Cara mengumpulkan umpan balik pegawai (kiat dan contoh)

Memberikan umpan balik itu penting jika Anda ingin anggota tim mencapai potensi penuh mereka. Namun, mendapatkan umpan balik yang efektif dan jujur juga sama pentingnya untuk membangun—dan meningkatkan—tim yang sehat. 

Jika Anda tahu cara memberikan dan menerima umpan balik, Anda akan memperkuat kinerja tim dan mengembangkan gaya kepemimpinan yang efektif. Bagaimanapun, sebagai manajer, gol Anda adalah memandu tim menuju kesuksesan dan menciptakan ruang aman untuk komunikasi yang jujur. Pelajari strategi untuk mendorong umpan balik pegawai di setiap tingkat—dari antarpribadi hingga organisasi. 

Apa itu umpan balik pegawai?

Umpan balik pegawai memungkinkan anggota tim untuk mengungkapkan perasaan dan pendapat mereka tentang proses manajemen dan organisasi. Perusahaan sering berfokus pada pemberian umpan balik kepada pegawai, tetapi mendapatkan umpan balik dari pegawai juga bermanfaat. 

Saat Anda mendorong umpan balik dari bawah ke atas, Anda memberi kesempatan kepada anggota tim untuk merasa didengar. Pada akhirnya, umpan balik pegawai dapat membantu memperkuat gaya manajemen Anda dan meningkatkan sinergi tim.

Mengapa umpan balik pegawai itu penting?

Umpan balik pegawai penting di setiap tingkat, tetapi paling umum terjadi di tiga tingkat: antarpribadi, tim, dan organisasi.

• Pada tingkat interpersonal: Ini merupakan umpan balik 1:1 antara manajer dan pegawai. Umpan balik antarpribadi yang efektif dapat meningkatkan kepercayaan tim dan meningkatkan hubungan antara manajer dan pegawai. 

• Pada tingkat tim: Ini merepresentasikan umpan balik dari (dan antara) tim yang lebih luas. Mengumpulkan umpan balik tim dapat membantu Anda memahami dinamika tim dan membangun hubungan yang efektif. 

• Di tingkat organisasi: Anda mungkin tidak terlibat dalam mengumpulkan umpan balik organisasi, tetapi sebagai manajer, Anda dapat mendorong Tim untuk berpartisipasi dalam umpan balik tersebut—dan membagikan hasilnya, jika ada. Berbagi dan mengumpulkan umpan balik di tingkat organisasi itu penting untuk mendorong transparansi dan membangun budaya organisasi yang efektif. 

Sebagai manajer, peran Anda adalah membangun kepercayaan untuk memastikan tim merasa cukup didukung untuk memberikan umpan balik organisasi yang jujur. Selanjutnya, anggota tim dapat memperkuat keterampilan komunikasi mereka saat mereka merasa nyaman dan bersedia memberikan umpan balik pada setiap level ini.

Kapan meminta umpan balik pegawai

Waktu terbaik untuk meminta umpan balik pegawai tergantung pada tingkat umpan balik. Berdasarkan tingkatannya, Anda mungkin perlu mengubah pendekatan.

Di bawah ini adalah waktu ideal berdasarkan berbagai tingkat:

• Umpan balik antarpribadi: Waktu terbaik untuk meminta umpan balik antarpribadi adalah tepat setelah Anda memberikan umpan balik kepada anggota tim. Sebagai manajer, gol Anda adalah membangun hubungan yang baik, mengajukan pertanyaan spesifik, dan mendapatkan jenis umpan balik ini saat Anda memberikan umpan balik Anda sendiri. 

• Umpan balik tim: Dapatkan umpan balik tim yang lebih luas pada milestone penting. Waktu terbaik untuk melakukannya adalah di akhir atau awal periode—seperti tinjauan akhir kuartal atau tinjauan akhir tahun. 

