Log kerja

Kita semua pernah mengalaminya: menatap jam di akhir hari kerja, bertanya-tanya ke mana waktu hilang dan apa yang kita capai. Di antara rapat, permintaan ad hoc, dan pekerjaan remeh, waktu bisa berlalu dengan cepat. Memahami cara Anda menggunakan waktu—dengan bijak atau tidak—adalah langkah pertama untuk menciptakan alur kerja yang produktif.

Sambut templat log kerja.

Apa itu log kerja?

Kehilangan waktu adalah masalah—hal ini menyebabkan terlewatnya batas waktu dan pekerjaan berlebihan. Dan jika Anda tidak tahu apa yang menyebabkan waktu Anda terbuang, mungkin cukup sulit untuk menemukan solusinya. Di sinilah peran log kerja. 

Log kerja adalah catatan semua tugas yang telah selesai, termasuk waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikannya. Log kerja diatur secara kronologis menurut blok waktu, memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan jumlah waktu yang dihabiskan untuk daftar tugas Anda dengan cepat, mulai dari rapat hingga waktu fokus. Dengan memberi Anda visibilitas tentang penggunaan waktu, log kerja membantu Anda mengontrol kembali hari Anda, memungkinkan Anda bekerja lebih efektif. 

Apa itu templat log kerja?

Templat log kerja (juga dikenal sebagai templat log waktu) adalah cara templat untuk melacak cara Anda menghabiskan jam kerja. Anda dapat membuat templat log kerja terlebih dahulu dengan tag kustom yang menjelaskan pekerjaan Anda, seperti tugas yang dapat ditagih atau tidak dapat ditagih, prioritas tugas, status tugas, dan lainnya. 

Yang terbaik dari semuanya, templat log kerja dapat diduplikasi, yang berarti setelah Anda membuat templat pertama, Anda dapat menggunakannya berulang kali. Cukup masuk dan mulai bekerja. 

Manfaat log kerja digital

Tentu, Anda dapat melacak waktu dengan lembar kerja, lembar waktu yang dapat dicetak, atau lembar Excel. Ini cara lama, tetapi tidak efektif. Log waktu yang dapat dicetak terbatas pada format yang dibuat sebelumnya dan sering kali tidak memperhitungkan cara kerja Anda. Templat Excel sedikit lebih fungsional, tetapi kurang fleksibel dan tidak dapat disesuaikan. Selain itu, apakah Anda benar-benar membutuhkan spreadsheet Excel lain dalam hidup Anda? 

Sebaliknya, log kerja digital dapat disesuaikan, dinamis, dan dapat diduplikasi. Log kerja digital memberi Anda visibilitas singkat tentang cara Anda menggunakan waktu dengan fitur praktis, seperti blok waktu kustom dan bidang status prioritas berkode warna. Jangan buang lebih banyak waktu dengan memilih log kerja yang tidak sesuai dengan kebutuhan Anda. Dengan menggunakan log kerja digital di alat manajemen proyek, Anda dapat: 

• Terus melacak cara Anda menghabiskan waktu setiap hari 

• Mengidentifikasi area yang menghabiskan waktu—dan menemukan cara untuk meningkatkan

• Mengurangi kerja tentang kerja

• Meningkatkan produktivitas dan efisiensi Anda

• Menghilangkan hal-hal yang menghabiskan waktu dan tugas yang tidak penting

• Menentukan area yang menghabiskan terlalu banyak waktu

• Menagih jam kerja Anda secara akurat 

• Meningkatkan efisiensi proyek

• Menyempurnakan alur kerja 

Cara membuat templat log kerja digital

Setelah Anda mengetahui pengertian templat log kerja digital dan alasan Anda harus menggunakannya, mari kita pelajari cara menyiapkan templat log kerja untuk memaksimalkan produktivitas. 

1. Mulai dengan menambahkan semua tugas Anda untuk hari itu di bagian atas log kerja. 

Pertama, buat bagian yang berisi semua hal yang Anda rencanakan untuk diselesaikan hari itu, seperti rapat mendatang, tugas kecil yang harus diselesaikan, dan tugas besar yang harus diselesaikan. Untuk memprioritaskan pekerjaan dengan lebih baik, tambahkan tag untuk prioritas, jenis penagihan, status, dan upaya. 

2. Buat bagian "tugas selesai" dengan blok waktu untuk hari itu.

Bagian "tugas selesai" adalah tempat Anda akan melacak daftar tugas saat mengerjakannya dan menyelesaikannya. Bagian ini akan dimulai sebagai bagian kosong dan diisi sepanjang hari. Sertakan blok waktu, slot waktu saat Anda menyelesaikan tugas dan menyelesaikan pekerjaan, di bagian ini. Kami merekomendasikan untuk membagi hari Anda menjadi blok satu jam atau setengah jam dan menyesuaikannya seiring berjalannya waktu.

3. Catat aktivitas dan tugas saat Anda menyelesaikannya.

Saat Anda menyelesaikan tugas di bagian daftar tugas harian, catat tugas tersebut, termasuk durasi pengerjaannya, di bagian tugas selesai pada log kerja Anda. Misalnya, jika Anda memulai hari dengan memeriksa email mulai pukul 08.00–09.00, catat "email yang sudah ditinjau" di bagian tugas yang selesai dalam blok waktu 08.00–09.00. Jangan khawatir jika waktu yang Anda habiskan tidak sesuai dengan blok waktu yang Anda tetapkan—cukup sesuaikan saat Anda bekerja.

