Templat perencanaan tahunan

Perencanaan tahunan sangat penting untuk mengembangkan strategi yang jelas dan memastikan perusahaan, departemen, serta setiap tim sepemahaman. Tetapi, sekalipun berlangsung setiap tahun, perencanaan tahunan bisa saja berantakan—dengan berbagai macam pemangku kepentingan, batas waktu, dan keputusan yang harus dibuat. 

Templat perencanaan tahunan menyederhanakan proses perencanaan tahunan, jadi Anda dapat berfokus mengembangkan strategi terbaik alih-alih berusaha mengerjakan beragam tugas perencanaan. 

Apa itu perencanaan tahunan?

Perencanaan tahunan adalah ketika pemimpin memetakan strategi timnya untuk tahun depan, termasuk tujuan umum yang harus dicapai timnya. Selama perencanaan tahunan, para pemimpin menetapkan pemandu untuk hal yang mereka ingin raih sebelum akhir tahun dan mengembangkan peta jalan tentang cara mencapainya. Ini juga saat mereka menyelaraskan inisiatif tim dan departemen untuk menyesuaikan dengan keseluruhan strategi perusahaan, jadi semua orang di organisasi bergerak ke tujuan yang sama.

Apa itu templat perencanaan tahunan? 

Templat perencanaan tahunan adalah panduan yang dapat digunakan kembali yang menjabarkan setiap langkah dalam proses perencanaan tahunan. Templat ini membantu memperjelas perencanaan dengan menguraikan dengan tepat apa yang harus Anda lakukan—dan kapan Anda harus melakukannya—untuk menyusun rencana bisnis yang sukses. Misalnya, templat Anda dapat menyertakan jadwal untuk sesi strategi, mengirimkan permintaan anggaran dan jumlah pegawai, mematangkan tujuan departemen, dan lainnya.

Templat perencanaan tahunan yang hebat juga mencakup ruang untuk mendokumentasikan gol perusahaan, departemen, dan tim sehingga pemandu organisasi Anda menjadi prioritas utama selama proses perencanaan tahunan. Dengan rencana tindakan standar dan visibilitas terhadap tujuan umum, Anda dapat memastikan organisasi selaras dari bawah ke atas. 

Manfaat templat perencanaan tahunan digital

Perencanaan tahunan sering dilakukan di tingkat puncak organisasi dan tidak dikomunikasikan secara efektif kepada semua orang. Menurut penelitian kami, hanya 16% pekerja pengetahuan yang mengatakan perusahaan mereka efektif menetapkan dan mengomunikasikan gol perusahaan, dan hanya 26% pekerja yang memiliki pemahaman yang jelas tentang bagaimana masing-masing pekerjaan mereka berkontribusi terhadap gol perusahaan. 

Templat perencanaan tahunan digital menutup celah komunikasi ini dengan menetapkan dan melacak gol tahunan tempat pekerjaan dilakukan. Alih-alih terlupakan di dalam spreadsheet, gol tim dan perusahaan Anda berada tepat di samping pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mencapainya. Dengan begitu, perencanaan tahunan bukan hanya suatu hal yang dilakukan di tingkat eksekutif. Sebaliknya, perencanaan ini adalah latihan yang membantu semua orang—mulai CEO hingga pegawai magang musim panas—dalam menetapkan gol terukur untuk pekerjaan mereka yang selaras dengan tim lain dan tujuan perusahaan Anda. 

Dengan menggabungkan proses perencanaan tahunan Anda dalam suatu platform manajemen kerja, Anda dapat: 

• Menstandarkan proses perencanaan strategis di seluruh departemen dan tim.

• Membuat sistem pencatatan tunggal untuk proses perencanaan tahunan sehingga semua orang sepemahaman. 

• Memastikan prioritas perusahaan menjadi prioritas utama saat departemen dan tim menetapkan gol tahunan mereka sendiri untuk tahun baru.

• Memetakan jadwal yang konkret untuk proses perencanaan tahunan Anda.

• Memberi tugas dengan tenggat tertentu, jadi jelas siapa yang bertanggung jawab atas apa sebelum kapan.

• Beralih antara tampilan proyek untuk memvisualisasi rencana bisnis tahunan Anda dengan cara berbeda—sebagai daftar standar, bagan Gantt, kalender, atau papan Kanban.

Cara membuat templat perencanaan tahunan

Setiap perusahaan memiliki perencanaan tahunannya sendiri. Untuk membuat templat yang dibuat khusus untuk Anda, ajukan pertanyaan berikut kepada diri Anda terlebih dahulu: 

• Siapa yang akan terlibat dalam proses perencanaan tahunan? 

• Keputusan besar apa yang perlu Anda buat, dan apa langkah yang Anda perlu ambil? 

• Siapa yang akan mengambil keputusan tersebut? 

• Bagaimana urutan pengambilan keputusan tersebut? 

