Ingin berkembang? Minta umpan balik

Mendengar umpan balik negatif tentang diri kita mungkin sulit. Namun, kita sering menghindari meminta umpan balik karena terasa canggung atau kita gugup akan hal itu. Wajar jika Anda ingin melindungi diri dari jenis percakapan yang berat ini, tetapi meminta umpan balik yang jujur sebenarnya merupakan salah satu cara terbaik untuk berkembang dan meningkatkan diri. Anda akan mendapatkan wawasan tentang gaya kerja, kepemimpinan, dan kompetensi Anda.

Saat meminta umpan balik, ikuti struktur dan praktik terbaik untuk memastikan percakapan tetap produktif dan Anda hanya menerima umpan balik yang bermanfaat. 

Mengapa meminta umpan balik itu penting?

Meminta umpan balik dapat membantu Anda menjadi pemimpin, rekan kerja, dan pegawai yang lebih baik. Ini sebagian karena Anda dapat menerapkan umpan balik ke pekerjaan Anda dan membuat perubahan di bagian yang perlu ditingkatkan, tetapi juga karena jenis percakapan ini menjalin koneksi yang lebih dalam. Baik itu pesan LinkedIn kepada perekrut atau percakapan tatap muka dengan atasan, meminta umpan balik:

• Membangun kepercayaan. Percakapan jujur saat Anda menerima umpan balik secara terbuka akan membantu membangun kepercayaan antara Anda dan orang tersebut.

• Meningkatkan komunikasi. Meminta umpan balik menunjukkan bahwa Anda terbuka untuk percakapan yang menantang, apa pun itu.

• Meningkatkan semangat. Jika tim tahu mereka dapat mendatangi Anda dengan umpan balik terperinci tentang kinerja Anda, mereka tahu mereka memiliki pemimpin yang dapat mereka andalkan. 

• Mengidentifikasi peluang untuk pertumbuhan. Umpan balik membantu Anda bekerja lebih baik dan lebih nyaman di lingkungan kerja.

• Mengurangi kesalahpahaman. Jika Anda menerima umpan balik tentang pertanyaan tertentu, Anda tahu persis hal yang harus ditingkatkan, sehingga kesalahpahaman tidak mungkin terjadi.

Dalam artikel ini, kami akan berfokus secara khusus pada cara meminta umpan balik. Jika Anda mencari cara untuk memberikan umpan balik atau memasukkan umpan balik yang telah Anda terima, lihat hal berikut:

• Cara memberi dan menerima kritik yang membangun

• Tidak suka memberikan umpan balik? 20 kiat ini untuk Anda

• Rasakan cinta: Cara menerima umpan balik positif di tempat kerja

• Hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan saat memberikan umpan balik kreatif

• Memberikan umpan balik virtual layaknya profesional: 3 kiat dari Eat Your Coffee

6 kiat untuk meminta umpan balik yang lebih baik 

Merasa gugup saat meminta umpan balik dari orang lain adalah hal yang normal. Namun, jika dilakukan dengan cara yang benar, akan lebih mudah untuk membuat permintaan. Kiat-kiat ini akan menunjukkan cara meminta umpan balik, jadi Anda dapat mempersiapkan terlebih dahulu dan meredakan rasa gugup. 

1. Jaga agar komunikasi tetap jelas dan terbuka

Jika pihak lain menerima permintaan umpan balik Anda, tetapkan beberapa dasar untuk mereka. Ingatkan mereka bahwa Anda bertanya karena benar-benar ingin tahu, dan ini adalah ruang aman untuk bersikap terbuka dan jujur. Menyatakan "alasan" Anda secara langsung (misalnya, "Saya bertanya karena saya menghargai sudut pandang Anda") akan membantu orang lain memahami bahwa dengan memberi umpan balik, mereka sebenarnya membantu Anda.

2. Periksa sebelum bertanya

Sebelum memulai percakapan, tanyakan pada diri sendiri: Bagaimana kondisi emosi Anda saat ini? Jika Anda merasa gelisah atau sudah bersikap defensif, ini mungkin bukan waktu terbaik untuk meminta umpan balik. 

Di Asana, kami menggunakan Kerangka Kerja oleh Conscious Leadership Group (CLG) untuk menentukan apakah kami terbuka untuk menerima umpan balik sebelum kami melanjutkan dengan tinjauan internal. Sebelum memulai, kita memeriksa: Apakah kita berada di atas atau di bawah garis batas saat ini? Di atas garis berarti kita terbuka dan siap menerima umpan balik, di bawah garis adalah saat kita mungkin merasa defensif atau waspada. Jika Anda berada di bawah garis, jadwalkan ulang sesi umpan balik ke tanggal lain.

