5 cara untuk berhenti melupakan waktu di tempat kerja

Sebelum meninggalkan rumah, Anda memeriksa saku untuk memastikan Anda tidak meninggalkan apa pun: ponsel, dompet, kunci. Jika Anda tidak dapat menemukan salah satu item tersebut, Anda akan kembali ke langkah sebelumnya hingga menemukannya. 

Kehilangan waktu? Itu masalah yang sama sekali berbeda. Mencoba mengidentifikasi bagaimana Anda kehilangan waktu jauh lebih sulit daripada mencari kunci atau dompet Anda. Berikut beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengidentifikasi penggunaan waktu—serta hal yang dapat Anda lakukan untuk mendapatkan kembali kendali atas hari Anda. 

Mengapa kita lupa waktu?

Kehilangan kesadaran akan waktu adalah hal yang umum terjadi. Ada beberapa alasan hal ini bisa terjadi, baik yang baik maupun yang buruk. 

Alasan bagus untuk kehilangan arah waktu

Pernahkah Anda begitu fokus pada pekerjaan sehingga dunia luar seolah lenyap, dan satu-satunya hal yang bisa Anda pikirkan adalah proyek yang sedang Anda kerjakan? Ini sering disebut sebagai kondisi alur, dan ini adalah cara yang sangat baik untuk menyelesaikan proyek yang menantang dalam jangka waktu tertentu.

Keadaan alur dapat menjadi hal yang buruk saat Anda mulai melewatkan batas waktu proyek lain dan secara konsisten terlambat (atau bahkan melewatkan) rapat. Untuk menghindari hal ini, cobalah untuk menciptakan lingkungan yang baik yang mendorong kondisi alur. Blokir kalender Anda dan atur notifikasi ke mode jangan ganggu. Dengan begitu, Anda tidak akan melewatkan apa pun dan benar-benar dapat berfokus pada Tugas yang ada. 

Alasan buruk untuk kehilangan waktu

Jika hari Anda dipenuhi rapat dan korespondensi acak, Anda mungkin akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk beralih konteks dan berkomunikasi dengan rekan kerja daripada benar-benar menyelesaikan pekerjaan. Terkadang saat Anda bekerja pada hari yang padat rapat, Anda mungkin melewatkan makan siang dan menyadari bahwa Anda telah menghadiri rapat Zoom selama tiga jam berturut-turut. Ini tidak berkelanjutan—penting untuk menetapkan batasan sehingga Anda dapat beristirahat dan menjadwalkan waktu fokus ke dalam Kalender Anda. 

Berikut beberapa cara lain yang dapat membuat Anda lupa waktu saat bekerja:

• Pemberitahuan konstan: Pemberitahuan dirancang untuk mengalihkan perhatian Anda dari tugas yang sedang dikerjakan. Jika Anda selalu memeriksa notifikasi, nonaktifkan notifikasi di aplikasi seperti Slack atau media sosial, atau tutup aplikasi tersebut sepenuhnya. Ini dapat mencegah Anda terlalu sering beralih konteks. 

• Jadwal rapat yang tidak menentu: Jika Anda hanya memiliki 30 menit di antara rapat, itu tidak cukup waktu untuk mendalami tugas atau masuk ke alur kerja yang baik. Ini dapat menyebabkan Anda kehilangan banyak waktu. Cara yang baik untuk mengatasi hal ini adalah dengan menggabungkan rapat Anda sehingga Anda dapat memberikan diri Anda blok waktu fokus yang lebih besar. 

• Definisi proyek yang tidak jelas: Jika tidak jelas tentang hal yang perlu dikerjakan untuk proyek atau tugas, Anda dapat menghabiskan banyak waktu untuk mengejar pemangku kepentingan dan mencari tahu hal yang perlu dikerjakan sebelum benar-benar duduk dan bekerja. Kerja tentang kerja semacam ini dapat menghabiskan banyak waktu Anda dan menyebabkan stres yang tidak perlu. 

Studi kasus: Pandemi COVID-19

Selama awal pandemi COVID-19, hari-hari Anda mungkin mulai terasa membosankan hingga Anda benar-benar lupa hari apa itu. Jenis kehilangan waktu ini sering terjadi saat rutinitas seseorang terganggu.

