Templat penilaian kebutuhan

Ketika tim atau organisasi langsung memulai proyek tanpa memahami akar penyebab masalah, mereka berisiko salah mengalokasikan sumber daya atau meluncurkan solusi yang tidak sesuai. Baik Anda adalah organisasi nirlaba yang mencoba melayani komunitas atau manajer proyek yang merencanakan inisiatif baru, bertindak tanpa data dasar dapat menyebabkan penundaan yang merugikan dan gol yang terlewatkan.

Templat penilaian kebutuhan membantu Anda berhenti sejenak dan mengumpulkan informasi yang tepat sebelum memulai proyek. Dengan menyimpan kondisi saat ini, mengidentifikasi kebutuhan spesifik, dan menentukan hasil yang diinginkan, templat ini akan membantu Anda keputusan yang didasarkan pada data. Dengan templat ini, tim Anda dapat mengembangkan rencana tindakan yang didasarkan pada bukti dan selaras dengan gol Anda.

Siapa yang mendapat manfaat dari templat penilaian kebutuhan?

Di Asana, kami sering melihat bagaimana perencanaan yang terlalu cepat dapat membawa tim ke arah yang salah. Templat penilaian kebutuhan yang sederhana dapat membantu mengatur Anda dan tim, menjaga semua orang tetap sesuai rencana sejak awal proyek.

Manajer proyek

Anda dapat menggunakan templat untuk mengidentifikasi akar penyebab dan mengoordinasikan linimasa, sumber daya, dan pemangku kepentingan utama di seluruh bagian atau inisiatif.

Organisasi nirlaba dan pemimpin komunitas

Kumpulkan data dari anggota komunitas untuk lebih memahami kesenjangan dalam layanan dan memprioritaskan intervensi berdasarkan kebutuhan aktual.

Tim SDM dan pelatihan 

Gunakan templat ini untuk mengevaluasi kebutuhan pelatihan, menemukan kesenjangan antara keterampilan saat ini dan kompetensi yang diinginkan, dan mengembangkan program pelatihan yang lebih efektif.

Eksekutif dan pengambil keputusan

Penilaian kebutuhan yang komprehensif dapat menginformasikan perencanaan strategis, keputusan anggaran, dan peluang kemitraan Anda.

Pendidikan dan lembaga pemerintah

Terlibat dalam perencanaan berbasis bukti dan memprioritaskan program atau keputusan kebijakan yang mencerminkan kebutuhan aktual siswa, staf, atau kelompok masyarakat.

Alasan menggunakan templat penilaian kebutuhan Asana

Tim di Asana tahu betapa berharganya koordinasi seputar data dasar atau panduan, terutama saat linimasa ketat dan risikonya tinggi. Itulah sebabnya kami merancang templat penilaian kebutuhan gratis agar Anda dapat menyesuaikannya agar sesuai dengan kebutuhan atau industri apa pun.

Anda dapat menyesuaikan templat ini untuk berbagai jenis penilaian kebutuhan, termasuk:

• Templat penilaian kebutuhan Business: Identifikasi kesenjangan dalam operasi, proses, atau kinerja yang memengaruhi kesuksesan organisasi Anda.

• Templat penilaian kebutuhan klien: Mengungkap titik masalah pelanggan dan menyesuaikan layanan atau produk Anda untuk memenuhi gol mereka.

• Templat penilaian kebutuhan komunitas: Berkolaborasi dengan pemimpin dan anggota komunitas untuk mengidentifikasi program, pendanaan, dan layanan.

• Templat penilaian kebutuhan kerja sosial: Mengevaluasi keadaan klien dan program dukungan untuk membangun rencana intervensi yang lebih kuat.

• Templat penilaian kebutuhan manajemen kasus: Sederhanakan penerimaan klien dan lacak kebutuhan, layanan, serta progres dari waktu ke waktu.

• Templat penilaian kebutuhan pelatihan: Rancang program pelatihan yang ditargetkan dengan mengidentifikasi kesenjangan atau perbedaan keterampilan dalam organisasi Anda.

• Templat penilaian kebutuhan pembelajaran: Nilai gol dan hambatan peserta didik untuk merancang kurikulum atau strategi instruksional yang lebih baik.

• Templat penilaian kebutuhan perawatan kesehatan: Mengevaluasi populasi pasien untuk meningkatkan pemberian perawatan dan sumber daya.

• Templat penilaian kebutuhan kesehatan masyarakat: Lacak tren kesehatan dan kesenjangan layanan untuk menginformasikan kebijakan dan program tingkat masyarakat.

• Templat penilaian kebutuhan perangkat lunak: Identifikasi persyaratan sistem dan titik masalah pengguna untuk memandu pemilihan atau peningkatan perangkat lunak.

• Templat penilaian kebutuhan teknologi: Mengaudit alat dan infrastruktur saat ini untuk mendukung transformasi digital atau peningkatan TI.

Setiap kasus penggunaan ini dapat dikelola dalam templat kebutuhan Asana dengan bidang kustom, penugasan tugas, dan Alur Kerja kolaboratif.

Cara menggunakan templat penilaian kebutuhan ini

Templat ini dirancang untuk memandu seluruh proses penilaian kebutuhan Anda secara transparan dan mudah dilacak. Setiap bagian mewakili fase dalam alur kerja, dan kolom yang dapat disesuaikan membantu Anda mengatur masukan pemangku kepentingan, menilai dampak, dan membuat keputusan yang lebih matang dan berdasarkan data. Jelajahi pustaka templat Asana untuk alat lainnya yang mendukung alur kerja manajemen proyek Anda.