3. Ajukan pertanyaan yang tepat 

Pertanyaan umpan balik akan memandu hasil umpan balik, jadi mengajukan pertanyaan yang tepat adalah kuncinya. Umpan balik yang dapat ditindaklanjuti jauh lebih berguna daripada pendapat yang tidak jelas, yang dapat diperoleh jika Anda mengajukan pertanyaan spesifik dan tertarget. Ini juga membantu menghindari pertanyaan terbuka, seperti: "Apa yang dapat saya lakukan dengan lebih baik?" 

Misalnya, jika Anda seorang pemimpin dan ingin meminta umpan balik tentang proses, Anda dapat mengajukan pertanyaan seperti:

• Apakah brief kreatif cukup mendetail sehingga Anda dapat menyelesaikan permintaan individu dalam satu hari?

• Bisakah Anda dengan mudah mengakses semua panduan proses di perangkat lunak manajemen proyek kami?

• Langkah apa yang secara rutin tidak ada dalam proses pegawai baru kita? 

4. Pilih pengaturan yang tepat

Karena sesi umpan balik dapat membuat orang merasa rentan, ada baiknya untuk melakukannya secara tatap muka. Umpan balik lebih baik disampaikan melalui percakapan, yang lebih sulit disampaikan dalam pesan asinkron atau melalui email. Saat memilih lingkungan, prioritaskan untuk melakukannya secara langsung jika memungkinkan, dalam panggilan virtual dengan kamera jika tidak, dan email atau secara asinkron sebagai upaya terakhir.

5. Tetaplah berpikiran terbuka

Sebelum Anda meminta umpan balik, pastikan Anda melakukannya dengan pikiran terbuka. Sebagai permulaan, orang yang Anda tanya mungkin menolak. Mereka mungkin merasa tidak nyaman memberi umpan balik, terutama jika Anda berada dalam posisi kepemimpinan. Meskipun hal ini mungkin mengecewakan, terima ketidaknyamanannya dan cari umpan balik dari orang lain. 

Saat membuat permintaan, tetaplah terbuka dan terlibat apa pun tanggapan mereka. Mungkin ini akan mendorong mereka untuk mengatakan ya di masa mendatang, atau mungkin ini hanya akan menunjukkan kepada mereka bahwa ini adalah tempat kerja yang nyaman dan mereka tidak perlu merasakan tekanan tambahan. Jika mereka mengatakan ya, terapkan keterbukaan pikiran ini ke dalam percakapan, jadi Anda dapat seobjektif mungkin saat menerima umpan balik mereka.

6. Tindak lanjuti 

Jika tidak langsung mendapatkan tanggapan saat pertama kali meminta umpan balik, atur pengingat untuk menindaklanjuti. Kebanyakan orang senang membantu, atau setidaknya akan memberi tahu Anda saat mereka tidak bisa membantu. Jika belum menanggapi, kemungkinan besar mereka tidak melihat permintaan Anda atau lupa. Tergantung hubungan Anda dengan orang tersebut, kirimkan tindak lanjut yang sopan kapan saja dari satu hingga tiga minggu setelah permintaan pertama Anda.

Hal yang perlu disampaikan saat meminta umpan balik (beserta contoh)

Saat meminta umpan balik, ada baiknya Anda tahu hal yang harus dikatakan. Berikut empat contoh umum tentang orang yang dapat Anda minta umpan balik dan hal yang harus dikatakan saat Anda melakukannya.

Meminta umpan balik dari rekan kerja

Rekan kerja Anda memiliki banyak pengetahuan tentang Anda dan pekerjaan Anda. Meminta umpan balik dari mereka dapat memberi tahu pekerjaan Anda, membangun rasa kebersamaan dan hubungan baik di antara Anda, dan membantu Anda menjadi anggota tim atau pemimpin yang lebih baik. Berikut salah satu cara meminta umpan balik dari kolega:

“Hai (nama), saya ingin meminta umpan balik terkait peluncuran produk yang saya pimpin pada kuartal lalu. Saya ingin mendengar pendapat dari orang seperti Anda yang sudah memiliki hubungan kerja dengan saya. Apa Anda punya waktu untuk bertemu Jumat depan guna membahasnya?"

Meminta umpan balik dari bawahan langsung

Jika Anda seorang manajer personalia, kemungkinan besar Anda memberikan umpan balik kepada orang lain secara rutin. Namun, untuk memimpin dan memandu tim secara efektif, Anda harus terlebih dahulu mengetahui cara terbaik untuk membantu bawahan langsung. Meminta umpan balik dari mereka mungkin sulit—bagaimanapun juga, Anda adalah bos mereka. Karena Anda memegang posisi otoritas dalam hubungan ini, Anda perlu menekankan bahwa Anda tidak akan berpikir berbeda tentang mereka jika mereka memiliki umpan balik negatif. Meskipun Anda sering ingin mengadakan sesi umpan balik secara langsung, ini adalah salah satu contoh di mana survei digital anonim mungkin lebih membantu, sehingga bawahan langsung Anda dapat merasa nyaman untuk bersikap jujur. Atau, beri mereka opsi antara formulir digital dan obrolan tatap muka. Contohnya:

“Halo tim, saya ingin mendengar pendapat Anda tentang gaya manajemen saya dan bagaimana hal itu memengaruhi pekerjaan Anda. Untuk mendapatkan umpan balik, saya membuat formulir anonim yang mengajukan beberapa pertanyaan sederhana tentang saya sebagai manajer personalia. Ini hanya agar saya dapat mengidentifikasi peluang untuk berkembang guna mendukung Anda dan pekerjaan Anda dengan lebih baik, jadi silakan jujur dan terbuka di sini. Jika Anda memiliki pertanyaan atau lebih suka menjadwalkan ini sebagai percakapan tatap muka, beri tahu saya."

