Cara menyederhanakan perangkat lunak manajemen kepatuhan dengan alat manajemen kerja

Kewalahan dengan dokumen peraturan? Anda tidak sendiri. Kepatuhan terhadap peraturan lebih dari sekadar kotak yang harus dicentang—ini adalah perlindungan Anda terhadap denda yang melumpuhkan dan kerusakan reputasi yang tidak dapat diperbaiki dalam lingkungan peraturan yang berubah dengan cepat. Namun, jujur saja: proses kepatuhan tradisional sama menariknya dengan menunggu cat mengering, dan seringkali sama lambatnya.

Tetapi, bayangkan ini: Tim Anda berkolaborasi dengan mulus dalam tugas kepatuhan, notifikasi otomatis membuat semua orang tetap sesuai rencana, dan dasbor real-time menunjukkan kesehatan kepatuhan regulasi Anda secara sekilas. Kedengarannya seperti mimpi, bukan?

Manfaatkan duo dinamis alat manajemen kerja seperti Asana dan perangkat lunak manajemen kepatuhan khusus. Pasangan hebat ini dapat mengubah program kepatuhan Anda menjadi mesin yang berfungsi dengan baik. Bayangkan menangkap potensi masalah sebelum menjadi masalah atau menghasilkan jejak audit internal dengan mudah.

Dalam artikel ini, kami akan membahas bagaimana integrasi Asana dengan perangkat lunak manajemen kepatuhan dapat membantu Anda:

• Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas kepatuhan.

• Meminimalkan kesalahan manusia (karena kita hanya manusia).

• Menjaga keselarasan dan akuntabilitas tim kepatuhan Anda.

Siap mengubah kepatuhan terhadap peraturan menjadi keunggulan kompetitif Anda? Mari kita mulai!

Apa itu manajemen kepatuhan?

Manajemen kepatuhan adalah proses sistematis yang digunakan organisasi untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang, peraturan, standar industri, dan kebijakan internal. Ini mencakup serangkaian praktik dan alat yang dirancang untuk mengidentifikasi, menilai, dan memulihkan risiko kepatuhan di seluruh perusahaan.

Fitur utama manajemen kepatuhan:

• Manajemen risiko: Mengidentifikasi dan mengevaluasi potensi risiko kepatuhan

• Manajemen kebijakan: Mengembangkan, menerapkan, dan memelihara kebijakan kepatuhan

• Pemantauan peraturan: Melacak perubahan peraturan dan kewajiban kepatuhan hukum

• Pelatihan dan edukasi: Memastikan pegawai memahami persyaratan kepatuhan

• Audit dan manajemen dokumen: Menilai status kepatuhan dan mendokumentasikan temuan secara berkala

Manajemen kepatuhan yang efektif membantu bisnis mengurangi risiko hukum, keuangan, dan reputasi yang terkait dengan pelanggaran peraturan. Untuk organisasi, terutama yang berada di industri teregulasi seperti layanan kesehatan dan keuangan, kepatuhan dan manajemen risiko adalah kunci untuk menjaga integritas operasional, melindungi kepentingan pemangku kepentingan, dan mendukung pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.

Tantangan manajemen kepatuhan tradisional

Jika tim kepatuhan Anda tenggelam dalam spreadsheet, bermain tag email, dan berebut untuk menemukan dokumen penting, Anda berada di perusahaan yang baik. Ini adalah realitas manajemen kepatuhan tradisional—dunia yang membangun kerangka kerja kepatuhan yang andal terasa seperti membangun gedung pencakar langit dengan sekop tangan.

Namun, terlepas dari inefisiensi yang mencolok ini, banyak organisasi dengan keras kepala tetap menggunakan metode manual yang terfragmentasi ini, tanpa sadar merusak upaya kepatuhan mereka.

1. Informasi yang terisolasi dan kurangnya sentralisasi

Salah satu masalah paling mendesak dalam perangkat lunak manajemen kepatuhan tradisional adalah sifat informasi penting yang tertutup. Data kepatuhan sering berada di sistem, bagian, dan dokumen yang berbeda, menciptakan tampilan terfragmentasi dari status kepatuhan organisasi. Kurangnya sentralisasi ini dapat menyebabkan:

• Pengambilan informasi yang tidak efisien

• Pelacakan kepatuhan yang tidak konsisten

• Potensi kesenjangan dalam cakupan peraturan

• Peningkatan risiko ketidakpatuhan

2. Pelacakan dan proses manual

Banyak organisasi masih sangat bergantung pada metode manual untuk pelacakan dan pelaporan kepatuhan. Alur Kerja manual memiliki kekurangan yang signifikan.

