang tidak pasti dengan mengurangi risiko yang tidak perlu terhadap kelangsungan bisnis. 

Risiko umum yang dihadapi bisnis meliputi:

• Risiko proyek seperti scope creep, kurangnya kejelasan proyek, batas waktu yang ketat, dan sumber daya yang terbatas. 

• Risiko keuangan, seperti kurangnya pendanaan atau penurunan profitabilitas. 

• Risiko ekonomi seperti perubahan kondisi ekonomi makro dan fluktuasi pasar saham. 

• Risiko keamanan dunia maya seperti kebocoran data dan peretas. 

• Risiko reputasi seperti masalah manajemen merek atau hilangnya kepercayaan pelanggan.

• Risiko manusia seperti peralihan karyawan, kekurangan talenta, dan pembekuan perekrutan.

• Risiko operasional seperti risiko rantai pasokan atau perubahan prosedur operasi. 

Sama seperti tidak siap menghadapi risiko dalam hidup yang dapat memiliki konsekuensi negatif—seperti terkena hujan saat meninggalkan rumah tanpa payung—bisnis yang tidak siap menghadapi risiko dapat mengalami hambatan, termasuk:

• Proyek melebihi anggaran

• Hasil proyek yang berkinerja buruk

• Kekurangan sumber daya yang menyebabkan burnout dan kerja berlebihan

• Perputaran tim 

• Batas waktu yang terlewat

• Dampak terhadap reputasi atau merek Business

• Inovasi yang melambat

• Kerugian finansial 

Risiko ini—dan potensi hasilnya—bisa terdengar berlebihan. Namun, risiko adalah bagian dari berbisnis tidak berarti Anda tidak dapat mempersiapkannya. Strategi mitigasi risiko dapat membantu Anda mengurangi risiko bisnis dan berfokus pada penyelesaian pekerjaan. 

Empat strategi mitigasi risiko umum 

Ada empat jenis umum strategi mitigasi risiko yang dapat digunakan untuk melindungi bisnis Anda dari risiko yang tidak diinginkan. Langkah pertama dalam mitigasi risiko adalah mengidentifikasi dan menilai risiko yang dihadapi bisnis atau proyek Anda. Setelah memiliki gambaran yang lebih jelas tentang kemungkinan risiko yang dihadapi, Anda dapat melanjutkan dengan rencana mitigasi risiko yang akan melindungi Anda dan Tim sebaik mungkin. 

Untuk mengidentifikasi potensi risiko:

• Mulai lebih awal. Anda harus menilai risiko proyek selama inisiasi proyek dan perencanaan proyek. Anda harus terus menilai risiko bisnis, terutama selama masa ketidakpastian atau perubahan kondisi ekonomi. 

• Berkumpul dengan tim Anda. Salah satu cara terbaik untuk mengidentifikasi risiko adalah bertemu dengan tim yang terlibat dalam proyek atau business yang terkena dampakibat potensi ancaman. Ini mungkin berarti rapat dengan tim proyek, pemimpin business, dan/atau pemangku kepentingan. Hal-hal yang mungkin ingin Anda pertimbangkan saat mengukur risiko proyek mencakup linimasa proyek, ruang lingkup, anggaran, sumber daya yang tersedia, dan kendala proyek tambahan. Saat menilai risiko bisnis umum, lihat faktor-faktor seperti pangsa pasar, kinerja dan strategi pesaing, potensi risiko hukum, dan kondisi ekonomi saat ini atau yang diproyeksikan (analisis PEST dapat membantu di sini). 

• Tentukan kemungkinan terjadinya potensi risiko. Setelah Anda memiliki gambaran yang lebih jelas tentang risiko yang dihadapi bisnis Anda, Anda dapat membuat templat matriks risiko. Templat matriks risiko menguraikan dampak keseluruhan risiko dengan melihat kemungkinan terjadinya risiko—dan tingkat keparahan konsekuensi jika risiko terjadi. Dengan begitu, Anda tahu risiko mana yang berpotensi sangat merugikan bisnis Anda dan mana yang mungkin sepadan dengan risikonya.

• Kembangkan strategi mitigasi risiko. Setelah mengetahui risiko yang dihadapi Business dan potensi dampaknya, Anda dapat mengembangkan strategi mitigasi risiko yang selaras dengan jenis dan potensi konsekuensi setiap risiko. 

Panduan manajemen perubahan untuk pemimpin

Pelajari cara menjadi pemimpin yang dibutuhkan Tim Anda selama masa perubahan. Dapatkan kiat tentang waktu yang tepat untuk menetapkan tujuan bisnis baru, cara berkomunikasi secara transparan, dan cara menjaga agar pegawai tetap terlibat.