Meminta umpan balik dari pelanggan

Pelanggan Anda memiliki wawasan unik tentang cara Anda beroperasi dan pekerjaan yang berorientasi pada eksternal. Masukan mereka dapat menginformasikan pengembangan produk, terutama jika Anda menggunakan metodologi Agile. Dalam proyek Agile, umpan balik pelanggan diubah menjadi kisah pengguna, yang kemudian menginformasikan sprint kerja Agile. Jika dilakukan dengan benar, Agile membantu tim Anda membuat fitur dan pembaruan produk yang selaras dengan kebutuhan dan minat pelanggan. Namun, Anda juga dapat bertanya kepada pelanggan secara informal saat mereka melakukan pembayaran setelah membeli produk atau melalui survei rutin. Jika Anda menghubungi mereka secara langsung, coba katakan sesuatu seperti:

“Halo pelanggan (nama perusahaan Anda)! Kami sedang melakukan penyesuaian di (nama perusahaan) untuk memastikan kami memberikan layanan terbaik kepada Anda. Apakah Anda punya waktu beberapa menit untuk melakukan panggilan singkat dan memberi saya umpan balik? Saya ingin tahu bagaimana saya telah berdampak pada Anda, dan bagaimana saya dapat melakukan lebih banyak hal untuk membantu."

Meminta umpan balik melalui email

Jika Anda harus meminta umpan balik melalui email, Anda harus membuat permintaan yang sangat jelas dan spesifik. Jika Anda tidak bertemu langsung, umpan balik lebih mudah tersesat dalam terjemahan. Semakin spesifik Anda, semakin kecil kemungkinan terjadi kesalahpahaman di kemudian hari. Namun, menggunakan email  dapat menjadi cara yang bermanfaat untuk meminta umpan balik dari orang yang Anda tahu terlalu sibuk untuk mengadakan rapat yang lebih formal dengan Anda. Contohnya:

“Hai (nama), saya ingin meminta umpan balik tentang kode yang saya kirimkan minggu lalu. Apa Anda punya waktu untuk menjawab beberapa pertanyaan jika saya mengirimkannya melalui email?"

Cara mempersiapkan diri untuk menerima umpan balik

Setelah meminta umpan balik, Anda harus siap menerimanya. Cara terbaik untuk menerima dan memahami umpan balik apa pun yang Anda dapatkan adalah dengan bersikap objektif. Ingatlah bahwa ini bukan proses negatif, meskipun umpan balik kurang positif dari yang Anda harapkan. Perhatikan gol akhir: bahwa semua umpan balik membantu Anda untuk melakukan yang lebih baik dan berkembang. 

Agar tetap objektif, cobalah untuk fokus pada momen saat ini dengan mempraktikkan mindfulness. Kesadaran penuh membantu Anda tetap fokus pada momen saat ini. Jadi, alih-alih mengkhawatirkan hal yang Anda lakukan di masa lalu sehingga menerima umpan balik negatif, Anda dapat berfokus pada hal yang terjadi saat ini—yang merupakan satu-satunya hal yang dapat Anda kendalikan. Selain itu, selama sesi umpan balik, gunakan mendengarkan secara aktif untuk memastikan Anda mendengar semua bagian dari percakapan. Menyimak pernyataan yang berdampak lebih tinggi atau sarat emosi adalah hal yang normal, tetapi informasi yang mendasarinya adalah hal yang paling membantu Anda.

Langkah-langkah memberikan umpan balik yang efisien 

Proses umpan balik mencakup meminta, menerima, dan memberikan umpan balik. Saat Anda berada di pihak yang memberikan umpan balik, berikut beberapa cara untuk memastikan Anda memberikan umpan balik yang berharga:

1. Jadikan dapat ditindaklanjuti

2. Dokumentasikan

3. Jaga privasinya

4. Beri tahu pihak lain sebelum percakapan

Meminta umpan balik akan lebih baik

Seperti percakapan menantang lainnya, meminta umpan balik menjadi sedikit lebih mudah setiap kali Anda melakukannya. Siapkan rapat berulang agar Anda dapat terus berlatih meminta dan menerima umpan balik—ketahuilah bahwa setiap kali Anda melakukannya, Anda menjadi anggota tim, pemimpin, dan pegawai yang lebih baik.