• Entri dan verifikasi data yang memakan waktu

• Peningkatan kemungkinan kesalahan dan kelalaian

• Kesulitan dalam meningkatkan upaya kepatuhan

• Tantangan dalam menjaga visibilitas kepatuhan real-time

Selain itu, pelacakan manual menyulitkan penskalaan upaya kepatuhan seiring pertumbuhan organisasi atau saat persyaratan peraturan menjadi lebih kompleks. Kurangnya automasi dalam proses kepatuhan tradisional berarti tim lebih mungkin mengalami penundaan, batas waktu yang terlewat, dan tugas kepatuhan yang tidak selesai.

3. Pelaporan dan akuntabilitas yang tidak efisien

Membuat laporan kepatuhan yang komprehensif itu penting untuk tata kelola internal dan audit peraturan. Namun, metode pelaporan tradisional sering kali terbukti:

• Banyak tenaga kerja dan memakan waktu

• Rawan ketidakakuratan karena kompilasi data manual

• Sulit disesuaikan untuk berbagai pemangku kepentingan

• Tidak memadai untuk memberikan wawasan kepatuhan real-time

Selain itu, akuntabilitas yang buruk dalam sistem manajemen kepatuhan tradisional dapat menyebabkan Tugas dan tanggung jawab diabaikan. Tanpa kepemilikan dan mekanisme pelacakan yang jelas, perangkat lunak manajemen kepatuhan terbaik sekalipun dapat menyebabkan aktivitas luput, yang membuat organisasi berisiko terhadap kepatuhan.

Apa itu perangkat lunak manajemen kepatuhan?

Perangkat lunak manajemen kepatuhan dirancang untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan proses yang terlibat dalam menjaga kepatuhan terhadap peraturan. Solusi perangkat lunak ini biasanya menawarkan fitur seperti automasi tugas, pemantauan kepatuhan terhadap peraturan, manajemen audit, dan manajemen dokumen. Ini seperti memiliki asisten digital yang memusatkan aktivitas kepatuhan pada satu platform yang ramah pengguna, meningkatkan kemampuan Anda untuk mengelola dan memantau kepatuhan terhadap peraturan.

Definisi dan tujuan

Pada intinya, perangkat lunak manajemen kepatuhan menyediakan Kerangka Kerja terstruktur bagi organisasi untuk melacak dan mengelola kewajiban kepatuhan mereka. Anggap saja sebagai pusat komando kepatuhan Anda.

• Mengotomatiskan tugas kepatuhan: Mengotomatiskan proses bisnis rutin, seperti penugasan tugas, pengingat, dan pelacakan batas waktu, membantu mengurangi beban kerja manual dan risiko kesalahan manusia.

• Melacak persyaratan peraturan: Beberapa perangkat lunak bahkan dapat memungkinkan Business untuk melacak peraturan dan standar yang berlaku, sehingga lebih mudah untuk tetap mematuhi perubahan peraturan terbaru.

• Membuat laporan: Perangkat lunak manajemen kepatuhan menyederhanakan proses pembuatan laporan, memberikan wawasan real-time tentang status kepatuhan, dan membantu organisasi menunjukkan upaya kepatuhannya kepada regulator dan pemangku kepentingan.

Keterbatasan perangkat lunak manajemen kepatuhan

Meskipun perangkat lunak manajemen kepatuhan menawarkan banyak manfaat, penting untuk menetapkan ekspektasi yang realistis. Organisasi yang mencari solusi manajemen kepatuhan harus memahami keterbatasannya.

• Sentralisasi terbatas di seluruh sistem: Terlepas dari janji integrasi penuh, platform manajemen kepatuhan tradisional sering kali kesulitan untuk sepenuhnya memusatkan semua kontrol dan tugas. Hal ini dapat menyebabkan informasi terfragmentasi di berbagai sistem, menciptakan potensi kesenjangan dalam program kepatuhan Anda dan mengurangi efektivitas keseluruhan perangkat lunak.

• Proses manual tetap ada: Jangan berharap pekerjaan manual akan sepenuhnya selesai. Terlepas dari fitur automasi yang mengesankan, banyak alat manajemen kepatuhan masih memerlukan beberapa tingkat input manual untuk pembaruan, peninjauan, dan pelacakan. Ketergantungan pada alur kerja manual ini dapat meningkatkan potensi kesalahan manusia dan mengurangi peningkatan efisiensi yang diberikan oleh automasi.