Langkah 1: Tentukan tujuan dan Ruang Lingkup

Mulailah dengan menjelaskan maksud penilaian kebutuhan Anda. Tentukan tujuan, hasil yang diharapkan, dan audiens utama (misalnya, tim internal, pemangku kepentingan, atau anggota komunitas). Tetapkan manajer proyek dan gunakan kolom Penerima tugas, Tenggat, dan Grup Pemangku Kepentingan untuk mengatur tanggung jawab.

Langkah 2: Jelaskan keadaan saat ini

Dokumentasikan situasi organisasi Anda saat ini menggunakan survei, kelompok fokus, atau wawancara. Bagian ini membantu menetapkan dasar untuk perbandingan. Gunakan kolom Metode Pengumpulan Data untuk mendokumentasikan cara tim Anda mengambil kesimpulan atau sumber wawasan apa pun.

Langkah 3: Tentukan keadaan yang diinginkan

Uraikan seperti apa kesuksesan itu. Mungkin keberhasilan mencakup peningkatan layanan, peningkatan efektivitas pelatihan, atau dampak komunitas tertentu. Bagian ini membantu memperjelas hasil yang diinginkan sehingga Anda dapat mengukur kesenjangan dengan lebih baik.

Langkah 4: Identifikasi perbedaan

Bandingkan keadaan saat ini dan keadaan yang diinginkan untuk menentukan perbedaan. Bagian ini adalah tempat Anda menyoroti kebutuhan yang memerlukan intervensi. Tandai akar penyebab yang telah diidentifikasi, dan gunakan kolom Tingkat Dampak dan Kelayakan untuk mengevaluasi setiap item.

Langkah 5: Kumpulkan data

Kumpulkan informasi menggunakan alat yang sesuai: kuesioner, laporan, atau wawancara. Tata dan unggah data di bidang Lampiran, dan lanjutkan menandai Metode Pengumpulan Data Anda untuk membantu Tim memverifikasi fakta di tahap selanjutnya dalam proses.

Langkah 6: Analisis dan prioritaskan kebutuhan

Rangkum dan kelompokkan kebutuhan yang teridentifikasi ke dalam kategori (misalnya, urgensi, kelayakan, atau dampak). Gunakan kolom Prioritas untuk memberi peringkat setiap entri. Langkah ini menetapkan dasar untuk rencana tindakan Anda dan memastikan bahwa perencanaan Anda selaras dengan gol pemangku kepentingan dan sumber daya yang tersedia untuk Anda.

Setelah analisis, lanjutkan melacak progres melalui tugas dan linimasa yang diberikan. Tinjau secara berkala bersama tim dan perbarui berdasarkan wawasan yang berkembang atau kebutuhan yang baru muncul.

Fitur perencanaan dan penilaian Asana

Asana menyertakan fitur yang mengubah templat penilaian kebutuhan gratis Anda menjadi alat perencanaan yang lebih kolaboratif. Templat Anda dilengkapi dengan elemen-elemen ini, tetapi Anda dapat meninjau daftar lengkap fitur Asana untuk mendapatkan lebih banyak inspirasi.

Formulir

Saat Anda mengumpulkan masukan dari anggota komunitas, staf, atau klien menggunakan formulir yang dapat disesuaikan, tanggapan survei Anda langsung masuk ke proyek penilaian kebutuhan.

Bidang kustom

Lacak metrik, seperti urgensi, dampak, atau persyaratan sumber daya untuk kebutuhan yang teridentifikasi dalam templat Anda. Bidang kustom membantu membandingkan dan memprioritaskan opsi.

Tampilan proyek

Gunakan berbagai tampilan proyek untuk memvisualisasikan tugas, milestone, dan progres, termasuk tampilan daftar, papan, linimasa, dan kalender. Jenis opsi ini akan membantu Anda mengoordinasikan dependensi dan batas waktu tim.

Lampiran

Unggah hasil pengumpulan data, umpan balik pemangku kepentingan, atau templat laporan penilaian kebutuhan akhir Anda langsung ke tugas yang relevan.

Integrasi yang direkomendasikan untuk templat penilaian kebutuhan

Anda dapat meningkatkan proses penilaian kebutuhan dengan menghubungkan Asana dengan alat yang sudah digunakan tim. Kami telah menyertakan beberapa favorit kami di bawah ini, tetapi kunjungi galeri app Asana untuk menemukan platform dan perangkat lunak yang biasa digunakan tim Anda.

Google Slide

Gunakan Google Slides untuk membuat presentasi dan menyimpannya langsung di proyek Asana Anda untuk referensi di lain waktu.

Google Sheets

Ekspor hasil penilaian kebutuhan atau tugas rencana tindakan ke Google Sheets untuk pelacakan, perhitungan, atau presentasi terperinci.

Slack

Beri tahu anggota tim tentang tugas baru, tanggapan formulir, atau pembaruan agar semua orang terus mendapatkan informasi terbaru secara real time.

Zoom

Tambahkan tautan Zoom ke rapat pemangku kepentingan, kelompok fokus, atau sesi perencanaan langsung dalam Tugas Asana.

Google Drive

Lampirkan penelitian latar belakang, rekaman webinar, atau laporan kebutuhan komunitas yang ada dari Drive untuk memusatkan semua data Anda.

Pertanyaan umum tentang templat penilaian kebutuhan