Apa itu 8D? Templat untuk pemecahan masalah yang efisien

Anda telah menghabiskan berbulan-bulan untuk mengawasi pengembangan proyek terbaru perusahaan Anda. Dari inisiasi, perencanaan, dan pelaksanaan, Anda yakin ini mungkin pekerjaan terbaik Anda.

Sampai umpan balik mulai masuk.

Tidak ada yang menyembunyikan kenyataan—hal-hal tidak selalu berjalan sesuai rencana. Namun, masalah produksi atau proses bukanlah sinyal untuk menyerah. Sebaliknya, fokuslah untuk mengasah keterampilan pemecahan masalah Anda guna menemukan solusi yang mencegahnya terjadi lagi. 

Metode 8D untuk pemecahan masalah menekankan pentingnya kerja tim untuk tidak hanya memecahkan masalah proses, tetapi juga mencegah terjadinya masalah baru. Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan pengertian 8D, cara menggunakan metodologi ini, dan manfaat yang dapat diberikan kepada Anda dan Tim. Selain itu, dapatkan templat 8D untuk mempermudah penyelesaian masalah Anda. 

Apa itu 8D?

Metode eight disciplines (8D) adalah pendekatan pemecahan masalah yang mengidentifikasi, memperbaiki, dan menghilangkan masalah berulang. Dengan menentukan akar penyebab masalah, manajer dapat menggunakan metode ini untuk menetapkan tindakan korektif permanen dan mencegah masalah berulang. 

Pertama kali diperkenalkan oleh Ford, metode 8D menawarkan cara yang konsisten untuk mengidentifikasi masalah dan solusi, menjadikannya optimal untuk pembelajaran organisasi. Banyak bidang berbeda menggunakan metode ini untuk membantu peningkatan produk dan proses.

Bagaimana cara menggunakan metode 8D?

Metode 8D adalah strategi yang sudah teruji untuk menghindari kerugian jangka panjang akibat masalah berulang. Jika Anda melihat masalah dalam alur kerja atau proses, ini saat yang tepat untuk mencoba metode pemecahan masalah ini. 

Untuk menyelesaikan analisis 8D, ikuti "delapan disiplin" untuk membuat analisis statistik masalah dan menentukan solusi terbaik.

Delapan disiplin pemecahan masalah

8D adalah singkatan dari delapan disiplin ilmu yang akan Anda gunakan untuk membuat laporan 8D. Seperti yang mungkin Anda perhatikan, garis besar ini dimulai dengan nol, yang menghasilkan sembilan disiplin ilmu secara keseluruhan. "Tahap nol" dikembangkan kemudian sebagai tahap perencanaan awal. 

Untuk mengilustrasikan langkah-langkah ini, bayangkan organisasi Anda mengalami penurunan inovasi dan produktivitas tim tahun lalu. Pemangku kepentingan Anda telah memperhatikan dan ingin melihat perubahan yang diterapkan dalam enam bulan ke depan. Di bawah ini, kami akan menggunakan proses 8D untuk mengungkap solusi yang meningkatkan moral.

D0: Mempersiapkan dan merencanakan

Sebelum memulai proses pemecahan masalah, evaluasi masalah yang ingin Anda pecahkan. Memahami latar belakang masalah akan membantu Anda mengidentifikasi akar penyebabnya di langkah selanjutnya. 

Kumpulkan informasi tentang bagaimana masalah telah memengaruhi proses atau produk dan konsekuensi yang paling parah. Perencanaan dapat mencakup:

• Mengumpulkan data

• Menentukan prasyarat untuk memecahkan masalah

• Mengumpulkan umpan balik dari pihak lain yang terlibat

Jika kita melihat kembali contoh kita, Anda mungkin ingin mencari tahu apakah penurunan moral ini terjadi di seluruh organisasi atau hanya berlaku untuk beberapa Bagian. Pertimbangkan untuk mewawancarai beberapa pegawai dari berbagai bagian dan tingkat manajemen untuk mendapatkan beberapa perspektif. Selanjutnya, tentukan pengetahuan dan keterampilan yang Anda perlukan untuk mengatasi penurunan produktivitas ini. 

D1: Bentuk tim Anda

Buat tim lintas fungsi yang terdiri dari orang-orang yang memiliki pengetahuan tentang berbagai produk dan alur kerja yang terlibat. Anggota tim ini harus memiliki keterampilan yang diperlukan untuk memecahkan masalah dan menerapkan tindakan perbaikan. 

Langkah-langkah dalam disiplin ini dapat mencakup:

• Menunjuk ketua tim

• Mengembangkan dan menerapkan pedoman tim

• Menentukan gol dan prioritas tim

• Menetapkan peran individu

• Mengatur aktivitas pembangunan tim

Dari contoh kami, tim yang solid akan terdiri dari orang-orang dengan pengalaman langsung terkait masalah—seperti perwakilan dari semua bagian dan orang-orang penting yang dekat dengan pekerjaan tingkat lokakarya. Anda mungkin juga ingin melibatkan seseorang dari bagian SDM untuk membantu merancang dan menerapkan solusi. Yang terpenting, pastikan orang yang Anda pilih ingin terlibat dan berkontribusi pada solusi.