4. Lacak waktu pribadi Anda. 

Jangan lupa mencatat aktivitas yang bukan bagian dari tugas kerja harian Anda, seperti makan siang, rehat kopi panjang, atau janji temu pribadi. Tidak ada yang salah dengan bersantai setelah waktu fokus yang panjang, dan mencatat istirahat ini akan memberi Anda gambaran yang lebih akurat tentang cara Anda menghabiskan hari Anda.

5. Tinjau tugas yang sudah selesai (atau belum selesai). 

Sebelum Anda mengakhiri hari itu, lihat apa yang telah selesai dan apa—jika ada—yang terlambat dari jadwal. Jika ada tugas yang belum selesai di bagian daftar tugas harian, tuliskan alasan Anda mungkin tidak sempat mengerjakannya. Apakah Anda memiliki tugas atau rapat tak terduga? Apakah tugas memakan waktu lebih lama dari yang Anda kira (dan jika demikian, apa yang menyebabkan perbedaan waktu)? Kapan atau mengapa Anda merasa terhambat? Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu menggambarkan gambaran yang lebih jelas saat tiba waktunya untuk meninjau log kerja Anda.

6. Analisis kinerja Anda dan lakukan curah pendapat untuk meningkatkannya.

Terakhir, tetapkan frekuensi untuk meninjau log kerja yang selesai, misalnya, di akhir setiap minggu atau bulan. Cari pola dan hal-hal yang menghabiskan waktu. Misalnya, apakah Anda membuang waktu di rapat yang panjang? Apakah Anda menghabiskan berjam-jam setiap hari untuk memeriksa dan menanggapi email? Apakah Anda menunda-nunda tugas tertentu? Gunakan temuan Anda untuk melakukan curah pendapat tentang cara meningkatkan, seperti:

• Menghapus atau mengotomatiskan tugas yang tidak penting

• Mendelegasikan pekerjaan yang menghabiskan waktu

• Menggunakan teknik manajemen waktu untuk berfokus pada—dan menyelesaikan—pekerjaan terpenting Anda 

Hal yang harus dicantumkan dalam templat log kerja digital

Pencatatan waktu lebih dari sekadar melacak berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Templat log kerja dapat membantu Anda memahami di mana dan mengapa waktu Anda terbuang dan memberi Anda wawasan tentang cara mengelola pekerjaan dengan lebih baik. Untuk membuat templat log kerja yang efektif, tambahkan Bidang kustom yang memberikan konteks ke dalam pekerjaan Anda dan berikan ikhtisar sekilas tentang cara Anda menggunakan waktu, termasuk:

• Aktivitas dan tugas harian Anda

• Blok waktu 

• Jenis penagihan tugas

• Prioritas tugas

• Waktu yang dibutuhkan setiap tugas 

Fitur terintegrasi

• Beban Kerja. Beban Kerja memberikan gambaran visual tentang kapasitas tim dengan kemudahan untuk melihat apa yang sedang dikerjakan anggota tim di seluruh proyek—semuanya di satu tempat. Dengan informasi sekilas ini, Anda dapat mengenali konflik, mengatasi risiko, dan menjaga proyek tetap sesuai rencana dengan menugaskan ulang atau menjadwalkan ulang Tugas. Periksa Beban Kerja secara berkala untuk memastikan anggota tim tidak kewalahan atau kurang bekerja. Jika ya, Anda dapat menugaskan ulang atau menjadwalkan ulang Tugas prioritas rendah agar inisiatif prioritas tinggi tidak terblokir.

• Dasbor. Dasbor adalah tab tingkat proyek yang berisi grafik dan visualisasi yang membuat Anda dapat memperkecil tampilan pekerjaan harian untuk memahami progres proyek dengan cepat. Sesuaikan bagan Dasbor sehingga Anda dapat dengan cepat mendeteksi potensi hambatan dalam pekerjaan tim, lalu melanjutkan proyek. Untuk mengetahui progres proyek dengan cepat, gunakan tab Dasbor sebagai titik referensi untuk menemukan data.

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak—mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan Bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda.

• Tampilan daftar. Tampilan daftar merupakan tampilan berbentuk kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara cepat. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh Tim Anda.

Aplikasi yang direkomendasikan 

• Clockwise. Dengan integrasi Clockwise + Asana, Anda dapat menambahkan Tugas Asana sebagai blok waktu di Kalender Google Anda. Integrasi Clockwise + Asana memungkinkan Anda untuk menentukan durasi tugas, kapan tugas berlangsung, dan apakah Clockwise dapat otomatis menjadwal ulang tugas tersebut. Tambahkan tugas ke kalender dan luangkan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan.

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• Dropbox. Lampirkan file langsung ke Tugas di Asana dengan pemilih file Dropbox yang terintegrasi ke panel tugas Asana.

• Box. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Box yang terpasang pada panel tugas Asana.

Pertanyaan Umum