Templat matriks risiko: Cara menilai risiko untuk kesuksesan proyek (beserta contoh)

Risiko adalah bagian dari proyek apa pun, dan tidak ada cara pasti untuk mengetahui risiko mana yang akan terjadi dan kapan. Terkadang, Anda akan menyelesaikan seluruh proyek tanpa mengalami kendala sedikit pun. Di lain waktu, Anda akan merasa seperti semua peluang melawan Anda. Tanpa bantuan bola kristal, satu-satunya cara mencegah risiko proyek adalah dengan secara proaktif mempersiapkan diri menghadapinya. 

Matriks risiko membantu Anda menganalisis risiko dengan menetapkan setiap peristiwa sebagai dampak tinggi, sedang, atau rendah pada skala satu hingga 25. Setelah menilai tingkat keparahan dan kemungkinan setiap risiko, Anda akan memprioritaskan risiko dan bersiap menghadapinya secara tepat. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara membuat templat matriks risiko dan menawarkan alat bermanfaat untuk mengubah hasil Anda menjadi tindakan.

Apa itu matriks risiko dalam manajemen proyek?

Matriks risiko adalah alat analisis risiko untuk menilai kemungkinan dan tingkat keparahan risiko selama proses perencanaan proyek. Setelah menilai kemungkinan dan tingkat keparahan setiap risiko, Anda dapat memasukkannya ke dalam matriks untuk menghitung peringkat dampak risiko. Peringkat ini akan membantu tim Anda memprioritaskan risiko proyek dan mengelolanya secara efektif. 

Jenis risiko

Sebagai bagian dari proses, Anda perlu melakukan curah pendapat daftar risiko untuk dipetakan dalam matriks risiko. Risiko yang mungkin Anda hadapi kemungkinan akan termasuk dalam kategori berikut:

• Risiko strategis: Risiko strategis meliputi kesalahan kinerja atau keputusan, seperti memilih vendor atau perangkat lunak yang salah untuk proyek.

• Risiko operasional: Risiko operasional adalah kesalahan proses atau prosedur, seperti perencanaan yang buruk atau kurangnya komunikasi antar-tim.

• Risiko keuangan: Risiko keuangan dapat melibatkan berbagai peristiwa yang menyebabkan hilangnya laba perusahaan, termasuk perubahan pasar, tuntutan hukum, atau pesaing.

• Risiko teknis: Risiko teknis dapat mencakup segala hal yang terkait dengan teknologi perusahaan, seperti pelanggaran keamanan, pemadaman listrik, kehilangan internet, atau kerusakan properti.

• Risiko eksternal: Risiko eksternal berada di luar kendali Anda, seperti banjir, kebakaran, bencana alam, atau pandemi. 

Ada kategori risiko lain yang perlu dipertimbangkan, bergantung pada industri tempat Anda bekerja. Misalnya, jika Anda memiliki klien pemerintah, Anda juga perlu melakukan curah pendapat terkait risiko hukum. Jika perusahaan menjual produk fisik, Anda mungkin harus memikirkan risiko manufaktur.

Cara membuat templat matriks risiko

Saat membuat templat matriks risiko, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi skala keparahan, yang akan Anda tempatkan di kolom matriks. ​​Skala tingkat keparahan mengukur seberapa parah konsekuensi untuk setiap risiko. Dalam matriks lima kali lima, ada lima tingkat dalam skala keparahan. 

• Diabaikan (1): Risiko akan memiliki sedikit konsekuensi jika terjadi.

• Kecil (2): Konsekuensi risiko akan mudah dikelola.

• Sedang (3): Konsekuensi risiko akan membutuhkan waktu untuk dimitigasi.

• Besar (4): Konsekuensi risiko ini akan signifikan dan dapat menyebabkan kerugian jangka panjang.

• Bencana (5): Konsekuensi dari risiko ini akan merugikan dan mungkin sulit untuk dipulihkan.

Selanjutnya, Anda akan mengidentifikasi skala kemungkinan, yang akan ditempatkan di baris templat matriks risiko. Skala kemungkinan mengidentifikasi probabilitas terjadinya setiap risiko.  

• Sangat mungkin (5): Anda cukup yakin risiko ini akan terjadi pada titik waktu tertentu.

• Kemungkinan (4): Ada peluang besar risiko ini akan terjadi.

• Mungkin (3): Risiko ini mungkin terjadi, tetapi mungkin juga tidak. Risiko ini memiliki peluang yang terbagi.

