Rencana kebijakan dan prosedur

Mencoba menulis atau memperbarui kebijakan tanpa rencana dapat terasa seperti masuk ke labirin tanpa peta. Tugas dapat digandakan, langkah-langkah mungkin diabaikan, dan mungkin sulit untuk menentukan versi mana yang paling mutakhir. Di situlah templat rencana kebijakan dan prosedur membantu. Templat ini memberi tim Anda proses terstruktur untuk menulis, merevisi, dan menerapkan kebijakan dan prosedur yang efektif.

Templat ini adalah bagian dari platform manajemen kerja Asana, yang mempermudah penggunaan kembali untuk kebijakan baru, menata pekerjaan terkait, dan memberikan tugas ke seluruh tim. Alih-alih PDF statis dan Google Docs yang terisolasi, Anda mendapatkan petunjuk kolaboratif langkah demi langkah dari draf hingga peluncuran. Baik Anda mendokumentasikan alur kerja media sosial, merevisi kebijakan pelecehan, atau mengembangkan prosedur onboarding, templat kebijakan dan prosedur ini membantu Anda membuat proses yang dapat diulang dan dibagikan.

Siapa yang mendapat manfaat dari templat rencana kebijakan dan prosedur?

Di Asana, kami telah melihat betapa pentingnya menyediakan cara sederhana untuk mengelola pembuatan kebijakan bagi tim. Tanpa itu, dokumen kebijakan akhirnya tersebar di berbagai drive dan email, dan tidak ada yang tahu siapa yang bertanggung jawab atas pembaruan.

Templat kebijakan ini cocok untuk siapa saja yang bertanggung jawab menulis atau mengelola prosedur internal:

• Tim sumber daya manusia yang menstandarkan deskripsi pekerjaan, kebijakan keselamatan kantor, atau proses peninjauan kinerja.

• Tim operasi yang mendokumentasikan jam kerja, aturan berpakaian, atau prosedur operasi standar (SOP) untuk Tempat Kerja.

• Tim hukum dan kepatuhan yang menyusun atau memperbarui kebijakan keamanan dan tindakan disipliner.

• Business kecil yang menata serangkaian kebijakan dan alur kerja perusahaan pertama mereka.

• Organisasi nirlaba yang membuat panduan untuk manajemen perubahan, konflik kepentingan, atau perilaku pegawai.

• Pemimpin bagian yang membagikan ekspektasi kepada pegawai baru dan lama.

Mengapa menggunakan templat rencana kebijakan dan prosedur Asana?

Menerapkan kebijakan lebih dari sekadar menulis dokumen. Anda memerlukan cara untuk mengumpulkan umpan balik, menandai draf untuk ditinjau, melacak revisi, dan menetapkan langkah selanjutnya. Templat ini membantu Anda melakukan semua itu di satu Ruang Kerja bersama.

Gunakan templat kebijakan dan prosedur ini untuk:

• Menstandarkan cara tim Anda menulis dan memperbarui kebijakan.

• Menetapkan kepemilikan untuk setiap bagian proses, mulai dari penulisan hingga persetujuan.

• Mendokumentasikan riwayat versi dan tanggal efektif untuk setiap kebijakan.

• Memberi tahu pegawai baru dan pegawai saat ini melalui alur kerja dan proses terintegrasi.

• Menautkan kebijakan atau panduan prosedur terkait agar tidak ada yang luput.

Cara menggunakan templat rencana kebijakan dan prosedur ini

Templat rencana kebijakan dan prosedur membantu tim Anda membuat, merevisi, dan meluncurkan kebijakan dengan proses yang konsisten. Berikut cara memulai:

1. Duplikat templat

Klik "Gunakan templat" di Asana untuk membuat proyek kebijakan Anda. Beri nama sesuai kebijakan yang sedang Anda kembangkan, seperti "Kebijakan Kerja Jarak Jauh" atau "Pembaruan Keselamatan Tempat Kerja".

2. Tentukan ruang lingkup dan pemilik kebijakan

Di tab Ikhtisar, jelaskan hal yang tercakup dalam kebijakan, siapa yang menjadi sasaran, dan kapan kebijakan tersebut diperlukan. Tetapkan pemilik untuk mengelola draf dan mendorong implementasi.