D2: Identifikasi masalah

Sekarang, Anda mungkin sudah memiliki pemahaman yang baik tentang masalah, tetapi fase ini bertujuan untuk memecahnya menjadi istilah yang jelas dan dapat diukur dengan mengidentifikasi lima W dan dua H (5W2H):

• Siapa yang pertama melaporkan masalah?

• Apa masalahnya?

• Kapan dan seberapa sering itu terjadi?

• Di mana masalah terjadi (terkait dengan sektor, pemasok, mesin, atau lini produksi yang terlibat)?

• Mengapa pemecahan masalah itu penting?

• Bagaimana masalah pertama kali terdeteksi?

• Berapa banyak bagian/unit/pelanggan yang terpengaruh?

Gunakan wawasan tim Anda untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini. Dari contoh kami, tim Anda dapat menyimpulkan bahwa: 

• Pegawai merasa kewalahan dengan beban kerja mereka saat ini. 

• Tidak ada struktur atau kesempatan nyata untuk membagikan ide-ide baru.

• Manajer belum memiliki pelatihan untuk rapat atau pengaturan inovasi.

• Pegawai yang tidak puas tahu bahwa mereka dapat mencapai lebih banyak hal—dan ingin mencapai lebih banyak hal—meskipun mereka tampak kurang terlibat.

Setelah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, catat pernyataan masalah resmi untuk menjelaskan masalahnya. Jika memungkinkan, sertakan foto, video, dan diagram untuk memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang jelas tentang masalah tersebut. Ini juga dapat membantu membuat bagan alir proses yang mencakup berbagai langkah yang terkait dengan deskripsi masalah.

D3: Mengembangkan rencana penanggulangan sementara

Seperti halnya kita mengharapkan pertolongan pertama yang cepat setelah terjadi kecelakaan, tim Anda harus mengambil tindakan segera untuk memastikan Anda menanggulangi masalah—terutama jika masalah terkait dengan keselamatan pelanggan. 

Rencana penanggulangan sementara akan memberikan solusi sementara untuk mengisolasi masalah dari pelanggan dan klien saat tim Anda mengupayakan pengembangan tindakan korektif permanen. Solusi sementara ini akan membantu memberi tahu dan menjaga keselamatan pelanggan—serta menjaga reputasi Anda.

Karena temuan Anda mengungkapkan bahwa pekerja bekerja berlebihan dan manajer kurang dilatih, tim Anda menyarankan untuk menjadwalkan beberapa sesi pelatihan wajib bagi para pemimpin setiap bagian yang mencakup manajemen waktu dan stres serta mengatasi burnout. Anda mungkin juga ingin membuat presentasi yang menguraikan topik pelatihan ini untuk menarik minat manajer dan pemangku kepentingan utama serta mempersiapkan perubahan positif yang akan datang. 

D4: Verifikasi akar penyebab dan titik keluar

Lihat kembali temuan Anda dan konsultasikan dengan Tim tentang kemungkinan penyebab masalah. Analisis akar penyebab melibatkan pemetaan setiap akar penyebab potensial terhadap pernyataan masalah dan data pengujian terkait. Pastikan untuk menguji semua potensi penyebab—curah pendapat yang tidak jelas dan analisis yang ceroboh dapat menyebabkan Anda melewatkan informasi penting. 

Dalam contoh kita, fokus pada bagian "mengapa" dari 5W2H. Anda dan Tim mengidentifikasi enam akar penyebab:

• Manajer tidak pernah mengikuti pelatihan apa pun

• Kurangnya kepercayaan dan keamanan psikologis

• Pegawai tidak memahami tujuan dan gol

• Komunikasi kurang baik

• Manajemen waktu buruk

• Pegawai kurang percaya diri

Selain mengidentifikasi akar penyebab, coba tentukan di mana Anda pertama kali mendeteksi masalah dalam proses, dan mengapa masalah itu tidak terdeteksi. Ini disebut titik keluar, dan mungkin ada lebih dari satu. 

D5: Pilih tindakan korektif permanen

Bekerja sama dengan tim untuk menentukan solusi yang paling mungkin untuk menghilangkan akar penyebab masalah dan mengatasi masalah terkait titik pelarian. Konfirmasikan secara kuantitatif bahwa tindakan korektif permanen (PCA) yang dipilih akan menyelesaikan masalah bagi pelanggan. 

