Templat Formulir permintaan perubahan gratis: Sederhanakan perubahan proyek

Bob Dylan berkata, "Zaman sedang berubah," dan ini benar. Namun, sebagian besar manajer juga tahu bahwa proyek terus berubah. Jarang ada rencana proyek yang dimulai dan berakhir dengan cara yang sama, dan cara termudah untuk mengelola perubahan adalah dengan templat perintah perubahan.

Formulir perintah perubahan memberikan cara terstruktur untuk mengomunikasikan perubahan proyek sehingga proyek tetap sesuai rencana dan tim memahami cara untuk bergerak maju. Dalam artikel ini, kami akan mengajari Anda cara membuat templat perintah perubahan sehingga Anda merasa siap menghadapi rintangan yang muncul.

Apa itu formulir perintah perubahan?

Perintah perubahan—juga dikenal sebagai permintaan perubahan dalam manajemen proyek—adalah perubahan resmi dan terdokumentasi pada rencana proyek. Meskipun istilah "perintah perubahan" biasanya merupakan istilah industri konstruksi, perintah perubahan dapat digunakan di industri apa pun untuk menjelaskan bagaimana proyek akan menyimpang dari ruang lingkup proyek awal. 

Perintah perubahan menentukan jenis perubahan yang Anda—atau orang lain—inginkan dan bagaimana perubahan itu akan memengaruhi hasil akhir, harga, dan linimasa proyek. Alasan umum orang memulai perintah perubahan dalam manajemen proyek meliputi:

• Permintaan pemangku kepentingan baru

• Kesalahan atau kelalaian perencanaan

• Perkiraan yang tidak akurat

• Perubahan dalam scope of work

• Biaya sumber daya

• Acara yang tidak direncanakan

Perintah perubahan proyek adalah hal yang umum terjadi karena, bahkan dengan perencanaan proyek yang menyeluruh, tujuan proyek Anda dapat berubah karena alasan tak terduga saat Anda mengerjakan proyek. Selama Anda siap menghadapi perubahan, proses kontrol perubahan tidak akan terasa memberatkan.

Formulir perintah perubahan cetak vs. digital

Formulir perintah perubahan yang dapat dicetak mungkin satu-satunya cara Anda melihat kontrol perubahan terjadi sebelumnya, tetapi kontrol perubahan digital mencatat perubahan bersama informasi proyek Anda lainnya. 

Dengan menjaga perubahan proyek agar selaras dengan materi proyek lainnya, Anda mempertahankan sumber kebenaran tunggal untuk seluruh proyek. Manfaat lain pelacakan perintah perubahan melalui platform digital meliputi:

• Kemudahan meninjau rencana awal secara real time

• Kemampuan membagikan perintah perubahan ke banyak orang sekaligus

• Integrasi perintah perubahan dalam proses manajemen perubahan otomatis

• Kemampuan untuk mengubah anggaran, linimasa, dan pekerjaan anggota tim setelah perubahan terjadi

Jika Anda ingin templat perintah perubahan diintegrasikan ke dalam proses perintah perubahan yang lebih besar, formulir digital dapat menghemat waktu dan memberikan kejelasan.

Cara membuat formulir perintah perubahan

Sebelum mempelajari cara memprioritaskan dan memilah permintaan perintah perubahan, Anda harus meninjau komponen templat perintah perubahan. Komponen ini memudahkan untuk meninjau perintah perubahan dan dengan cepat memahami perubahan yang diminta, alasan perubahan diminta, dan dampak yang diharapkan dari perubahan tersebut.

1. Deskripsi perubahan: Bagian pertama templat perintah perubahan harus menjelaskan secara singkat hasil akhir proyek asli dan perubahan yang diusulkan.

2. Biaya perubahan terperinci: Di bagian ini, Anda akan mencantumkan semua biaya yang terkait dengan perubahan yang Anda usulkan. Biaya ini mungkin bersifat tidak langsung atau langsung, seperti waktu anggota tim untuk mengerjakan proyek, perangkat lunak yang dibutuhkan, atau biaya perjalanan. 