• Tidak mungkin (2): Ada kemungkinan besar risiko ini tidak akan terjadi.

• Sangat tidak mungkin (1): Kecil kemungkinan risiko ini akan terjadi.

Saat menempatkan risiko dalam matriks berdasarkan kemungkinan dan tingkat keparahannya, Anda akan menemukan tingkat dampak risiko. Dampak risiko diberi kode warna dari hijau ke merah dan diberi peringkat pada skala satu hingga 25. 

• Rendah (1-6): Peristiwa berisiko rendah kemungkinan tidak akan terjadi, dan jika terjadi, tidak akan menimbulkan konsekuensi signifikan bagi proyek atau perusahaan Anda. Anda dapat memberi label ini sebagai prioritas rendah dalam rencana manajemen risiko Anda.

• Sedang (7-12): Peristiwa berisiko sedang mengganggu dan dapat menyebabkan hambatan proyek, tetapi jika Anda mengambil tindakan selama perencanaan proyek untuk mencegah dan mengurangi risiko ini, Anda akan menyiapkan diri untuk keberhasilan proyek. Anda tidak boleh mengabaikan risiko ini, tetapi risiko ini juga tidak perlu menjadi prioritas utama.

• Tinggi (13-25): Peristiwa berisiko tinggi dapat menggagalkan proyek jika Anda tidak terus mempertimbangkannya selama perencanaan proyek. Karena risiko ini cenderung terjadi dan memiliki konsekuensi serius, risiko ini paling penting dalam rencana manajemen risiko Anda.

 Anda tidak harus selalu menggunakan label di atas untuk templat matriks risiko jika label tersebut tidak sesuai untuk perusahaan atau proyek Anda. Anda dapat menyesuaikan ukuran dan terminologi matriks dengan kebutuhan Anda.

Cara menggunakan matriks risiko

Setelah membuat matriks risiko, Anda dapat menggunakannya sebagai alat analisis yang komprehensif. Bagian terbaik tentang templat matriks risiko adalah Anda tidak perlu mengubahnya untuk setiap proyek. Setelah memilikinya, Anda dapat menggunakannya kembali dan membagikannya kepada orang lain. 

1. Identifikasi risiko proyek

Anda memerlukan daftar potensi risiko untuk memanfaatkan matriks risiko. Dalam langkah ini, Anda akan menentukan risiko yang dapat memengaruhi proyek spesifik yang sedang Anda kerjakan. 

Untuk menghasilkan risiko yang relevan untuk proyek, Anda perlu memahami ruang lingkup dan tujuan proyek. Ini termasuk hal-hal berikut terkait proyek:

• Linimasa

• Anggaran

• Sumber daya

• Kendala

Dengan menggunakan ruang lingkup proyek sebagai panduan, pikirkan situasi berisiko yang mungkin memengaruhi proyek Anda. Jika tidak yakin harus memulai dari mana, cobalah teknik curah pendapat seperti pemetaan pikiran atau starbursting untuk membuat daftar sebanyak mungkin risiko di bawah setiap jenis risiko. 

2. Tentukan tingkat keparahan risiko

Saat membuat matriks risiko, Anda menentukan kriteria tingkat keparahan dan kemungkinan risiko. Setelah memiliki daftar risiko proyek, kategorikan risiko tersebut menggunakan kriteria matriks. Mulailah dengan skala tingkat keparahan dan telusuri setiap risiko yang telah Anda cantumkan. Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apa hasil paling negatif yang dapat ditimbulkan oleh risiko ini?

• Apa kerugian terburuk yang dapat terjadi dari risiko ini?

• Seberapa sulitkah untuk memulihkan diri dari risiko ini?

• Manakah dari lima tingkat keparahan yang paling sesuai dengan risiko ini?

Anda mungkin tidak selalu memiliki perspektif yang Anda butuhkan untuk mengetahui tingkat keparahan konsekuensi dari suatu risiko. Dalam hal ini, bekerjalah dengan pemangku kepentingan proyek lainnya untuk menentukan potensi dampak risiko.

3. Identifikasi kemungkinan risiko

Setelah menentukan tingkat keparahan setiap risiko, setengah dari persamaan analisis risiko pun selesai. Selanjutnya, identifikasi kemungkinan setiap risiko. Untuk melakukan ini, pertimbangkan pertanyaan berikut:

• Apakah risiko ini pernah terjadi sebelumnya dan, jika ya, seberapa sering?