• Integrasi yang kompleks: Mengintegrasikan perangkat lunak kepatuhan dengan alat lain, seperti sistem manajemen dokumen atau platform Alur Kerja, mungkin rumit dan memakan waktu. Tantangan integrasi ini dapat menyebabkan inefisiensi dan membatasi kemampuan perangkat lunak untuk menyederhanakan proses kepatuhan.

• Kurangnya pembaruan real-time: Banyak alat manajemen kepatuhan tidak menawarkan pembaruan mitigasi real-time sehingga mempersulit pemantauan kepatuhan yang efektif. Kurangnya wawasan real-time ini dapat menghambat kemampuan organisasi untuk menanggapi masalah kepatuhan dengan cepat.

Cara Asana meningkatkan perangkat lunak manajemen kepatuhan

Merasa kewalahan dengan keterbatasan perangkat lunak manajemen kepatuhan tradisional? Ini adalah tantangan umum. Di situlah Asana berperan, merevolusi cara organisasi menangani aktivitas kepatuhan mereka. Dengan mengintegrasikan alat manajemen kerja yang andal seperti Asana, Anda dapat mengatasi masalah umum dari solusi perangkat lunak kepatuhan standar dan meningkatkan program kepatuhan Anda.

1. Pusatkan kontrol kepatuhan dalam satu sistem pencatatan

Salah satu manfaat utama menggunakan Asana untuk manajemen kepatuhan adalah kemampuannya untuk memusatkan kontrol kepatuhan. Dengan menyediakan sistem pencatatan tunggal, Asana menghilangkan pendekatan yang tersebar yang sering mengganggu perangkat lunak manajemen kepatuhan.

• Simpan semua kontrol dalam proyek terpusat: Ucapkan selamat tinggal pada kontrol yang hilang dan sambut organisasi. Asana memungkinkan Anda memetakan kontrol kepatuhan ke berbagai Kerangka Kerja menggunakan bidang kustom. Ini seperti memiliki pusat kepatuhan digital, tempat Anda dapat mengatur dan melacak kontrol dengan mudah, memastikan tidak ada yang luput.

• Tetapkan aturan untuk peringatan: Bosan melewatkan batas waktu kepatuhan penting? Asana siap membantu. Siapkan aturan otomatis untuk memberi tahu pemilik kontrol saat peninjauan, pembaruan, atau tindakan korektif diperlukan. Ini seperti memiliki manajer kepatuhan virtual yang bekerja 24/7, membantu Anda tetap memegang kendali atas tugas kepatuhan dan mengurangi risiko kelalaian.

• Lacak status dengan dasbor pelaporan: Dasbor pelaporan Asana menawarkan wawasan real-time tentang status kontrol kepatuhan Anda. Ini seperti memiliki bola kristal, yang memungkinkan Anda memantau progres dan mengidentifikasi potensi masalah sebelum meningkat menjadi masalah besar.

Contoh: Bayangkan Anda mengelola kepatuhan SOX (Sarbanes-Oxley Act) untuk perusahaan jasa keuangan. Dengan Asana, Anda dapat membuat proyek terpusat yang menampung semua kontrol SOX, penilaian risiko, dan inisiatif kepatuhan Anda. 

Dengan menggunakan bidang kustom, Anda dapat memetakan setiap kontrol ke Bagian SOX tertentu, menetapkan tingkat risiko, dan melacak status. Pendekatan terpusat ini memungkinkan Anda untuk menghasilkan metrik real-time pada upaya kepatuhan SOX, memberikan wawasan yang tak ternilai untuk pelaporan SEC.

2. Sederhanakan pengumpulan bukti dan dokumentasi untuk audit

Audit internal bisa membuat stres, tetapi tidak harus demikian. Asana menyederhanakan proses pengumpulan bukti dan dokumentasi yang seringkali rumit, membuat persiapan audit internal menjadi mudah.

• Pusatkan dokumentasi: Tidak perlu lagi mencari-cari dokumen penting dengan panik. Dengan integrasi ke platform populer seperti SharePoint, Box, dan Google Drive, Asana memungkinkan Anda menyimpan semua dokumentasi yang diperlukan di satu lokasi terpusat. Ini seperti memiliki lemari arsip digital yang selalu tertata dan dapat diakses.