Dapatkan wawasan

Berikut empat strategi mitigasi risiko umum:

1. Penghindaran risiko

Penghindaran risiko adalah strategi mitigasi risiko yang berfokus menghindari tindakan yang berpotensi berujung pada risiko yang tidak diinginkan. Saat menggunakan strategi ini, Anda cukup menghindari risiko dengan memilih untuk tidak terlibat dalam tindakan yang dapat menyebabkan risiko terjadi. 

Kapan menggunakan penghindaran risiko: Anda mungkin akan menggunakan strategi penghindaran risiko jika hasil dari potensi ancaman berisiko tinggi, misalnya, jika risiko yang terjadi akan berdampak signifikan pada posisi keuangan perusahaan. 

Contoh: Misal, perusahaan Anda berencana membuka kantor kedua. Saat mengevaluasi risiko tertentu, Anda menyadari bahwa lokasi awal tidak menghasilkan cukup keuntungan untuk mendukung lokasi kedua, yang berarti Anda harus mengamankan pembiayaan tambahan. Dan, jika lokasi kedua tertunda atau tidak segera menghasilkan keuntungan, Anda mungkin kesulitan memenuhi rencana pembayaran. Karena hal ini dapat menyebabkan efek riak di seluruh perusahaan Anda—yang pada akhirnya memengaruhi kemampuan perusahaan untuk berkinerja dan menghasilkan keuntungan—Anda mungkin memilih untuk menjeda ekspansi, menghindari risiko sepenuhnya. 

2. Pengurangan atau pengendalian risiko

Pengurangan risiko (juga dikenal sebagai pengendalian risiko) meliputi mengambil tindakan yang dapat membantu mengurangi kemungkinan terjadinya risiko atau membatasi dampak risiko jika terjadi. Saat menggunakan strategi pengurangan risiko, Anda harus menentukan risiko di awal proyek, serta secara proaktif melacak risiko selama proyek, jadi Anda dapat memantaunya dan bertindak jika risiko tersebut benar-benar terjadi. 

Kapan menggunakan pengurangan risiko: Anda mungkin memilih untuk menggunakan strategi pengurangan risiko jika Anda merasa dapat mengontrol potensi risiko dengan tindakan mitigasi, seperti penyesuaian atau pembaruan proses.

Contoh: Bayangkan Anda meluncurkan kampanye pemasaran. Di awal proyek, Anda menilai risiko proyek dan menemukan bahwa proyek berpotensi melampaui jadwal. Anda meninjau risiko dan memutuskan bahwa probabilitas proyek yang berjalan melebihi jadwal rendah dan dapat dikendalikan. Untuk mengurangi kemungkinan risiko, Anda memulai dengan mengidentifikasi alasan terjadinya risiko, seperti tugas yang kurang jelas, penundaan produksi, bug tak terduga, dan kendala sumber daya. Kemudian, Anda menerapkan metode kontrol, seperti menggunakan perangkat lunak kalender tim untuk menghindari kesalahan penjadwalan, membuat rencana manajemen ruang lingkup, dan mengalokasikan sumber daya dengan benar. 

3. Transfer risiko 

Strategi transfer risiko melibatkan peralihan konsekuensi dari potensi risiko ke pihak ketiga. Dengan menggunakan strategi ini, Anda melindungi bisnis Anda dengan memastikan bahwa perusahaan tidak akan bertanggung jawab jika risiko terjadi. 

Contoh umum transfer risiko adalah membeli asuransi. Business Anda membayar premi kepada perusahaan asuransi untuk menerima biaya risiko tertentu yang ditentukan. Jika risiko itu terjadi, perusahaan asuransi membayar kerugian, sehingga perusahaan Anda tidak bertanggung jawab secara finansial. Anda juga dapat mentransfer risiko melalui alih daya atau menggunakan kontraktor. 

Kapan sebaiknya menggunakan transfer risiko: Transfer risiko adalah strategi mitigasi risiko yang cerdas saat Anda ingin melindungi perusahaan dari potensi kewajiban keuangan. Ini juga dapat menjadi strategi yang baik untuk digunakan saat kemungkinan terjadinya risiko rendah, tetapi dampak keuangan yang akan ditanggung perusahaan jika risiko terjadi tinggi. 

Contoh: Misalnya, perusahaan Anda meluncurkan produk baru. Karena saat ini Anda tidak memiliki sumber daya yang diperlukan untuk memproduksi produk secara internal—dan menyiapkan proses akan menghabiskan terlalu banyak biaya di awal—Anda memutuskan untuk mengalihdayakan produksi ke kontraktor pihak ketiga. Sekarang, perusahaan Anda akan menghindari biaya di muka, dan jika kontraktor menunda atau memengaruhi produksi, mereka akan menanggung kerugian finansial yang mungkin ditimbulkan oleh perusahaan Anda.