3. Total biaya perubahan: Sertakan area yang mencantumkan jumlah total biaya perubahan sehingga orang lain yang meninjau perintah perubahan dapat dengan cepat melihat dampak biaya. Jika tidak dapat mencantumkan beberapa biaya sebagai total, Anda dapat membiarkan bagian ini kosong. 

4. Dampak pada linimasa: Di bagian ini, jelaskan dampak perubahan ini terhadap linimasa proyek asli. Apakah perubahan akan membuat proyek memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan semula? Jelaskan rencana Anda untuk mengakomodasi orang lain jika linimasa harus berubah.

5. Tanda tangan: Sertakan bagian untuk ditandatangani oleh peninjau perintah perubahan Anda. Selain itu, sertakan tanda tangan Anda di bagian ini.

Cara mengelola permintaan perintah perubahan

Pengajuan dan manajemen perintah perubahan berjalan beriringan. Memberikan templat perintah perubahan kepada pemangku kepentingan akan memberi tahu mereka bahwa perubahan mereka tidak dijamin dan harus melalui proses persetujuan.

Sebagai manajer proyek, Anda mungkin akan mengelola permintaan perubahan pesanan saat diterima dan mencari informasi yang dibutuhkan untuk memprioritaskannya. Gunakan langkah-langkah di bawah ini untuk menentukan cara menyortir dan memprioritaskan permintaan perubahan yang masuk. 

1. Tinjau pengiriman formulir perintah perubahan

Saat Anda mendengar seseorang menyampaikan perubahan yang diminta, akui ide mereka dan arahkan mereka ke formulir perintah perubahan sehingga mereka dapat mendokumentasikan perubahan tersebut. Permintaan perubahan mungkin berasal dari berbagai orang yang terlibat dalam suatu proyek, termasuk:

• Pemangku kepentingan eksternal

• Manajer bagian

• Anda, sebagai manajer proyek

• Kontraktor dalam proyek konstruksi

Jika pemangku kepentingan belum pernah menggunakan formulir perintah perubahan sebelumnya, mungkin akan membantu untuk menjelaskan alasan formulir ini penting. Beri tahu mereka bahwa perubahan mereka berpotensi memengaruhi area lain dari proyek, dan formulir perintah perubahan memungkinkan Anda dan pemberi persetujuan proyek untuk meninjau keselarasan perubahan yang diminta dengan tujuan proyek secara keseluruhan.

Setelah Anda menerima formulir perintah perubahan, tinjau dan diskusikan perubahan dengan siapa pun yang mengirimkan formulir. Komunikasi terbuka adalah hal terpenting yang harus diingat saat seseorang membuat permintaan perubahan.

Kiat: Simpan semua permintaan perintah perubahan dan perubahan proyek dalam perangkat lunak manajemen proyek terpusat. Dengan begitu, tim memiliki sumber informasi terpusat untuk semua informasi proyek. Kemudian, saat pemangku kepentingan mengajukan perintah perubahan baru, Anda dapat memastikan semua orang di tim proyek memiliki visibilitas ke permintaan baru.

2. Isi informasi yang belum lengkap

Setelah memahami permintaan perubahan pemangku kepentingan, Anda akan mengisi informasi yang hilang pada formulir perintah perubahan. Pemangku kepentingan harus menjelaskan perubahan pada formulir permintaan, tetapi mereka mungkin memerlukan bantuan Anda untuk menilai biaya perubahan dan pengaruhnya terhadap linimasa proyek.

Bagian yang mungkin memerlukan bantuan Anda meliputi:

• Biaya perubahan: Pemangku kepentingan dapat mendanai proyek Anda, tetapi Anda tahu ke mana Anda mengalokasikan uang dan sumber daya lainnya. Diskusikan perubahan dengan pemohon dan buat daftar terperinci kemungkinan biaya.

• Dampak pada linimasa: Pemangku kepentingan jarang tahu bagaimana perubahan yang diminta akan memengaruhi linimasa proyek. Jika mereka ingin proyek selesai pada tanggal tertentu, Anda harus menganalisis jadwal dan menjelaskan bagaimana tenggat akan bergeser.