Sebagai manusia, kita cenderung membuat rutinitas dan mematuhinya. Ketika pandemi COVID-19 melanda, semua rutinitas kita terganggu. Pekerja kantoran diwajibkan untuk karantina mandiri yang mengganggu jadwal kerja mereka. Orang-orang terbiasa perjalanan ke kantor setiap hari, mengadakan rapat tertentu pada hari-hari tertentu dalam seminggu, dan seterusnya. Peristiwa-peristiwa ini berfungsi sebagai titik jangkar yang memberi sinyal kepada otak Anda tentang hari apa dalam seminggu.

Akhir pekan adalah contoh yang baik dari titik jangkar—penanda bahwa Anda tidak perlu bekerja pada hari-hari tersebut. Namun, saat tidak ada lagi perjalanan ke kantor, akhir pekan terasa lebih mirip dengan hari kerja. Persepsi kita tentang waktu menjadi tidak akurat karena titik acuan akhir pekan kita dihilangkan. 

5 kiat mengelola waktu Anda

Jika Anda kesulitan mengelola waktu, Anda tidak sendirian. Ini adalah masalah umum yang dialami semua orang dari waktu ke waktu. Untuk membantu, kami telah menyusun beberapa kiat agar jadwal Anda kembali terkendali. 

1. Buat rutinitas dan patuhi rutinitas tersebut

Baik Anda pergi ke kantor atau terus bekerja dari Beranda, buat rutinitas dan patuhi rutinitas tersebut. Buat ritual yang ditujukan untuk hari-hari tertentu dalam seminggu sehingga Anda dapat menetapkan perasaan waktu yang konkret. Misalnya, baca buku tertentu selama hari kerja, tetapi sisihkan novel santai yang lebih menyenangkan untuk akhir pekan. Ini dapat membantu otak Anda memisahkan hari kerja dari akhir pekan, bahkan jika Anda bekerja dari Beranda. 

Berikut beberapa rutinitas yang dapat membantu Anda tetap lebih fokus pada waktu:

• Bangun dan tidur pada waktu yang sama.

• Pergi ke kantor pada hari yang sama setiap minggu.

• Jadwalkan istirahat makan siang Anda pada waktu yang sama setiap hari.

• Singkirkan pekerjaan Anda secara fisik di penghujung hari saat bekerja dari Beranda.

• Tetapkan rutinitas pagi (membuat sarapan, berjalan-jalan, bermeditasi, dll.) sebelum mulai bekerja.

2. Gunakan strategi manajemen waktu selama hari kerja Anda

Tidak ada kekurangan trik produktivitas di dunia—semua ini tentang menemukan strategi yang paling cocok untuk Anda secara pribadi. Jika Anda selalu merasa seperti kehilangan waktu, berikut beberapa strategi untuk membantu Anda mengatasi hal ini:

• Pemblokiran waktu: Saat Anda menjadwalkan jumlah waktu tertentu untuk satu Tugas. Ini dapat membantu mencegah peralihan konteks. 

• Time boxing: Saat Anda mencoba menyelesaikan tugas tertentu dalam kerangka waktu yang ditentukan. Mirip dengan pemblokiran waktu, teknik ini membantu dengan menambahkan rasa urgensi pada tugas Anda. 

• Teknik Pomodoro: Teknik umum yang mengharuskan Anda bekerja selama 25 menit dengan istirahat singkat di antaranya. Teknik ini memiliki jeda bawaan, jadi ini membantu mengistirahatkan otak Anda di antara sprint kerja. 

• Eat the frog: Strategi produktivitas yang mengharuskan Anda mengerjakan tugas paling menantang di pagi hari. Jika Anda menyelesaikan tugas paling menantang terlebih dahulu, tugas lainnya akan terasa lebih mudah.

• Matriks Eisenhower: Teknik prioritas yang membantu Anda menyusun strategi tentang hal yang harus ditangani terlebih dahulu dalam daftar tugas. Jika Anda kesulitan memutuskan hal yang harus dikerjakan lebih dulu, teknik ini dapat membantu Anda menghindari kelumpuhan dalam mengambil keputusan.