• Manfaatkan laporan yang dibuat AI: Terlalu banyak data audit? Biarkan AI menjadi penolong Anda. Intisari yang dihasilkan AI Asana memberikan ringkasan singkat tentang status audit, membantu tim Anda mendapatkan informasi terkini tanpa harus mencari-cari di antara banyak informasi. Ini seperti memiliki pakar kepatuhan yang dapat langsung memberi tahu Anda tentang detail audit terpenting.

• Mengotomatiskan pengingat tugas: Tidak perlu lagi mengejar anggota tim untuk mendapatkan pembaruan. Fitur automasi Asana dapat mengirimkan pengingat tepat waktu kepada pemangku kepentingan untuk menyelesaikan tugas sebelum batas waktu tertentu. Ini seperti memiliki asisten pribadi yang berdedikasi untuk menjaga persiapan audit Anda tetap sesuai rencana dan tepat waktu.

Contoh: Katakanlah Anda sedang mempersiapkan audit ISO 27001 (International Organization for Standardization) di Bagian TI Anda. Antarmuka intuitif Asana memungkinkan Anda membuat templat untuk berbagai jenis tugas pengumpulan bukti. 

Anda dapat mengatur notifikasi otomatis bagi anggota tim untuk memperbarui kebijakan keamanan, melakukan penilaian risiko rutin, dan mendokumentasikan prosedur tanggapan insiden. Saat auditor meminta dokumen kepatuhan perusahaan tertentu, Anda dapat dengan cepat menemukan dan membagikannya langsung dari Asana, menyederhanakan seluruh proses audit.

3. Integrasikan persyaratan kepatuhan baru ke dalam program Anda secara efisien

Ketika perubahan peraturan baru muncul, organisasi harus segera menyesuaikan perangkat lunak manajemen kepatuhannya agar tetap mematuhi peraturan. Asana membantu Anda tetap selalu terdepan dengan memungkinkan integrasi cepat dari persyaratan kepatuhan baru ke dalam alur kerja yang ada.

• Impor file CSV: Jangan panik saat persyaratan kepatuhan baru muncul di meja Anda. Impor file CSV yang berisi persyaratan baru atau kesenjangan kontrol ke dalam Asana dengan cepat, lalu langsung ubah menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti. Ini seperti memiliki penerjemah kepatuhan yang mengubah peraturan yang kompleks menjadi tindakan yang jelas dan dapat dikelola.

• Mengelola akses sensitif: Keamanan sangat penting dalam manajemen kepatuhan. Izin dan kontrol Asana yang andal memungkinkan Anda mengelola akses ke informasi kepatuhan sensitif dengan tepat. 

• Selalu kabari tim dengan pembaruan status yang dibuat AI: Pembaruan status buatan AI Asana membuat semua tim selalu mengetahui progres tugas kepatuhan. Ini seperti memiliki saluran berita kepatuhan untuk memastikan semua orang selalu memiliki pemahaman yang sama tentang upaya kepatuhan Anda.

Contoh: Misalkan Anda adalah penyedia layanan kesehatan yang menerapkan program kepatuhan HIPAA baru. Anda dapat menggunakan Asana untuk membuat modul GRC (Tata Kelola, Risiko, dan Kepatuhan) yang komprehensif untuk kepatuhan HIPAA. 

Mulailah dengan mengimpor file CSV dengan semua persyaratan HIPAA, yang diubah Asana menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti. Anda kemudian dapat memberikan tugas ini kepada anggota tim yang relevan, menetapkan batas waktu, dan melacak progres. Saat Anda mengerjakan implementasi, gunakan pembaruan status buatan AI Asana untuk terus memberi informasi kepada pemangku kepentingan tentang progres Anda dalam mengurangi risiko terkait HIPAA.

Cara meningkatkan sistem manajemen kepatuhan Anda dengan Asana

Siapa sangka platform manajemen kerja favorit Anda dapat menangani kepatuhan terhadap peraturan? Panduan langkah demi langkah ini mengungkapkan cara memanfaatkan fitur serbaguna Asana untuk membangun sistem manajemen kepatuhan yang tepercaya. Dari memusatkan proses hingga pemantauan real-time, mari jelajahi integrasi perangkat lunak manajemen kepatuhan Anda dengan Asana.

Langkah 1: Pusatkan proses kepatuhan Anda

Mulailah dengan menggabungkan aktivitas kepatuhan Anda di satu platform intuitif:

• Buat proyek Asana khusus untuk program kepatuhan Anda.