Mengisi formulir perintah perubahan akan lebih mudah jika Anda dan pemohon bekerja sama. Jika beruntung, Anda juga dapat memberikan beberapa perspektif kepada pemangku kepentingan tentang cara kerja proyek dari dalam.

3. Tentukan apakah perubahan harus dilakukan

Anda sekarang dapat melihat permintaan perubahan secara keseluruhan dan menentukan apakah perubahan harus dilakukan. Saat mempertimbangkan permintaan perubahan, lakukan analisis dampak berdasarkan tujuh elemen rencana proyek.

Gol: 

• Bagaimana perubahan ini selaras dengan tujuan proyek kita? 

• Apakah perubahan ini akan menghalangi kita untuk mencapai gol proyek? 

Metrik keberhasilan:

• Bagaimana kita akan mengukur kesuksesan? 

• Apakah ada risiko yang terkait dengan perubahan ini?

• Apakah risiko perubahan ini sepadan dengan hasilnya?

Pemangku kepentingan: 

• Siapa yang harus terlibat dalam menyetujui permintaan perubahan ini? 

• Siapa yang perlu dilibatkan jika kita melanjutkan dengan perintah perubahan ini?

Ruang lingkup:

• Apakah perubahan ini berada di luar ruang lingkup proyek awal kita?

• Berapa biaya untuk membuat perubahan?

• Jika membutuhkan lebih banyak uang atau sumber daya, dari mana kita akan mendapatkan hal-hal itu?

• Apakah kita akan membutuhkan lebih banyak orang untuk membuat perubahan ini?

Hasil akhir:

• Bagaimana perubahan ini akan meningkatkan produk akhir?

• Apakah manfaat yang terkait dengan perubahan ini sepadan dengan perubahan biaya, sumber daya, atau linimasa?

Linimasa:

• Apakah perubahan ini akan memengaruhi batas waktu kita?

• Apakah kita memiliki fleksibilitas untuk mengubah linimasa?

Rencana komunikasi: 

• Jika disetujui, bagaimana kita akan mengomunikasikan perubahan ini kepada Tim proyek? 

Kiat: Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk memvisualisasikan dampak permintaan perubahan pada proyek Anda. Analisis metrik, seperti tingkat pemanfaatan tim, untuk menentukan dampak perubahan pada linimasa dan ruang lingkup proyek.

4. Minta sumber daya untuk membuat perubahan

Jika Anda memutuskan untuk melanjutkan perubahan, langkah selanjutnya adalah mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan untuk mewujudkannya. Ingat: 

• Anda mungkin memerlukan anggota tim tambahan untuk menyelesaikan perubahan.

• Jika Anda membutuhkan lebih banyak waktu untuk mengerjakan hasil akhir ini, waktu tersebut dapat menunda proyek lain.

• Uang dapat berasal dari pemohon, tetapi untuk mengamankan sumber daya fisik, vendor dan produsen harus ada di papan.

• Anda harus memastikan bahwa Anda bisa mendapatkan sumber daya tambahan dalam kerangka waktu yang telah ditetapkan.

Pada tahap ini dalam proses kontrol perubahan, setiap orang dalam tim harus menyetujui perubahan tersebut. Manfaatkan bantuan orang lain saat meminta sumber daya untuk mempermudah proses ini.

5. Sertakan perubahan ke dalam rencana proyek

Setelah semua orang menyetujui perubahan dan Anda memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk menerapkannya, Anda siap memasukkan perubahan ke dalam rencana proyek. Langkah selanjutnya dapat mencakup:

• Menyesuaikan peran dan tanggung jawab tim

• Menambahkan tugas dan milestone proyek

• Mengubah linimasa proyek

• Menyesuaikan tujuan proyek dan KPI

Jangan lupa menandatangani bagian bawah formulir perintah perubahan dan menyimpannya bersama dokumen proyek Anda lainnya untuk referensi. File digital ini mungkin berguna saat mengerjakan proyek mendatang atau merombak proses kontrol perubahan Anda. 

Kiat: Semua orang yang terlibat dalam proses kontrol perubahan harus menandatangani formulir perintah perubahan. Gunakan formulir perintah perubahan digital sehingga Anda dapat mengirimkan perintah perubahan ke individu di mana pun mereka berada dan memberi mereka fleksibilitas untuk mengirimkannya kembali sesuai keinginan mereka.