Namun, transfer risiko memiliki kekurangan. Hanya karena Anda melindungi perusahaan dari tanggung jawab keuangan atas risiko, bukan berarti bisnis tidak dapat mengalami konsekuensi negatif dari risiko tersebut. Misalnya, jika masalah dengan kontraktor menunda peluncuran produk, perusahaan Anda tidak akan bertanggung jawab atas kerugian finansial, tetapi peluncuran yang tertunda masih dapat memengaruhi merek dan reputasi bisnis—jadi pertimbangkan faktor-faktor ini saat memikirkan strategi mitigasi risiko Anda. 

4. Penerimaan risiko 

Sesuai dengan namanya, penerimaan risiko adalah pengakuan dan penerimaan potensi risiko. Tidak seperti pengurangan risiko, penerimaan risiko tidak melibatkan upaya untuk memitigasi risiko. Sebaliknya, penerimaan risiko berarti melanjutkan apa adanya dengan memahami bahwa risiko mungkin terjadi. Jika dampak atau kemungkinan risiko meningkat ke tingkat yang tidak dapat diterima, Anda dapat mengubah strategi mitigasi risiko Anda.

Kapan penerimaan risiko digunakan: Anda mungkin akan menggunakan strategi penerimaan risiko saat menganggap tingkat risiko dari potensi risiko dapat diterima, misalnya, jika potensi risiko tidak mungkin terjadi, saat konsekuensi negatif risiko tidak signifikan, atau saat biaya mitigasi risiko lebih tinggi daripada biaya yang dikeluarkan jika risiko terjadi.

Contoh: Katakanlah perusahaan pengiriman bunga Anda telah mengandalkan toko bunga yang sama untuk mendapatkan mawar selama lima tahun. Dalam lima tahun terakhir, toko bunga tersebut tidak pernah melewatkan pengiriman mawar untuk Hari Valentine. Hari Valentine adalah salah satu pendorong profitabilitas terbesar Anda, jadi jika toko bunga melewatkan pengiriman, hal itu dapat memengaruhi pendapatan dan reputasi perusahaan. Namun, hal itu tidak pernah terjadi. Selain itu, menemukan toko bunga lain dan mengontrak mereka untuk pasokan bunga cadangan akan menghabiskan banyak biaya perusahaan dan dapat mengakibatkan pemborosan. Karena risiko pemasok akan melewatkan pengiriman rendah, perusahaan Anda menganggapnya dapat diterima dan melanjutkan tanpa mengambil langkah-langkah untuk melindungi dari risiko. 

Cara terus memantau risiko bisnis

Mitigasi risiko tidak statis—ini adalah proses yang terus berkembang. Setelah menetapkan strategi mitigasi risiko, Anda perlu terus memantau risiko untuk memastikan kemungkinan atau tingkat keparahannya tidak meningkat dan untuk memastikan Anda siap jika risiko baru muncul. 

Berikut beberapa cara yang dapat Anda gunakan untuk memantau risiko bisnis:

• Mulailah dengan peta jalan proyek yang jelas untuk memastikan semua anggota tim dan pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama mengenai ruang lingkup proyek dan hasil akhir. 

• Atur check-in rutin untuk memantau ruang lingkup dan progres proyek.

• Ikuti progres dan kinerja proyek secara real-time dengan perangkat lunak manajemen proyek yang melacak status proyek. 

• Pantau pengeluaran dan biaya untuk kontrol biaya yang efektif.

• Tentukan anggaran proyek sejak awal. 

• Gunakan teknik dan alat manajemen waktu (seperti templat perencana harian) agar pekerjaan tetap sesuai rencana. 

• Buat rencana alokasi sumber daya untuk mengurangi risiko sumber daya. 

• Secara proaktif memantau perubahan kondisi bisnis dan menyesuaikan strategi bisnis sesuai kebutuhan. 

• Menerapkan rencana manajemen krisis untuk menanggapi ancaman yang sangat berdampak pada bisnis.  

Risiko yang lebih rendah berarti lebih sedikit ketidakpastian bagi Anda dan Tim

Semua bisnis menghadapi risiko, dan risiko itu menakutkan—terutama pada masa perubahan atau ketidakpastian. Dengan menggunakan strategi mitigasi risiko, Anda dapat membantu melindungi bisnis dan tim dari risiko yang tidak perlu, mengurangi ketidakpastian, dan mengembangkan bisnis Anda. 

Panduan manajemen perubahan untuk pemimpin

Pelajari cara menjadi pemimpin yang dibutuhkan Tim Anda selama masa perubahan. Dapatkan kiat tentang waktu yang tepat untuk menetapkan tujuan bisnis baru, cara berkomunikasi secara transparan, dan cara menjaga agar pegawai tetap terlibat.

Dapatkan wawasan