• Siapkan bagian untuk berbagai area kepatuhan (misalnya, HIPAA, SOX, ISO).

• Gunakan bidang kustom untuk melacak persyaratan peraturan dan batas waktu.

• Kembangkan templat untuk tugas dan penilaian kepatuhan berulang.

Kiat: Manfaatkan fitur manajemen dokumen Asana untuk menyimpan dan mengontrol versi kebijakan dan prosedur Anda.

Langkah 2: Otomatiskan alur kerja kepatuhan Anda

Selanjutnya, sederhanakan perangkat lunak kepatuhan Anda dengan automasi.

• Tetapkan aturan untuk otomatis memberikan Tugas berdasarkan input dan kebutuhan Anda.

• Gunakan dependensi untuk memastikan tugas selesai dalam urutan yang benar.

• Buat Templat kustom untuk berbagai jenis audit kepatuhan.

• Terapkan tugas berulang untuk pemeriksaan dan tinjauan kepatuhan rutin.

Kiat: Mulai dari hal kecil dengan automasi. Pilih satu proses kepatuhan berulang untuk diotomatiskan terlebih dahulu, lalu perluas secara bertahap. Pendekatan ini memungkinkan Anda menyempurnakan strategi automasi dan membangun kepercayaan pengguna dari waktu ke waktu.

Langkah 3: Tingkatkan pemantauan dan pelaporan kepatuhan

Cari tahu tingkat kepatuhan Anda secara real time.

• Rancang dasbor kustom untuk memvisualisasikan metrik kepatuhan utama.

• Siapkan notifikasi otomatis untuk batas waktu mendatang dan potensi risiko.

• Gunakan fitur pelaporan Asana untuk membuat laporan kepatuhan bagi pemangku kepentingan.

• Integrasikan dengan alat lain (misalnya, perangkat lunak manajemen risiko) untuk pengawasan yang komprehensif.

Kiat: Pemantauan rutin membantu mengidentifikasi potensi masalah sejak dini, yang mengurangi risiko ketidakpatuhan dan penalti terkait.

Langkah 4: Sederhanakan pelatihan dan kesadaran kepatuhan

Pastikan tim Anda selalu mendapatkan informasi terkini dan dilibatkan.

• Buat proyek khusus untuk inisiatif pelatihan kepatuhan.

• Gunakan Formulir Asana untuk melacak penyelesaian pelatihan dan mengumpulkan umpan balik.

• Siapkan pengingat otomatis untuk kursus webinar penyegaran dan persyaratan peraturan baru.

• Kembangkan basis pengetahuan di Asana untuk akses mudah ke sumber daya kepatuhan.

Kiat: Tetapkan juara kepatuhan di setiap bagian untuk membantu mendorong keterlibatan dan memastikan kepatuhan di seluruh perusahaan.

Langkah 5: Integrasikan kepatuhan ke dalam proses bisnis

Jadikan kepatuhan bagian yang mulus dari operasi harian Anda.

• Petakan proses bisnis Anda di Asana.

• Identifikasi titik kontak tempat pemeriksaan kepatuhan harus dilakukan.

• Buat subtugas untuk tinjauan kepatuhan dalam proyek bisnis yang relevan.

• Gunakan API Asana untuk berintegrasi dengan sistem penting bisnis lainnya.

Kiat: Saat mengintegrasikan kepatuhan ke dalam proses bisnis, libatkan pemangku kepentingan utama dari berbagai Bagian. Wawasan mereka dapat membantu mengidentifikasi titik kontak kepatuhan penting yang mungkin terabaikan dan memastikan dukungan di seluruh organisasi.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Asana dapat mengubah perangkat lunak manajemen kepatuhan Anda menjadi bagian proaktif dan bernilai tambah dari Business Anda.

Tingkatkan sistem manajemen kepatuhan Anda dengan Asana

Bayangkan skenario di mana kepatuhan bukan tugas, tetapi bagian yang mulus dari Alur Kerja Anda. Dengan Asana, skenario itu selalu siap Anda gunakan. Sederhanakan tugas, otomatiskan proses, dan pusatkan kontrol—semuanya di satu platform yang andal.

Temukan cara Asana dapat mengubah perangkat lunak manajemen kepatuhan Anda. Klik sekarang untuk menjelajahi solusi yang disesuaikan dengan gol bisnis Anda dan mengurangi risiko kepatuhan.

Perjalanan Anda menuju kepatuhan yang mudah dimulai di sini. Mari kita bangun bersama.