Templat perintah perubahan

Di bawah ini, Anda akan melihat contoh templat perintah perubahan. Bagian pemasaran perusahaan ini berencana meluncurkan produk baru dan mengumumkan peluncuran produk melalui kampanye media sosial. Rencana awalnya melibatkan iklan berbayar di Instagram dan Facebook, tetapi Sally Brown ingin membuat beberapa perubahan.

Formulir perintah perubahan di atas menjelaskan poin-poin penting berikut:

• Keinginan untuk memperluas kampanye media sosial ke LinkedIn 

• Keinginan untuk menambahkan postingan media sosial organik ke proyek

• Perubahan akan memerlukan pembuatan kalender media sosial dan penulisan postingan media sosial organik

• Anggaran proyek harus diperluas untuk mengakomodasi iklan berbayar di LinkedIn dan potensi langganan untuk perangkat lunak penjadwalan media sosial

• Linimasa proyek akan (dan harus) tetap sama

• Agar linimasa proyek tetap sesuai rencana, tim harus menerima dukungan tambahan

Unduh templat perintah perubahan gratis di bawah ini untuk digunakan bersama tim Anda.

Jenis formulir perintah perubahan

Pernahkah Anda menghadapi situasi di proyek Anda saat perubahan tak terduga mengacaukan rencana Anda? Formulir perintah perubahan adalah solusi tepat untuk masalah manajemen proyek umum ini karena formulir ini memberikan modifikasi tanpa hambatan pada perjanjian awal Anda tanpa menimbulkan kebingungan atau perselisihan. 

Memilih jenis templat perintah perubahan yang tepat bergantung pada sifat revisi, ruang lingkup pekerjaan asli proyek, dan standar industri spesifik yang terlibat.

Formulir perintah perubahan konstruksi

Formulir ini digunakan untuk mendokumentasikan perubahan dalam proyek konstruksi, seperti perubahan bahan, ruang lingkup, atau linimasa. Gunakan formulir ini saat modifikasi pada rencana konstruksi asli diperlukan karena keadaan tak terduga atau permintaan klien.

Contoh: Selama proyek konstruksi, subkontraktor dapat menggunakan templat perintah perubahan konstruksi untuk meminta perubahan dari pemilik atau kontraktor umum. Revisi dapat mencakup pekerjaan perpipaan tambahan yang tidak ditentukan dalam kontrak asli. Formulir ini akan menjelaskan detail pekerjaan tambahan, biaya, dan dampak pada linimasa proyek.

Dokumen perintah perubahan Standar AIA

American Institute of Architects mengembangkan dokumen ini, yang memberikan format standar untuk perintah perubahan dalam proyek konstruksi. Pilih dokumen ini saat kepatuhan hukum dan standarisasi industri penting, terutama dalam proyek konstruksi berskala besar atau kompleks.

Contoh: Proyek bangunan yang kompleks mungkin menggunakan dokumen perintah perubahan AIA untuk menambahkan elemen desain baru secara resmi yang telah disepakati klien dan kontraktor. Dokumen ini akan menguraikan perubahan spesifik yang akan dilakukan dan biaya terkait.

Perintah perubahan Teknik (ECO)

ECO adalah formulir terperinci yang digunakan untuk mencatat perubahan dalam spesifikasi atau desain teknik. Ini sangat penting saat modifikasi teknis diperlukan, misalnya, peningkatan desain atau koreksi proses teknik.

Contoh: Jika ditemukan kekurangan dalam desain rekayasa jembatan, ECO akan menguraikan perubahan desain yang diperlukan, material yang dibutuhkan, dan implikasi biaya.

Formulir perintah perubahan proyek

Formulir umum yang berlaku untuk beberapa jenis proyek, formulir ini digunakan untuk mendokumentasikan setiap perubahan dalam ruang lingkup proyek, biaya, atau jadwal. Ini cocok untuk proyek yang melibatkan modifikasi pada berbagai komponen proyek.