Langkah-langkah untuk memilih PCA dapat mencakup:

• Menentukan apakah Anda memerlukan keahlian lebih lanjut

• Memastikan 5W2H didefinisikan dengan benar

• Melakukan analisis keputusan dan penilaian risiko

• Mempertimbangkan langkah-langkah alternatif

• Mengumpulkan bukti untuk membuktikan PCA akan efektif

Tim Anda memutuskan untuk meluncurkan pelatihan yang digunakan dalam rencana sementara untuk semua pegawai, dengan lokakarya bulanan di seluruh perusahaan tentang peningkatan kesejahteraan. Anda juga berencana untuk mengadakan rapat, sesi inovasi, dan pelatihan bimbingan tim untuk manajer. Terakhir, Anda menyarankan untuk menggunakan perangkat lunak guna meningkatkan komunikasi dan kolaborasi. 

D6: Terapkan tindakan korektif Anda

Setelah semua pihak menyepakati solusi, langkah selanjutnya adalah membuat rencana tindakan untuk menghilangkan akar penyebab dan titik keluar. Setelah solusi diterapkan, Anda dapat menghapus tindakan penahanan sementara.

Setelah melihat keberhasilan pelatihan pada fase sementara, pemangku kepentingan Anda menyetujui semua PCA yang diusulkan tim Anda. Perwakilan Anda dari SDM juga berencana menerapkan pemeriksaan kesejahteraan pegawai secara berkala untuk melacak moral pegawai.

Untuk memastikan keberhasilan tindakan korektif, pantau hasil, pelanggan, atau umpan balik pegawai dalam jangka waktu yang lama dan catat efek negatifnya. Menyiapkan "kontrol" seperti pemeriksaan kesejahteraan pegawai akan membantu Anda memvalidasi apakah solusi Anda berfungsi atau masih ada hal lain yang perlu dilakukan. 

D7: Ambil tindakan pencegencara

Salah satu manfaat utama menggunakan metode 8D adalah peningkatan kemampuan untuk mengidentifikasi perubahan sistematis yang diperlukan guna mencegah terjadinya masalah di masa depan. Cari cara untuk meningkatkan sistem manajemen, metode operasi, dan prosedur Anda untuk tidak hanya menghilangkan masalah saat ini, tetapi juga menghentikan masalah serupa agar tidak berkembang di kemudian hari.

Berdasarkan contoh kami, pelatihan yang disarankan Tim Anda kini diadopsi dalam kurikulum onboarding manajer baru. Setiap manajer kini memiliki "sistem rapat" yang harus dipatuhi di semua rapat, dan beban kerja serta proyek dikelola sebagai tim dalam perangkat lunak kolaborasi baru Anda. Inovasi meningkat, dan moral berada pada titik tertinggi!

D8: Rayakan bersama tim Anda

Metode 8D pemecahan masalah tidak mungkin dicapai tanpa anggota tim yang berdedikasi dan kolaborasi kelas satu. Setelah catatan, pelajaran, riset, dan data uji didokumentasikan dan disimpan, ucapkan selamat kepada rekan tim Anda atas upaya yang luar biasa! Upayakan untuk mengapresiasi setiap individu atas kontribusinya dalam menemukan solusi yang sukses.

Templat dan contoh laporan 8D

Lihat templat laporan 8D kami di bawah ini untuk membantu Anda mencatat temuan saat menavigasi delapan disiplin penyelesaian masalah. Ini adalah laporan formal yang dapat digunakan sebagai sarana komunikasi dalam perusahaan, yang menghasilkan pemecahan masalah transparan yang dapat Anda terapkan ke seluruh rantai produksi atau proses.

Manfaat menggunakan metode 8D

Metode 8D adalah salah satu strategi pemecahan masalah paling populer karena alasan yang bagus. Kekuatannya terletak pada kerja tim dan analisis berbasis fakta untuk menciptakan budaya peningkatan berkelanjutan —menjadikannya salah satu alat paling efektif untuk manajer mutu. Manfaat menggunakan metode 8D meliputi: 

• Peningkatan keterampilan pemecahan masalah yang berorientasi pada tim, bukan mengandalkan individu untuk memberikan solusi

• Peningkatan pemahaman tentang struktur pemecahan masalah

• Pemahaman yang lebih baik tentang cara menggunakan alat statistik dasar untuk pemecahan masalah

• Komunikasi terbuka dan jujur dalam diskusi pemecahan masalah

• Mencegah terjadinya masalah di masa mendatang dengan mengidentifikasi kelemahan dan solusi sistem

• Peningkatan efektivitas dan efisiensi dalam pemecahan masalah

Kolaborasi yang lebih baik = penyelesaian masalah yang lebih baik

Terlepas dari seberapa baik Anda sebagai manajer, masalah produksi dan proses tidak dapat dihindari. Cara Anda memecahkannya yang membedakan yang baik dari yang hebat. Metode 8D untuk pemecahan masalah memungkinkan Anda untuk tidak hanya memecahkan masalah yang dihadapi, tetapi juga meningkatkan kolaborasi tim, meningkatkan proses, dan mencegah munculnya masalah di masa mendatang. 

Coba alat manajemen proyek Asana untuk mendobrak hambatan komunikasi dan menjaga tim tetap bekerja sesuai rencana.