3. Bagi pekerjaan menjadi beberapa langkah

Gunakan tugas untuk fase utama: riset, penyusunan draf, peninjauan hukum, umpan balik pemangku kepentingan, pemformatan, persetujuan, dan publikasi. Tambahkan subtugas untuk detail seperti menulis pernyataan kebijakan, mencantumkan undang-undang yang berlaku, atau menetapkan tanggal efektif.

4. Berkolaborasi di satu tempat

Gunakan komentar untuk mengumpulkan umpan balik pemangku kepentingan dan menandai Rekan tim dengan pertanyaan yang membutuhkan perhatian mereka. Lampirkan dokumen latar belakang, diagram alir, atau versi sebelumnya untuk konteks.

5. Lacak revisi dan persetujuan

Tandai tugas seperti "Tinjauan Hukum selesai" atau "Disetujui oleh Dewan Direksi" sebagai milestone. Gunakan bidang kustom untuk menampilkan status kebijakan (draf, dalam peninjauan, final).

6. Publikasikan dan beri tahu

Setelah diselesaikan, unggah dokumen kebijakan atau sematkan melalui Google Drive. Buat tugas untuk memberi tahu tim, memperbarui buku panduan, atau menambahkan materi onboarding.

7. Jadwalkan tinjauan berkala

Tetapkan tugas berulang untuk meninjau kembali kebijakan berdasarkan kebutuhan bisnis, perubahan hukum, atau budaya perusahaan yang terus berkembang.

Fitur kebijakan dan prosedur Asana

Asana menyertakan alat bawaan yang mempermudah pengelolaan setiap langkah alur kerja kebijakan, mulai dari penyusunan draf dan umpan balik hingga persetujuan dan publikasi. Anda dapat menjelajahi daftar lengkap fitur Asana untuk melihat apa saja yang tersedia.

Tugas dan Subtugas: Bagi kebijakan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil sehingga Anda dapat menugaskan tugas, seperti menulis, meninjau, dan memublikasikan secara terpisah.

Bidang kustom: Lacak jenis kebijakan, tanggal revisi, atau status (draf, dalam peninjauan, final) dengan dropdown atau bidang teks.

Tampilan Proyek: Pilih dari beberapa opsi tata letak untuk merencanakan dan melacak pekerjaan pengembangan kebijakan, termasuk tampilan daftar untuk detail tugas, tampilan papan untuk tahapan alur kerja, tampilan kalender untuk batas waktu penting, dan tampilan linimasa untuk langkah-langkah yang berurutan.

Persetujuan: Tambahkan bidang persetujuan ke tugas sehingga peninjau dapat secara resmi menyetujui draf sebelum dipublikasikan.

Formulir: Kumpulkan permintaan kebijakan baru atau saran revisi dari pegawai dalam format terstruktur yang masuk ke alur kerja.

Lampiran: Simpan dokumen, diagram alir, atau versi sebelumnya yang relevan langsung di kartu tugas sehingga riwayat kebijakan Anda tetap terpusat.

Integrasi Asana yang direkomendasikan

Asana Connect dengan alat harian Anda untuk menyederhanakan cara Anda menulis, meninjau, dan membagikan kebijakan. Telusuri daftar lengkap integrasi untuk menemukan aplikasi yang mendukung proses kebijakan Anda, mulai penyimpanan hingga komunikasi.

Google Drive: Lampirkan dokumen kebijakan langsung sehingga tim selalu mengakses versi terbaru.

Slack: Kirim pembaruan Asana otomatis ke saluran Slack saat kebijakan baru dipublikasikan atau umpan balik diminta.

Dropbox: Bagikan dan kelola dokumen prosedur dan aset terkait untuk kemudahan referensi.

Microsoft Teams: Berkolaborasi dalam perencanaan kebijakan dengan menyinkronkan tugas Asana dengan percakapan Teams.

Gmail: Ubah email tentang perubahan kebijakan menjadi tugas Asana agar pekerjaan terus berjalan.

Pertanyaan umum tentang templat rencana kebijakan dan prosedur