3. Tetapkan batasan seputar pekerjaan Anda

Jika Anda cenderung lupa waktu saat bekerja, pekerjaan dapat memakan waktu istirahat dan memengaruhi kesehatan mental Anda. Ini dapat meningkatkan peluang Anda mengalami burnout jika tidak berhati-hati. Otak manusia adalah otot, dan Anda perlu mengistirahatkannya seperti otot lain di tubuh Anda. 

Buat ruang antara pekerjaan dan waktu istirahat Anda dengan menetapkan batasan. Misalnya, simpan laptop Anda saat selesai bekerja—seperti menyimpannya di rak buku atau di laci—matikan notifikasi dari ponsel Anda. Jika Anda tidak pergi ke kantor, ini memberi tahu otak Anda kapan Anda bekerja dan kapan Anda bersantai.

Tetapkan batasan serupa saat Anda benar-benar bekerja dengan mengalokasikan waktu khusus untuk jam fokus bebas gangguan. Ini dapat membantu Anda masuk ke fokus dan alur yang lebih intensional, membantu Anda menghasilkan pekerjaan berkualitas lebih tinggi tanpa gangguan dan distraksi. 

4. Luangkan sedikit waktu di luar ruangan setiap hari

Sebelum kita memiliki jam tangan dan jam dinding, satu-satunya hal yang kita miliki untuk mengetahui waktu adalah matahari. Matahari adalah pengatur hebat jam internal kita dan membantu memberi kita vitamin D, yang menurunkan stres. Meluangkan waktu di luar ruangan dan jauh dari layar dapat membantu mengatur ritme sirkadian Anda, yang pada akhirnya memudahkan Anda untuk tertidur di malam hari, menjaga jadwal tidur yang lebih teratur, dan mencegah penyakit mental. Cara mudah untuk melakukannya adalah dengan menambahkan waktu di luar ruangan ke dalam rutinitas harian Anda. Membawa anjing berjalan-jalan di pagi hari sebelum bekerja atau berjalan-jalan setelah hari Anda berakhir adalah manfaat dua dalam satu—Anda mendapatkan waktu di luar ruangan dan menetapkan beberapa batasan seputar waktu kerja Anda.

5. Manfaatkan kelebihan kronotipe Anda

Setiap orang memiliki waktu yang berbeda di mana otak mereka bekerja pada performa puncak. Banyak perilaku ini berkisar seputar aktivitas sehari-hari, usia, dan kebiasaan tidur seseorang. Hal ini dikenal sebagai "kronotipe" seseorang.

Ada tiga kronotipe utama:

• Pagi: Individu ini secara alami bangun di pagi hari dan paling produktif di awal hari. 

• Bi-fasik: Individu ini paling fokus antara pukul 10.00 dan 14.00 dan mungkin mengalami sedikit penurunan fokus di tengah hari. Individu bifasik biasanya memiliki "gelombang energi kedua" di malam hari. 

• PM-shifted: Individu ini lebih suka bangun lebih siang dan melakukan lebih banyak pekerjaan intensif otak di sore dan malam hari. Untuk individu dengan kronotipe PM, sebaiknya mereka memulai pekerjaan dengan Tugas sederhana dan menyimpan pekerjaan yang lebih intensif otak untuk sore hari.

Saat memahami kronotipe Anda, Anda dapat menjadwalkan hari kerja di sekitar jam sibuk Anda. Tata tugas dan rapat Anda saat Anda bekerja dengan performa terbaik. Ini membantu Anda menghemat energi mental untuk tugas penting yang paling membutuhkannya. 

Jangan pernah melupakan pekerjaan Anda dengan Asana

Waktu Anda terlalu berharga untuk disia-siakan pada tugas yang tidak perlu dan kerja tentang kerja. Sebagai gantinya, gunakan alat manajemen kerja seperti Asana untuk membantu menghemat waktu, melacak daftar tugas, dan memudahkan Anda dan tim untuk menemukan informasi.