Contoh: Proyek pengembangan perangkat lunak dapat menggunakan formulir ini untuk mendokumentasikan penambahan fitur baru yang memperpanjang tanggal penyelesaian dan anggaran proyek.

Formulir perintah perubahan kontrak

Formulir ini khusus untuk perubahan yang memengaruhi ketentuan kontrak asli, termasuk ruang lingkup, harga, dan hasil akhir. Jenis formulir permintaan perubahan pesanan ini paling cocok digunakan saat persyaratan kontrak perlu direvisi karena modifikasi proyek.

Contoh: Jika klien meminta lapisan keamanan tambahan dalam proyek TI, formulir ini akan menguraikan perubahan, biaya, dan persyaratan kontrak baru.

Formulir perintah perubahan tanpa biaya

Dirancang untuk perubahan yang tidak memengaruhi biaya proyek, tetapi mungkin memengaruhi aspek lain seperti ruang lingkup atau linimasa. Ini cocok saat mendokumentasikan perubahan yang netral dalam hal anggaran tetapi masih memerlukan pengakuan dan persetujuan formal oleh semua pihak.

Contoh: Klien mungkin meminta perubahan skema warna proyek desain, yang tidak menambah biaya tetapi memerlukan dokumentasi untuk kejelasan. Dalam hal ini, perlu memperbarui linimasa untuk merefleksikan perubahan.

Contoh perubahan pesanan

Perintah perubahan adalah bagian umum dan penting dari pengelolaan proyek di berbagai industri. Perintah perubahan memastikan bahwa setiap modifikasi pada ruang lingkup pekerjaan, linimasa, atau biaya awal proyek diakui dan disepakati secara resmi oleh semua pihak. 

Untuk memberi Anda pemahaman yang lebih jelas tentang cara kerja formulir perintah perubahan dalam skenario dunia nyata, berikut adalah contohnya.

Perintah perubahan konstruksi perumahan

Dalam proyek konstruksi perumahan, pemilik rumah memutuskan untuk meningkatkan meja dapur dari laminasi menjadi granit setelah kontrak ditandatangani. Manajer konstruksi mengeluarkan perintah perubahan yang berisi detail perubahan bahan, biaya tambahan yang terlibat, dan dampak pada linimasa proyek. 

Templat formulir perintah perubahan ini memastikan bahwa kontraktor dan pemilik rumah memiliki pemahaman yang sama tentang ekspektasi dan komitmen baru.

Templat perintah perubahan konstruksi

Nama Proyek: [Masukkan Nama Proyek di Sini]

Nomor perintah perubahan: [Pengidentifikasi Unik]

Nomor kontrak konstruksi: [ID Kontrak Asli]

Detail proyek:

• Ruang lingkup awal: [Deskripsi singkat ruang lingkup proyek awal]

• Detail perubahan: [Deskripsi terperinci tentang perubahan yang diusulkan]

Jumlah kontrak:

• Jumlah kontrak awal: $[Jumlah]

• Jumlah baru karena perubahan pesanan: $[Jumlah Baru]

Detail faktur:

• Nomor faktur: [ID Faktur terkait perubahan ini]

• Tenggat: [Tenggat pembayaran yang direvisi]

Linimasa:

• Tanggal penyelesaian awal: [Tanggal]

• Tanggal penyelesaian yang direvisi (tepat waktu): [Tanggal Baru]

Pesanan pembelian:

• Nomor pesanan pembelian awal: [Nomor PO]

• Pesanan pembelian yang direvisi (jika ada): [Nomor PO Baru]

Tanda tangan yang sah:

Kontraktor: _____________________

Klien: ________________________

Tanggal: __________________________

Sederhanakan proses perintah perubahan dengan Formulir Asana

Memiliki proses kontrol perubahan yang jelas dapat menyederhanakan Alur Kerja proyek Anda, apa pun tantangan yang dihadapi. Saat menggunakan formulir digital dengan Asana untuk mengelola permintaan perintah perubahan, perubahan Anda dapat langsung masuk ke sistem manajemen proyek. Dengan ini, Anda dapat menghemat waktu untuk mengoordinasikan pekerjaan dan meluangkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikannya.