Analisis kesenjangan

Templat analisis kesenjangan Asana menyediakan proses terstruktur dan berulang untuk meningkatkan perencanaan strategis Anda. Ini dirancang untuk menghemat waktu, membangun konsistensi, dan menumbuhkan kolaborasi dalam Tim Anda.

Templat ini membantu Anda mengidentifikasi kesenjangan keterampilan, masalah kinerja, dan kebutuhan produk dengan mengatur temuan Anda ke dalam kategori dan prioritas yang jelas. Ini memastikan keselarasan semua orang dengan visibilitas bersama ke dalam gol, hambatan, dan langkah selanjutnya.

Templat analisis kesenjangan ini juga memungkinkan kolaborasi real-time dengan memungkinkan Anda untuk memberikan Tugas, menyesuaikan rencana, dan segera bertindak berdasarkan wawasan. Dengan melakukan ini, Anda dapat membuat peta jalan lebih cepat, memperjelas prioritas utama, dan mengatasi kesenjangan yang mungkin menghambat kesuksesan Anda.

Siapa yang mendapat manfaat dari templat analisis kesenjangan ini?

Di Asana, kami beralih ke analisis kesenjangan saat tiba waktunya untuk melakukan kalibrasi ulang. Baik saat memasuki siklus perencanaan baru atau mengatasi tantangan spesifik tim, analisis kesenjangan membantu kami menilai hal yang berhasil, yang tidak, dan yang perlu diubah. Dengan membandingkan kinerja kami saat ini dengan hasil yang diinginkan, kami dapat memfokuskan energi pada pekerjaan yang berdampak paling signifikan.

Namun, melakukan analisis kesenjangan membutuhkan pendekatan terstruktur dan tindak lanjut yang konsisten. Di situlah templat berguna. Templat analisis kesenjangan menyederhanakan proses penyiapan, membuat semua orang selalu selaras dalam satu ruang kerja, dan memudahkan untuk mengubah wawasan menjadi tindakan. Untuk tim yang sibuk, menggunakan templat kesenjangan standar menghilangkan hambatan dari analisis dan memberi mereka waktu untuk fokus pada pemecahan kesenjangan.

Templat analisis kesenjangan sangat cocok untuk:

• Tim strategi bisnis yang membutuhkan cara berulang untuk mengoordinasikan pemangku kepentingan dan menerjemahkan wawasan menjadi prioritas dan rencana jangka panjang.

• Pemimpin SDM yang ingin menstandarkan analisis kesenjangan keterampilan dan mempermudah berbagai tim untuk mengevaluasi dan menindaklanjuti kebutuhan pelatihan menggunakan kerangka kerja bersama.

• Tim pemasaran yang ingin menjalankan analisis kesenjangan konten dan tinjauan SEO tanpa harus membuat ulang Alur Kerja setiap saat.

• Manajer produk yang ingin mengidentifikasi kesenjangan produk dengan cepat dan menetapkan langkah selanjutnya yang konkret untuk anggota tim atau pemangku kepentingan.

• Pemimpin operasi yang membutuhkan format terstruktur untuk menyimpan alur kerja saat ini vs. alur kerja mendatang dan menemukan inefisiensi, sering kali sejalan dengan rencana alokasi sumber daya.

• Tim layanan pelanggan yang ingin mendiagnosis masalah layanan, mengungkap pola dalam tiket dukungan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan rencana tindakan yang jelas dan dapat dilacak.

Misalnya, merek e-commerce mungkin menggunakan templat untuk mengidentifikasi kesenjangan dalam pengalaman penyelesaian pembelian dengan membandingkan tingkat pengabaian keranjang saat ini dengan tolok ukur. Tim SaaS dapat menganalisis data penggunaan untuk menentukan fitur yang kurang digunakan dan menyelaraskan peta jalannya dengan kebutuhan pelanggan.

Mengapa menggunakan templat analisis kesenjangan Asana?

Tanpa memahami hal yang berkinerja buruk atau hilang, tim sering kali membuat keputusan berdasarkan dugaan. Hal ini menyebabkan prioritas yang terlewat, upaya yang digandakan, dan pelaksanaan yang tidak konsisten.

Templat analisis kesenjangan Asana memberi tim Anda satu tempat untuk melacak hal yang berfungsi dan hal yang memerlukan perhatian. Ini menyederhanakan pelaksanaan analisis kesenjangan sehingga Anda dapat dengan cepat menemukan masalah, memahami penyebabnya, dan memutuskan hal yang harus dilakukan selanjutnya.

• Tentukan situasi Anda saat ini dan hasil yang diinginkan dengan tugas dan subtugas terstruktur.

• Tentukan perbedaan kinerja dan akar penyebab menggunakan komentar dan lampiran untuk menyimpan konteks.

• Hubungkan setiap tugas ke gol SMART atau indikator kinerja utama (IKU) dengan bidang kustom yang melacak progres dan kinerja.

• Delegasikan kepemilikan dengan menetapkan Tugas beserta batas waktu untuk memastikan tidak ada yang luput.

• Menggunakan dasbor untuk memvisualisasikan progres dan metrik tanpa beralih alat.

• Tingkatkan kepuasan pelanggan dengan mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah layanan lebih cepat.

Dengan templat analisis kesenjangan yang dapat disesuaikan ini, Anda dapat membuat rencana tindakan untuk menjembatani kesenjangan antara posisi Anda saat ini dan posisi yang diinginkan.

Cara menggunakan templat analisis kesenjangan ini

Baik Anda mencari templat analisis kesenjangan keterampilan atau templat analisis kesenjangan konten, opsi yang dapat disesuaikan ini dapat memenuhi kebutuhan apa pun. Berikut panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda mendapatkan manfaat maksimal

Langkah 1. Duplikat templat dan tentukan ruang lingkup

Mulailah dengan menduplikasi templat di Asana dan memberi nama proyek sehingga semua orang memahami tujuannya. Gunakan judul yang jelas seperti "Tinjauan Alokasi Sumber Daya Q3" atau "Kesenjangan konten Media Sosial". Kemudian, tulis deskripsi singkat yang menentukan ruang lingkup dan tujuan, termasuk tim, proses, atau alur kerja yang akan dicakup oleh analisis.

Memberikan konteks sejak awal akan memberikan arahan kepada tim dan membantu mencegah kebingungan di kemudian hari. Misalnya, pemimpin SDM mungkin menetapkan ruang lingkup seputar onboarding pegawai atau pelatihan teknis, sementara manajer pemasaran mungkin berfokus pada kesenjangan dalam perencanaan kampanye. Kedua pendekatan tersebut mendapat manfaat dari Kerangka Kerja terstruktur yang sama.

Langkah 2. Catat kondisi saat ini dan yang diinginkan

Buat daftar status saat ini dan status masa depan yang diinginkan sebagai tugas atau bagian terpisah dalam proyek. Pertimbangkan untuk menggunakan kerangka kerja seperti SWOT, PEST, atau McKinsey 7-S untuk mengungkap faktor organisasi, operasional, atau budaya yang menentukan keadaan Anda saat ini. Kerangka Kerja ini membantu Anda melihat gambaran besarnya sebelum mendokumentasikan detailnya.

Keadaan yang diinginkan harus sama spesifiknya. Tim mungkin mencatat, "Orientasi pelanggan memakan waktu 12 hari" dalam keadaan saat ini, dan menetapkan gol mendatang sebagai "Orientasi pelanggan selesai dalam 5 hari." Tolok ukur yang jelas mempermudah Anda mengukur kesenjangan dan menentukan gambaran kesuksesan.

Langkah 3. Identifikasi dan kategorikan kesenjangan

Bandingkan kondisi saat ini dengan kondisi yang diinginkan untuk mengidentifikasi kekurangan kinerja, sumber daya, atau proses. Bagilah kesenjangan ini ke dalam beberapa kategori, seperti kebutuhan pelatihan, inefisiensi proses, atau keterbatasan teknologi. Ini membuat masalah besar dapat dikelola dan membantu Anda menugaskan pemilik.

Untuk menghubungkan wawasan ini dengan konten atau strategi SEO, Anda dapat menggunakan templat riset kata kunci untuk mengungkap kesenjangan konten yang terkait dengan kebutuhan audiens target.

Misalnya, tim SDM menemukan bahwa 40% perwakilan dukungan mereka tidak memiliki keterampilan pemecahan masalah teknis. Dengan memberi label kesenjangan pelatihan, mereka menetapkan tahap untuk tindakan tertarget yang secara langsung mengatasi kekurangan tersebut. Kategorisasi memastikan bahwa tim Anda menangani masalah secara sistematis, bukan menebak-nebak harus memulai dari mana.

Langkah 4. Tentukan akar masalah

Setelah mengidentifikasi kesenjangan, gali lebih dalam untuk memahami alasan kesenjangan tersebut ada. Gunakan curah pendapat, diagram fishbone, atau metode kolaboratif lainnya untuk mengungkap akar penyebabnya. Simpan wawasan dalam komentar atau hubungkan alat seperti Lucidspark untuk mendokumentasikan analisis.

Analisis akar penyebab mencegah perbaikan di permukaan. Dalam kasus tim SDM, mereka menemukan bahwa deskripsi pekerjaan yang tidak jelas dan orientasi yang tidak memadai berkontribusi pada kurangnya keterampilan teknis di antara pegawai. Memahami "mengapa" memastikan bahwa tindakan Anda memecahkan masalah, bukan menutupinya.

Langkah 5. Buat dan tetapkan item tindakan

Ubah analisis Anda menjadi tugas spesifik yang dapat ditindaklanjuti. Berikan setiap item kepada pemilik, tetapkan tenggat, dan prioritaskan berdasarkan tingkat keparahan atau upaya. Gunakan bidang kustom Asana untuk melacak detail, seperti tingkat keparahan kesenjangan, perkiraan upaya, atau dampak yang diharapkan.

Melanjutkan dengan contoh SDM, tim membuat tugas untuk mengembangkan modul pelatihan dan memperbarui deskripsi pekerjaan. Menetapkan kepemilikan mengubah temuan luas menjadi langkah-langkah praktis, menjelaskan siapa yang bertanggung jawab untuk menutup setiap kesenjangan.

Langkah 6. Lacak progres dan sempurnakan

Gunakan dasbor dan laporan visual di Asana untuk melacak bagaimana kesenjangan ditutup dari waktu ke waktu. Bandingkan hasil aktual dengan gol dan tolok ukur Anda untuk mengukur progres. Sesuaikan sumber daya, tugaskan ulang pemilik, atau perbaiki linimasa saat hasil tidak sesuai dengan ekspektasi.

Tim yang meninjau analisis mereka secara rutin menemukan hal yang berfungsi dan hal yang perlu ditingkatkan. Misalnya, tim SDM baru-baru ini menemukan bahwa 40% perwakilan dukungan pelanggan mereka tidak memiliki keterampilan pemecahan masalah teknis. Mereka menetapkan gol untuk "kemahiran teknis", mengidentifikasi akar penyebab (kurangnya pelatihan, deskripsi pekerjaan yang tidak jelas), dan menugaskan tindakan (modul pelatihan, pembaruan definisi peran).

Pemantauan dan penyempurnaan semacam ini memastikan templat analisis kesenjangan mereka tetap diperbarui.

Jenis analisis kesenjangan dan kapan menggunakannya

Berbagai jenis analisis kesenjangan memecahkan berbagai tantangan. Berikut beberapa yang dapat Anda jalankan dengan templat ini:

• Analisis kesenjangan keterampilan: Digunakan oleh tim SDM untuk membandingkan keterampilan pegawai dengan hal yang dibutuhkan untuk peran saat ini atau di masa mendatang. Gunakan saat merekrut pegawai untuk peran baru, merancang program L&D, dan melakukan tinjauan kinerja.

• Analisis kesenjangan konten: Membantu tim pemasaran mengidentifikasi konten yang tidak ada atau berkinerja buruk. Gunakan saat membuat strategi SEO, kalender konten, atau mencoba meningkatkan lalu lintas dan keterlibatan.

• Analisis kesenjangan produk: Digunakan oleh tim produk dan UX untuk menemukan kesenjangan fitur atau kemampuan. Gunakan templat analisis kesenjangan produk dengan perencanaan strategis, menganalisis umpan balik pengguna, atau melakukan analisis pesaing.

• Analisis kesenjangan kinerja: Mengevaluasi metrik kinerja saat ini terhadap tolok ukur yang diharapkan. Gunakan saat meninjau KPI tim, mengungkap inefisiensi operasional, atau menetapkan OKR baru.

• Analisis kesenjangan pasar: Menilai kebutuhan pelanggan yang belum terpenuhi atau area yang kurang terlayani oleh pesaing. Gunakan saat meluncurkan produk baru, mengeksplorasi ekspansi, atau menyempurnakan strategi go-to-market (GTM).

• Analisis kesenjangan kompetitif: Membantu mengidentifikasi perbandingan penawaran Anda dengan pesaing di seluruh fitur, layanan, atau harga. Gunakan saat menentukan tolok ukur produk atau layanan untuk mengungkap keunggulan atau risiko pasar.

• Analisis kesenjangan kata kunci: Menemukan kata kunci yang digunakan pesaing Anda untuk peringkat yang tidak Anda gunakan. Gunakan saat membangun atau menyempurnakan strategi konten organik.

• Analisis kesenjangan tautan balik: Menunjukkan situs otoritas tinggi mana yang menautkan ke pesaing Anda, tetapi tidak ke Anda. Gunakan saat merencanakan kampanye penjangkauan atau memperkuat otoritas SEO.

• Analisis kesenjangan SEO: Menggabungkan SEO teknis, kata kunci, dan wawasan konten untuk meningkatkan visibilitas pencarian. Gunakan saat melakukan audit SEO atau merombak strategi digital Anda.

Kiat: Analisis SWOT adalah pelengkap yang berguna untuk analisis kesenjangan. Gunakan SWOT untuk menampilkan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman tingkat tinggi. Kemudian jalankan analisis kesenjangan untuk mengubah wawasan tersebut menjadi tindakan. Misalnya, jika analisis SWOT Anda menyoroti ancaman dari pesaing yang baru muncul, analisis kesenjangan Anda dapat mengidentifikasi kemampuan yang kurang dan mengembangkan rencana untuk mengatasinya.

Praktik terbaik untuk analisis kesenjangan yang efektif

Siapkan tim Anda untuk meraih kesuksesan dengan kiat teruji berikut:

• Spesifik. Gol yang tidak jelas menyebabkan kesenjangan yang tidak jelas. Tentukan seperti apa kesuksesan itu.

• Gunakan tolok ukur. Bandingkan dengan standar industri atau standar internal terbaik.

• Libatkan pemangku kepentingan sejak dini. Selaraskan ekspektasi dan dapatkan dukungan sejak awal.

• Dokumentasikan asumsi. Lacak hal yang menjadi dasar kesimpulan kesenjangan Anda.

• Prioritaskan berdasarkan dampak. Tidak semua kesenjangan itu sama. Fokus pada hal yang menghalangi hasil utama.

• Tetapkan kepemilikan yang jelas. Buat setiap item tindakan dapat dilacak dan akuntabel.

• Tinjau secara berkala. Tinjau kembali analisis kesenjangan Anda setiap kuartal untuk menyesuaikan perubahan dalam ruang lingkup, pasar, atau kinerja.

Fitur Asana untuk analisis yang lebih baik

Asana memiliki puluhan fitur yang dirancang untuk mendukung setiap langkah alur kerja Anda, mulai perencanaan hingga pelaksanaan. Templat analisis kesenjangan ini mencakup beberapa alat yang sangat membantu untuk menata analisis dan memantau tindak lanjut. Untuk daftar selengkapnya, kunjungi halaman Fitur kami.

• Bidang Kustom: Pantau kinerja saat ini, gol mendatang, dan tingkat prioritas di bidang yang tertata dan dapat disortir. Misalnya, gunakan bidang "Tingkat Keparahan Kesenjangan" untuk menilai dampak dari 1 hingga 5.

• Milestone: Identifikasi fase utama dari proses analisis kesenjangan dan pastikan tim selalu selaras dengan progres, seperti "analisis selesai" atau "tindakan diselesaikan".

• Dasbor: Visualisasikan perbedaan, progres, dan hasil secara real-time dengan bagan yang menyoroti tren kinerja.

• Gol: Hubungkan hasil analisis kesenjangan Anda dengan gol Business yang lebih luas untuk kejelasan dan akuntabilitas. Lihat cara setiap inisiatif mendukung perencanaan strategis Anda.

• Formulir: Standarkan cara anggota tim mengirimkan data kinerja atau umpan balik kesenjangan untuk mengurangi inkonsistensi dan meningkatkan visibilitas.

Integrasi yang direkomendasikan

Asana terintegrasi dengan ratusan alat lain, memungkinkan tim Anda untuk tetap fokus tanpa beralih platform. Berikut beberapa integrasi yang dapat meningkatkan analisis dan memudahkan kolaborasi. Anda dapat menjelajahi lebih banyak opsi di Direktori App Asana.

• Power BI: Menyinkronkan KPI dan metrik utama untuk analisis dan presentasi yang lebih mendalam. Cocok untuk pelaporan kepemimpinan dan snapshot progres.

• Lucidspark: Gunakan untuk curah pendapat visual, pemetaan perjalanan, atau analisis akar masalah bersama pelacakan tugas terstruktur di Asana.

• Google Sheets dan Google Docs: Impor metrik kinerja eksternal dan tolok ukur untuk menginformasikan analisis Anda. Cocok untuk mengunggah KPI triwulanan atau audit pihak ketiga.

• Slack: Dapatkan pemberitahuan saat tugas diperbarui atau selesai dalam alur kerja analisis kesenjangan. Menjaga keselarasan tim tanpa rapat tambahan.

• Gmail: Ubah email pemangku kepentingan menjadi item tindakan langsung dalam templat. Jangan pernah melewatkan permintaan atau umpan balik.

Pertanyaan umum tentang templat analisis kesenjangan