• Umpan balik organisasi: Dapatkan umpan balik sesuai jadwal yang dapat diprediksi dan sesuai untuk semua orang, seperti setiap dua tahun sekali. Ini biasanya dilakukan oleh tim SDM atau kepemimpinan. 

Sebagai manajer, kepercayaan yang Anda bangun di tingkat interpersonal dan tim akan membuat tim merasa lebih percaya diri dan nyaman untuk bersikap jujur di tingkat organisasi.  

Anggota tim tidak akan selalu merasa siap memberikan umpan balik secara tatap muka. Selain meminta pendapat mereka secara individual, tawarkan cara anonim untuk mengirimkan umpan balik yang dapat mereka isi di lain waktu. Dengan begitu, anggota tim dapat mengekspresikan diri tanpa ragu. 

4 kiat untuk mengumpulkan umpan balik pegawai

Sulit untuk mengetahui apakah anggota tim bersikap jujur dengan Anda saat Anda meminta umpan balik mereka. Gunakan kiat di bawah ini untuk menciptakan lingkungan yang penuh rasa hormat dan komunikatif. 

1. Bangun kepercayaan

Anggota tim yang memercayai Anda lebih mungkin memberikan jawaban yang jujur. Namun, kepercayaan membutuhkan waktu, jadi bersabarlah saat membangun fondasi itu. Cara terbaik untuk mendapatkan kepercayaan anggota tim adalah dengan menyesuaikan kata-kata dengan tindakan Anda. Beri tahu semua orang sejak hari pertama bahwa Anda berencana untuk bersikap jujur kepada mereka, dan dorong mereka untuk bersikap jujur kepada Anda sebagai balasannya.

2. Tawarkan opsi anonim

Anonimitas memberikan rasa aman bagi anggota tim yang mungkin malu atau gugup untuk mengekspresikan diri. Bahkan anggota tim yang memercayai Anda mungkin merasa tidak nyaman memberikan kritik yang membangun karena mereka tidak yakin atau tidak tahu harus berkata apa saat itu. Tawarkan cara tambahan yang anonim untuk berbagi sehingga anggota tim memiliki waktu untuk memproses perasaan mereka.

3. Ajukan pertanyaan yang tepat

Mengajukan pertanyaan yang tepat dapat menjadi perbedaan dalam menerima umpan balik versus menerima beberapa tanggapan yang berguna. Pertimbangkan skenario berikut:

• Skenario 1: Anda meminta umpan balik pegawai secara langsung. Satu-satunya pertanyaan yang Anda ajukan adalah, "Apakah Anda memiliki umpan balik untuk saya?" Sebagian besar anggota tim menanggapi dengan mengatakan, "Saya tidak punya pendapat saat ini" atau "Tidak, saya pikir Anda bekerja dengan baik." 

• Skenario 2: Anda meminta umpan balik pegawai dengan survei terperinci. Anda menyertakan pertanyaan spesifik, seperti "Dengan cara apa dinamika tim Anda dapat ditingkatkan?" dan "Apa yang akan mempererat hubungan dengan manajer Anda?" Anggota tim memberikan tanggapan spesifik yang menjawab setiap pertanyaan.

Dalam skenario pertama, anggota tim harus memberikan umpan balik untuk Anda tanpa panduan. Dalam skenario kedua, Anda meminta informasi spesifik dari anggota tim, yang memudahkan mereka untuk menanggapi. 

4. Mengubah umpan balik menjadi tindakan

Beri tahu anggota tim bahwa Anda menanggapi kekhawatiran mereka dengan serius. Jika Anda melihat tren dalam umpan balik yang diterima, Anda akan tahu bahwa umpan balik tersebut perlu ditangani. Misalnya, jika beberapa anggota tim mengatakan mereka kesulitan meluncurkan proyek, mereka mungkin memerlukan lebih banyak panduan selama perencanaan proyek. 

Setiap kali ini terjadi, sampaikan kepada tim bahwa Anda telah mendengar kekhawatiran mereka dan berencana untuk melakukan perubahan. Ketika anggota tim melihat Anda membuat perubahan tersebut, mereka akan merasa dihargai dan dihormati.