• Apakah ada risiko serupa yang pernah terjadi?

• Bisakah risiko ini terjadi, dan jika ya, seberapa besar kemungkinan risiko itu terjadi?

Kolaborasi tim juga sangat penting dalam langkah ini karena Anda mungkin tidak memiliki gagasan yang jelas tentang risiko serupa yang telah terjadi dalam proyek sebelumnya. Pastikan untuk merujuk proyek sebelumnya dan menganalisis probabilitas setiap risiko dengan tim Anda untuk membuat rencana mitigasi yang lebih akurat.

4. Hitung dampak risiko

Bagian terakhir dari persamaan analisis risiko adalah menghitung dampak risiko. Persamaan yang akan digunakan adalah:

Probabilitas x tingkat keparahan = dampak risiko 

Tempatkan setiap risiko dalam matriks berdasarkan kemungkinan dan tingkat keparahannya, lalu kalikan angka-angka di baris dan kolom tempat risiko berada untuk menemukan tingkat dampak risiko. Misalnya, jika Anda menganggap risiko pelanggaran data memiliki tingkat keparahan besar (4) dan kemungkinan besar (4), Anda akan mengalikan empat dengan empat untuk mendapatkan dampak risiko 16. Ini dianggap sebagai dampak berisiko tinggi. 

5. Prioritaskan risiko dan ambil tindakan

Sekarang Anda harus memiliki tingkat dampak risiko pada skala 1–25 untuk setiap risiko yang telah diidentifikasi. Dengan nilai angka ini, lebih mudah untuk menentukan risiko mana yang menjadi prioritas utama. Jika Anda memiliki risiko dengan skor dampak risiko yang sama, Anda dan Tim dapat menentukan risiko mana yang harus diprioritaskan. Risiko dengan dampak risiko yang sama mungkin memerlukan perhatian yang sama saat Anda membuat rencana tindakan. 

Rencana tanggapan risiko Anda harus mencakup langkah-langkah untuk mencegah risiko dan cara-cara untuk memitigasi risiko jika peristiwa yang tidak diinginkan terjadi. Karena begitu banyak hal yang masuk ke dalam perencanaan proyek, strategi terbaik saat mengatasi risiko mungkin adalah membagi dan menaklukkan.

Templat matriks penilaian risiko

Ukuran templat matriks risiko menentukan seberapa teliti Anda dapat menganalisis risiko proyek. Templat matriks risiko yang lebih besar menawarkan lebih banyak ruang pada spektrum dampak risiko, sementara templat matriks risiko yang lebih kecil membuat peringkat dampak risiko lebih sederhana dan kurang subjektif. 

Setiap kotak dalam matriks Anda mewakili tingkat risiko kemungkinan dan tingkat keparahan, jadi Anda tidak boleh membuat matriks risiko lebih kecil dari tiga kotak dalam hal panjang dan lebar.

Matriks risiko lima kali lima sangat ideal sehingga Anda dapat menganalisis setiap risiko lebih lanjut. Setelah Anda memetakan risiko di sepanjang templat matriks risiko yang telah selesai, matriks ini menciptakan spektrum warna yang lebih besar untuk melihat dampak setiap risiko sebagai tinggi, sedang, atau rendah. 

Contoh di bawah ini menunjukkan templat matriks risiko lima kali lima.

Anda dapat mengunduh templat matriks risiko gratis menggunakan tautan di bawah ini. Gunakan templat ini untuk memetakan risiko proyek dan menentukan tingkat dampak risiko secara keseluruhan.

Gabungkan templat matriks risiko Anda dengan alat manajemen kerja

Anda dapat menggunakan templat matriks risiko yang sama saat mengukur risiko di beberapa proyek. Namun, Anda harus ingat bahwa risiko yang Anda hadapi akan terus berkembang. Lingkungan berubah, teknologi menjadi lebih cerdas, dan tempat kerja berkembang. Setiap proyek menghadapi risiko unik, dan Anda harus mengevaluasi kembali risiko ini dari tahun ke tahun.

Saat memasangkan templat matriks risiko dengan perangkat lunak manajemen kerja, Anda dapat menggunakan data sebelumnya untuk menginformasikan proses saat ini. Asana membantu Anda membagikan hasil matriks risiko kepada pemangku kepentingan sehingga Anda dapat berkolaborasi dalam rencana manajemen risiko. Setelah memiliki rencana yang solid, Anda dapat memantau tim secara real-time saat mereka mengambil tindakan.