Lalu, gunakan pertanyaan-pertanyaan tersebut untuk mengisi draf jadwal Anda. Saat memetakan proses perencanaan tahunan, gunakan praktik terbaik ini untuk membangun templat Anda: 

• Atur tugas dengan bagian. Buat langkah-langkah perencanaan tahunan selalu tertata dengan mengelompokkannya ke dalam berbagai bagian—seperti perencanaan perusahaan, perencanaan departemen, dan permintaan jumlah pegawai. 

• Buat tag kustom untuk memvisualisasi tahapan penting. Perencanaan tahunan sering terjadi secara bertahap—seperti sebelum perencanaan dan strategi, penetapan gol, lalu pengalokasian sumber daya untuk mencapai gol tersebut. Tag kustom berkode warna membantu memvisualisasi tempat setiap tugas berada dalam setiap tahap perencanaan tahunan.

• Tentukan tim yang bertanggung jawab atas setiap tugas. Selama perencanaan tahunan, Anda harus mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah dalam proses. Beri label tim terkait untuk setiap tugas—seperti perencanaan perusahaan, keuangan, dan SDM. 

• Sertakan gol tingkat tim dan perusahaan. Agar perencanaan tahunan berhasil, Anda memerlukan visibilitas yang konstan terhadap tujuan umum perusahaan. Sertakan ruang dalam templat Anda untuk mengatur dan melacak gol bisnis, departemen, dan tim sehingga Anda dapat memastikan setiap tingkat organisasi selaras. 

Fitur terintegrasi

• Tampilan Linimasa. Tampilan Linimasa adalah tampilan proyek bergaya Gantt yang menampilkan semua tugas Anda dalam diagram batang horizontal. Anda tidak hanya dapat melihat tanggal mulai dan tanggal selesai setiap tugas, tetapi juga dapat melihat dependensi antar-tugas. Dengan Tampilan Linimasa, Anda dapat dengan mudah melacak bagaimana bagian-bagian dalam rencana Anda saling berpadu. Selain itu, ketika dapat melihat semua pekerjaan di satu tempat, Anda bisa dengan mudah mengidentifikasi dan mengatasi konflik dependensi sebelum konflik terjadi, jadi Anda dapat mencapai semua gol sesuai jadwal. 

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan tugas agar Anda tahu hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

• Milestone. Milestone menunjukkan checkpoint proyek yang penting. Dengan menetapkan milestone di proyek, Anda dapat memberi tahu anggota tim dan pemangku kepentingan proyek tentang langkah Anda menuju gol. Gunakan milestone sebagai peluang untuk merayakan kemenangan kecil sepanjang proses menuju gol besar proyek. 

• Tanggal mulai. Anda terkadang tidak hanya perlu melacak kapan tugas berakhir, tetapi juga mengetahui kapan sebaiknya Anda mulai mengerjakannya. Jam dan tanggal mulai memberi anggota tim kejelasan tentang durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Gunakan tanggal mulai untuk menetapkan, melacak, dan mengelola pekerjaan guna menyelaraskan tujuan tim dan mencegah dependensi luput. 

Aplikasi yang direkomendasikan

• Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan rapat yang lebih terarah dan terfokus. Integrasi Zoom + Asana memudahkan Anda mempersiapkan rapat, melakukan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan berakhir. Rapat dimulai di Asana. Di sini, agenda rapat bersama memberikan visibilitas dan konteks seputar hal yang akan dibahas. Selama rapat, anggota tim dapat dengan cepat membuat tugas di Zoom sehingga tidak ada detail dan item tindakan yang luput. Setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana mengirim transkripsi dan rekaman rapat ke Asana sehingga semua kolaborator dan pemangku kepentingan dapat meninjau rapat sesuai kebutuhan.

• Vimeo. Teks mungkin dapat menyampaikan maksud, tetapi kalimat tertulis kurang memiliki nada, emosi, dan ekspresi. Dengan pesan video di Asana, yang didukung oleh Vimeo, Anda dapat memberi tim semua konteks yang dibutuhkan tanpa harus menjadwalkan rapat lain. Rekam pesan video singkat diri Anda, layar Anda, atau keduanya, lalu sematkan video tersebut dalam tugas, proyek, pesan, dan komentar untuk memberikan kejelasan dan konteks tambahan. Transkripsi rekaman otomatis dibuat oleh Asana sehingga dapat dibaca dan dicari. Berikan umpan balik, ajukan pertanyaan, dan berikan tugas—semuanya tanpa keluar dari Asana.

• Microsoft Teams. Dengan integrasi Microsoft Teams + Asana, Anda dapat mencari dan membagikan informasi yang diperlukan tanpa keluar dari Teams. Hubungkan secara mudah percakapan Teams ke item yang dapat ditindaklanjuti di Asana. Selain itu, buat, berikan, dan lihat tugas selama Rapat Teams tanpa beralih ke browser Anda.

• Google Workplace. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Workplace yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

Pertanyaan Umum