4 contoh umpan balik pegawai

Ada banyak cara untuk mengumpulkan umpan balik pegawai. Tawarkan berbagai kesempatan bagi anggota tim untuk mengekspresikan diri sehingga Anda menerima tanggapan terperinci. Contoh umpan balik pegawai di bawah ini dapat memberi Anda ide tentang cara mengumpulkan umpan balik.

Kuesioner pegawai baru

Setelah anggota tim selesai melakukan onboarding dan rencana 30-60-90 hari, dapatkan umpan balik tentang pengalaman tersebut. Idealnya, kumpulkan umpan balik ini dalam kuesioner yang mengajukan pertanyaan spesifik tentang proses onboarding. Kuesioner sangat cocok untuk anggota tim baru karena Anda mungkin belum memiliki hubungan yang erat dengan mereka. 

Contoh pertanyaan:

• Apa yang Anda sukai dari proses onboarding? Apa yang seharusnya dapat ditingkatkan?

• Aspek pekerjaan apa yang membuat Anda bersemangat? Apa yang Anda khawatirkan? 

• Apa cara terbaik untuk memanfaatkan waktu 1-on-1 kita?

• Apa bidang perusahaan yang ingin Anda pelajari selengkapnya?

Survei keterlibatan pegawai

Survei adalah alat yang hebat untuk mengukur tidak hanya keterlibatan, tetapi juga umpan balik yang jujur. Ini adalah alat untuk mengidentifikasi perasaan pegawai tentang peran, tim, dan organisasinya. 

Tanggapan dapat menjelaskan kinerja manajer, sentimen pegawai, dan memberi suara kepada tim untuk membantu mendorong pertumbuhan organisasi. 

Contoh pertanyaan:

• Apakah Anda merasa pekerjaan Anda di [organisasi] berarti?

• Apa Anda merasa [manajer Anda] berinvestasi dalam kesuksesan Anda?

• Apakah Anda memiliki jalur yang jelas untuk pengembangan karier di [organisasi]?

• Bagaimana kepemimpinan dapat ditingkatkan di [organisasi]?

Tinjauan kinerja

Tinjauan kinerja menyediakan ruang bagi Anda untuk memberikan dan menerima umpan balik. Lakukan check-in selama rapat dengan tim Anda dan buat dialog terbuka. Tindak lanjuti umpan balik yang Anda berikan dengan meminta anggota tim untuk menyampaikan perasaan mereka. 

Contoh pertanyaan:

• Gol apa yang Anda capai di [kerangka waktu] ini? Gol mana yang gagal tercapai?

• Pencapaian apa yang paling Anda banggakan selama [periode waktu] ini?  

• Hasil akhir apa yang paling tidak Anda banggakan selama [periode waktu] ini? Mengapa? 

• Gol apa yang akan menjadi fokus Anda dalam [kerangka waktu] berikutnya?

Wawancara keluar

Wawancara keluar adalah alat yang berharga untuk menerima umpan balik pegawai yang efektif. Saat anggota tim meninggalkan perusahaan, siapkan wawancara keluar pada hari terakhir mereka bekerja. Anggota tim yang akan meninggalkan perusahaan mungkin lebih cenderung memberi Anda tanggapan yang transparan.

Contoh pertanyaan:

• Apa alasan utama Anda meninggalkan [organisasi]?

• Apa yang dilakukan dengan baik oleh [organisasi]? Apa yang dapat dikembangkan?  

• Bagaimana kami dapat mendukung Anda untuk terus bekerja sebagai [jabatan]?

• Bagaimana [organisasi] dapat meningkatkan pelatihan dan pengembangan kami?

Gunakan umpan balik pegawai untuk meningkatkan keterampilan kepemimpinan Anda

Anggota tim bekerja lebih baik saat kebutuhan mereka terpenuhi. Untuk meningkatkan kinerja dan dinamika grup, mintalah umpan balik pegawai dan, yang terpenting, dengarkan.